Het principe van kostenverantwoording begrijpen: waarom het belangrijk is voor bedrijven
Sommige boekhoudregels vallen alleen op als er iets misgaat. Het boeken van kosten is daar een voorbeeld van. Het lijkt misschien onbelangrijk, maar het boeken van kosten heeft direct invloed op hoe u wordt belast, hoe compliant uw rapportage is en hoe duidelijk uw financiële gegevens kunnen worden begrepen.
Het moment waarop kosten worden opgenomen, bepaalt wanneer aftrekposten van toepassing zijn, waardoor belastingverplichtingen van het ene jaar naar het andere kunnen verschuiven. Het opnemen van kosten hangt nauw samen met het matchingprincipe, een van de belangrijkste boekhoudkundige normen die zowel onder de Amerikaanse GAAP als onder de internationale regels voor financiële verslaglegging worden vereist. Als kosten niet in de juiste periode worden opgenomen, kan dit leiden tot inconsistente maandelijkse rapportages en onverwachte winstschommelingen, waardoor het moeilijker wordt om te bepalen of prestatieverbeteringen reëel zijn of alleen te maken hebben met timing.
In deze gids leggen we uit hoe het principe van kostenverantwoording werkt, wanneer kosten moeten worden geboekt volgens het toerekeningsbeginsel en hoe verschillende soorten kosten worden gekoppeld aan inkomsten. We gaan ook in op veelvoorkomende uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij de praktische toepassing van dit principe, en hoe Slash deze uitdagingen kan aanpakken door het automatiseren van transactieregistratie, integratie met boekhoudsystemen, het bieden van realtime inzicht in de financiële gezondheid van uw bedrijf, en meer.¹
Wat is het principe van kostenverantwoording en hoe werkt het?
Het principe van kostenverantwoording is een boekhoudkundig concept dat ervoor zorgt dat kosten worden geboekt in dezelfde periode als de inkomsten die ze helpen genereren, ongeacht wanneer het geld daadwerkelijk wordt overgemaakt. Door gerelateerde inkomsten en kosten samen te boeken, ontstaat een nauwkeuriger financieel beeld van de winstgevendheid van een bedrijf in een bepaalde periode, waardoor uw bedrijf geen kunstmatige winstverhogingen of onjuiste rapportages tijdens het belastingseizoen kan maken.
De verantwoording van kosten houdt rechtstreeks verband met het matchingprincipe, een van de tien boekhoudnormen die worden voorgeschreven door de Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) in de Verenigde Staten. Het is ook een vereiste volgens de International Financial Reporting Standards (IFRS) die in meer dan 140 landen wereldwijd worden gebruikt.
Wanneer wordt een uitgave opgenomen?
Volgens het matchingprincipe worden kosten op basis van het toerekeningsbeginsel opgenomen, wat betekent dat ze worden geboekt wanneer ze worden gemaakt, en niet wanneer ze worden betaald. In deze context betekent 'gemaakt' dat kosten worden opgenomen wanneer een betalingsverplichting ontstaat of wanneer een voordeel wordt verbruikt.
Stel bijvoorbeeld dat uw bedrijf een factuur van $ 10.000 ontvangt voor marketingdiensten die in december zijn uitgevoerd, maar dat u deze pas in januari betaalt. Om te voldoen aan het principe van kostenverantwoording, zou u de kosten van $ 10.000 in december boeken (toen de dienst werd geleverd en bijdroeg aan de omzet van december), en niet in januari wanneer de factuur wordt betaald.
Accountants gebruiken drie verschillende benaderingen om uitgaven en inkomsten op elkaar af te stemmen. De gebruikte methode hangt af van het feit of de uitgave een productkost (rechtstreeks verbonden met de productie) of een periodekost (gerelateerd aan algemene activiteiten in plaats van specifieke verkopen) is:
- Direct verband tussen oorzaak en gevolg: Deze methode koppelt specifieke uitgaven rechtstreeks aan specifieke inkomsten. Het duidelijkste voorbeeld hiervan zijn de kosten van verkochte goederen (COGS). Als u een product verkoopt voor € 100 dat € 60 kost om te produceren, neemt u de uitgave van € 60 op in dezelfde periode als de inkomsten van € 100.
- Systematische en rationele toewijzing: Wanneer een uitgave meerdere boekhoudperiodes ten goede komt, wordt deze over de tijd verdeeld. Afschrijving is hiervan het meest voorkomende voorbeeld. Als u een bestelwagen van € 120.000 koopt die naar verwachting 10 jaar meegaat, boekt u € 12.000 per jaar als kostenpost in plaats van de volledige kosten in één keer te registreren.
