Schrijft u softwarelicenties met een hoofdletter?

Softwarelicenties

Softwarelicenties kunnen worden geactiveerd of als kosten worden geboekt, afhankelijk van hun aard en looptijd. Licenties die langetermijnwaarde bieden (doorgaans met een looptijd van meer dan één jaar) worden geactiveerd als immateriële activa, terwijl kortlopende of op abonnementen gebaseerde licenties onmiddellijk als kosten worden geboekt. exploitatiekosten.

Wat zijn softwarelicenties?

Een softwarelicentie geeft een bedrijf het wettelijke recht om software onder specifieke voorwaarden te gebruiken. Licenties kunnen permanent zijn (voor onbepaalde tijd) of tijdelijk (periodiek verlengd). De boekhoudkundige verwerking hangt af van het feit of de licentie een langetermijnactief of een doorlopende serviceovereenkomst vertegenwoordigt.

Hoe softwarelicenties categoriseren

• Hoofdletter gebruiken de kosten van de licentie:
  • Is eeuwigdurend of langer dan een jaar geldig.
  • Biedt langetermijnvoordelen voor het bedrijf.
  • Voldoet aan de kapitalisatiedrempel van uw bedrijf (meestal $ 2.500+).
  • Omvat aanzienlijke implementatie- of installatiekosten die het gebruik ervan verlengen.
• Uitgaven de kosten van de licentie:
  • Is op basis van een abonnement (SaaS) of wordt jaarlijks verlengd.
  • Geen overdracht van eigendom of langetermijnrechten.
  • Maakt deel uit van de normale bedrijfsactiviteiten.
• Software licenties moeten worden opgenomen onder Immateriële activa op de balans opgenomen en afgeschreven over hun gebruiksduur (doorgaans 3-5 jaar).

Voorbeelden van geactiveerde versus als kosten geboekte softwarelicenties

Met hoofdletters:

• Permanente softwarelicenties die volledig zijn aangeschaft (bijvoorbeeld de permanente versie van Microsoft Office, een op maat gemaakt ERP-systeem).
• Meerjarige bedrijfslicenties met gebruiksrechten voor de lange termijn.
• Intern ontwikkelde of op maat gemaakte softwareplatforms.

Uitgegeven:

• Maandelijkse of jaarlijkse SaaS-abonnementen (bijvoorbeeld Slack, QuickBooks Online, Adobe Creative Cloud).
• Gebruikersgebaseerde cloudtoegang of tijdelijke gebruiksrechten.
• Licentieverlengingen of kleine software-updates.

Fiscale gevolgen voor softwarelicenties

• Software met hoofdletters moet worden afgeschreven of afgeschreven over de gebruiksduur ervan.
• Aangeschafte software (abonnementen of kortlopende licenties) is volledig aftrekbaar in het jaar waarin deze kosten zijn gemaakt.
• Geactiveerde software kan in aanmerking komen voor Section 179 of bonusafschrijving, waardoor bepaalde immateriële activa onmiddellijk kunnen worden afgeschreven.
• Alleen het zakelijke deel van een softwarelicentie is aftrekbaar als deze ook voor persoonlijk gebruik wordt gedeeld.
• Licentieovereenkomsten, facturen en betalingsgegevens bijhouden ter onderbouwing van aftrekposten of activering