Como controlar as despesas comerciais: estratégias comprovadas para pequenas empresas
Entre processar faturas, examinar recibos e garantir reembolsos pontuais, muitas vezes é um desafio para as organizações gerenciar suas despesas com eficiência. Essas tarefas podem ser ainda mais difíceis para pequenas empresas cuja “equipe” de contabilidade é, na verdade, uma única pessoa com uma mesa desorganizada, criando relatórios de despesas e acompanhando as despesas comerciais manualmente.
O controle de despesas é uma etapa importante para manter a conformidade fiscal, planejar o futuro financeiro da sua empresa e acompanhar os gastos dos funcionários. Uma das melhores maneiras para as pequenas empresas gerenciarem tudo isso é adotando um software de gerenciamento de despesas.
Os rastreadores de despesas comerciais podem minimizar erros e facilitar a vida dos contadores de pequenas empresas. Aqueles que utilizam os recursos de gerenciamento de despesas encontrados na plataforma bancária comercial Slash podem aproveitar os controles granulares de gastos, a entrada automatizada de dados e as integrações com várias ferramentas contábeis comuns.¹
Neste artigo, abordaremos os fundamentos do software de gestão de despesas, incluindo os principais recursos a serem considerados, os benefícios da categorização de despesas e as melhores práticas para implementação. Também compararemos algumas das plataformas mais populares para controle de despesas, incluindo Freshbooks, Slash, Quickbooks e Expensify.
O que é um software de gestão de despesas? Informações importantes para pequenas empresas
O software de gestão de despesas ajuda as empresas a manter a conformidade, melhorar a gestão do fluxo de caixa e tomar decisões financeiras estratégicas com confiança. Ao contrário dos métodos antiquados de acompanhamento de despesas, o software específico para esse fim automatiza frequentemente processos tediosos e permite uma maior visibilidade das despesas, reunindo as transações num único painel de controlo.
Com um rastreador de despesas comerciais, as pequenas empresas não terão que se preocupar com recibos extraviados, reembolsos demorados e longas noites gastas fazendo cálculos. Você pode ter iniciado suas operações usando ferramentas de contabilidade como QuickBooks ou Xero, que lidam com alguns aspectos do rastreamento de despesas, mas não com outros. Um software dedicado ao rastreamento de despesas pode se integrar diretamente a essas ferramentas de contabilidade, preenchendo lacunas e revelando informações em tempo real sobre o fluxo de caixa.
Muitas plataformas para controle de despesas, como o Slash, oferecem cartões corporativos e contas virtuais que automatizam diretamente a categorização.
Principais recursos do software de controle de despesas para pequenas empresas
Embora a maioria dos rastreadores de despesas comerciais tenha sido criada para resolver os mesmos problemas, nem todos oferecem os mesmos recursos. Ao escolher um software de rastreamento de despesas, fique atento a essas soluções e considere como elas se encaixam em seus processos e objetivos atuais:
Integração de cartão de crédito corporativo
Muitas organizações atribuem cartões corporativos aos seus funcionários, permitindo-lhes gastar dinheiro em qualquer coisa, desde materiais e material de escritório até almoços e inscrições em academias. Tentar gerenciar todas essas despesas é um problema que pode ser resolvido separando os cartões corporativos por categoria e alinhando-os no mesmo painel.
Monitoramento e relatórios de gastos em tempo real
A capacidade de rastrear pagamentos recebidos e efetuados em tempo real permite que você elabore relatórios de despesas mais detalhados e identifique transações fora da política quando elas ocorrerem.
Automação de fluxos de trabalho
Sem um programa que categorize automaticamente as transações e armazene recibos digitais, é difícil lidar com uma grande variedade de compras relacionadas aos negócios, especialmente para uma equipe de contabilidade pequena. O acompanhamento automatizado de despesas resolve esse problema e garante que sua contabilidade esteja sempre precisa e atualizada.
Controles de gastos e gestão de políticas
Seja por gastos excessivos de um funcionário ou cobranças inesperadas de assinaturas, algumas transações não autorizadas podem passar despercebidas. Com um rastreador de despesas comerciais que inclui controles rígidos de gastos, você pode estabelecer limites e garantir que possíveis problemas de conformidade sejam sinalizados imediatamente.
Gerenciamento de faturas
O software certo para controle de despesas permitirá que você crie, envie e acompanhe faturas no mesmo local em que gerencia o restante de suas operações financeiras. Processar e manter registros de faturas é mais uma tarefa a ser adicionada à pilha, a menos que você use uma plataforma como o Slash, que reúne tudo isso.
Integrações com software de contabilidade
Por falar em integrar tudo, é inteligente trabalhar com um sistema de contabilidade e um rastreador de despesas comerciais que se sincronizem. Quer você use o Freshbooks, o Expensify ou outro programa, sua solução de rastreamento de despesas deve ser capaz de extrair conjuntos de dados completos de suas ferramentas de contabilidade atuais.
