Hoe uitgaven categoriseren voor een nauwkeurige bedrijfsboekhouding
Het categoriseren van zakelijke uitgaven doet meer dan alleen uw budget binnen de perken houden – het stelt u ook in staat om zakelijke uitgaven nauwkeurig op te geven en af te trekken op uw jaarlijkse belastingaangifte. Aftrekbare zakelijke uitgaven worden bepaald door deze categorisering, waardoor uw belastingdruk wordt verlicht en u kapitaal vrijmaakt voor meer flexibiliteit. Om deze aftrekposten te kunnen benutten en de uitgaven binnen uw bedrijf bij te houden, is het nuttig om een nauwkeurig proces voor het categoriseren van uitgaven op te zetten.
Door uitgavencategorieën te ontwikkelen, krijgt u een duidelijker beeld van waar, wanneer en waarom betalingen worden gedaan, waardoor u overzichtelijkere financiële rapporten kunt opstellen en problemen kunt oplossen voordat ze zich voordoen. Zonder de mogelijkheid om uitgaven per categorie bij te houden, kunnen groeiende organisaties al snel overweldigd raken door kosten uit onverwachte hoek. Moderne organisaties maken gebruik van software voor uitgavenbeheer om gegevensinvoer te automatiseren, meer inzicht te krijgen en controle te krijgen over hun zakelijke uitgaven. De vraag blijft echter: wat is de juiste software?
Slash registreert automatisch transacties en categoriseert uitgaven voor alle bedrijfskaarten en betalingen van uw bedrijf op één enkel platform.¹ Dankzij de mogelijkheid om uitgaven direct te categoriseren en te synchroniseren met tools zoals Quickbooks en Xero, krijgt u meer controle over de cashflow van uw organisatie en een duidelijker beeld van aftrekbare zakelijke uitgaven. Laten we eens kijken naar enkele typische uitgaven waarmee bedrijven te maken hebben, hoe deze moeten worden georganiseerd en wanneer er zakelijke belastingaftrek mogelijk is.
Inzicht in categorieën van zakelijke uitgaven
Het categoriseren van zakelijke uitgaven is het identificeren en sorteren van verschillende soorten betalingen om het overzicht te verbeteren, georganiseerd te blijven en te profiteren van belastingaftrek. Zo moeten de kosten voor de ziektekostenverzekering van werknemers apart worden vermeld op de balans, los van de salarissen van werknemers.
Voor de goede orde: het categoriseren van uitgaven moet niet worden verward met budgettering. Budgettering beperkt de uitgaven, terwijl categoriseren deze verduidelijkt en rapporteert.
Het effectief sorteren van zakelijke uitgaven is gunstig voor groeiende bedrijven en financiële teams die een nauwkeurige administratie willen bijhouden en het maximale uit hun uitgaven willen halen.
Veelvoorkomende soorten zakelijke uitgaven
Zakelijke uitgavencategorieën zijn vaak zeer gedetailleerd; uw bedrijf kan uiteindelijk tientallen verschillende soorten uitgaven op de balans hebben staan. Sommige zijn vast, andere variabel, sommige routinematig en andere onverwacht. Bepaalde zakelijke uitgaven zijn fiscaal aftrekbaar, maar alleen in bepaalde scenario's. Goed nieuws: we hebben de uitgavenregistratiesoftware van Slash speciaal ontwikkeld om een einde te maken aan de hoofdpijn die gepaard gaat met het handmatig sorteren van deze uitgaven.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Hoe uitgaven categoriseren: 15 standaardcategorieën voor zakelijke uitgaven
Laten we eens kijken naar 15 van de meest voorkomende uitgavencategorieën. Veel daarvan kunnen worden onderverdeeld in aparte subcategorieën, waardoor u specifieke, bruikbare inzichten krijgt in de uitgavenpatronen van uw bedrijf.
Materialen
De aankoop van grondstoffen is een cruciale factor voor de winstmarges van elke fabrikant of bouwonderneming. Als je weet wat de kosten van goederen zijn, hoeveel je aan materialen uitgeeft en hoe vaak er transacties worden gedaan, kun je je bedrijfsvoering goed organiseren. Materialen zijn ook een van de vele bedrijfskosten die fiscaal aftrekbaar kunnen zijn.
