Hoe u uw zakelijke uitgaven bijhoudt: beproefde strategieën voor kleine bedrijven
Tussen het verwerken van facturen, het doorzoeken van bonnen en het zorgen voor tijdige terugbetalingen, is het voor organisaties vaak een uitdaging om hun uitgaven efficiënt te beheren. Deze taken kunnen nog moeilijker zijn voor kleine bedrijven waarvan het boekhoudteam in feite bestaat uit één persoon met een rommelig bureau, die met de hand onkostendeclaraties opstelt en zakelijke uitgaven bijhoudt.
Het bijhouden van uitgaven is een belangrijke stap om te voldoen aan de belastingwetgeving, de financiële toekomst van uw bedrijf te plannen en de uitgaven van uw werknemers in de gaten te houden. Een van de beste manieren voor kleine bedrijven om dit alles te beheren, is door software voor uitgavenbeheer te gebruiken.
Zakelijke onkostentrackers kunnen fouten minimaliseren en het leven van accountants van kleine bedrijven gemakkelijker maken. Wie gebruikmaakt van de functies voor onkostenbeheer op het Slash-platform voor zakelijk bankieren, kan profiteren van gedetailleerde uitgavenbeheersing, geautomatiseerde gegevensinvoer en integraties met een aantal veelgebruikte boekhoudtools.¹
In dit artikel bespreken we de essentiële aspecten van software voor onkostenbeheer, waaronder de belangrijkste functies waar u op moet letten, de voordelen van het categoriseren van onkosten en de beste praktijken voor implementatie. We vergelijken ook enkele van de populairste platforms voor onkostentracking, waaronder Freshbooks, Slash, Quickbooks en Expensify.
Wat is software voor onkostenbeheer? Belangrijke inzichten voor kleine bedrijven
Software voor onkostenbeheer helpt bedrijven om aan de regelgeving te voldoen, hun cashflowbeheer te verbeteren en met vertrouwen strategische financiële beslissingen te nemen. In tegenstelling tot ouderwetse methoden voor het bijhouden van onkosten, automatiseert speciaal ontwikkelde software vaak vervelende processen en biedt het meer inzicht in de uitgaven door transacties op één dashboard te verzamelen.
Met een tool voor het bijhouden van zakelijke uitgaven hoeven kleine bedrijven zich geen zorgen meer te maken over zoekgeraakte bonnen, trage terugbetalingen en lange avonden vol cijfers. Misschien bent u begonnen met boekhoudtools zoals QuickBooks of Xero, die sommige aspecten van het bijhouden van uitgaven afhandelen, maar andere niet. Speciale software voor het bijhouden van uitgaven kan rechtstreeks worden geïntegreerd met die boekhoudtools, waardoor hiaten worden opgevuld en realtime inzicht in de cashflow wordt verkregen.
Veel platforms voor onkostenregistratie, zoals Slash, bieden bedrijfskaarten en virtuele rekeningen aan die de categorisering direct automatiseren.
Belangrijkste kenmerken van software voor onkostendeclaraties voor kleine bedrijven
Hoewel de meeste softwareprogramma's voor het bijhouden van zakelijke uitgaven zijn ontwikkeld om dezelfde problemen op te lossen, bieden ze niet allemaal dezelfde functies. Let bij het kiezen van software voor het bijhouden van uitgaven op deze oplossingen en houd rekening met hoe ze aansluiten bij uw huidige processen en doelstellingen:
Integratie van zakelijke creditcards
Veel organisaties geven hun werknemers bedrijfskaarten, waarmee ze geld kunnen uitgeven aan allerlei zaken, van materialen en kantoorbenodigdheden tot lunches en sportschoolabonnementen. Het beheren van al deze uitgaven is een probleem dat kan worden opgelost door bedrijfskaarten per categorie te scheiden en ze op hetzelfde dashboard weer te geven.
Realtime uitgavenmonitoring en rapportage
De mogelijkheid om inkomende en uitgaande betalingen in realtime bij te houden, stelt u in staat om gedetailleerdere onkostendeclaraties op te stellen en transacties die niet aan het beleid voldoen direct op te merken.