- Onmiddellijke herkenning: Sommige uitgaven ondersteunen de algemene bedrijfsvoering, maar hebben geen duidelijke één-op-één relatie met specifieke inkomsten. Huur, salarissen en kantoorbenodigdheden vallen in deze categorie en worden gewoon opgenomen in de periode waarin ze zijn gemaakt.
Slash kan ervoor zorgen dat uw uitgaven op het juiste moment worden geregistreerd door automatisch transactiegegevens van alle kaarten en betalingen van uw bedrijf vast te leggen, waardoor u minder afhankelijk bent van handmatig verzamelen van bonnen of vertraagde facturen om de timing te controleren.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Impact op boekhouding op kasbasis versus boekhouding op transactiebasis
Het principe van kostenverantwoording kan van invloed zijn op het moment waarop belastingen worden betaald of aftrekbaar zijn, afhankelijk van uw boekhoudmethode. Hoewel dit op de lange termijn over het algemeen geen invloed heeft op het totale verschuldigde belastingbedrag, kan het wel leiden tot verschuivingen in de belastingverplichtingen tussen verschillende jaren, wat uiteindelijk van invloed is op de kasstroomprognoses en de belastingplanning.
Bij kasboekhouding worden inkomsten en uitgaven alleen geregistreerd wanneer er contant geld wordt uitgewisseld en worden crediteuren of debiteuren niet opgenomen in de jaarrekening. Hoewel deze methode eenvoudiger te beheren is en enige fiscale flexibiliteit biedt, kan ze de analyse van de financiële gezondheid verstoren door winsten of verliezen weer te geven die geen weerspiegeling zijn van de onderliggende bedrijfsactiviteiten. Bij deze methode worden uitgaven over het algemeen niet op transactiebasis opgenomen voor financiële verslagleggingsdoeleinden.
Het principe van kostenverantwoording is specifiek van toepassing op de periodetoerekening, waarbij kosten worden geboekt op het moment dat ze worden gemaakt en niet op het moment dat ze worden betaald. Als diensten in december worden ontvangen maar in januari worden betaald, worden de kosten in december geboekt, zodat de kosten worden afgestemd op de periode waarop ze betrekking hebben. Deze benadering geeft een nauwkeuriger beeld van de financiële prestaties, maar vermindert over het algemeen de mogelijkheid om aftrekposten tussen periodes te verschuiven op basis van uitsluitend het tijdstip van betaling.
Zo ziet het er in de praktijk uit. Neem een bedrijf met $ 50.000 aan onbetaalde uitgaven uit december:
- Toerekeningsbasis: Trek het volledige bedrag van $ 50.000 af op de belastingaangifte van vorig jaar, ook al vindt de betaling in januari plaats.
- Kasboekhouding: De kosten kunnen pas volgend jaar worden afgetrokken, waardoor de belastingen vorig jaar hoger waren en volgend jaar lager zullen zijn.
Volgens het consistentiebeginsel wordt van bedrijven verwacht dat zij gedurende alle verslagperioden dezelfde boekhoudmethode (kas- of periodetoerekeningsmethode) toepassen. Dit zorgt ervoor dat financiële overzichten in de loop van de tijd vergelijkbaar blijven en voorkomt dat bedrijven van methode wisselen om de gerapporteerde inkomsten of belastingresultaten te manipuleren.
Het principe van kostenverantwoording versus het principe van opbrengstverantwoording
Kostenverantwoording en opbrengstverantwoording zijn twee kanten van dezelfde medaille en werken samen om te voldoen aan de vereisten van het matchingprincipe. Hieronder staan hun definities naast elkaar om te laten zien hoe ze zich tot elkaar verhouden en van elkaar verschillen:
- Principe van kostenverantwoording: Kosten moeten worden opgenomen in de winst-en-verliesrekening in de periode waarin ze zijn gemaakt, ongeacht wanneer het geld is betaald.
- Principe van omzetverantwoording: Opbrengsten moeten worden opgenomen in de winst-en-verliesrekening in de periode waarin ze worden gerealiseerd en verdiend, niet noodzakelijkerwijs wanneer het geld wordt ontvangen.
