Zakelijke uitgaven bijhouden: hulpmiddelen en tips voor eigenaren van kleine bedrijven
Het bijhouden van zakelijke uitgaven is als het openen van een venster op hoe uw bedrijf werkt, waar het geld naartoe gaat en welke investeringen de meeste groei opleveren. Als u uw uitgaven echter op een inefficiënte manier beheert, loopt u mogelijk inzichten mis uit uw onkostendeclaraties die een dieper verhaal vertellen.
Naarmate bedrijven groeien en hun activiteiten zich meer verspreiden, wordt het bijhouden van zakelijke uitgaven moeilijker – en belangrijker. Daarom is het voor eigenaren van kleine bedrijven en startende ondernemers verstandig om een soepel systeem voor het bijhouden van uitgaven op te zetten. Dit kan u helpen tijd te besparen, fouten te voorkomen en inzichten vast te leggen voordat ze verloren gaan in een zee van gearchiveerde bestanden.
Het Slash-platform voor zakelijk bankieren kan het categoriseren van uitgaven en het invoeren van gegevens voor u automatiseren, waardoor u tijd bespaart en fouten tot een minimum beperkt.¹ Voordat we daarop ingaan, gaan we eerst kijken waarom het belangrijk is om zakelijke uitgaven bij te houden, welke praktische strategieën er zijn om dit proces te stroomlijnen, welke software hierbij kan helpen en wat zakelijke uitgaven eigenlijk zijn.
Kostenregistratie voor kleine bedrijven - Belangrijkste concepten
Zakelijke uitgaven zijn de betalingen die u doet om materialen aan te schaffen, personen en teams in dienst te nemen en uw organisatie draaiende te houden. Eigenaren van kleine bedrijven die zich volledig op de bedrijfsvoering storten, komen er vaak achter dat het door alle kosten voor nutsvoorzieningen, goederen, personeel, verzekeringen en meer snel lastig kan worden om de financiën van het bedrijf in de gaten te houden.
Het bijhouden van zakelijke uitgaven is een geweldige manier om alles overzichtelijk voor je te leggen en je hoofd leeg te maken. Daarnaast biedt het nog tal van andere voordelen voor je bedrijf:
Optimaliseren van belastingaftrek
Doe wat onderzoek om te zien welke van uw zakelijke uitgaven aftrekbaar zijn om belasting te besparen, aangezien de belastingdienst meer belastingaftrek toestaat dan u misschien verwacht.
Ontdekken van omissies
Of het nu gaat om een wijziging in verzekeringspremies, verdacht gebruik van de bedrijfscreditcard of een abonnement waarvan u dacht dat het een eenmalige betaling was, door uw onkostendeclaraties en facturen nauwkeuriger te bekijken, kunt u onverwachte kosten ontdekken die moeten worden aangepakt.
Toekomstige uitgaven voorspellen
Als je weet waar je geld naartoe gaat en hoe vaak je terugkerende betalingen hebt, kun je makkelijker naar de toekomst kijken en bepalen wat je later gaat uitgeven.
Verbetering van de begrotingsplanning
Door een dieper inzicht te krijgen in de cashflow van uw bedrijf kunt u gebieden identificeren waar kostenbesparingen mogelijk zijn, waardoor u een realistischer budget kunt opstellen.
Het belang van het categoriseren van uitgaven
De eerste stap om toegang te krijgen tot deze inzichten is het ontwikkelen van onkosten categorieën, dit zijn afzonderlijke categorieën die alle zakelijke aankopen, kosten en vergoedingen omvatten. Er zijn een groot aantal onkosten categorieën die uw organisatie kan aanmaken, maar enkele van de meest voorkomende voorbeelden zijn:
- Marketing en reclame
- Loonadministratie
- Kantoorbenodigdheden (van alle soorten en maten)
- Nutsvoorzieningen en huur
- Abonnementen en licenties
- Bankkosten en verwerkingskosten
Met de verscheidenheid aan mogelijke onkosten categorieën die uw bedrijf nodig kan hebben, wordt het ontcijferen en sorteren van talloze bonnen vaak een vervelende klus. Daarom automatiseert de onkostentrackingsoftware van Slash de gegevensinvoer en categoriseert het automatisch transacties.
