Hướng dẫn toàn diện về việc lựa chọn phần mềm quản lý công nợ phải trả và công nợ phải thu tốt nhất
Giữ vững kiểm soát cả khoản phải trả (AP) và khoản phải thu (AR) là yếu tố quan trọng đối với sức khỏe tài chính và công tác kế toán của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp ở mọi quy mô đều gặp khó khăn với các quy trình thủ công lỗi thời, thanh toán đến và đi bị chậm trễ, cũng như dữ liệu bị phân mảnh và sai sót. Rất khó để theo kịp sự mở rộng hoạt động và quản lý hàng loạt tài khoản ngân hàng và nhà cung cấp khi đội ngũ tài chính vẫn đang theo dõi giao dịch bằng tay.
Các tổ chức hiện đại đã loại bỏ hầu hết các rào cản này bằng cách áp dụng phần mềm quản lý công nợ phải trả và công nợ phải thu. Việc lựa chọn nền tảng phù hợp giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao khả năng theo dõi dòng tiền, giảm thiểu sai sót và giải phóng đội ngũ tài chính để tập trung vào các vấn đề mà trước đây họ không có thời gian để giải quyết.
Hướng dẫn này cung cấp tổng quan chi tiết về phần mềm AP và AR: các tính năng cơ bản, lợi ích chính, tiêu chí đánh giá và so sánh nền tảng. Chúng tôi cũng sẽ thảo luận về cách Slash cung cấp hạ tầng ngân hàng tích hợp cùng với các tính năng tự động hóa AP và AR, giúp các đội ngũ tài chính thực hiện thanh toán hiệu quả hơn và có cái nhìn rõ ràng hơn về chi tiêu.1
Dù bạn đang thay thế các quy trình thủ công truyền thống hay nâng cấp từ các hệ thống cũ, hướng dẫn này sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định thông minh, phù hợp với nhu cầu kinh doanh và hướng phát triển của doanh nghiệp.
Phần mềm Quản lý Công nợ Phải Trả và Phải Thu là gì?
Trước khi bắt đầu lựa chọn phần mềm, điều quan trọng là phải hiểu rõ sự khác biệt cơ bản giữa AP và AR:
Các khoản phải trả (AP) là số tiền mà doanh nghiệp của bạn nợ các nhà cung cấp, nhà cung ứng và nhà cung cấp dịch vụ. Điều này bao gồm mọi thứ từ việc mua hàng tồn kho, thanh toán cho nhà thầu đến hóa đơn dịch vụ công cộng và đăng ký phần mềm. Các bước trong quy trình AP bao gồm nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, xác minh tính chính xác của chúng, xin phê duyệt, lên lịch thanh toán và đối chiếu các khoản thanh toán đó với sổ sách kế toán của bạn.
Các khoản phải thu (AR), còn được gọi là các khoản phải thu, đại diện cho số tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp của bạn. Điều này bao gồm hóa đơn của khách hàng, theo dõi thanh toán, thu hồi nợ và đối chiếu các khoản thanh toán đã nhận. Quy trình AR bao gồm việc tạo và gửi hóa đơn, theo dõi trạng thái thanh toán, theo dõi các khoản nợ quá hạn và ghi nhận thanh toán khi chúng đến.
Phần mềm AR và AP tự động hóa các quy trình tài chính quan trọng này, thay thế các quy trình thủ công, dựa trên giấy tờ bằng các hệ thống kỹ thuật số giúp giảm thiểu sai sót và cung cấp tầm nhìn thời gian thực về dòng tiền.
