E-commerce boekhouding: een praktische gids voor online bedrijven

Boekhouding is een veeleisend proces, en als u een e-commercebedrijf heeft met complex voorraadbeheer, een wereldwijd klantenbestand of ambitieuze groeiplannen, bent u wellicht op zoek naar boekhoudoplossingen om uw financiële stress te verlichten.

E-commerceboekhouding is essentieel, maar het kan een lastig proces zijn om uw boekhoudsysteem op te zetten, een accountant aan te nemen en ervoor te zorgen dat uw boekhouding klopt. In deze gids belichten we stappen die u kunt nemen om uw boekhouding eenvoudiger en efficiënter te maken. We benadrukken ook hoe het hele proces eenvoudiger kan worden gemaakt met Slash, de alles-in-één tool voor financieel beheer waarmee u en uw team naadloos kunnen bankieren¹, uitgaven bijhouden, nauwkeurige boekhouding voeren en complexe transacties afhandelen, allemaal in één dashboard.

Wat is e-commerceboekhouding?

E-commerceboekhouding is een gespecialiseerde vorm van boekhouding die is afgestemd op e-commerceteams en -bedrijven. E-commerce heeft, net als andere sectoren, specifieke behoeften, financiële stromen en complexiteiten. In e-commerce betekent dit dat teams producten en diensten via internet verkopen, vaak over de grenzen heen en met ingewikkelde voorraadsystemen, tools en platforms van derden, en een grotere complexiteit op het gebied van cyberbeveiliging.

E-commerceboekhouding onderscheidt zich van traditionele boekhouding of andere vormen door de specifieke focus op het beheer van verkopen, uitgaven, voorraad en belastingen voor online, digitale en vaak grensoverschrijdende bedrijven. Slash is expliciet ontworpen met de standaarden, normen en behoeften van de e-commerce-industrie in gedachten. Hieronder leest u hoe de e-commerceboekhouding van Slash verschilt van traditionele boekhouding:

Hoe e-commerceboekhouding verschilt van traditionele boekhouding

De belangrijkste verschillen tussen traditionele bedrijfsboekhouding en e-commerceboekhouding kunnen worden onderverdeeld in een aantal belangrijke aspecten:

  • Voorraadbeheer. Het beheren van voorraden voor een correcte rapportage is noodzakelijk in voorraadgebaseerde boekhouding, wat gebruikelijk is bij e-commercebedrijven als methode om te voldoen aan de belastingregels op basis van voorraden.
  • Platforms van derden. Shopify, Amazon, Plaid en andere e-commerceplatforms kunnen ingewikkelde, platformoverschrijdende boekhouding met zich meebrengen. Synchronisatie tussen platforms en het bijhouden van een nauwkeurige boekhouding zijn essentieel voor het opstellen van betrouwbare kasstroomoverzichten en financiële verslagen.
  • Omzetbelasting en meer. Het indienen van belastingaangiften voor een e-commercebedrijf wordt bemoeilijkt door het grensoverschrijdende karakter van e-commerce. Het is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat uw accountant op de hoogte is van de verplichtingen op het gebied van omzetbelasting en van de vereisten voor wereldwijde verkoopkanalen.
  • Wereldwijde verkoopkanalen. De wereldwijde grensoverschrijdende mogelijkheden van e-commercemarkten kunnen de omzetbelasting en het financieel beheer nog complexer maken. Boekhouders en accountants moeten complexe kasstromen via talrijke verkoopkanalen en belastbare routes in de gaten houden, inclusief internationale btw-/GST-verplichtingen.
  • Uitgebreide groei. E-commercebedrijven kunnen een aanzienlijke groei doormaken. De overstap van klein bedrijf naar wereldwijde onderneming betekent een complexere cashflow, salarisadministratie en het beheer van boekhouding, financiën en financiële overzichten.

