Cryptoboekhouding 101: uitdagingen, workflows en best practices
Steeds meer bedrijven integreren blockchain en crypto in hun financiële workflows. Van stablecoin-overboekingen tot het betalen van leveranciers in digitale valuta: crypto is niet langer alleen voor early adopters, maar wordt een integraal onderdeel van de manier waarop bedrijven geld verplaatsen, zelfs voor kleine bedrijven die net zijn begonnen.
Maar zodra u crypto introduceert, kan uw boekhouding al snel rommelig worden. Betalingen en uitgaven kunnen nu verspreid zijn over meerdere wallets, waarbij fiat- en crypto-omgevingen door elkaar lopen, wat het moeilijk maakt om één overzichtelijke, betrouwbare financiële administratie bij te houden. Zonder de juiste tools kan dit leiden tot eindeloze spreadsheets en handmatige afstemming.
Financiële platforms zoals Slash zijn handige hulpmiddelen voor uw cryptoboekhoudteam.¹ Door cryptoactiviteiten te integreren met traditionele bank- en boekhoudactiviteiten, maakt Slash² een einde aan de rompslomp van het bijhouden van twee afzonderlijke systemen. Uw team krijgt één dashboard voor fiat en crypto, geïntegreerd met tools zoals QuickBooks en Xero, zodat cryptoboekhouding een samenhangend onderdeel van uw workflow wordt.
In deze gids leggen we uit wat cryptoboekhouding precies inhoudt, welke hindernissen u kunt tegenkomen, welke invloed het heeft op uw bedrijfsvoering en welke oplossingen het proces vereenvoudigen. We laten ook zien hoe Slash u helpt uw financiële stack te stroomlijnen, waardoor u financieel inzicht krijgt en zowel contant geld als cryptovaluta eenvoudig kunt administreren.
Wat is cryptoboekhouding en waarom is het belangrijk voor groeiende bedrijven?
Cryptoboekhouding is het bijhouden van de boekhouding en administratie van crypto-activa; het volgen, waarderen en rapporteren van digitale tokens en valuta's in uw financiële grootboek. Cryptoboekhouding zorgt ervoor dat uw boekhouding alle gewaardeerde transacties weergeeft die u uitvoert in on-chain exchanges en kan op een aantal belangrijke punten verschillen van traditionele boekhouding:
- Digitaal systeem. In de basis omvat cryptoboekhouding cryptobetalingen, transacties, leningen en meer. Voor bedrijven die nog niet bekend zijn met crypto, kan dit betekenen dat ze bij het opzetten van hun boekhouding te maken krijgen met mogelijk verwarrende nieuwe materialen, jargon en betaalmethoden.
- Complex ecosysteem. Uw cryptovaluta kan worden bewaard en verplaatst tussen verschillende wallets, beurzen en betalingsplatforms. In praktische cryptoboekhoudtoepassingen kan dit betekenen dat het complex is om al uw transacties in realtime en op verschillende sites te monitoren, beheren en rapporteren.
- Volatiliteit. Hoewel sommige cryptovaluta's, zoals stablecoins, zijn ontwikkeld met het oog op prijsstabiliteit, is dat niet altijd het geval. Bitcoin en Ethereum, twee belangrijke vormen van cryptovaluta, zijn zeer volatiele activa, wat betekent dat hun prijs van minuut tot minuut fluctueert. Voor de boekhouding kan dit betekenen dat de rapportage moeilijk is, afhankelijk van wanneer u koopt en wanneer u rapporteert.
- Evolutie van de rapportageregels. Net als crypto zelf staan wetten, regelgeving en rapportagevereisten rondom crypto nog in de kinderschoenen. Dit betekent dat cryptoboekhouding een snel veranderend vakgebied is.
Van kleine bedrijven tot grote ondernemingen: boekhoudkundige fouten kunnen kostbaar zijn, uw geloofwaardigheid schaden en de juridische positie van uw bedrijf aantasten. Nauwkeurige rapportage en een overzichtelijke boekhouding voor alle cryptoplatforms en wallets zijn essentieel voor bedrijven die beginnen met of al werken met cryptobetalingen en blockchainomgevingen.
Belangrijkste uitdagingen bij cryptoboekhouding
In tegenstelling tot fiat-beurzen kunnen cryptobetalingen, -leningen en -uitgaven plaatsvinden via verschillende digitale netwerken. Bijkomende verschillen met betrekking tot prijsschommelingen en nieuwe belastingwetten kunnen de cryptoboekhouding nog ingewikkelder maken. Weten waar u op moet letten, is een goede eerste stap voor uw boekhoudteam:
Fragmentatie van gegevens bijhouden in verschillende wallets en exchanges
Veel crypto-native financiële teams zullen actief zijn in meerdere crypto-wallets, meer dan één beurs en verschillende betaalapps of -platforms. Zonder een inherente centrale marktplaats kan het moeilijk zijn om afstemmingen te controleren en te beheren.