Trong khi các doanh nghiệp lớn thường có các bộ phận chuyên trách về kế toán công nợ phải thu (AP) và kế toán công nợ phải trả (AR), chủ doanh nghiệp nhỏ thường tự xử lý các quy trình này hoặc với số lượng nhân viên hạn chế. Điều này có thể dẫn đến sai sót trong nhập liệu, hóa đơn và chứng từ bị thất lạc, cũng như báo cáo tài chính không chính xác.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, phần mềm quản lý công nợ phải thu (AP) và công nợ phải trả (AR) mang lại những lợi ích đặc biệt quan trọng. Tự động hóa giúp loại bỏ hàng giờ làm việc thủ công mỗi tuần, cho phép chủ doanh nghiệp tập trung vào việc phát triển thay vì các công việc hành chính. Những công cụ này cũng có thể mở rộng theo quy mô kinh doanh của bạn, vì phần mềm được thiết kế để xử lý và quản lý lượng lớn giấy tờ mà không gây mỏi tay do phải viết cả ngày.
Khoản phải trả (AP) so với Khoản phải thu (AR): Cách phần mềm AP và AR hoạt động
Trong khi các khoản phải trả và phải thu đại diện cho hai mặt đối lập của dòng tiền, các nền tảng phần mềm hiện đại thường tích hợp cả hai chức năng này vào các hệ thống thống nhất. Hiểu cách hoạt động của từng quy trình làm việc sẽ giúp bạn đánh giá những tính năng nào quan trọng nhất cho nhu cầu cụ thể của mình.
Quy trình xử lý công nợ phải trả
Phần mềm AP thay đổi cách doanh nghiệp quản lý các khoản thanh toán đi, tự động hóa quy trình từ khi nhận hóa đơn đến khi thực hiện thanh toán:
- Quét hóa đơnHệ thống AP hiện đại tự động thu thập hóa đơn của nhà cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm tệp đính kèm email, cổng thông tin nhà cung cấp và tải lên trực tiếp.
- Quy trình phê duyệt tự độngSau khi được nhập vào hệ thống, hóa đơn sẽ được xử lý qua quy trình phê duyệt dựa trên các quy định về số tiền chi phí và loại chi phí.
- Thanh toán cho nhà cung cấp theo lịch trìnhSau khi được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động lên lịch thanh toán vào các ngày đến hạn. Với Slash, các doanh nghiệp có thể thanh toán cho nhà cung cấp thông qua nhiều phương thức khác nhau—chuyển khoản ACH, chuyển khoản điện tử, thẻ tín dụng doanh nghiệp và tiền điện tử.4
- Hòa giải với sáchNhiều phần mềm AP & AR có thể tích hợp với hệ thống kế toán của bạn, ghi nhận hóa đơn đã được phê duyệt vào sổ cái tổng hợp, cập nhật số dư của nhà cung cấp và khớp các khoản thanh toán đã thực hiện với các hóa đơn chưa thanh toán. Ví dụ, Slash tích hợp với các ứng dụng phổ biến như Quickbooks, Xero và nhiều ứng dụng khác.
Quy trình quản lý công nợ phải thu
Phần mềm AR tối ưu hóa quy trình thu tiền từ khách hàng, tự động hóa toàn bộ quy trình từ tạo hóa đơn đến thu tiền:
- Hóa đơn điện tử và giao hàngHệ thống quản lý công nợ phải thu có thể tạo hóa đơn dựa trên công việc đã hoàn thành, lịch thanh toán định kỳ hoặc các mốc hoàn thành, sau đó gửi trực tiếp cho khách hàng.
- Nhắc nhở thanh toán tự độngThay vì theo dõi thủ công các hạn chót (và vô tình quên các hạn chót), phần mềm AR tự động gửi các lời nhắc thanh toán dựa trên lịch trình đã thỏa thuận.
- Theo dõi và báo cáo thanh toán của khách hàngHệ thống của bạn có thể theo dõi trạng thái thanh toán cho từng hóa đơn, cung cấp cái nhìn thời gian thực về số dư chưa thanh toán và tạo báo cáo hiển thị những khách hàng có số dư quá hạn. Việc khớp thanh toán theo cách này còn được gọi là ứng dụng tiền mặt.
