Beheer de uitgaven van werknemers effectief met deze 6 strategieën
In risicobeheer bestaat er een kader dat bekend staat als de 10-80-10-regel: 10% van de mensen zal zich altijd aan de regels houden, 10% zal ze overtreden als ze de kans krijgen, en de overige 80% valt ergens tussenin. Het beheren van de uitgaven van werknemers gaat niet alleen om het controleren van de slechte actoren; het gaat om het plaatsen van vangrails zodat de meerderheid nooit de kans krijgt om een kostbare fout te maken. In de praktijk begint dat met het vaststellen van een aantal basisregels.
Uw bedrijf heeft wellicht al een onkostenbeleid. Misschien is het een gedetailleerd document met afdelingsspecifieke regels en formele vergoedingsprocedures, of misschien zijn het slechts een paar informele richtlijnen die uw team losjes volgt. Hoe dan ook, beleid alleen is niet voldoende zonder handhaving.
Met de Slash Visa® Platinum Card kunnen financiële teams het uitgavenbeleid omzetten in actie.¹ Bedrijfskaarten leveren tot 2% cashback op en ondersteunen gedetailleerde uitgavenbeheersing, waardoor ongeoorloofde uitgaven kunnen worden voorkomen. Stel uitgavenregels in per persoon, team of categorie, pas kaartlimieten aan om te hoge uitgaven te voorkomen en verbeter het inzicht in alle financiën van uw bedrijf met realtime analyses, waarschuwingen en AI-gestuurde monitoring. Lees verder om te ontdekken hoe Slash bedrijven helpt om hun uitgavenbeleid consistent te handhaven naarmate ze groeien.
Wat is onkostenbeheer voor werknemers en waarom is het belangrijk?
Werknemerskostenbeheer verwijst naar de processen die bedrijven gebruiken om werkgerelateerde uitgaven bij te houden, te controleren en goed te keuren.
De eerste stap is het opstellen van een onkostenbeleid voor het bedrijf. Deze richtlijnen moeten worden vastgelegd in een formaat dat gemakkelijk kan worden gedeeld tijdens de introductieperiode en later eenvoudig kan worden geraadpleegd. Een praktisch onkostenbeleid behandelt doorgaans de volgende punten:
- Verwachtingen van het management: Leg uit waarom er uitgavenregels bestaan en hoe deze worden gehandhaafd. Een duidelijke context kan werknemers helpen de reden achter controles te begrijpen en verwarring over de handhaving ervan te verminderen.
- Uitgavenlimieten voor werknemers: Als werknemers bedrijfskaarten gebruiken of zakelijke uitgaven indienen voor vergoeding, bepaal dan hoeveel ze mogen uitgeven voordat ze een limiet bereiken. Limieten kunnen dagelijks of wekelijks worden ingesteld door middel van dagvergoedingen of kaartcontroles, met verschillende drempels op basis van functie, team of afdeling.
- Reis- en onkostenbeleid: Reizen is vaak een van de grootste categorieën van discretionaire uitgaven. Stel T&E-richtlijnen op die een evenwicht bieden tussen kostenbeheersing en de flexibiliteit die werknemers nodig hebben om klantbijeenkomsten, conferenties en andere bedrijfsgerelateerde evenementen bij te wonen.
- Vergoedings- en goedkeuringskanalen: Voor sommige aankopen van het bedrijf kan speciale goedkeuring nodig zijn. Wijs een goedkeurder aan (zoals een financieel manager of leidinggevende) om grotere of risicovollere uitgaven te beoordelen en goed te keuren. Dit is vooral belangrijk voor inkoopworkflows of vergoedingskanalen die afhankelijk zijn van het indienen van bonnen.
Een onkostenbeleid bepaalt de grenzen voor het gebruik van bedrijfsgeld, maar de impact ervan reikt verder dan documentatie of goedkeuringen. De manier waarop uitgaven worden beheerd, heeft een directe invloed op de voorspelbaarheid van de cashflow, de blootstelling aan compliance-risico's en het vertrouwen waarmee werknemers dagelijkse aankoopbeslissingen nemen. Slash maakt dit eenvoudig door tools voor onkostenbeheer in te bouwen in uw alles-in-één platform voor bankieren, onkostentracking, treasury en wereldwijde betalingen.⁶
Hieronder volgen enkele van de resultaten die kunnen voortvloeien uit een goed ontworpen proces voor onkostenbeheer:
Verbeterde kostenbeheersing
Met een onkostenbeheersysteem kunnen bedrijven hun uitgaven proactief beheren in plaats van problemen aan te pakken nadat transacties hebben plaatsgevonden. Uitgavenlimieten kunnen worden afgestemd op de huidige kasbehoeften, aankopen kunnen worden beperkt tot goedgekeurde categorieën en inzicht op transactieniveau helpt ervoor te zorgen dat bedrijfsgelden op de juiste manier worden gebruikt. Dit maakt het gemakkelijker om binnen het budget te blijven en aan de regels te voldoen bij het betalen voor goederen of diensten.
