Hoe automatisering van onkostenbeheer uitgaven en naleving vereenvoudigt
Naarmate uw bedrijf groeit, kan het beheren van de dagelijkse uitgaven voor uw team ingewikkeld worden. Meer werknemers doen meer aankopen: reizen, software, benodigdheden, maaltijden, klantgerelateerde kosten. Al snel zijn de transactiegegevens verspreid over creditcardafschriften, e-mailinboxen en papieren bonnen, waardoor het moeilijk wordt om te zien hoe het geld van uw bedrijf daadwerkelijk wordt besteed.
Zonder een systeem voor onkostenbeheer moet uw team afschriften doorzoeken, bonnen opsporen die in inboxen zijn verdwenen en transactiegegevens handmatig in spreadsheets invoeren. Belangrijke goedkeuringen kunnen worden gemist, bonnen kunnen niet worden ingediend; na verloop van tijd wordt onkostenbeheer meer reactief dan proactief.
Geautomatiseerde software voor onkostenbeheer kan structuur aanbrengen in het proces. In plaats van te vertrouwen op een mix van losstaande tools en handmatige stappen, kunnen bedrijven vergoedingen, bedrijfskaarten, handhaving van onkostenbeleid en goedkeuringsworkflows centraliseren in één enkel systeem. In deze gids bespreken we best practices voor het implementeren van een geautomatiseerd onkostenbeheersysteem. We leggen uit welke tools helpen bij het automatiseren van handmatige processen en hoe u de effectiviteit ervan in de loop van de tijd kunt bijhouden.
Platforms zoals Slash passen deze principes toe via een uniform systeem voor dagelijks onkostenbeheer. Met de Slash Card kunnen bedrijven gedetailleerde uitgavenbeperkingen instellen, bonnen automatisch vastleggen op het moment van aankoop en transacties in realtime categoriseren.¹ Alle activiteiten worden weergegeven in het Slash-dashboard, waardoor financiële teams een duidelijker beeld krijgen van de uitgaven en gestructureerde gegevens produceren die rechtstreeks worden gesynchroniseerd met boekhoudsoftware. Lees verder voor meer informatie.
Wat is automatisering van onkostenbeheer?
Onkostenbeheer omvat een reeks processen binnen een organisatie, waaronder onkostendeclaraties, goedkeuringen, vergoedingen, handhaving van beleid en meer. Automatisering van onkostenbeheer brengt deze activiteiten samen met software die de uitgavenkanalen van het bedrijf koppelt aan ingebouwde controles, waardoor sneller en consistenter toezicht mogelijk is.
In de praktijk omvat automatisering van onkostenbeheer meer dan alleen software. Het combineert onderling verbonden tools zoals bedrijfskaarten, bankieren en treasury in één systeem om het financiële beheer van begin tot eind te vereenvoudigen. Een aankoop die met een bedrijfskaart is gedaan, kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd aan de hand van vooraf ingestelde uitgavenregels. Nadat deze is goedgekeurd, worden de bon en transactiegegevens automatisch geüpload naar een dashboard voor onkostenbeheer, waar ze automatisch worden gecategoriseerd. Vervolgens kan die transactie worden geëxporteerd naar boekhoudsoftware zonder dat de gegevens opnieuw hoeven te worden geformatteerd.
Enkele voordelen van het implementeren van een goed gestructureerd onkostenbeheersysteem zijn:
- Minder handmatige gegevensinvoer: Door automatische categorisering en het scannen van bonnen hoeft u transactiegegevens niet meer van bonnen en bedrijfskaarten naar spreadsheets over te zetten. Dit kan u uren handmatig werk besparen en het risico op fouten zoals dubbele invoer verminderen.
- Snellere indiening van onkosten: Werknemers kunnen zakelijke uitgaven declareren door bonnen te uploaden, die vervolgens worden gescand en opgenomen in het bredere overzicht van bedrijfstransacties.