Hoewel beide principes tot doel hebben financiële activiteiten af te stemmen op de juiste verslagperiode, worden ze onder het conservatismeprincipe op verschillende wijze toegepast. Kosten en verplichtingen worden opgenomen zodra ze waarschijnlijk zijn, zelfs als er enige onzekerheid bestaat. Opbrengsten en activa worden daarentegen alleen opgenomen wanneer ze zijn gerealiseerd of redelijk zeker zijn.
Samen zorgen deze principes ervoor dat inkomsten worden gerapporteerd naast de kosten die nodig zijn om ze te genereren, waardoor het risico op een vertekend winstbeeld als gevolg van tijdelijke verschillen in kasstromen wordt verminderd.
5 voorbeelden van kostenverantwoording: de juiste matchingmethode en verantwoordingstermijn kiezen
De onderstaande voorbeelden illustreren hoe verschillende soorten uitgaven worden erkend volgens het toerekeningsbeginsel, samen met de matchingmethoden die accountants gebruiken om ervoor te zorgen dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de bedrijfsactiviteiten:
Maandelijks geregistreerde kosten voor kantoorhuur en nutsvoorzieningen
Kantoorhuur en nutsvoorzieningen zijn doorlopende bedrijfskosten die de dagelijkse bedrijfsactiviteiten ondersteunen en niet specifiek verband houden met een bepaald product of een bepaalde verkoop. Omdat deze kosten het bedrijf in de loop van de tijd gelijkmatig ten goede komen en geen direct verband houden met het genereren van inkomsten, worden ze behandeld als periodekosten.
Kosten type: Periodekosten
Matchingmethode: Onmiddellijke herkenning
Wanneer herkennen: In de maand waarin de huur en de nutsvoorzieningen van toepassing zijn
Loon en secundaire arbeidsvoorwaarden van werknemers afgestemd op de gewerkte periode
Lonen, salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden van werknemers worden gemaakt wanneer werknemers hun werk uitvoeren. Zelfs als de salarisadministratie pas na afloop van de werkperiode wordt verwerkt, worden deze kosten opgenomen in de periode waarin de arbeid is verricht, omdat het economische voordeel dan is ontvangen.
Kosten type: Periodekosten
Matchingmethode: Onmiddellijke herkenning
Wanneer herkennen: In de periode waarin het werk van de werknemer wordt uitgevoerd, ongeacht wanneer het loon wordt betaald.
Softwareabonnementen toegewezen aan de betreffende maand
Softwareabonnementen bieden toegang tot tools en diensten gedurende een bepaalde periode, die doorgaans maandelijks of jaarlijks wordt gefactureerd. Omdat het voordeel in de loop van de tijd wordt verbruikt, worden de kosten geleidelijk in plaats van in één keer opgenomen.
Kosten type: Periodekosten
Matchingmethode: Systematische en rationele toewijzing
Wanneer herkennen: Maandelijks, gedurende de abonnementsperiode waarin de software wordt gebruikt
Kosten van verkochte goederen opgenomen wanneer voorraad wordt verkocht
De kostprijs van verkochte goederen vertegenwoordigt de directe kosten die verband houden met de productie of aankoop van voorraad. Deze kosten worden in eerste instantie geboekt als activa en worden pas als kosten opgenomen wanneer de betreffende voorraad wordt verkocht en de opbrengsten worden opgenomen.
Kosten type: Productkosten
Matchingmethode: Direct verband tussen oorzaak en gevolg
Wanneer herkennen: In dezelfde periode wordt de voorraad verkocht en worden de daarmee verband houdende opbrengsten opgenomen.
Vooruitbetaalde kosten afgeschreven over de dienstperiode
Vooruitbetaalde kosten ontstaan wanneer een bedrijf vooraf betaalt voor goederen of diensten die in toekomstige periodes zullen worden ontvangen, zoals verzekeringen of huur. Deze kosten worden eerst als activa geboekt en vervolgens in de loop van de tijd als kosten geboekt naarmate het voordeel wordt verbruikt.
Kosten type: Periodekosten
Matchingmethode: Systematische en rationele toewijzing
Wanneer herkennen: Geleidelijk, gedurende de periode waarin de prepaiddienst wordt ontvangen
Veelvoorkomende uitdagingen en best practices voor het toepassen van het principe van kostenverantwoording
Zelfs bedrijven die in theorie begrijpen wat accrual accounting inhoudt, kunnen moeite hebben om het principe van kostenverantwoording in de praktijk consistent toe te passen. In de onderstaande paragrafen worden enkele uitdagingen beschreven waarmee bedrijven te maken kunnen krijgen bij de toepassing van dit principe, samen met best practices voor het handhaven van een nauwkeurige, consistente kostenverantwoording over verschillende verslagperioden heen:
Veelvoorkomende uitdagingen
Begrijpen wanneer een uitgave moet worden opgenomen volgens het toerekeningsbeginsel. Uw team kan moeite hebben om te bepalen of een uitgave moet worden geboekt op het moment dat deze wordt gedaan, op het moment dat deze wordt betaald of over een bepaalde periode moet worden verdeeld. Dit komt vooral vaak voor bij abonnementsdiensten, vooruitbetaalde uitgaven en opgebouwde loonkosten.