Automatisering van workflows
Zonder een programma dat transacties automatisch categoriseert en digitale bonnen opslaat, is het moeilijk om overzicht te houden over een grote verscheidenheid aan zakelijke aankopen, vooral voor een klein boekhoudteam. Geautomatiseerde onkostentracking lost dat probleem op en zorgt ervoor dat uw boekhouding altijd nauwkeurig en up-to-date is.
Uitgavenbeheersing en beleidsbeheer
Of het nu gaat om ongeoorloofde uitgaven van een werknemer of onverwachte abonnementskosten, sommige ongeoorloofde transacties kunnen onopgemerkt blijven. Met een tool voor het bijhouden van zakelijke uitgaven die voorzien is van strenge uitgavencontroles, kunt u waarborgen instellen en ervoor zorgen dat mogelijke nalevingsproblemen direct worden gesignaleerd.
Factuurbeheer
Met de juiste software voor onkostendeclaraties kunt u facturen aanmaken, versturen en bijhouden op dezelfde plek waar u ook uw overige financiële activiteiten beheert. Het verwerken en bijhouden van facturen is een extra taak die u moet uitvoeren, tenzij u een platform zoals Slash gebruikt dat alles samenbrengt.
Integraties met boekhoudsoftware
Als we het hebben over alles aan elkaar koppelen, is het slim om te werken met een boekhoudsysteem en een tool voor het bijhouden van zakelijke uitgaven die met elkaar synchroniseren. Of u nu Freshbooks, Expensify of iets anders gebruikt, uw oplossing voor het bijhouden van uitgaven moet volledige datasets uit uw huidige boekhoudtools kunnen halen.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van software voor onkostenbeheer?
Kleine bedrijven die besluiten om een tool voor het bijhouden van zakelijke uitgaven te gebruiken, zullen merken dat dit hen tijd bespaart, hun financiële activiteiten optimaliseert en hun totale boekhoudkundige werklast vermindert. Door een beter inzicht te krijgen in de cashflow van uw bedrijf, krijgt u toegang tot realtime financiële gegevens en wordt de belastingaangifte gestroomlijnd.
Zonder automatisering moeten accountants hun uitgaven handmatig bijhouden, wat kan leiden tot menselijke fouten en zoekgeraakte bonnen. Automatische gegevensinvoer en volledige synchronisatie met boekhoudsoftware minimaliseren deze fouten.
Een ander voordeel is de verbeterde gegevensbeveiliging; de meeste onkostenbeheersystemen bieden versleutelingsmethoden en veilige toegangscontroles om uw meest gevoelige financiële gegevens veilig op te slaan. Dankzij realtime updates over de uitgaven met bedrijfskaarten zijn ook uw eigen zakelijke bankrekeningen beter beveiligd tegen ongeoorloofde uitgaven of kaartdiefstal.
Hoe kan ik software voor onkostenbeheer effectief implementeren?
Uw nieuwe software kan processen niet goed stroomlijnen zonder uw leiderschap en medewerkers die ermee samenwerken. Efficiënte training en implementatie helpen u om het maximale uit uw zakelijke onkostentracker te halen. Dit zijn de stappen die u moet nemen:
- Beoordeel de bestaande processen en behoeften van uw kleine onderneming om te bepalen naar welke functies u moet zoeken.
- Selecteer de tool die het beste past bij de workflow van uw team (meer informatie over specifieke platforms volgt zo dadelijk).
- Betrek belangrijke financiële leiders en accountants en informeer hen over aanstaande veranderingen.
- Train uw team in het gebruik van het platform en eventuele wijzigingen in het beleid of de richtlijnen voor bedrijfskaarten.
- Stel duidelijke en transparante KPI's vast die aansluiten bij het uitgavenbeleid.
- Synchronisatie van boekhoudsoftware-integraties
- Monitor de voortgang en verzamel feedback van accountants en werknemers die vaak hun bedrijfskaarten gebruiken.
- Regelmatig controleren en verfijnen, terwijl je op de hoogte blijft van software-updates.
Het goede nieuws voor eigenaren van kleine bedrijven is dat het gebruik van een onkostentracker in een vroeg stadium van de levenscyclus van uw bedrijf het onboardingproces versnelt. Het is verstandig om u voor te bereiden op complexe financiële processen in de toekomst door nieuwe software in te voeren wanneer uw team hechter is.