- Quy trình thu hồi nợĐối với các tài khoản quá hạn, phần mềm quản lý công nợ (AR) có thể tự động hóa quy trình thu hồi nợ theo từng cấp độ, bao gồm cả các khoản thanh toán chậm một chút và những khoản dường như đã bị quên lãng.
Với phần mềm phù hợp, cả quy trình AP (Accounts Payable) và AR (Accounts Receivable) đều có thể đồng bộ hóa với nhiều hệ thống kế toán khác nhau, đảm bảo rằng tất cả dữ liệu tài chính được tự động nhập vào sổ cái tổng hợp. Các tích hợp như vậy giúp đảm bảo sổ sách kế toán chính xác và dự báo tài chính chính xác.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Cách phần mềm AP & AR thay đổi hoạt động kinh doanh: Các trường hợp ứng dụng thực tế
Như người ta thường nói, "thấy mới tin". Dưới đây là một số tình huống thực tế giả định minh họa cách phần mềm quản lý công nợ phải trả và công nợ phải thu có thể hỗ trợ:
Các doanh nghiệp nhỏ giảm thời gian xử lý hóa đơn
Một công ty tiếp thị quy mô nhỏ đang dành hơn 15 giờ mỗi tuần cho việc xử lý thanh toán, vì họ phải nhập thủ công hóa đơn của nhà cung cấp và theo dõi việc phê duyệt qua email.
Sau khi triển khai tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn (AP automation), thời gian xử lý hóa đơn đã giảm xuống dưới 2 giờ mỗi tuần. Công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) tự động thu thập dữ liệu hóa đơn, quy trình phê duyệt tự động chuyển hóa đơn đến đúng người nhận ngay lập tức, và thanh toán ACH được thực hiện tự động vào ngày đến hạn. Chủ doanh nghiệp đã có thể tiết kiệm được 13 giờ mỗi tuần để tập trung vào công việc với khách hàng và phát triển kinh doanh.
Các đội ngũ tài chính thu hồi thanh toán nhanh hơn.
Một doanh nghiệp thương mại điện tử gặp khó khăn trong việc thu hồi công nợ (AR); các hóa đơn được gửi qua email thường không nhất quán hoặc bị bỏ qua, và việc theo dõi các khoản thanh toán chưa thu hồi đòi hỏi phải dành hàng giờ mỗi tuần để làm việc trên bảng tính.
Sau khi triển khai tự động hóa AR, số ngày trung bình để thu hồi công nợ (DSO) đã giảm từ 42 ngày xuống còn 28 ngày. Hệ thống hóa đơn tự động kèm liên kết thanh toán giúp khách hàng dễ dàng thanh toán ngay lập tức, các lời nhắc thanh toán được lên lịch giúp cải thiện tỷ lệ thu hồi công nợ, và bảng điều khiển AR theo thời gian thực giúp đội ngũ tài chính ưu tiên các nỗ lực thu hồi công nợ. Sự cải thiện dòng tiền này đã cho phép tái kho hàng nhanh hơn và ra mắt sản phẩm mới.
Các tính năng chính của phần mềm quản lý công nợ phải trả và công nợ phải thu
Quét hóa đơn và nhận dạng ký tự quang học (OCR): Công nghệ OCR là phần mềm quét và trích xuất dữ liệu từ hóa đơn của nhà cung cấp dưới dạng PDF, hình ảnh, email hoặc bản giấy.
Quy trình phê duyệt
Phần mềm AP có thể định tuyến hóa đơn qua các chuỗi phê duyệt phù hợp dựa trên các quy tắc kinh doanh mà bạn định nghĩa.
Kiểm soát chi tiêu
Một số thẻ tín dụng doanh nghiệp, chẳng hạn như thẻ Slash Visa® Platinum, đi kèm với các tính năng kiểm soát chi tiêu chi tiết, giúp thiết lập giới hạn cho các giao dịch cụ thể và phát hiện các giao dịch đáng ngờ để xem xét.