- Betere naleving en handhaving van het beleid: Geautomatiseerde systemen handhaven het bedrijfsbeleid op het verkooppunt door middel van bedrijfskaarten met ingebouwde controles. Uitgaven die niet aan het beleid voldoen, kunnen worden geblokkeerd voordat ze plaatsvinden, terwijl ongebruikelijke transacties worden gemarkeerd voor controle, waardoor zowel de naleving als de fraudepreventie worden versterkt.
- Verbeterde zichtbaarheid van uitgaven en rapportage: Transacties worden via alle kanalen geïntegreerd, van kaarten tot uitgaande bankoverschrijvingen. Uitgaven worden automatisch gecategoriseerd, uitgesplitst per betaalmethode en eenvoudig georganiseerd om op te nemen in balansen en resultatenrekeningen voor regelmatige financiële beoordeling.
- Tijdwinst voor financiële en boekhoudkundige teams: Door financiële gegevens te synchroniseren met geïntegreerde boekhoud- of ERP-systemen kunnen bedrijven hun afstemming, rapportage, belastingaangifte en auditvoorbereiding stroomlijnen.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
6 belangrijkste componenten van automatisering van kostenbeheer
Voor het volledig automatiseren van onkostenbeheer zijn verschillende onderling verbonden tools nodig. Samen ondersteunen deze tools de volledige levenscyclus van onkosten, van aankoop tot goedkeuring en afstemming, terwijl ze het handmatige werk voor zowel medewerkers als financiële teams verminderen. Hieronder volgen enkele van de belangrijkste functies en tools van een geautomatiseerd onkostenbeheersysteem:
Digitale ontvangstbewijzen vastleggen en OCR
Optical Character Recognition (OCR) haalt gegevens uit afbeeldingen van bonnen en voert deze rechtstreeks in uw onkostenbeheersysteem in. Wanneer werknemers een bon uploaden, leest het systeem automatisch de namen van de verkopers, datums en bedragen, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt. Onkosten kunnen vervolgens worden gecategoriseerd en ter goedkeuring worden doorgestuurd op basis van vooraf gedefinieerde regels, waardoor financiële teams zich kunnen concentreren op uitzonderingen in plaats van routinematige transacties.
Geautomatiseerde handhaving van beleid en uitgavenbeheersing
Wanneer bedrijfscreditcards worden geïntegreerd met software voor onkostenbeheer, kunnen uitgavencontroles worden toegepast op het moment van aankoop. Met Slash kunnen virtuele kaarten worden uitgegeven met vooraf ingestelde limieten, goedgekeurde handelaarscategorieën en beperkingen op categorieniveau. Transacties die in strijd zijn met het bedrijfsbeleid kunnen worden geblokkeerd voordat ze plaatsvinden, waardoor uitgaven die niet aan het beleid voldoen worden voorkomen in plaats van later tijdens de afstemming te worden gemarkeerd.
Goedkeuringsworkflows en voorwaardelijke routering
Goedkeuringsworkflows bepalen hoe transacties binnen uw organisatie worden doorgegeven voor beoordeling. Geautomatiseerde systemen kunnen uitgaven op basis van bedragsdrempels, uitgavencategorieën, afdelingen of projectcodes doorsturen naar de juiste goedkeurder. Een aankoop van kantoorbenodigdheden ter waarde van $ 50 kan automatisch worden goedgekeurd, terwijl een huur van apparatuur ter waarde van $ 5.000 wordt doorgestuurd naar een afdelingsmanager. Dezelfde logica geldt voor andere financiële acties, zoals uitgaande bankoverschrijvingen, afschrijvingen en andere transacties, om een consistente handhaving van het beleid voor verschillende transacties te garanderen.
Integratie met boekhoud- en ERP-tools
Software voor onkostenbeheer kan worden geïntegreerd met boekhoudplatforms zoals QuickBooks of Xero, maar ook met ERP-systemen zoals Oracle NetSuite. Dankzij deze integraties worden gecategoriseerde onkostengegevens automatisch gesynchroniseerd met het grootboek, waardoor handmatige afstemming wordt verminderd en de financiële administratie up-to-date blijft. Slash kan worden geïntegreerd met toonaangevende platforms zoals QuickBooks en Xero voor naadloze gegevensuitwisseling tussen uw financiële en boekhoudsystemen.