Hoe kan ik de uitgaven voor een klein bedrijf bijhouden?
Voordat u een plan opstelt voor het bijhouden van zakelijke uitgaven, is het verstandig om een speciale zakelijke bankrekening te openen. Hierdoor wordt niet alleen uw cashflow op één plek geconsolideerd, maar bieden veel zakelijke bankrekeningen ook functies en voordelen waarmee u het maximale uit uw kapitaal kunt halen.
Daarnaast wilt u ook een bedrijfscreditcard selecteren om persoonlijke en zakelijke uitgaven te scheiden en het bijhouden van uitgaven te vergemakkelijken. Slash biedt bedrijfscreditcards met gedetailleerde uitgavenbeheersing, geautomatiseerde uitgavenregistratie en de mogelijkheid om een onbeperkt aantal fysieke en virtuele kaarten toe te wijzen aan teamleden. U kunt ook tot 2% cashback verdienen op alle zakelijke uitgaven, waardoor u kapitaal kunt besparen en opnieuw kunt investeren wanneer dat nodig is.
Een andere stap is het opzetten van een proces voor het goedkeuren van onkosten. Bedrijven met een groot aantal bedrijfscreditcards die aan verschillende werknemers toebehoren, vinden het vaak een uitdaging om transacties bij te houden. Bij het goedkeuringsproces voor onkosten worden bonnen gecontroleerd en moet meer dan één persoon zijn goedkeuring geven voordat een aankoop volledig wordt bevestigd. Het is een slimme manier om de uitgaven onder controle te houden en tegelijkertijd extra inzicht te krijgen in bepaalde onkosten categorieën.
Uiteindelijk is de beste manier om uw uitgaven bij te houden het gebruik van speciale software. Vroeger zaten accountants urenlang rekeningen, bonnen en andere papieren door te spitten om handmatig uitgaven te registreren en te categoriseren. Die tijd is voorbij. Tegenwoordig zijn er verschillende oplossingen voor het automatiseren van het bijhouden van uitgaven die zowel sneller als nauwkeuriger zijn dan alle andere methoden.
Waarom automatisering de beste manier is om zakelijke uitgaven bij te houden
Het automatiseren van het bijhouden van zakelijke uitgaven is niet alleen de 'gemakkelijke' methode. Nou ja, dat is het wel, maar er komt veel meer bij kijken. Automatisering biedt de volgende voordelen:
- Minder fouten: De handmatige, menselijke methode voor het bijhouden van uitgaven is foutgevoelig, vooral wanneer bedrijven groeien en de bonnen zich opstapelen. Door transactiegegevens automatisch vast te leggen en te synchroniseren met de boekhouding worden die fouten tot een minimum beperkt.
- Strengere nalevingscontroles: Het naleven van de belastingwetgeving is een hoge prioriteit voor accountants. Wanneer uw software de gegevensinvoer automatiseert, hoeft u zich geen zorgen te maken over typefouten en fouten bij het afstemmen die kunnen leiden tot een niet-conforme belastingaangifte. U kunt ook het hele jaar door consistent blijven met uw belastingaangifte – dat betekent dat u niet meer hoeft te wachten tot het belastingseizoen om alles bij elkaar te sprokkelen.
- Verbeterde beveiligingsmaatregelenDe financiële gegevens van uw bedrijf moeten te allen tijde volledig worden beveiligd. De meeste geautomatiseerde systemen bieden veilige toegangscontroles en versleutelingsmethoden die voldoen aan de voorschriften voor gegevensbescherming, zodat uw belangrijkste informatie veilig blijft.