Kantoorbenodigdheden
Naast de standaard pennen en papier kunnen kantoorbenodigdheden ook computers, internet, wifi, printers, inkt, toiletartikelen, telefoons en tal van andere diverse artikelen omvatten die voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Net als bij bedrijven en kleine ondernemingen staat de Amerikaanse belastingdienst (IRS) ook werknemers met een thuiskantoor toe om deze uitgaven af te trekken op hun belastingaangifte.
Nutsvoorzieningen en onderhoud
Er zijn een aantal terugkerende kosten verbonden aan het onderhoud van uw werkplek, zoals huur, nutsvoorzieningen, infrastructuurupdates, reparaties en schoonmaak. Consistent onderhoud is nog belangrijker voor magazijnen en fabrieken.
Marketing en reclame
Sommige bedrijven beschouwen marketing en reclame als een bijzaak, terwijl andere sterk leunen op langetermijncampagnes. Hoe dan ook, reclame moet worden opgenomen als een uitgavencategorie, zowel in eenvoudige gevallen zoals posts op sociale media als in complexe gevallen zoals stands op bedrijfsbeurzen.
Onderzoek en ontwikkeling
R&D verwijst naar de maatregelen die bedrijven nemen om bestaande producten te innoveren, nieuwe producten te ontwikkelen en voorop te blijven lopen in hun vakgebied. Dit proces ziet er voor elke organisatie anders uit, maar brengt doorgaans bedrijfskosten met zich mee.
Werving en opleiding van werknemers
De bedrijfskosten die voortvloeien uit het aannemen en inwerken van werknemers kunnen organisaties verrassen; het verliezen, vervangen en opleiden van een functie kan ongeveer de helft van het salaris van die functie kosten. Personeelsverloop is duur, dus het is verstandig om uw team tevreden te houden – maar dat is een gesprek voor een andere keer.
Deze uitgavencategorie omvat ook terugkerende opleidingen en trainingen naarmate medewerkers zich binnen uw bedrijf ontwikkelen, wat gebruikelijk is in sectoren zoals wetenschap/gezondheidszorg en met betrekking tot OSHA-richtlijnen.
Salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden van werknemers
Tegenwoordig vormen salarisstrookjes slechts een deel van de beloning en het belastbaar inkomen van een werknemer. Je hebt de gebruikelijke voordelen van een ziektekostenverzekering en 401k-pensioenregelingen, maar extraatjes kunnen ook bestaan uit aandelenopties, pensioenregelingen, wellnessprogramma's, maaltijden, kinderopvang en meer.
Betalingen aan aannemers
Omgekeerd vormen de salarissen van agentschappen en zelfstandige aannemers doorgaans het geheel van hun vergoeding. Dit kan van toepassing zijn op CPA-diensten, uitzendbureaus, juridische kosten, freelancers of iedereen die uw bedrijf betaalt om tijdelijk werk te verrichten.
Verzekering
Er zijn veel verschillende soorten verzekeringen die een bedrijf voor zichzelf kan afsluiten, zoals een eigendomsverzekering, aansprakelijkheids- en arbeidsongevallenverzekering en zelfs een cyberverzekering. Zorg ervoor dat u de ziektekostenverzekering voor werknemers niet in deze groep opneemt - dat is een van de veelvoorkomende fouten bij het categoriseren van uitgaven die we later zullen bespreken.
Voertuigen/Afschrijving
Een ander type verzekering is de autoverzekering, die een belangrijke factor is voor bedrijven met een wagenpark van vrachtwagens of bestelwagens. Een kostenpost van het bezit van een voertuig die meer verborgen is dan de aanschaf, verzekering en brandstof, is de afschrijving.
Er wordt vaak gezegd dat uw auto waarde verliest zodra hij het terrein van de dealer verlaat, en dat geldt ook voor bedrijfsvoertuigen. Het bijhouden van de geleidelijke waardevermindering van vrachtwagens en bestelwagens is essentieel om de werkelijke waarde van uw wagenpark te bepalen – en om te weten wanneer u versterking nodig heeft. Deze benadering geldt niet alleen voor voertuigen, maar ook voor machines, computers en andere soorten kantoormateriaal, die op vergelijkbare wijze in waarde dalen.
De IRS staat u ook toe om kosten voor het bezit van een voertuig en brandstof af te trekken, zolang het voertuig uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt.
