Is software een vast actief?

Software als vaste activa

Software kan worden behandeld als een vast actief wanneer het langdurige waarde biedt voor een bedrijf, doorgaans langer dan een jaar wordt gebruikt en volledig eigendom is in plaats van toegankelijk via een abonnement. In deze gevallen is software met hoofdletter geschreven op de balans en de kosten ervan worden geleidelijk aan in de loop van de tijd afgeschreven of afgeschreven.

Wanneer wordt software beschouwd als een vast actief?

Software kwalificeert als een vast (of immaterieel) actief als het:

• Wordt rechtstreeks aangekocht of intern ontwikkeld, niet op basis van een kortlopende licentie.
• Heeft een gebruiksduur van meer dan één jaar.
• Biedt meetbare voordelen op lange termijn voor het bedrijf.
• Voldoet aan de kapitalisatiedrempel van uw bedrijf (vaak $ 2.500 of meer).

Intern ontwikkelde of op maat gemaakte software voldoet vaak aan deze criteria en moet worden geboekt als een actief in plaats van als een directe uitgave.

Hoe software als vaste activa categoriseren

• Registreer onder Immateriële activa of Vaste activa op uw balans.
• Gebruik een rekening 'Immateriële activa – Software' of 'Geactiveerde software' in uw rekeningstelsel.
• Schrijf de kosten af over de gebruiksduur (meestal 3-5 jaar) in plaats van ze onmiddellijk als kosten op te voeren.
• Neem alle direct gerelateerde kosten (ontwikkeling, implementatie en testen) op in het gekapitaliseerde bedrag.
• Voor upgrades of verbeteringen geldt dat u alleen mag investeren als deze de functionaliteit of levensduur van de software verlengen.
• Routineonderhoud of kleine updates moeten worden geboekt als kosten op het moment dat ze worden gemaakt.

Voorbeelden van software die als vaste activa wordt behandeld

• Op maat gemaakte software ontwikkeld voor intern gebruik.
• Permanente softwarelicenties aangeschaft voor bedrijfsactiviteiten.
• ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) geïnstalleerd op bedrijfsservers.
• Grote CRM- of boekhoudplatforms die rechtstreeks zijn aangeschaft.
• Gekapitaliseerde kosten voor interne softwareontwikkelingsteams.

Fiscale gevolgen voor software als vaste activa

• Software met hoofdletters moet worden afgeschreven of afgeschreven over de gebruiksduur ervan.
• De Amerikaanse belastingdienst (IRS) staat voor de meeste software over het algemeen een afschrijvingstermijn van drie jaar toe, hoewel sommige software in aanmerking kan komen voor Section 179 of bonusafschrijving voor onmiddellijke afschrijving.
• Software die samen met hardware is aangeschaft (bijvoorbeeld vooraf geïnstalleerde systemen) kan worden afgeschreven als onderdeel van de totale kosten van de apparatuur.
• Cloudgebaseerde of abonnementssoftware (SaaS) komt doorgaans niet in aanmerking als vaste activa en moet jaarlijks worden afgeschreven.
• Bewaar facturen, ontwikkelingsgegevens en implementatiedocumentatie om kapitalisatie en afschrijving te onderbouwen.