Belangrijkste boekhoudmethoden voor e-commercebedrijven

E-commerce is een brede vorm van zakendoen, die vaak wordt gekenmerkt door online aanwezigheid en een wereldwijd bereik. Binnen e-commerce zijn er allerlei soorten bedrijven met meer specifieke structuren en financiële stromen, die verschillende benaderingen van e-commerceboekhouding vereisen. Hieronder volgen de belangrijkste boekhoudmethoden voor e-commercebedrijven:

Contante boekhouding

Cash-basis boekhouding voor e-commerce transacties kan een relatief eenvoudige boekhoudmethode zijn voor bedrijven, vooral handig voor bedrijven die net beginnen met boekhouden. Bij de cash-basis boekhoudmethode worden inkomsten en uitgaven alleen geregistreerd wanneer er daadwerkelijk geld op de rekening van een bedrijf wordt bijgeschreven of afgeschreven. Dat betekent dat openstaande facturen of onbetaalde leveranciersbetalingen niet in de boekhouding worden opgenomen; in plaats daarvan geeft cash-basis boekhouding een realtime beeld van uw kaspositie.

Voor kleine en beginnende e-commercebedrijven kan de eenvoud van boekhouding op kasbasis een enorm voordeel zijn, omdat kleine teams met beperkte tijd zo de eenvoudigste vorm van boekhouding kunnen gebruiken. Bovendien kan dit nodig zijn voor teams die zich in een vroege groeifase van e-commerce bevinden, waarbij de inkomsten onregelmatig zijn en vaak worden voorspeld op basis van campagnes en productlanceringen.

Cash-basis boekhouding is echter geen universele boekhoudoplossing voor e-commercebedrijven. Omdat het geen vorderingen of schulden bijhoudt, geeft het vaak slechts een gedeeltelijk beeld van uw financiën. Het kan zijn dat u vandaag een gezond kassaldo ziet, maar dat u onbetaalde facturen of uitstaande betalingen van platforms zoals Shopify of Amazon over het hoofd ziet die nog niet op uw rekening zijn gestort. Deze blinde vlek is de reden waarom de Amerikaanse belastingdienst (IRS) cash-basis accounting beperkt tot kleinere bedrijven en waarom groeiende e-commercebedrijven er vaak snel uitgroeien.

Accrual accounting

Accrual accounting is een alternatieve methode voor cash-basis accounting voor e-commercebedrijven. Accrual accounting onderscheidt zich door een complexere omzetverantwoording, waarbij transacties worden geregistreerd op het moment dat ze plaatsvinden, ongeacht of er daadwerkelijk een betaling is gedaan en ontvangen. Dit betekent dat bij accrual accounting schulden en uitstaande verplichtingen worden geregistreerd; dus uitstaande betalingen van Shopify of toekomstige verplichtingen worden allemaal in uw boekhouding geregistreerd.

Van de meeste kleine tot grote e-commercebedrijven is accrual accounting een standaardpraktijk, waardoor u een duidelijk beeld krijgt van uw inkomsten en uitgaven door transacties te registreren wanneer ze worden verdiend of gemaakt, en niet alleen wanneer het geld wordt ontvangen. Accrual accounting kan echter ingewikkeld zijn voor bedrijven in een vroeg stadium.

Voorraadgebaseerde boekhouding (of methode van de kostprijs van verkochte goederen)

Veel e-commercebedrijven maken gebruik van complexe voorraadsystemen die op voorraad gebaseerde boekhouding vereisen. In tegenstelling tot kasgebaseerde of periodegebaseerde boekhouding is deze boekhoudmethode gebaseerd op de goederenstroom vanaf de productie, opslag en aankoop door consumenten.

Voorraadgebaseerde boekhouding is een cruciale boekhoudmethode voor e-commerce, omdat deze niet alleen de opbrengst van een verkoop registreert, maar ook de kosten van verkochte goederen. Dit betekent dat wanneer u verkoopt via een platform van een derde partij, zoals Shopify of Amazon, uw boekhouding de inkomsten en uitgaven weergeeft die verband houden met de voorraad van dat product.