Realtime dashboards en analyses
Dashboards voor onkostenbeheer kunnen gegevens van bedrijfskaarten, bankoverschrijvingen, vergoedingen en andere betaalmethoden samenvoegen in één overzicht. Omdat al uw financiële activiteiten op één plek worden opgeslagen, kunt u ingebouwde analysetools gebruiken om uitgavenpatronen bij te houden en zo te bepalen welke leveranciers u het meeste opleveren, waar de kosten stijgen en welke medewerkers of teams hun budgetlimiet bijna hebben bereikt. Dit inzicht in de cashflow ondersteunt proactievere, datagestuurde beslissingen over budgettering, beleidswijzigingen en kostenbeheersing.
Vergoedingssystemen
Werknemers betalen soms zakelijke uitgaven uit eigen zak. Een gestructureerde workflow voor onkostenvergoedingen maakt het gemakkelijker om deze uitgaven te toetsen aan het bedrijfsbeleid en de terugbetalingen naar de bankrekeningen van werknemers te stroomlijnen. Met de onkostenvergoedingsfunctie van Slash kunnen werknemers hun persoonlijke bankrekeningen rechtstreeks aan het dashboard koppelen. Wanneer bonnen worden geüpload, legt OCR de transactiegegevens vast en vult automatisch de onkostendeclaraties in. Beheerders kunnen vervolgens openstaande onkostenvergoedingen controleren en terugbetalingen goedkeuren voor directe storting op de rekeningen van werknemers.
Best practices voor het implementeren van automatisering van onkosten
Het automatiseren van onkostenbeheer vereist meer dan alleen het invoeren van nieuwe software. Organisaties die de beste resultaten behalen, nemen vaak de tijd om een duidelijk beleid op te stellen, systemen te configureren die aansluiten bij hun workflows en ervoor te zorgen dat medewerkers begrijpen hoe ze nieuwe tools effectief kunnen gebruiken. Deze best practices kunnen helpen om de voordelen van automatisering te maximaliseren en tegelijkertijd verstoringen tijdens de overgang tot een minimum te beperken:
Standaardiseer onkosten categorieën en beleid
Duidelijk omschreven uitgavencategorieën kunnen het gemakkelijker maken om uitgavenpatronen te analyseren, budgetten te handhaven en belastingaangiften voor te bereiden. Categorieën moeten aansluiten bij uw rekeningstelsel en belastingvereisten, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen aftrekbare uitgaven zoals zakenreizen en maaltijden, kapitaaluitgaven voor apparatuur en niet-aftrekbare kosten. Gestandaardiseerde categorieën helpen ook om consistentie tussen afdelingen te waarborgen, waardoor het gemakkelijker wordt om uitgaven te vergelijken en mogelijkheden voor kostenbesparingen te identificeren.
Definieer vooraf geautomatiseerde regels en limieten
Geautomatiseerde systemen werken het beste wanneer de regels vanaf het begin grondig worden geconfigureerd. Neem de tijd om uitgavenbeperkingen, goedkeuringsdrempels en routeringsprocedures in kaart te brengen voordat u kaarten uitgeeft of het systeem implementeert. Duidelijke regels verminderen de noodzaak van handmatig toezicht en kunnen helpen om schendingen van het beleid te voorkomen voordat ze zich voordoen.
Train medewerkers in automatiseringsworkflows
Maak uitgebreide documentatie waarin uw onkostenbeleid wordt uitgelegd, zodat uw team weet hoe de regels worden toegepast en er duidelijke verwachtingen zijn over uitgaven. Voeg daarnaast informatie toe over hoe geautomatiseerde regels voor onkostenbeheer werken, met stapsgewijze instructies voor veelvoorkomende taken zoals het indienen van bonnen, het aanvragen van vergoedingen of het gebruik van bedrijfskaarten.