Hóa đơn điện tử & Cổng thông tin khách hàng
Các nền tảng AR cung cấp tính năng tạo hóa đơn chuyên nghiệp với các mẫu có thể tùy chỉnh, cùng với việc gửi hóa đơn tự động qua email. Một số nền tảng còn cung cấp các cổng thông tin khách hàng được tùy chỉnh, giúp tối ưu hóa giao tiếp với khách hàng và tăng cường tính bảo mật cho các giao dịch chuyển khoản.
Thanh toán cho nhà cung cấp theo lịch trình và tự động
Sau khi hóa đơn được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động lên lịch thanh toán vào các ngày đến hạn.
Bảng điều khiển và báo cáo thời gian thực
Các bảng điều khiển tài chính có thể cung cấp cái nhìn tổng quan tức thì về các chỉ số quan trọng bao gồm các khoản phải trả chưa thanh toán, dự báo và báo cáo dòng tiền, cũng như thời gian chu kỳ thanh toán trung bình. Bảng điều khiển tất cả trong một của Slash cũng hỗ trợ các tổ chức đa đơn vị bằng cách cho phép họ theo dõi từng tài khoản của mình tại một vị trí duy nhất.
Đối chiếu thanh toán & đồng bộ hóa kế toán
Tích hợp liền mạch với hệ thống kế toán đảm bảo tất cả các giao dịch AP và AR được tự động ghi vào sổ cái tổng hợp, cập nhật số dư của nhà cung cấp và khách hàng, và đối chiếu thanh toán với hóa đơn. Điều này loại bỏ nhu cầu nhập sổ nhật ký thủ công, giảm thời gian đối chiếu từ nhiều ngày xuống còn vài phút, và đảm bảo các hồ sơ tài chính của bạn luôn được cập nhật và chính xác.
Tích hợp với hệ thống ERP và hệ thống kế toán
Các tích hợp sẵn có với các nền tảng phổ biến như QuickBooks, Xero, NetSuite và Sage Intacct cho phép triển khai nhanh chóng mà không cần phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau. Khi phần mềm quản lý công nợ phải trả (AP) và công nợ phải thu (AR) của bạn kết nối với các ứng dụng kế toán, các giao dịch có thể tự động được ghi vào sổ cái tổng hợp, cập nhật số dư của nhà cung cấp và khách hàng, cũng như đối chiếu các khoản thanh toán với hóa đơn.
Báo cáo và phân tích để có cái nhìn sâu sắc về dòng tiền
Phân tích nâng cao biến dữ liệu giao dịch thành những thông tin chiến lược. Theo dõi các chỉ số như số ngày phải trả (DPO), số ngày bán hàng (DSO), hành vi thanh toán của khách hàng và xu hướng vốn lưu động. Các hệ thống quản lý tài chính như Slash cung cấp các bảng điều khiển toàn diện, cho phép bạn xem các nghĩa vụ tài chính hiện tại và sắp tới, hạn chót thanh toán và phân tích. Sự minh bạch này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về tình hình tiền mặt hiện tại và dự báo trong tương lai.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Lợi ích của việc tự động hóa AP & AR là gì?
Giảm thiểu việc nhập liệu thủ công và sai sót
Nhập liệu thủ công tốn thời gian, dễ xảy ra sai sót và thực sự phiền phức. Tự động hóa AP và AR loại bỏ lỗi đánh máy và thời gian lãng phí bằng cách tự động thu thập và xác minh dữ liệu hóa đơn, loại bỏ gần như tất cả sai sót đồng thời giải phóng nhân viên khỏi các tác vụ nhập liệu lặp đi lặp lại.
Tăng tốc chu kỳ từ hóa đơn đến thanh toán
Các quy trình phê duyệt thủ công làm chậm chu kỳ thanh toán, đặc biệt khi có quá nhiều người tham gia vào quá trình này. Tự động hóa giúp tối ưu hóa các quy trình này thông qua việc định tuyến tự động, nhắc nhở tự động và thực hiện thanh toán theo lịch trình.