- Gebouwd op schaalIn tegenstelling tot de ouderwetse accountant die steeds langere avonden moet doorwerken naarmate zijn bedrijf groeit, verwerkt software voor onkostendeclaraties 10 bonnetjes net zo gemakkelijk als 1000 bonnetjes. Platforms die directe gegevensinvoer en een onbeperkt aantal virtuele kaarten ondersteunen, maken snelle schaalvergroting mogelijk zonder de bijbehorende aanpassingen.
- Grotere operationele efficiëntieTen slotte, en misschien wel het belangrijkste, bespaart automatisering veel tijd en moeite. Hierdoor kunt u flexibeler handelen, middelen herverdelen en zelfs een beetje ontspannen.
Het is duidelijk dat het gebruik van software voor onkostenregistratie kleine ondernemers een voorsprong kan geven. Nu u weet hoe belangrijk deze software is, is het tijd om te kiezen welke software het beste bij uw bedrijf past.
Wat is de beste software voor het bijhouden van zakelijke uitgaven?
Tools voor het bijhouden van uitgaven zijn te vinden in verschillende boekhoudsoftware en financiële platforms, maar ze zijn doorgaans niet geschikt voor alle situaties. Wanneer u op zoek bent naar een oplossing voor het bijhouden van uw zakelijke uitgaven, moet u rekening houden met de omvang van uw bedrijf, uw budget en veelvoorkomende gebruikssituaties.
Hier zijn enkele van onze keuzes voor de beste opties voor software voor onkostenregistratie in 2026:
Slash
Het Slash-platform voor zakelijk bankieren biedt bedrijven een krachtige, geïntegreerde manier om hun uitgaven te categoriseren en te beheren. Onze software ondersteunt niet alleen geautomatiseerde gegevensinvoer en uitgavencategorisering, maar stelt u ook in staat om ACH-, overschrijvings- en cryptobetalingen in realtime te volgen.⁴ U kunt eindelijk automatisch kaarten uitgeven, uitgaven goedkeuren en uitgaven bijhouden op één allesomvattend dashboard.
Zelfs wanneer meerdere boekhoud- en onkostenbeheer-apps naadloos zijn geïntegreerd, kan het nog steeds lastig zijn om met meerdere apps tegelijk te werken. Dankzij de uniforme beheeroplossing en het intuïtieve dashboard maakt Slash het gebruik van verschillende tools overbodig.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Freshbooks
Hoewel FreshBooks vaker wordt gebruikt als boekhoudsysteem, biedt het ook ingebouwde functies voor het bijhouden van uitgaven die heel natuurlijk werken voor kleine bedrijven en startende ondernemers. Het synchroniseert met uw creditcard en bankrekeningen voor automatische import, en de combinatie van tools voor het scannen van bonnen en het beheren van facturen maakt het bijhouden van uitgaven nog gemakkelijker.
Sommigen noemen Freshbooks echter 'software voor beginners', omdat het beter geschikt is voor kleinere teams dan voor organisaties met meerdere afdelingen die intensieve onkostendeclaraties moeten verwerken en tegelijkertijd aan de belastingwetgeving moeten voldoen.
Expensify
Met tools zoals het scannen van bonnen en het beheer van onkostenvergoedingen is Expensify een andere optie voor het bijhouden van onkosten. Het kan ook worden geïntegreerd met boekhoudplatforms zoals Xero en Netsuite, wat betekent dat het een plug-and-play-oplossing is voor sommige organisaties die gehecht zijn aan hun huidige software.
Net als bij Freshbooks zijn grotere bedrijven echter niet altijd de beste keuze voor Expensify. Met name organisaties die gebruikmaken van zakelijke creditcards kunnen worden gehinderd door het feit dat het platform nog steeds aparte systemen vereist voor kaartbeheer en betalingen.
Intuit Quickbooks
Quickbooks is een van de meest gebruikte boekhoudprogramma's op de markt, dankzij zijn robuuste mogelijkheden en veelzijdigheid. Een van de belangrijkste kenmerken is de openheid voor integraties: Quickbooks kan worden geïntegreerd met gegevens van tientallen bankdiensten en past bij een groot aantal financiële tools.