Wat zijn de beste tools voor het bijhouden van onkosten voor kleine bedrijven?
Er zijn talloze tools die kleine bedrijven kunnen helpen bij het bijhouden van uitgaven en boekhouding, elk met verschillende specialiteiten. Hier zijn enkele van onze topkeuzes:
Slash
Slash is een oplossing op één platform die betalingen, bedrijfskaarten met hoge cashback, onkostenbeheer en meer combineert. Dankzij realtime rapportage en geautomatiseerde goedkeuring van onkosten houdt u de cashflow van uw bedrijf nauwlettend in de gaten. En met integraties voor boekhoudsoftware kunnen al uw financiële gegevens met één druk op de knop worden gesynchroniseerd.
Oprit
Ramp is een populaire keuze onder tech-startups die hun workflow willen automatiseren, aangezien het platform gespecialiseerd is in automatische categorisering, goedkeuringscontroles en bedrijfskaarten. Wie op zoek is naar kaarten met een hoge cashback op dagelijkse aankopen, zal echter misschien teleurgesteld zijn door hun aanbod.
Xero
Xero biedt tal van belangrijke boekhoudfuncties, zoals factureringstools en realtime rapporten, maar kleine bedrijven kunnen worden belemmerd door de verschillende prijsniveaus. De functie 'onkostendeclaratie' van Xero is alleen beschikbaar in het duurste pakket, 'Established', wat een obstakel vormt voor kleine bedrijven die juist onkosten willen declareren.
Sap Concur Uitgaven
Sap Concur heeft een sterk portfolio van boekhoudintegraties en mogelijkheden voor het scannen van bonnen, maar staat ook bekend om zijn onhandige gebruikersinterface. Een onintuïtieve gebruikersinterface is meer dan alleen vervelend; het kan van invloed zijn op de acceptatie van de software door uw team en kan ook leiden tot fouten bij het rapporteren van onkosten. Concur Expense wordt ook beschouwd als een betere keuze voor grote ondernemingen dan voor kleine bedrijven.
Freshbooks
Freshbooks biedt naast betrouwbare tools voor het bijhouden van uitgaven ook de mogelijkheid om bonnen te scannen, en is zeer geschikt voor kleine bedrijven. In zekere zin is het misschien iets te veel afgestemd op kleine bedrijven: de prijs van Freshbooks stijgt gestaag naarmate u meer teamleden toevoegt, dus u bespaart niet veel geld naarmate uw bedrijf groeit.
Expensify
Expensify heeft veel unieke sterke punten, waaronder integraties met HR-platforms en een mobiele app voor het bijhouden van onkosten. Uw workflow met het Expensify-platform verloopt echter mogelijk niet zo soepel, omdat er aparte systemen voor kaartbeheer en betalingen nodig zijn.
Zoho Uitgaven
De functies voor onkostendeclaraties van Zoho Expense zijn cloudgebaseerd, wat betekent dat ze zowel op mobiele apparaten als op desktopcomputers beschikbaar zijn. Het programma biedt ook ongebruikelijke functies, zoals voorschotten en budgetteringstools. Net als Sap Concur wordt Zoho Expense door veel gebruikers echter omschreven als moeilijk te navigeren en niet intuïtief.
Intuit Quickbooks
Quickbooks is een van de meest gebruikte platforms voor het bijhouden van zakelijke uitgaven, met een duidelijk overzicht van de cashflow, handige integraties, het scannen van bonnen en oplossingen voor belastingnaleving. Het is echter aan de prijzige kant en gebruikers kunnen vastlopen in verschillende silo's wanneer ze met kaarten, analyses en betalingen willen werken.
Welke factoren moeten in overweging worden genomen bij het kiezen van software voor onkostenbeheer?