Nâng cao khả năng theo dõi và dự báo dòng tiền
Khi dữ liệu tài chính được phân tán trong các chuỗi email, tệp giấy và nhiều hệ thống khác nhau, việc quản lý tài khoản và có được cái nhìn chính xác về tình hình tài chính của công ty gần như là điều không thể. Tự động hóa AP và AR tập trung tất cả dữ liệu tài chính vào các bảng điều khiển thống nhất, cung cấp cái nhìn thời gian thực về các hóa đơn chưa thanh toán, nghĩa vụ thanh toán sắp tới và các khoản thu dự kiến. Điều này cũng giúp đơn giản hóa và tập trung hóa việc báo cáo cho các đội ngũ tài chính.
Tăng cường tuân thủ và hồ sơ kiểm toán
Với email không có cấu trúc và hồ sơ giấy tờ lộn xộn, các quy trình thủ công tạo ra rủi ro tuân thủ và khiến việc kiểm toán trở nên khó khăn. Phần mềm xử lý thanh toán tạo ra các bản ghi kiểm toán toàn diện, ghi lại mọi hành động và khớp các giao dịch thanh toán với dấu thời gian và thông tin người dùng.
Nâng cao mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng
Đối với khoản phải trả, việc thanh toán chậm cho nhà cung cấp có thể làm hỏng mối quan hệ với nhà cung cấp và dẫn đến gián đoạn chuỗi cung ứng hoặc điều kiện thanh toán không thuận lợi. Về phía khoản phải thu, quy trình lập hóa đơn và thu hồi nợ không nhất quán có thể làm phiền khách hàng và gây thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp. Tự động hóa AP và AR đảm bảo thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn và đáng tin cậy, cũng như quy trình lập hóa đơn cho khách hàng chuyên nghiệp và nhất quán.
Dưới đây là một ví dụ thực tế khác: Hãy xem xét trường hợp của một nhà phân phối sỉ khu vực có 25 nhân viên, người dành phần lớn thời gian trong tuần để xử lý các tác vụ liên quan đến AP và AR—xử lý thủ công hơn 100 hóa đơn của nhà cung cấp mỗi tháng, tạo và gửi hơn 200 hóa đơn cho khách hàng, và theo dõi các khoản thanh toán trễ.
Sau khi triển khai tự động hóa tích hợp AP/AR, thời gian xử lý hóa đơn đã giảm xuống dưới 5 giờ mỗi tuần. Giám đốc tài chính, người trước đây dành phần lớn thời gian cho các nhiệm vụ hành chính, nay tập trung vào các sáng kiến chiến lược như đàm phán điều kiện tốt hơn với nhà cung cấp, triển khai chương trình giảm giá thanh toán sớm và phân tích lợi nhuận theo dòng sản phẩm. Sự hài lòng của khách hàng cũng được cải thiện nhờ việc lập hóa đơn nhất quán hơn và thông tin rõ ràng hơn về tình trạng thanh toán.
Các nền tảng quản lý công nợ phải trả và công nợ phải thu được khuyến nghị hàng đầu
Thị trường phần mềm AP/AR bao gồm mọi thứ từ các nền tảng doanh nghiệp toàn diện đến các giải pháp chuyên biệt. Dưới đây là tổng quan về các tùy chọn phần mềm tự động hóa hàng đầu cho các doanh nghiệp có quy mô và nhu cầu khác nhau:
Oracle NetSuite
Netsuite là một nền tảng quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ, cung cấp tự động hóa quản lý công nợ phải trả (AP) và công nợ phải thu (AR), tích hợp ERP đa dạng và khả năng tùy chỉnh nâng cao. Tuy nhiên, quy mô và tính phức tạp của nó cũng có thể là nhược điểm; đôi khi nó được coi là quá phức tạp và khó để người dùng thông thường có thể nhanh chóng làm quen. Netsuite phù hợp nhất cho các doanh nghiệp vừa và lớn đến doanh nghiệp quy mô lớn đang tìm kiếm một hệ thống ERP toàn diện.