Verhoogde operationele efficiëntie
Automatisering neemt een groot deel van de handmatige coördinatie weg die nodig is om een onkostenbeleid te handhaven. Financiële teams kunnen vooraf uitgavenregels en goedkeuringsworkflows definiëren, waardoor routinematige zakelijke uitgaven zonder handmatige controle kunnen worden verwerkt. Transacties die niet aan het beleid voldoen, worden automatisch gemarkeerd of geblokkeerd, waardoor er minder tijd hoeft te worden besteed aan het controleren van bonnen en follow-ups, terwijl het juiste toezicht behouden blijft.
Bouw vertrouwen en bedrijfscultuur op
Het aanpakken van uitgaven die niet aan het beleid voldoen nadat ze zijn gedaan, kan onnodige spanning veroorzaken. Duidelijke richtlijnen, in combinatie met consistente systemen, zorgen voor gedeelde verwachtingen binnen de hele organisatie en verminderen het giswerk rond besluitvorming. Wanneer medewerkers de grenzen begrijpen en erop vertrouwen dat de regels gelijkelijk worden toegepast, kan onkostenbeheer bijdragen aan een gezondere bedrijfscultuur.
Hoe u de uitgaven van werknemers kunt beheersen: 6 strategieën voor succes
Het documenteren van het bedrijfsbeleid is een belangrijke eerste stap, maar schriftelijke regels alleen zijn niet voldoende. Zodra de verwachtingen zijn vastgesteld, hebben bedrijven systemen nodig die deze regels consequent toepassen bij dagelijkse uitgavenbeslissingen. De onderstaande strategieën zijn erop gericht om onkostenbeleid om te zetten in praktische controles die op grote schaal werken:
Budgetten vaststellen en handhaven
Het opstellen van een begroting vereist evenwicht. De uitgaven moeten conservatief genoeg zijn om de cashflow te beschermen, maar flexibel genoeg om groei te ondersteunen. Het bijhouden van terugkerende inkomsten en uitgaven, het evalueren van de liquiditeit en het beheren van crediteuren en debiteuren kunnen allemaal bijdragen aan een nauwkeurigere begroting. Tools zoals het analysedashboard van Slash helpen bij het blootleggen van uitgaventrends voor rekeningen, betalingen, bedrijfskaarten en treasury-activiteiten, waardoor het gemakkelijker wordt om patronen te herkennen die bijdragen aan te hoge uitgaven.
Beperk aankopen tot goedgekeurde leveranciers
Door uitgaven te beperken tot een shortlist van goedgekeurde leveranciers kan het risico op fraude worden verminderd en het toezicht worden vereenvoudigd. Medewerkers met toegang tot betalingen kunnen fondsen doorsturen naar niet-geverifieerde of ongepaste ontvangers, hetzij opzettelijk, hetzij per ongeluk. Met Slash kunnen financiële teams uitgaande betalingen door vooraf gedefinieerde goedkeuringspaden leiden, zodat betalingen aan leveranciers worden gecontroleerd, gevalideerd en in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid voordat ze worden verzonden.
Bedrijfskaarten uitgeven met ingebouwde uitgavenbeperkingen
Met moderne bedrijfskaarten kunnen financiële teams vooraf uitgavenregels vaststellen die aansluiten bij het bedrijfsbeleid. Met de Slash Card kunnen regels worden geconfigureerd op basis van uitgavencategorie, type handelaar, transactiebedrag of functie van de werknemer, zodat het kaartgebruik in overeenstemming blijft met het goedgekeurde gebruik. Bovendien hoeft u werknemers niet meer te vergoeden door papieren bonnen bij te houden; uw team heeft direct toegang tot bedrijfsfondsen, met controles die te hoge uitgaven voorkomen.
Real-time monitoring implementeren
Veel creditcards bieden basiswaarschuwingen voor fraude, maar die waarschuwingen staan vaak los van de rest van de financiële activiteiten van een bedrijf. Real-time monitoring is effectiever wanneer kaartuitgaven, ACH-overschrijvingen, telegrafische overschrijvingen en andere betaalmethoden op één plek zichtbaar zijn. Slash centraliseert overschrijvingen en kaarttransacties in één dashboard, waardoor financiële teams direct inzicht krijgen in uitgavenactiviteiten op het moment dat deze plaatsvinden, met meldingscontroles.
Gebruik rapportage-inzichten om controles in de loop van de tijd aan te passen
Naarmate het personeelsbestand groeit en de omzet stijgt, veranderen de uitgavenpatronen. Regelmatige onkostendeclaraties helpen financiële teams te bepalen waar het beleid moet worden aangescherpt, uitgebreid of opnieuw in evenwicht gebracht. Rapporten zoals winst- en verliesrekeningen, onkostensamenvattingen op categorieniveau en analyses van leveranciersuitgaven bieden de context die nodig is om de controles te verfijnen. Met de QuickBooks-integratie van Slash worden onkostengegevens rechtstreeks in uw boekhoudsysteem ingevoerd, waardoor handmatige gegevensinvoer wordt verminderd en rapporten nauwkeurig blijven.