Het kan overweldigend zijn om al deze tools voor het bijhouden van zakelijke uitgaven te bekijken, vooral wanneer u ze vergelijkt met de workflow van uw eigen bedrijf. Laten we eens kijken naar de belangrijkste functies waar u rekening mee moet houden:
- Gebruiksvriendelijkheid
- Automatiseringsmogelijkheden
- Integratie van boekhoudsoftware
- Compatibiliteit met bedrijfskaarten
- Mobiele toegang
- Schaalbaarheid
- Prijzen
- Sterke gegevensbeveiliging
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Organiseer uw uitgaven met het Slash Business Banking Platform
Kleine bedrijven hebben vaak moeite om overzicht te krijgen in de verspreide uitgavengegevens op verschillende kaarten, facturen en bankrekeningen. Slash is een uitstekende oplossing voor het stroomlijnen van onkostenbeheer en het monitoren van uitgaven in realtime, terwijl u aan alle belastingregels voldoet.
Onze tools voor het categoriseren van uitgaven helpen teams om transacties automatisch te ordenen op type (bijvoorbeeld reizen, kantoorbenodigdheden, software), waardoor het gemakkelijker wordt om bij te houden waar het geld naartoe gaat zonder handmatig te hoeven sorteren. Dit kan leiden tot een overzichtelijkere boekhouding, snellere belastingaangifte en duidelijker inzicht in de naleving van het budget. Door uitgaven bij de bron te categoriseren, biedt ons platform realtime inzicht in de cashflow en vereenvoudigt het de afstemming met boekhoudsystemen.
De zakelijke creditcards van Slash maken deel uit van onze oplossing voor onkostenbeheer. Dankzij de gedetailleerde uitgavenbeheersing en realtime inzichten van ons platform kunt u kaartuitgaven controleren en mogelijke nalevingsproblemen of ongeoorloofde aankopen signaleren. Met limieten per handelaar en goedkeuringsbeperkingen hoeft u zich geen zorgen te maken over wat er op uw zakelijke bankrekening binnenkomt en uitgaat.
Nog iets? Die kaarten bieden tot 2% cashback, waardoor u elke keer dat u of uw team een zakelijke aankoop doet, profiteert van toonaangevende voordelen.
Met het Slash-platform voor zakelijk bankieren hoeft u geen lange nachten meer door te brengen met het verzamelen van bonnen en het invoeren van cijfers. Onze software voor onkostenbeheer automatiseert alles, waardoor u tijd en geld bespaart en een hoop onnodige stress voorkomt.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Veelgestelde vragen
Welke boekhoudsoftware kan het beste worden geïntegreerd met Slash?
De zakelijke onkostentracker van Slash kan goed worden gekoppeld aan verschillende boekhoudplatforms, maar de twee die wij meestal aanbevelen zijn Quickbooks en Xero. Met Quickbooks kunt u gedetailleerde transactiegegevens bekijken, geplande synchronisaties met Quickbooks Online instellen en de Slash API gebruiken voor realtime gegevensuitwisseling tussen platforms. Xero-gebruikers kunnen hun boekhouding volledig up-to-date houden, terwijl ze hun cashmanagement automatiseren en hun werkkapitaal optimaliseren.
Wat is de regel van de Amerikaanse belastingdienst (IRS) met betrekking tot onkostennota's?
Volgens de regels van de Amerikaanse belastingdienst (IRS) moeten werknemers bonnen indienen voor:
1. Alle uitgaven van meer dan $ 75 waarvan de aard niet duidelijk is op het elektronische ontvangstbewijs.
2. Alle accommodatiefacturen waarvoor de creditcardmaatschappij geen elektronische specificatie van elke uitgave door de handelaar verstrekt.
3. Alle uitgaven die door de werknemer zijn betaald zonder gebruik te maken van de zakelijke creditcard.
Veel betalingen worden niet met bonnen geleverd, zoals in het geval van kilometerregistratie, maar de betalingen waarvoor dat redelijkerwijs wel het geval is, moeten worden geregistreerd.
Wat moet er in uw onkostendeclaratie worden opgenomen?
Een volledige onkostendeclaratie moet de datum van elke aankoop, de onkostenrubriek, het bedrag, de leverancier, een zakelijk doel (de reden waarom de aankoop noodzakelijk was) en bonnen of relevante documentatie bevatten. Een duidelijke indeling en documentatie versnellen de terugbetaling en zorgen ervoor dat uw boekhouding aan de belastingregels voldoet.