Monitor prestaties en verfijn processen in de loop van de tijd
Het automatiseren van onkosten is geen oplossing die je eenmaal instelt en vervolgens kunt vergeten. Door de juiste statistieken bij te houden, kun je vaststellen waar knelpunten blijven bestaan, waar het beleid te restrictief of te soepel is en waar aanvullende training nodig kan zijn. Door regelmatig uitgavenpatronen te bekijken, kun je ook zien welke onkosten categorieën consequent boven of onder het budget uitkomen, waardoor teams controles en processen kunnen aanpassen voordat kleine problemen uitgroeien tot grotere problemen.
Succes meten: KPI's en statistieken
Een belangrijk onderdeel van effectief onkostenbeheer is het monitoren van de prestaties van uw systeem in de loop van de tijd. Door belangrijke statistieken bij te houden, kunt u bepalen of uw systeem het onkostenbeleid ondersteunt, vertragingen vermindert en meegroeit met uw bedrijf. Hieronder vindt u enkele veelgebruikte statistieken die bedrijven gebruiken om de effectiviteit van hun onkostenbeheerbeleid en automatiseringen te evalueren:
- Verwerkingstijd van onkosten: Meet hoe lang het duurt voordat een uitgave van indiening tot volledige registratie in uw boekhoudsysteem wordt verwerkt. Deze statistiek benadrukt de tijdwinst die door automatisering wordt behaald en moet continu worden gecontroleerd, aangezien plotselinge vertragingen vaak wijzen op problemen met de rapportage-invoer of goedkeuringsroutes.
- Nalevingspercentage van het beleid: Houdt bij welk percentage van de uitgaven het bedrijfsbeleid volgt en welk percentage uitzonderingen vereist of gemarkeerd is voor overtredingen. Lage nalevingspercentages kunnen erop wijzen dat het beleid onduidelijk is, dat de uitgavenlimieten te restrictief zijn of dat bepaalde uitgavencategorieën moeten worden verfijnd.
- Fout- of uitzonderingspercentages: Meet hoe vaak uitgaven fouten bevatten, informatie missen of handmatige tussenkomst vereisen. Verhoogde foutpercentages kunnen wijzen op problemen zoals slechte kwaliteit van bonnen, onduidelijke categorisatieregels of de noodzaak van aanvullende training van medewerkers over indieningsworkflows.
- Verwerkingstijd voor terugbetaling: Houdt bij hoe lang werknemers moeten wachten tussen het indienen van onkosten en het ontvangen van de terugbetaling. Hoewel deze maatstaf verband houdt met de verwerkingstijd van onkosten, richt hij zich specifiek op terugbetalingen en weerspiegelt hij zowel de goedkeuringssnelheid als de administratieve inspanning.
- Kosten per uitgave: Berekent de administratieve kosten voor het verwerken van elke onkostentransactie, inclusief personeelstijd en systeemkosten. Door deze statistiek voor verschillende soorten onkosten te vergelijken, kunt u vaststellen waar automatisering het grootste effect heeft en waar aanvullende workflowverbeteringen de overheadkosten kunnen verlagen.
De juiste oplossing voor geautomatiseerd onkostenbeheer kiezen
Niet alle platforms voor onkostenbeheer bieden dezelfde mogelijkheden of passen bij elk bedrijfsmodel. De juiste oplossing hangt af van de grootte van uw bedrijf, uw uitgavenpatroon, uw bestaande boekhoudsystemen en de mate van controle die u nodig hebt over de onkosten van uw werknemers. Er zijn echter enkele belangrijke functies waar u op moet letten, ongeacht uw huidige situatie. Let bij het evalueren van de verschillende opties op het volgende:
- Eenvoudige uitgifte van bedrijfscreditcards met uitgavenregels die automatisch het bedrijfsbeleid handhaven.
- Realtime inzicht in transacties, ondersteund door analytische dashboards die het financieel toezicht verbeteren en waarschuwingen die helpen bij het opsporen van mogelijke fraude.
- Geautomatiseerde categorisering die leveranciers en onkostendetails identificeert om consistente tags toe te passen op transacties.
- Vergoedingsworkflows die het indienen van bonnen voor werknemers en het controleren en verwerken voor financiële teams vereenvoudigen.