Controleer en audit de uitgaven regelmatig
Periodieke beoordelingen helpen bevestigen dat controles werken zoals bedoeld en dat het beleid blijft aansluiten bij de bedrijfsbehoeften. Interne audits kunnen terugkerende uitzonderingen, verouderde goedkeuringsregels of uitgavencategorieën aan het licht brengen die nauwlettender moeten worden gecontroleerd. Met Slash wordt de documentatie die nodig is voor interne beoordelingen automatisch vastgelegd en gecentraliseerd, inclusief bonnen, B2B-transactiegegevens, facturen en onkostengegevens die worden gesynchroniseerd met QuickBooks voor formele rapportage.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Beheers uitgaven die buiten het beleid vallen voordat ze plaatsvinden met Slash
De 10-80-10-regel verklaart waarom schriftelijke beleidsregels en goede bedoelingen alleen niet voldoende zijn om de uitgaven van werknemers te beheren. Zelfs goedbedoelende werknemers in de middelste 80% kunnen aankopen doen die niet in overeenstemming zijn met het beleid wanneer systemen afhankelijk zijn van handmatige controle of handhaving achteraf.
Met Slash worden uitgavenbeperkingen toegepast op het moment van de transactie, wat betekent dat 100% van de bedrijfsuitgaven onder dezelfde regels, goedkeuringen en zichtbaarheid valt. In plaats van te reageren op uitzonderingen, beslissen financiële teams vooraf wat is toegestaan en laten ze het systeem dit consequent handhaven.
Door kaarten en betalingsactiviteiten in één dashboard samen te brengen, maakt Slash het gemakkelijker om beleid te handhaven zonder uw werklast te vergroten. Financiële teams kunnen uitgaande betalingen via vooraf gedefinieerde goedkeuringspaden leiden, gedetailleerde uitgavencontroles toepassen op bedrijfskaarten en transactiedocumentatie overzichtelijk houden voor controle. Wanneer het tijd is om de boeken af te sluiten, kunt u met de QuickBooks-integratie van Slash uitgavengegevens exporteren zonder handmatige invoer, zodat rapportage en auditvoorbereiding nauwkeuriger en efficiënter kunnen worden uitgevoerd.
Slash doet meer dan alleen zakelijke uitgaven bijhouden. Hieronder staan een aantal extra functies die je helpen bij je dagelijkse financiële taken:
- Dynamische betaalmethoden: Toegang tot wereldwijde ACH-afwikkeling, overschrijvingen naar meer dan 180 landen en binnenlandse realtime betalingssystemen.
- Ondersteuning voor native cryptocurrency: Verzend en ontvang stablecoins via acht ondersteunde blockchains om betalingen binnen enkele minuten af te wikkelen en de verwerkingskosten van banken te verlagen.⁴ On- en off-ramps voor USDC, USDT en USDSL met conversiekosten van minder dan 1%.
- Hoogrentende spaarrekeningen: Verdien tot 3,87% rendement op jaarbasis op ongebruikte fondsen via Morgan Stanley of BlackRock geldmarktfondsen die worden gedekt door Amerikaanse staatsobligaties.
- Slash Visa® Platinum Card: Geef een onbeperkt aantal virtuele kaarten uit, organiseer kaarten per team, stel individuele bestedingslimieten in en beperk niet-goedgekeurde categorieën, terwijl u tot 2% cashback verdient.
- Wereldwijde USD-rekening: Hierdoor kunnen buitenlandse ondernemers gebruikmaken van de betalings- en cryptodiensten van Slash zonder een in de VS geregistreerde LLC op te richten, waardoor wereldwijd in USD kan worden betaald.³
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Veelgestelde vragen
Hoe registreert u personeelsbeloningen?
Kosten voor personeelsbeloningen worden doorgaans geboekt als bedrijfskosten in de juiste categorie, zoals salarisadministratie, verzekeringen of personeelsbeloningen, afhankelijk van het soort verstrekte beloning. Deze kosten worden bijgehouden via salarisadministratie-, personeels- of boekhoudsoftware om een nauwkeurige rapportage en naleving te garanderen.
Hoe controleert u de onkosten van werknemers?
Het controleren van de onkosten van werknemers houdt in dat transacties worden getoetst aan het bedrijfsbeleid, dat ondersteunende documentatie zoals bonnen of facturen wordt gecontroleerd en dat patronen of uitzonderingen worden geïdentificeerd die moeten worden opgevolgd.
Hoe vaak moeten de onkosten van werknemers worden gecontroleerd?
Uitgavenbeoordelingen kunnen wekelijks, maandelijks of driemaandelijks worden uitgevoerd, afhankelijk van de grootte van het bedrijf en het uitgavenvolume. Door een softwareprogramma voor uitgavenbeheer zoals Slash te implementeren dat uitgaven in realtime controleert, kunnen problemen vroegtijdig worden opgemerkt en kunnen controles worden aangepast naarmate uitgavenpatronen veranderen.