Quadient
Điểm mạnh của Quadient nằm ở khả năng xử lý hóa đơn, với các công cụ theo dõi hóa đơn chuyên dụng và công nghệ OCR mạnh mẽ. Nó cũng đi kèm với các cổng thanh toán giúp đơn giản hóa việc xem hóa đơn và theo dõi thanh toán. Tuy nhiên, Quadient không phải là giải pháp linh hoạt nhất và không cung cấp đa dạng tính năng như các đối thủ khác trong lĩnh vực này.
Tipalti
Tipalti hoạt động như một hệ thống ERP tập trung chủ yếu vào xử lý hóa đơn và quy trình phê duyệt. Tương tự như Quadient, họ cung cấp các cổng thanh toán cho khách hàng, cho phép nhà cung cấp gửi thông tin hóa đơn trực tiếp và chuyển chúng qua các quy trình làm việc. Họ cũng được coi là một lựa chọn tuyệt vời cho các giao dịch toàn cầu – mặc dù các công cụ thanh toán quốc tế chỉ được mở khóa ở gói Advanced.
Intuit QuickBooks
QuickBooks là phần mềm kế toán phổ biến tích hợp công nghệ OCR và các công cụ quản lý hóa đơn mạnh mẽ dành cho doanh nghiệp nhỏ và các công ty lớn. Phần mềm này tích hợp hoàn toàn với Slash, cho phép bạn xuất dữ liệu giao dịch một cách liền mạch giữa hai nền tảng. Với khả năng tích hợp đa dạng và tính linh hoạt cao trong cấu hình, QuickBooks là một trong những giải pháp quản lý công nợ phải trả và công nợ phải thu linh hoạt nhất hiện có.
Xero
Xero là phần mềm kế toán dựa trên đám mây, đồng thời tích hợp với Slash. Các giải pháp quản lý công nợ phải thu (AP) và công nợ phải trả (AR) của Xero bao gồm các lời nhắc thanh toán hữu ích có thể được gửi qua email và tin nhắn SMS, cùng với tích hợp thanh toán trực tuyến với PayPal, Stripe và các nhà cung cấp dịch vụ thẻ tín dụng lớn. Xero còn cung cấp tính năng thú vị cho phép tùy chỉnh thương hiệu và bảng màu cho mẫu hóa đơn của bạn.
Cách Slash hỗ trợ quy trình làm việc của Khoản phải trả và Khoản phải thu
Trong khi các nền tảng trên tập trung cụ thể vào tự động hóa AP và AR, Slash hoạt động như một nền tảng ngân hàng doanh nghiệp bổ sung, giúp củng cố các quy trình làm việc đó thông qua quản lý tài khoản ngân hàng và chi tiêu tích hợp.
Slash cung cấp khả năng theo dõi giao dịch thời gian thực, thẻ tín dụng doanh nghiệp với các tính năng kiểm soát chi tiêu chi tiết và tích hợp kế toán mượt mà với các ứng dụng như QuickBooks và Xero. Sự kết hợp này giúp các đội ngũ tài chính quản lý khía cạnh thực hiện thanh toán của khoản phải trả một cách hiệu quả hơn đồng thời theo dõi tất cả hoạt động tài chính trên một bảng điều khiển tích hợp toàn diện.
Lựa chọn phần mềm AP & AR phù hợp: Các tiêu chí quan trọng
Với hàng chục nền tảng cạnh tranh để thu hút sự chú ý của bạn, làm thế nào để bạn chọn được giải pháp phù hợp nhất cho nhu cầu cụ thể của mình? Hãy tập trung vào các tiêu chí thực tiễn sau để hướng dẫn quá trình đánh giá của bạn:
Dễ sử dụng và triển khai
Phần mềm chỉ thực sự có giá trị nếu đội ngũ của bạn thực sự sử dụng nó. Giao diện người dùng có dễ sử dụng hay không, hay nó sẽ yêu cầu đào tạo kỹ lưỡng? Hãy tìm các nền tảng có quy trình cài đặt hướng dẫn, hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và đánh giá tích cực từ người dùng.