Abonnementen en licenties
Terugkerende betalingen zoals onroerendgoedbelasting, licenties en vergunningen blijven altijd bestaan, maar kunnen gemakkelijk over het hoofd worden gezien bij het categoriseren van uitgaven. Softwareabonnementen zijn net zo belangrijk om in de gaten te houden, aangezien veel bedrijven gebruikmaken van HR-, ontwerp- en projectmanagementplatforms.
Rente
Rente kan uit veel verschillende bronnen komen, zoals hypotheken, zakelijke leningen, kredietlijnen, zakelijke creditcards of openstaande schulden. Rentebetalingen kunnen snel uit de hand lopen, dus het is van cruciaal belang om inzicht te krijgen in wat er te wachten staat en wanneer.
Beveiliging
Sommige organisaties zijn uitgerust met zware cyberbeveiligingscontracten, terwijl andere gebruikmaken van hightechsystemen op hun bedrijfsterrein. Of u zich nu beschermt tegen hacks en inbreuken of uw eigen technologie beveiligt, beveiliging is een kostenpost die belangrijk kan zijn voor uw bedrijf.
Zakenreizen en accommodaties
Veel organisaties nemen regelmatig deel aan nationale zakelijke congressen, wat betekent dat ze voor elke deelnemende medewerker vluchten en hotels moeten boeken. Maaltijden, ritten met deelauto's en seminars dragen vaak bij aan de totale reiskosten van de reis. Interessant is dat maaltijden voor zakelijke doeleinden volgens de Amerikaanse belastingdienst IRS voor 50% aftrekbaar zijn, en niet voor 100%.
Bankkosten en betalingsverwerking
Ten slotte kan elk bedrijf met meerdere financiële rekeningen en een consistente cashflow verwachten dat er veel verschillende bankkosten en transactiekosten worden aangerekend. Kosten voor overschrijvingen, internationale transactiekosten, kosten voor merchant services en bankkosten zijn enkele voorbeelden van kleine kosten die aan allerlei soorten betalingen verbonden zijn. Voor bedrijven die willen besparen op maandelijkse rekeningkosten en overschrijvingen, is de Slash Pro plan kan uw antwoord zijn.
Veelvoorkomende rapportagefouten om op te letten
Het is gemakkelijk om fouten te maken bij het indelen van uitgavencategorieën, wat vaak tot complicaties leidt. Enkele veelvoorkomende fouten zijn:
- De ziektekostenverzekering van werknemers onderbrengen bij de bedrijfsverzekeringen.
- Kleine aankopen van kantoorbenodigdheden negeren ten gunste van grotere aankopen.
- Het missen van mogelijkheden voor belastingaftrek en/of het verkeerd identificeren van uitgaven die eigenlijk niet aftrekbaar zijn.
- Het element van waardevermindering over het hoofd zien.
- Het combineren van betalingen aan contractwerkers met salarissen van werknemers.
- Vergeten om de kosten van het inhuren (ongeveer de helft van het salaris van een werknemer).
Wat is een goedkeuringsproces voor onkosten?
Het organiseren van elke uitgave is slechts het halve werk. Veel van deze uitgaven moeten een goedkeuringsproces doorlopen, waarbij meerdere personen betrokken zijn en controleerbare bonnen moeten worden overlegd. Dit zijn meestal reis- en werkuitgaven van werknemers, maar het kan ook gaan om andere zaken, zoals kantoorbenodigdheden en voertuigen. In ieder geval zijn deze goedkeuringsprocessen op een goede dag al vervelend, en op een dag waarop bonnen ontbreken of teamleden onbetrouwbaar zijn, zijn ze ronduit moeilijk.
Deze uitgaven worden in hun context ingediend, beoordeeld op overeenstemming met het beleid en de begroting, goedgekeurd of afgewezen en gedocumenteerd voor rapportage. Naast uw categorisering is het verstandig om een gestructureerde workflow voor goedkeuringen op te zetten.
Dit proces wordt eenvoudiger met de Slash-tool voor onkostenbeheer, waarmee u onkosten automatisch kunt goedkeuren op basis van categorisering. Elke transactie wordt gesynchroniseerd met uw bestaande boekhoudsysteem, waardoor u geconsolideerde toegang hebt op één dashboard.
Ongeorganiseerde goedkeuringsprocessen, terugkerende betalingen, onverwachte kosten en inconsistente rapporten maken het voor een organisatie onmogelijk om betalingen bij te houden en zich voor te bereiden op belastingaangiften. Daarom kwam Slash in beeld.