Omgaan met timingverschillen tussen kasactiviteiten en het registreren van uitgaven. Contant geld kan in een andere periode van eigenaar wisselen dan wanneer een uitgave daadwerkelijk wordt gedaan. Zonder duidelijk inzicht in het tijdstip van betaling kunnen uitgaven gemakkelijk in de verkeerde maand worden geclassificeerd. Slash registreert transacties in realtime, waardoor financiële teams een duidelijker beeld krijgen van het tijdstip, zelfs wanneer betalingen of terugbetalingen later plaatsvinden.
Beheer van transacties met meerdere entiteiten of grensoverschrijdende transacties. Bedrijven met meerdere dochterondernemingen of internationale activiteiten moeten uitgaven bijhouden voor verschillende rechtspersonen, valuta's en rechtsgebieden. Dankzij de ondersteuning voor meerdere entiteiten van Slash kunnen bedrijven uitgaven voor meerdere rechtspersonen bijhouden in één uniform dashboard, waardoor het gemakkelijker wordt om uitgaven binnen uw organisatie te herkennen.
Vooruitbetaalde kosten en overlopende posten afstemmen. Vooruitbetaalde verzekeringen, jaarlijkse softwarecontracten en opgebouwde verplichtingen moeten voortdurend worden bijgehouden en toegewezen. Handmatig beheer van deze schema's vergroot de kans op gemiste aanpassingen of dubbel getelde uitgaven.
Zorgen voor consistentie tussen verslagperiodes en financiële overzichten. Inconsistente categorisering van uitgaven of vertraagde gegevensinvoer kan maand-op-maandvergelijkingen en financiële overzichten verstoren. Slash categoriseert automatisch uw uitgaven over uw bedrijfskaarten en betalingen; gecategoriseerde transactiegegevens worden rechtstreeks naar QuickBooks gestuurd, waardoor consistente erkenning en rapportage over verschillende periodes wordt behouden.
Beste praktijken
Stel duidelijke interne beleidsregels op die in overeenstemming zijn met de boekhoudnormen. Bepaal wanneer kosten moeten worden opgenomen op basis van uw boekhoudmethode, hoe vooruitbetaalde kosten moeten worden afgeschreven en hoe overlopende posten worden geboekt. Duidelijke beleidsregels kunnen de noodzaak om beslissingen te nemen verminderen, waardoor de consistentie in uw boekhouding wordt verbeterd.
Gebruik geautomatiseerde tools om handmatige timingfouten te verminderen. De bedrijfskaarten en betalingssystemen van Slash registreren automatisch transactiegegevens op het moment dat ze worden gebruikt, zodat uitgaven in realtime worden vastgelegd en gecentraliseerd in één systeem. Hierdoor bent u niet langer afhankelijk van bonnen en facturen om de timing te controleren.
Vergelijk rekeningen regelmatig om discrepanties vroegtijdig op te sporen. Met de QuickBooks-integratie van Slash worden transactiegegevens rechtstreeks gesynchroniseerd met uw boekhoudsysteem. Dit maakt het eenvoudiger om uitgaven af te stemmen, opgebouwde bedragen te controleren, facturen te beheren en belastingaangiften voor te bereiden zonder dubbel werk op verschillende platforms.
Standaardiseer de manier waarop vooruitbetaalde en opgebouwde kosten worden bijgehouden. Door consistente categorieën en workflows voor vooruitbetaalde kosten te gebruiken, worden deze in de loop van de tijd correct toegewezen. Met Slash kunt u vooraf regels voor het categoriseren van kosten instellen, zodat transacties vanaf het begin correct worden geregistreerd en u later zo min mogelijk handmatig hoeft te herclassificeren of op te schonen.