- Integraties met boekhoud- en ERP-systemen om afstemming, rapportage en belastingaangifte te stroomlijnen.
- Aanpasbare goedkeuringsworkflows die wrijving bij routinematige aankopen verminderen en transacties met een hogere waarde doorsturen voor aanvullende beoordeling.
Automatiseer uw onkostenbeheer met Slash
Uitgavenbeheer werkt het beste wanneer uitgaven, controle en rapportage op één plek plaatsvinden. Slash helpt bedrijven bij het beheren van de uitgaven van werknemers door bedrijfskaarten, geautomatiseerde ontvangstbewijzen en beleidscontroles in één systeem te combineren. In plaats van uitgaven achteraf te controleren, kunnen financiële teams transacties volgen op het moment dat ze plaatsvinden, voor een duidelijker overzicht en minder problemen die achteraf moeten worden opgelost.
Slash combineert automatisering met een complete zakelijke bankinfrastructuur, waardoor financiële teams één systeem hebben om uitgaven te beheren, kosten bij te houden en geld efficiënt over te maken. De belangrijkste functies zijn:
- Slash Visa Platinum-kaart: Verdien tot 2% cashback met gedetailleerde uitgavenbeheersing, configureerbare limieten, automatische ontvangstregistratie en onbeperkte kaartuitgifte voor werknemers.
- Realtime uitgavenmonitoring: AI-gestuurde monitoring signaleert ongebruikelijke activiteiten, voorkomt uitgaven die niet binnen het beleid vallen voordat deze plaatsvinden en stuurt waarschuwingen rechtstreeks naar beheerders.
- Goedkeuringsworkflows: Leid betalingen en afschrijvingen voor grote of gevoelige transacties door naar de juiste managers voordat het geld wordt overgemaakt.
- Vergoedingsinstrumenten: Organiseer bonnen en details voor contante uitgaven en stuur directe stortingen naar de gekoppelde bankrekeningen van werknemers.
- Boekhoudkundige integraties: Synchroniseer transactiegegevens automatisch met QuickBooks, maak verbinding met extra tools via Plaid of importeer gegevens uit Xero om afstemming en rapportage te vereenvoudigen.
- Diverse betaalmethoden: Verzend betalingen via wereldwijde ACH, internationale overschrijvingen naar meer dan 180 landen via SWIFT en realtime binnenlandse rails zoals RTP en FedNow. Inclusief native ondersteuning voor cryptovaluta om geld om te zetten in aan de USD gekoppelde stablecoins zoals USDC of USDT voor blockchain-gebaseerde overschrijvingen.⁴
- Hoogrentende schatkistpapier: Verdien tot 3,86% rendement op jaarbasis via geldmarktfondsen die worden ondersteund door BlackRock en Morgan Stanley.⁶
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Veelgestelde vragen
Wat is de beste software voor onkostenbeheer?
De beste software voor onkostenbeheer hangt af van de omvang van uw bedrijf, het transactievolume en de bestaande financiële systemen. Krachtige oplossingen zoals Slash combineren geautomatiseerde onkostentracking, beleidscontroles, bedrijfskaarten en boekhoudkundige integraties om handmatig werk te verminderen en tegelijkertijd de zichtbaarheid en naleving te verbeteren.
Hoe lang duurt het doorgaans om oplossingen voor onkostenbeheer te implementeren?
De implementatietijd varieert afhankelijk van de complexiteit, maar veel moderne platforms kunnen binnen enkele dagen in plaats van maanden worden opgezet. Dankzij cloudgebaseerde systemen met vooraf gebouwde boekhoudintegraties en configureerbare workflows kunnen teams snel beginnen met het automatiseren van uitgaven zonder grote proceswijzigingen.
Met welke systemen moet software voor onkostenbeheer worden geïntegreerd?
Software voor onkostenbeheer moet kunnen worden geïntegreerd met boekhoudsystemen zoals QuickBooks en Xero of ERP-platforms zoals Netsuite of Sage Intacct. E-commercebedrijven kunnen het beste kiezen voor platforms zoals Slash met merchant services voor grote marktplaatsen zoals Shopify of Amazon.