Het succes van Quickbooks kan per geval verschillen, aangezien organisaties het voor verschillende doeleinden en met veel apps van derden kunnen gebruiken. Er kunnen problemen ontstaan wanneer deze platforms in afzonderlijke silo's werken, waardoor accountants kaarten in het ene systeem, analyses in het andere en betalingen in een derde systeem moeten controleren. Het goede nieuws is dat Quickbooks kan worden geïntegreerd met uw onkostentrackingsysteem in Slash, zodat u uw onkosten eenvoudig kunt synchroniseren en uw boekhouding up-to-date kunt houden.
Ontdek hoe eenvoudig het bijhouden van uitgaven kan zijn met Slash
Zowel kleine bedrijven als grote ondernemingen kunnen profiteren van de tools voor onkostenregistratie van Slash. Een van de voordelen van ons platform is het gebruiksgemak; uw medewerkers zullen het uiteindelijk het meest gebruiken, dus toegankelijkheid is belangrijk. Laten we het proces stap voor stap bekijken:
- Uw werknemer doet een aankoop met een bedrijfskaart of via een gekoppelde Slash-account, en onze software registreert de transactie.
- Uw huidige boekhoudsoftware kan gebruikmaken van tools zoals bonnenscanners om bonnen automatisch in de juiste onkosten categorieën te sorteren zodra ze worden gescand.
- Met gedetailleerde uitgavenbeheersing kunt u veiligheidsmaatregelen instellen en ervoor zorgen dat mogelijke nalevingsproblemen onmiddellijk worden gesignaleerd.
- U kunt ook een onbeperkt aantal virtuele kaarten toewijzen en deze koppelen aan verschillende uitgavencategorieën, zodat u elk aantal transactietypen op één scherm kunt volgen.
Door onze software voor onkostenregistratie te gebruiken, vermindert u wrijving, krijgt uw team bruikbare inzichten en kunnen ondernemers proactieve financiële beslissingen nemen die hen op de lange termijn geld kunnen besparen. Met onbeperkte gratis binnenlandse overschrijvingen, gedetailleerde onkostenregistratie, meerdere stablecoins en toegang tot hoogrentende treasury-rekeningen met een jaarlijks rendement tot 3,93%, is het Slash-platform misschien wel precies wat u zoekt om uw kleine onderneming naar een hoger niveau te tillen.⁶
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Veelgestelde vragen
Welke kosten kan ik zonder bonnetjes declareren?
Wanneer u belastingaangifte doet en belastingaftrek claimt voor uw zakelijke uitgaven, zal de belastingdienst doorgaans de bonnen van uw uitgaven willen zien. Dit is echter niet altijd het geval, aangezien bepaalde transacties niet gepaard gaan met handige bonnen die kunnen worden geregistreerd, zoals dagelijkse aankopen. Liefdadigheidsbijdragen, autokosten, belastingen voor zelfstandigen, ziektekostenverzekeringen en pensioenpremies zijn enkele van de zakelijke uitgaven waarvoor geen bonnen nodig zijn om ze op te nemen in uw belastingaftrek.
Wat zijn veelvoorkomende fouten bij het categoriseren van uitgaven voor LLC's?
Er zijn enkele veelvoorkomende vergissingen die eigenaren van kleine bedrijven kunnen maken bij het ontwikkelen van hun zakelijke uitgavencategorieën. Verzekeringen zijn bijvoorbeeld een veelvoorkomende categorie, maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de ziektekostenverzekering van werknemers niet op dezelfde plaats wordt geregistreerd als bedrijfsverzekeringen, zoals een opstalverzekering.
Andere mogelijke boekhoudkundige fouten zijn onder meer het negeren van kleine aankopen van kantoorbenodigdheden, het combineren van betalingen aan contractwerkers met salarissen van werknemers en het vergeten om de kosten van het inhuren van personeel bij te houden.