Slimmere categorisering van uitgaven voor groeiende bedrijven met Slash
Uw software voor onkostenregistratie moet meer doen dan alleen uw uitgaven bijhouden. Ons platform is ontwikkeld om zowel uw transacties als de systemen die daarachter werken te beheren.
Slash sorteert uw uitgaven voor u; nadat u uw categorieën hebt ingesteld, worden alle aankopen en kosten in realtime op de juiste plaats weergegeven, waardoor uw rapportages overzichtelijk blijven, uw boekhouding georganiseerd blijft en uw uitgaven aan de belastingregels voldoen. Elke transactie verschijnt direct op het dashboard, van inkomende en uitgaande betalingen tot aankopen van werknemers die zijn gedaan met de bedrijfskaart van Slash.
De meeste bedrijven die software voor onkostenregistratie aanschaffen, moeten deze toevoegen aan hun stapel tools, wat later tot problemen leidt. Meer apps en accounts zorgen voor meer discrepanties en fouten, waardoor het een uitdaging wordt om consistente, overzichtelijke financiële rapporten op te stellen. Daarom centraliseert Slash bedrijfskaarten, bankrekeningen, transacties van meerdere entiteiten en geautomatiseerde onkostencategorisering op één financieel platform.
U krijgt ook een duidelijk beeld van wat aftrekbaar is in de ogen van de belastingdienst. Aftrekbare zakelijke uitgaven en belastingaftrek zijn enkele van de grootste voordelen van het identificeren van zakelijke uitgavencategorieën.
Naast oplossingen voor uitgaven en aftrekposten biedt Slash ook:
- Gratis zakelijke betaalrekening zonder minimumsaldo-vereisten.
- Onbeperkte virtuele betaalkaarten waarmee u tot 2% cashback kunt verdienen.
- Miljoenen aan FDIC-verzekering via het Column N.A. sweep-netwerk.²
- Slash Treasury-rekeningen die tot 3,93% rendement op jaarbasis opleveren.⁶
- Gratis, onbeperkte ACH-overschrijvingen, binnenlandse overschrijvingen en uitgaande FedNow/RTP realtime betalingen voor Pro-leden.
Toonaangevende bedrijven stappen volledig af van verouderde handmatige invoer en ongeorganiseerde rapportage, en zoeken naar oplossingen voor automatische zakelijke uitgavencategorieën en transparante cashflow. Met Slash kunt u deze mogelijkheden koppelen aan uw zakelijke bankrekeningen, financiële analyses en andere boekhoudtools.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Veelgestelde vragen
Kan Slash worden geïntegreerd met mijn huidige boekhoudoplossingen?
Absoluut. Bedrijven die gebruikmaken van platforms zoals Intuit Quickbooks en Xero hoeven zich geen zorgen te maken over conflicterende functionaliteiten, aangezien Slash is ontworpen om te integreren met en een aanvulling te vormen op deze tools. Slash registreert automatisch handelaarsgegevens van kaarttransacties en synchroniseert onkosten categorieën rechtstreeks met uw huidige software, waardoor handmatig opschonen tot een minimum wordt beperkt. Onze functies voor zakelijk bankieren, bedrijfskaarten, onkostenbeheer en betalingsverwerking worden ook geïntegreerd in uw boekhoudtools.
Het categoriseren van uitgaven wordt nog eenvoudiger met de functie voor het scannen van bonnen van Quickbooks, waarmee werknemers aankopen die zijn gedaan met andere kaarten dan de Slash-bedrijfskaart direct kunnen uploaden. (Maar waarom zou je eigenlijk iets anders gebruiken?)
Welke categorie uitgaven zijn fiscaal aftrekbaar?
Veel van de 15 hierboven genoemde categorieën komen in aanmerking voor belastingaftrek, waaronder reclame, personeelsbeloningen, huur, nutsvoorzieningen, cyberbeveiliging, reizen en zelfs kantoorbenodigdheden. Telewerkers kunnen gebruikmaken van aftrekposten voor thuiskantoren om veel van dezelfde voordelen voor hun belastbaar inkomen te krijgen. Bij de IRS variëren de situaties met betrekking tot belastingaftrek, dus raadpleeg altijd een belastingadviseur voordat u beslissingen neemt over uw belastingaangifte op basis van aftrekbare zakelijke uitgaven.