Train het personeel in accrual-based accounting en documentatie. Geautomatiseerde systemen kunnen de complexiteit verminderen, maar training zorgt ervoor dat uw team begrijpt waarom uitgaven worden geregistreerd wanneer ze worden geregistreerd. Door richtlijnen te geven over documentatie, timing en categorisering kunt u ervoor zorgen dat de registratie van uitgaven consistent blijft naarmate teams groeien en verantwoordelijkheden verschuiven.
Vereenvoudig de registratie van uitgaven met Slash
Slash maakt een einde aan het giswerk bij het registreren van onkosten door alle transacties van uw bedrijf samen te brengen in één dashboard dat in realtime wordt bijgewerkt. U kunt inkomende en uitgaande betalingen volgen, onkosten ordenen op status of periode en uitgaven categoriseren op leverancier of onkostentype. Uiteindelijk maakt het automatiseren van uw onkostentracking het gemakkelijker om te begrijpen wanneer onkosten worden gemaakt en hoe ze moeten worden geregistreerd.
Slash kan ook helpen bij het stroomlijnen van uw boekhoudprocessen door naadloos te integreren met QuickBooks. U kunt al uw transactiegegevens vanuit Slash exporteren naar uw boekhoudplatform, waardoor u niet alles handmatig in verschillende systemen hoeft in te voeren – een proces dat foutgevoelig en tijdrovend kan zijn. Met QuickBooks kunt u ook schakelen tussen rapportage op kasbasis en rapportage op transactiebasis, waardoor het eenvoudig is om verschillende erkenningsparameters toe te passen op basis van de structuur van uw bedrijf.
Maar Slash helpt u niet alleen bij het toepassen van één boekhoudprincipe. Slash moderniseert de manier waarop uw bedrijf uitgaven, betalingen en financiële transacties beheert met functies zoals:
- Zakelijk bankieren met het oog op flexibiliteit: Open meerdere virtuele rekeningen om bedrijfsmiddelen, reserves of projectbudgetten te scheiden, zodat teams een duidelijker beeld krijgen van de cashflow. Beheer meerdere bedrijfsentiteiten, locaties of dochterondernemingen vanuit één dashboard, met geconsolideerde rapportage en duidelijk inzicht in alle rekeningen.
- Boekhoudkundige integraties: Synchroniseer transacties rechtstreeks met QuickBooks om uw boekhouding automatisch up-to-date te houden. Slash maakt ook verbinding via Plaid en ondersteunt het importeren van gegevens uit tools zoals Xero, waardoor het gemakkelijker is om in bestaande boekhoudworkflows te integreren.
- Slash Visa® Platinum Card: Een zakelijke creditcard waarmee u tot 2% cashback verdient op bedrijfsuitgaven, met configureerbare uitgavenregels, kaartcontroles, AI-gestuurde monitoring en fraudebescherming op encryptieniveau.
- Diverse betaalmethoden: Slash ondersteunt een breed scala aan betalingen, waaronder kaartuitgaven, wereldwijde ACH, internationale overschrijvingen naar meer dan 180 landen via SWIFT en realtime binnenlandse betalingen via RTP en FedNow.
- Ondersteuning voor native cryptocurrency: Zet geld om in aan de USD gekoppelde stablecoins zoals USDT of USDC om overschrijvingen via de blockchain te versturen. Dit biedt een alternatieve betaalmethode die kosten en afwikkelingstijden kan verminderen.⁴
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Veelgestelde vragen
Welke soorten uitgaven moeten op transactiebasis worden opgenomen?
Een uitgave moet worden geboekt wanneer het bedrijf het goed of de dienst ontvangt, niet wanneer de factuur wordt betaald. Zo blijven de uitgaven in overeenstemming met de periode waarop ze daadwerkelijk betrekking hebben.
Wat is het verschil tussen vooruitbetaalde kosten en opgebouwde kosten?
Vooruitbetaalde kosten zijn kosten die u vooraf betaalt en vervolgens geleidelijk als kosten opvoert naarmate u het voordeel ontvangt, zoals jaarlijkse verzekeringen of softwareabonnementen. Opgebouwde kosten zijn kosten die u al hebt gemaakt, maar nog niet hebt betaald, zoals lonen die werknemers hebben verdiend voordat de salarisadministratie is verwerkt.
Kan de erkenning van kosten invloed hebben op audits of financiële beoordelingen?
Ja. Als uitgaven niet in de juiste periode worden geboekt, kunnen financiële overzichten onjuist worden weergegeven. Accountants en controleurs richten zich vaak op het tijdstip van uitgaven, omdat dit van invloed is op de gerapporteerde winst en de naleving van boekhoudkundige normen.