Quais são os benefícios de usar um software de gerenciamento de despesas?
As pequenas empresas que decidirem utilizar um rastreador de despesas comerciais descobrirão que ele economiza tempo, otimiza suas operações financeiras e reduz sua carga de trabalho contábil geral. Obter uma visão mais profunda do fluxo de caixa da sua empresa dá acesso a dados financeiros em tempo real e simplifica a declaração de impostos.
Sem automação, os contadores precisam controlar as despesas manualmente, o que é um processo que leva a erros humanos e perda de recibos. A entrada automática de dados e a sincronização completa com o software de contabilidade minimizam esses erros.
Outro benefício é o aumento da segurança dos dados; a maioria dos sistemas de gestão de despesas oferece métodos de criptografia e controles de acesso seguro para manter seus dados financeiros mais confidenciais protegidos. Graças às atualizações em tempo real sobre os gastos com cartões corporativos, suas próprias contas bancárias comerciais também ficarão mais seguras contra gastos não autorizados ou casos de roubo de cartões.
Como posso implementar eficazmente um software de gestão de despesas?
Seu novo software não pode otimizar adequadamente os processos sem a liderança e os funcionários trabalhando em conjunto com ele. Um treinamento e uma implementação eficientes ajudarão você a tirar o máximo proveito do seu rastreador de despesas comerciais. Aqui estão as etapas que você deve seguir:
- Avalie os processos e necessidades existentes da sua pequena empresa para determinar quais recursos você deve procurar.
- Selecione a ferramenta que melhor se adapta ao fluxo de trabalho da sua equipe (mais informações sobre plataformas específicas em breve).
- Envolva os principais líderes financeiros e contadores, informando-os sobre as mudanças que estão por vir.
- Treine sua equipe sobre como usar a plataforma e quaisquer alterações nas políticas ou diretrizes do cartão corporativo.
- Defina KPIs claros e transparentes que estejam alinhados com as políticas de gastos.
- Sincronizar integrações de software de contabilidade
- Monitore o progresso e colete feedback de contadores e funcionários que utilizam frequentemente seus cartões corporativos.
- Revise e refine regularmente, mantendo-se atualizado com as atualizações de software.
A boa notícia para os proprietários de pequenas empresas é que adotar um rastreador de despesas no início do ciclo de vida da sua empresa torna o processo de integração mais rápido. É sensato se preparar para processos financeiros complexos no futuro, adotando um novo software quando sua equipe estiver mais coesa.
Quais são as melhores ferramentas para controle de despesas para pequenas empresas?
Existem inúmeras ferramentas que podem ajudar as pequenas empresas no controle de despesas e contabilidade, cada uma com especialidades diferentes. Aqui estão algumas das nossas principais opções:
Slash
O Slash é uma solução de plataforma única que combina pagamentos, cartões corporativos com alto reembolso, gerenciamento de despesas e muito mais. Relatórios em tempo real e aprovações automatizadas de despesas mantêm você a par do fluxo de caixa da sua empresa e, com integrações de software de contabilidade, todos os seus dados financeiros podem ser sincronizados com o clique de um botão.
Rampa
A Ramp é uma escolha popular entre as startups de tecnologia que buscam automatizar seu fluxo de trabalho, pois a plataforma é especializada em categorização automática, controles de aprovação e cartões corporativos. No entanto, aqueles que procuram cartões com alto reembolso em compras diárias podem ficar desapontados com suas ofertas.
Xero
O Xero possui diversos recursos contábeis importantes, como ferramentas de faturamento e relatórios em tempo real, mas as pequenas empresas podem se sentir prejudicadas por seus níveis de preços. O recurso de “reembolso de despesas” do Xero está restrito ao seu nível mais caro, o “Established”, o que é um obstáculo para as pequenas empresas que desejam, bem, solicitar o reembolso de despesas.
Despesas Sap Concur
O Sap Concur possui um forte portfólio de integrações contábeis e recursos de digitalização de recibos, mas também é conhecido por sua interface de usuário pouco intuitiva. Uma interface de usuário pouco intuitiva é mais do que apenas irritante; ela pode afetar a adoção do software pela sua equipe e também levar a erros ao relatar despesas. O Concur Expense também é considerado mais adequado para grandes empresas do que para pequenos negócios.
Freshbooks
O Freshbooks também oferece digitalização de recibos, além de ferramentas sólidas de controle de despesas, e é ideal para pequenas empresas. De certa forma, ele pode ser um pouco específico demais para pequenas empresas — o preço do Freshbooks aumenta gradualmente à medida que você adiciona mais membros à equipe, então você não economizará muito dinheiro à medida que sua empresa crescer.