Voorraadgebaseerde boekhouding biedt verschillende voordelen voor een nauwkeurige boekhouding en geeft ook een uitgebreider realtime overzicht van uw marges en winstgevendheid. Deze methode kan echter vrij complex zijn en is moeilijk te beheren voor startende bedrijven met kleine boekhoudteams.

Als uw e-commercebedrijf groeit, kunnen uw boekhoudkundige behoeften sneller toenemen dan u kunt bijhouden. Het is essentieel dat u uw boekhouding goed bijhoudt. Door boekhoudkundige ondersteuning te zoeken, kunt u uw bedrijf en financiën nauwkeurig, efficiënt en voordelig beheren, wat uw voortdurende succes ten goede komt:

Hoe een e-commerce accountant uw bedrijf kan helpen

Een e-commerce accountant kan tal van ondersteunende diensten bieden voor uw bedrijfsboekhouding, vooral wanneer uw team groeit. Hier zijn enkele belangrijke redenen waarom u zou moeten overwegen om een e-commerce accountant in te huren voor uw bedrijf:

Zorgen voor naleving van belastingregels

Belastingen kunnen ingewikkeld zijn, vooral voor e-commercebedrijven. Of u nu grensoverschrijdende verkopen, uitgebreide voorraden of nieuwere gebieden zoals digitale activa en crypto beheert, de regels veranderen voortdurend. Als u zelf probeert om de belastingregels bij te houden, kost dat veel tijd en energie die u beter aan groei kunt besteden, en fouten kunnen u blootstellen aan onnodige risico's. Daarom kan het van onschatbare waarde zijn om een accountant of CPA in te huren die directe ervaring heeft met e-commerce. Zij zorgen ervoor dat uw bedrijf aan de nieuwste regelgeving voldoet en stroomlijnen tegelijkertijd de fiscale kant van uw activiteiten, zodat u uw energie weer kunt richten op het opschalen van uw bedrijf.

Optimaliseren van cashflow en onkostenregistratie

Een accountant heeft een overzicht van al uw financiën. Hierdoor kan hij of zij zien waar er potentieel voor groei is, zoals te hoge uitgaven op een bepaald gebied, schulden op een ander gebied of inefficiënties in de cashflow in het algemeen. Door een accountant in te huren om uw uitgaven en financiële geschiedenis bij te houden, krijgt u een hulpmiddel om betere, meer geoptimaliseerde en efficiëntere financiële stromen op te bouwen.

Verbetering van de nauwkeurigheid van rapportages

Door een accountant in te huren met ervaring in e-commerceboekhouding, kunt u er zeker van zijn dat u de financiën van uw bedrijf correct rapporteert. Met branchespecifieke boekhoudkundige ervaring zijn e-commerceaccountants bekend met inkomstenstromen, waaronder platforms van derden zoals Shopify en PayPal, voorraadbeheer, valutatransacties, terugbetalingen en complexere transacties. Met deze kennis kan een e-commerceaccountant ervoor zorgen dat u uw financiële stromen nauwkeurig rapporteert en geen boetes krijgt.

Ondersteuning van strategische beslissingen

Naast dagelijkse beslissingen kunnen accountants ook e-commerce bedrijfsstrategieën vormgeven dankzij hun uitgebreide kennis van de financiële gegevens van uw bedrijf. Door omzet- en inkomstengegevens te analyseren, zoals cashflows, kostenstructuren en klanttrends, kunnen accountants precies aangeven op welke gebieden uw bedrijf zijn prestaties kan verbeteren en zijn financiële gezondheid kan versterken. Het vinden van een accountant met expertise op het gebied van e-commerce kan u verder helpen bij het nemen van weloverwogen, op uw branche afgestemde strategische beslissingen, zoals verplichtingen op het gebied van omzetbelasting, transactiekosten of voorraadrapportage.