Tích hợp với các công cụ kế toán
Tích hợp liền mạch với hệ thống kế toán hiện có của bạn có thể mang lại lợi ích to lớn. Nếu bạn sử dụng QuickBooks, Xero, NetSuite hoặc nền tảng khác, hãy đảm bảo rằng phần mềm AP/AR cung cấp khả năng tích hợp mạnh mẽ và được duy trì tốt.
Khả năng mở rộng & Tự động hóa sâu
Đánh giá xem nền tảng có thể mở rộng để xử lý khối lượng hóa đơn ngày càng tăng, hỗ trợ nhiều đơn vị hoặc địa điểm khác nhau và đáp ứng các quy trình làm việc phức tạp hơn hay không. Hãy tìm kiếm các nền tảng có thể phát triển cùng với bạn thay vì những nền tảng mà bạn sẽ nhanh chóng vượt qua.
Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán
Các nhà cung cấp và khách hàng khác nhau có thể ưa chuộng các phương thức thanh toán khác nhau. Đảm bảo nền tảng hỗ trợ các phương thức thanh toán phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn: chuyển khoản ACH, chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, thẻ ảo và thậm chí cả tiền điện tử. Nền tảng ngân hàng Slash cung cấp tất cả các phương thức này với phí thấp và tính minh bạch đầy đủ.
Báo cáo thời gian thực và bảng điều khiển
Các nền tảng AP và AR hàng đầu cung cấp khả năng theo dõi tức thì các chỉ số quan trọng, hóa đơn đang hoạt động, bảng điều khiển tùy chỉnh và công cụ báo cáo mạnh mẽ. Phân tích chỉ có thể tác động đến dự báo ngân sách của bạn nếu chúng dễ dàng truy cập và được cập nhật thường xuyên.
Mô hình chi phí và định giá
Phần mềm AP/AR không có một mức giá cố định – giá cả của nó thay đổi đáng kể tùy thuộc vào tính năng, số lượng hóa đơn và số lượng người dùng. Xác định xem phần mềm được tính phí theo tháng hay theo người dùng, có phí thiết lập và hợp đồng dài hạn hay không, cũng như có các gói dịch vụ với các tính năng khác nhau hay không.
See the ROI behind your spend
Use this calculator to understand impact, then manage and track it all in Slash.
Những điều cần cân nhắc trước khi mua
Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, hãy xem xét kỹ lưỡng những câu hỏi quan trọng sau:
- Chúng ta đang cố gắng giải quyết những vấn đề cụ thể nào? Hãy xác định rõ liệu bạn đang tập trung vào quản lý công nợ phải trả, công nợ phải thu, hay cả hai. Sự tập trung này sẽ giúp bạn tránh phải trả tiền cho những tính năng không cần thiết.
- Chúng ta xử lý bao nhiêu hóa đơn mỗi tháng, và xu hướng tăng trưởng của con số này sẽ như thế nào? Khối lượng xử lý có ảnh hưởng đáng kể đến giá cả và việc lựa chọn nền tảng. Hãy chọn giải pháp có thể xử lý khối lượng hiện tại một cách thoải mái và có khả năng mở rộng cho tương lai.
- Chúng ta cần mức độ phức tạp của quy trình phê duyệt như thế nào? Quy trình phê duyệt đơn giản một cấp yêu cầu các khả năng khác biệt so với các quy trình làm việc phức tạp di chuyển giữa các cấp hành chính.
- Chúng ta có cần các tính năng đa thực thể hoặc quốc tế ngay bây giờ hay trong tương lai gần không? Những tính năng này làm tăng độ phức tạp và chi phí, vì vậy bạn chỉ nên lựa chọn chúng nếu doanh nghiệp của bạn thực sự cần chúng.