Expensify
O Expensify oferece muitos pontos fortes exclusivos, incluindo integrações com plataformas de RH e um aplicativo móvel para controle de despesas. No entanto, seu fluxo de trabalho com a plataforma Expensify pode não ser o mais tranquilo, pois são necessários sistemas separados para gerenciamento de cartões e pagamentos.
Despesas Zoho
Os recursos de controle de despesas do Zoho Expense são baseados na nuvem, o que significa que estão disponíveis tanto em dispositivos móveis quanto em computadores. Ele também vem com recursos incomuns, como adiantamento em dinheiro e ferramentas de orçamento. Assim como o Sap Concur, porém, muitos usuários descrevem o Zoho Expense como difícil de navegar e pouco intuitivo.
Intuit Quickbooks
O Quickbooks é uma das plataformas mais utilizadas para controlar despesas comerciais, com visibilidade clara do fluxo de caixa, integrações úteis, digitalização de recibos e soluções para conformidade fiscal. No entanto, é um pouco mais caro e os usuários podem se ver presos em diferentes silos ao tentar trabalhar com cartões, análises e pagamentos.
Que fatores devem ser considerados ao escolher um software de gestão de despesas?
Analisar todas essas ferramentas de controle de despesas comerciais pode ser uma tarefa árdua, especialmente quando se trata de comparar com o fluxo de trabalho da sua própria empresa. Vamos dar uma olhada nos principais recursos que você deve ter em mente:
- Facilidade de uso
- Recursos de automação
- Integração de software de contabilidade
- Compatibilidade com cartões corporativos
- Acesso móvel
- Escalabilidade
- Preços
- Segurança de dados robusta
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Organize os gastos com a plataforma bancária empresarial Slash
As pequenas empresas muitas vezes têm dificuldade em compreender os dados dispersos relativos às despesas em cartões, faturas e contas bancárias. O Slash é uma excelente solução para simplificar a gestão de despesas e monitorizar os gastos em tempo real, mantendo a conformidade fiscal.
Nossas ferramentas de categorização de despesas ajudam as equipes a organizar automaticamente as transações por tipo (por exemplo, viagens, material de escritório, software), facilitando o acompanhamento de onde o dinheiro está indo sem a necessidade de classificação manual. Isso pode levar a uma contabilidade mais organizada, relatórios fiscais mais rápidos e insights mais claros sobre o cumprimento do orçamento. Ao categorizar as despesas na fonte, nossa plataforma oferece visibilidade em tempo real do fluxo de caixa e simplifica a reconciliação com os sistemas contábeis.
Os cartões corporativos da Slash são parte da nossa solução de gerenciamento de despesas. Os controles granulares de gastos e as informações em tempo real da nossa plataforma permitem que você monitore os gastos com cartão e sinalize possíveis problemas de conformidade ou compras não autorizadas. Com limites por comerciante e restrições de aprovação, você não precisa se preocupar com o que entra e sai da conta bancária da sua empresa.
Mais uma coisa? Esses cartões oferecem até 2% de reembolso, proporcionando um valor líder no setor sempre que você ou sua equipe fizerem uma compra relacionada aos negócios.
Com a plataforma bancária empresarial Slash, você não precisará passar noites em claro reunindo recibos e digitando números. Nosso software de gerenciamento de despesas automatiza tudo, liberando seu tempo, seu capital e muito estresse desnecessário.
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Perguntas frequentes
Qual software de contabilidade é melhor para integrar com o Slash?
O rastreador de despesas comerciais do Slash combina bem com várias plataformas de contabilidade, mas as duas que costumamos sugerir são o Quickbooks e o Xero. Com o Quickbooks, você pode revisar dados detalhados de transações, definir sincronizações programadas com o Quickbooks Online e usar a API do Slash para compartilhamento de dados em tempo real entre plataformas. Os usuários do Xero podem manter suas contas totalmente atualizadas enquanto automatizam a gestão de caixa e otimizam o capital de giro.
Qual é a regra do IRS sobre recibos de despesas?
De acordo com as regras do IRS, os funcionários devem apresentar recibos para:
1. Qualquer despesa superior a US$ 75, cuja natureza não esteja clara no recibo eletrônico.
2. Todas as faturas de hospedagem para as quais a empresa do cartão de crédito não fornece a discriminação eletrônica de cada despesa do comerciante.
3. Quaisquer despesas pagas pelo funcionário sem utilizar o cartão de crédito da empresa.
Muitos pagamentos não vêm com recibos, como no caso do controle de quilometragem, mas aqueles que razoavelmente vêm devem ser registrados.
O que deve ser incluído no seu relatório de despesas?
Um relatório de despesas completo deve incluir a data de cada compra, categoria de despesa, valor, fornecedor, finalidade comercial (a justificativa pela qual a compra foi necessária) e recibos ou documentação relevante. Uma categorização e documentação claras aceleram o reembolso e mantêm sua contabilidade em conformidade com as normas fiscais.