Belastingverplichtingen voor e-commerce

E-commercebedrijven hebben vaak te maken met grensoverschrijdende, digitale transacties, waardoor bedrijven moeten voldoen aan meerdere staats- en federale wetten. Om de mogelijke nadelige gevolgen van onjuiste belastingaangiften en -rapportages te beperken, zou uw bedrijf moeten overwegen een accountant in te huren met ervaring in e-commerce en een grondige kennis van het proces, om dit te stroomlijnen en naleving van de belastingverplichtingen te waarborgen.

Voor e-commercebedrijven die in meerdere staten actief zijn, hebben omzetbelasting en omzetbelastingnexus betrekking op belastingverplichtingen die zijn vastgesteld door de verschillende staten waar u aan consumenten verkoopt. Zelfs als u niet fysiek in de staat aanwezig bent, volgen omzetbelastingverplichtingen u via nexus en vereisen ze robuuste systemen voor nauwkeurige rapportage.

E-commercebedrijven die in meerdere landen actief zijn, hebben niet alleen te maken met omzetbelastingverplichtingen, zoals omzetbelastingnexus, maar ook met internationale btw/GST. Dit verwijst naar verplichtingen van landen die bedrijven verplichten zich te registreren, belasting te innen en aangifte te doen over verkopen aan inwoners van dat land. Het is belangrijk om rekening te houden met belastingen in de staat, het land of de locatie waar u verkoopt. Het naleven van aangifte- en rapportagevereisten is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat uw bedrijf geen juridische en financiële risico's loopt.

De juiste boekhoudsoftware voor e-commerce kiezen

Met kosten, voorraadbeheer en geografische belastingverplichtingen kan e-commerceboekhouding een uitdaging zijn, zelfs als u een interne accountant in dienst heeft. Gelukkig zijn er tal van boekhoudsoftwaretools beschikbaar die oplossingen bieden voor financieel beheer en boekhouding, zoals het bijhouden van uitgaven, balansbeheer en integraties met tools van derden zoals Shopify, Amazon en Plaid.

Wanneer u op zoek bent naar software om uw bedrijf te ondersteunen, houd dan rekening met de beschikbare integraties met e-commerceplatforms, automatisering en AI, rapportage- en trackingfuncties. Slash is een voorbeeld van financiële software waarmee u uw boekhouding kunt automatiseren door middel van integraties met suites van derden, cryptobetalingen,³ bankieren en bankrekeningen, en boekhoudtools voor uw bedrijf. Hier volgt een overzicht van boekhoudsoftware die uw e-commercebedrijf kan helpen:

QuickBooks

QuickBooks en QuickBooks Online zijn populaire boekhoudsoftwareoplossingen die een uitgebreid overzicht bieden van uw financiële rapporten, waaronder balansen, resultatenrekeningen, winst- en verliesrekeningen, onkostenregistratie, factuur- en ontvangstbewijstools en zelfs voorraadbeheer. Slash kan worden geïntegreerd met QuickBooks, zodat u toegang hebt tot alle handige boekhoudsoftwaretools en tegelijkertijd toegang krijgt tot het bankplatform van Slash, dat ondersteuning biedt voor contante en spaarrekeningen, wereldwijde realtime betalingen en cashback op uw kaartuitgaven.²

Xero

Xero is een andere populaire boekhoudsoftware met talrijke integraties met andere financiële softwaretools. Slash integreert met Xero, waardoor Slash-gebruikers toegang hebben tot de functies en integraties via het dashboard van Slash, waar ze ook hun andere tools kunnen beheren, waaronder zakelijk bankieren, treasury, crypto en wereldwijde betalingen.

Zoho Boeken

Zoho Books is boekhoudsoftware die is geïntegreerd met andere Zoho-producten, waaronder tools voor verkoop, marketing en handel. Zoho Books biedt toegang tot tal van mogelijkheden, maar het kan lastiger zijn om met derde partijen, zoals Slash, te werken in vergelijking met concurrenten.