Tìm hiểu cách Slash có thể tối ưu hóa hoạt động tài chính của bạn
Các nền tảng quản lý công nợ phải thu và phải trả hiện đại tự động hóa các quy trình làm việc thủ công, loại bỏ sai sót, đẩy nhanh chu kỳ thanh toán và cung cấp khả năng theo dõi thời gian thực, giúp quản lý tài chính chiến lược hiệu quả hơn. Slash cung cấp cho doanh nghiệp một phương pháp tiếp cận bổ sung trong quản lý công nợ phải thu và phải trả bằng cách cung cấp hạ tầng ngân hàng tích hợp cùng với các tính năng này. Thay vì cạnh tranh trực tiếp với các nền tảng chuyên biệt về công nợ phải thu và phải trả, Slash hoạt động song song với chúng và hỗ trợ các đội ngũ tài chính thực hiện thanh toán hiệu quả hơn cũng như có cái nhìn rõ ràng hơn về chi tiêu.
Nền tảng của chúng tôi cung cấp tích hợp kế toán với QuickBooks và Xero, giúp quá trình đối chiếu diễn ra trơn tru hơn và báo cáo chính xác hơn. Tính năng theo dõi hóa đơn giúp các đội ngũ theo dõi trạng thái thanh toán, trong khi hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán mang lại sự linh hoạt trong việc thanh toán cho nhà cung cấp. Bảng điều khiển của chúng tôi tổng hợp các hoạt động tài chính tại một nơi, giúp các đội ngũ xác định các điểm nghẽn, quản lý tài khoản và triển khai tự động hóa ở những nơi phù hợp với quy trình làm việc cụ thể của họ. Các đội ngũ tài chính có thể gửi và thu tiền thanh toán, theo dõi xu hướng chi tiêu và truy cập dữ liệu cần thiết để đưa ra các quyết định tài chính có căn cứ.
Chức năng phân loại chi phí tự động, đồng bộ hóa giao dịch theo thời gian thực và lịch trình thanh toán của Slash hỗ trợ cả quy trình quản lý công nợ phải trả và công nợ phải thu. Dù bạn đang xử lý hàng chục hay hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng, chúng tôi cung cấp cho bạn các công cụ để quản lý hoạt động tài chính hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian trong quá trình đó.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý công nợ có thể tích hợp với các hệ thống kế toán hiện có không?
Đúng vậy, hầu hết các giải pháp tự động hóa AR hiện đại đều hỗ trợ tích hợp với các nền tảng kế toán phổ biến như QuickBooks, Xero, NetSuite và Sage Intacct. Các tích hợp này thường đồng bộ hóa thông tin công nợ phải thu như dữ liệu hóa đơn, thông tin thanh toán và hồ sơ khách hàng một cách tự động giữa các hệ thống, mặc dù điều này có thể thay đổi tùy theo từng trường hợp cụ thể.
Ứng dụng tiền mặt là gì?
Ứng dụng tiền mặt là quy trình quản lý công nợ phải thu trong hệ thống ERP, bao gồm việc đối chiếu các khoản thanh toán từ khách hàng với các hóa đơn chưa thanh toán tương ứng. Nếu quy trình ứng dụng tiền mặt không được thực hiện một cách trơn tru, việc thu hồi thanh toán có thể trở nên lộn xộn và các hóa đơn bị quên có thể không được phát hiện cho đến khi đối chiếu sau này.
Ngày bán hàng chưa thu (DSO) là gì?
Thời gian thu hồi công nợ (DSO) là một công thức đo lường thời gian trung bình mà một công ty mất để thu hồi tiền sau khi bán hàng trả chậm. Đối với các doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực công nợ phải thu, DSO cho thấy thời gian mà lợi nhuận tiềm năng vẫn còn "lơ lửng" trong không gian. Mặc dù khách hàng của bạn thường dựa vào tín dụng để thực hiện giao dịch, nhưng việc theo dõi chặt chẽ và đảm bảo DSO ở mức thấp là điều khôn ngoan.
Đọc thêm từ chúng tôi