Stroomlijn uw e-commercefinanciën met Slash

Uw e-commercebedrijf heeft unieke financiële behoeften. Van digitale betalingen die vaak meerdere landsgrenzen overschrijden tot uitgebreid voorraadbeheer, onkostenregistratie en ingewikkelde belastingverplichtingen: e-commerceboekhouding is een complex proces dat deskundige en ervaren boekhoudteams met uitgebreide ondersteuning vereist.

Slash is speciaal ontworpen om ondersteuning te bieden aan e-commercebedrijven. Met specifieke verticale tools die zijn afgestemd op de daadwerkelijke financiële beheerbehoeften van uw bedrijf en nauwkeurige belastingaangifte, ondersteunt Slash momenteel enkele van de grootste namen in de e-commerce.

Vraag vandaag nog eenvoudig een Slash-account aan en krijg toegang tot boekhoudintegratie met QuickBooks, QuickBooks Online en Xero, naast een alles-in-één dashboard voor zakelijk bankieren, onkostenregistratie, financieel beheer, stablecoin-betalingen en meer. Slash kan ook worden geïntegreerd met Plaid, waardoor u uw Shopify-, Amazon-, PayPal- of andere bankrekeningen kunt synchroniseren met de functies van Slash. Lees meer over hoe uw e-commercebedrijf beter kan boekhouden en financieren met Slash op slash.com/industrieën/e-commerce.

Veelgestelde vragen

Hoe zet je een boekhouding voor e-commerce op?

Zet een e-commerceboekhouding op door uw cashflow bij te houden via kasstroomoverzichten, voorraadbeheer uit te voeren en nauwkeurige balansen en boekhouding bij te houden. Softwaretools zoals QuickBooks Online en Xero kunnen u helpen bij de boekhouding van uw e-commercebedrijf. Slash kan met beide tools worden geïntegreerd en biedt directe synchronisatie tussen de boekhouding, zakelijke bankrekeningen en andere financiële overzichten en transactiegegevens.

Waarom financieren met Slash?

Slash is een financieel technologiebedrijf dat toegang biedt tot al uw financiën, boekhouding, bankondersteuning, cryptovaluta en meer in één dashboard. U hebt toegang tot financiële overzichten, bankafschriften, kunt online betalingen volgen en zakelijke uitgaven bijhouden. Dankzij integraties met QuickBooks en Xero kunt u eenvoudig synchroniseren met vertrouwde boekhoudtools.

Wat is het verschil tussen boekhouding en accounting voor e-commerce?

Boekhouding en accounting kunnen op elkaar lijken, maar accounting is vaak van een hoger niveau en omvat onder meer het correct indienen van omzetbelasting en belastingaangiften, evenals cashflowbeheer.

¹ Slash Financial, Inc. is een financieel technologiebedrijf en geen bank. Bankdiensten worden geleverd door Column N.A., lid van de FDIC.

² De Slash Platinum Card is een Visa®-creditcard die wordt uitgegeven door Column N.A., op basis van een licentie van Visa U.S.A. Goedkeuring is afhankelijk van geschiktheid. Het saldo van de rekening moet dagelijks volledig worden betaald. Er kunnen maandelijkse lidmaatschapskosten van toepassing zijn. Aankopen met de kaart kunnen in aanmerking komen voor cashback. Zie https://www.joinslash.com/legal/cashback-terms voor meer informatie.

³ Diensten voor het omzetten, overmaken en bewaren van cryptovaluta worden geleverd door Bridge, niet door Column, N.A. of Slash. Cryptovaluta wordt niet bewaard door een bank, is niet verzekerd door de FDIC, kan in waarde fluctueren en kan verloren gaan. Er zijn algemene voorwaarden van toepassing; zie https://www.slash.com/legal/global-usd-terms.

Lees meer van ons