Crypto waarderen met prijsschommelingen
In de boekhouding is het belangrijk om waarden nauwkeurig bij te houden. Bij cryptovaluta's kan de volatiliteit ervan echter uitdagingen opleveren voor uw boekhoudteams. Het is belangrijk om een consistent prijsbeleid te hanteren waarbij bronnen en tijdstempels nauwkeurig worden bijgehouden. Bovendien zorgt het up-to-date blijven met wetgeving, zoals US GAAP, ervoor dat u uw cryptofinanciën bijhoudt en financiële overzichten nauwkeurig bijhoudt. Op dit moment betekent dit dat cryptobezittingen moeten worden gewaardeerd tegen reële waarde met veranderingen in het netto-inkomen.
Beheer van transacties met grote volumes
Crypto-grootboeken kunnen ingewikkeld worden door het grote aantal cryptotransacties. Microbetalingen, swaps, handel en uitwisselingen kunnen zich opstapelen en voor problemen zorgen.
Voldoen aan belasting- en rapportagevereisten
Cryptoboekhouders en cryptoaccountants hebben te maken met unieke belasting- en rapportagevereisten. In de VS wordt crypto anders behandeld dan fiatvaluta's, waarbij digitale activa worden geregistreerd als eigendom. Het kan ingewikkeld zijn om te weten wat kwalificeert als vermogenswinst, inkomen, voorraden en immateriële activa, dus cryptoboekhoudteams moeten gebruikmaken van Amerikaanse en IFRS-bronnen.
Fouten door handmatige processen vermijden
Handmatige processen, vooral in de boekhouding, kunnen ervoor zorgen dat grootboeken en financiële overzichten vatbaar zijn voor fouten en dat uw cryptoboekhoudteams veel tijdrovend handmatig werk moeten verrichten. Gelukkig zijn digitale activa inherent aan digitale ecosystemen waar geautomatiseerde tools kunnen helpen bij het bijhouden van financiële gegevens en het opstellen van financiële overzichten, waardoor u het risico op audits en onjuiste rapportages kunt beperken.
U kunt verwachten dat u bij cryptoboekhouding en de voorbereiding op toekomstige audits enkele hindernissen moet nemen. Het kan nuttig zijn om vooraf te weten welke uitdagingen u te wachten staan, maar als u weet hoe cryptoboekhouding in het algemeen werkt, kunt u ook beter crypto-transacties en -uitwisselingen nauwkeurig bijhouden en bent u klaar voor succes met blockchainboekhouding.
Hoe cryptoboekhouding in de praktijk werkt
Cryptoboekhouding werkt op dezelfde manier als uw gebruikelijke fiat- of contante boekhouding, maar er zijn bredere ecosystemen, regels en voorschriften waar u rekening mee moet houden. Om een algemeen overzicht te geven, kan het proces van cryptoboekhouding worden onderverdeeld in vier stappen:
Transactiegegevens verzamelen
Om een nauwkeurig overzicht van uw crypto-activiteiten bij te houden, moet u informatie verzamelen uit verschillende wallets, exchanges en betaalplatforms. Het is essentieel om te weten waar u uw crypto-activa gebruikt. Tools zoals Slash kunnen worden gebruikt om uw blockchain-gegevens te automatiseren en bij te houden, waardoor u naadloos boekhoudkundige grootboeken kunt aanmaken en bijhouden.
Inkomsten en uitgaven categoriseren
In de boekhouding is correct rapporteren essentieel en bespaart u tijd en energie bij latere controles en belastingaangiften. Crypto-accountants kunnen handmatig of automatisch, met behulp van digitale tools, betalingen, uitgaven van leveranciers en klanten, inkomsten, rente en meer labelen, waarbij ze regels gebruiken om grootboeken te categoriseren en een duidelijke financiële rapportage bij te houden.
Winst en verlies berekenen
Het bijhouden van kosten houdt in dat u kapitaalwinsten en -verliezen en inkomsten rapporteert. Volgens GAAP is het standaard om inkomsten en uitgaven tegen reële marktwaarde bij te houden. De reële waarde kan veranderen afhankelijk van het netto-inkomen en de stromen door het totaalresultaat, wat betekent dat het belangrijk is om uw rapportage goed bij te houden.
Rapporten genereren en belastingen indienen
Crypto-accountants moeten rapporten genereren en belastingaangiften indienen, waarbij ze auditlogs en belastingaangifterapporten opstellen. Dit omvat 1099-DA-formulieren en transactiegeschiedenissen. Voor crypto-accountants is het van cruciaal belang dat uw administratie overeenkomt met wat u hebt gerapporteerd. Het gebruik van geautomatiseerde tools en het opschalen met crypto kan u hierbij helpen bij het rapporteren in de toekomst.
Beste software voor effectieve cryptoboekhouding
Er zijn tegenwoordig verschillende cryptoboekhoudtools en -software beschikbaar voor uw bedrijf. Let goed op en vergelijk de opties op basis van boekhoudintegraties, ondersteunde blockchains, wallets en platforms, en integratie met fiat en traditionele contante boekhouding.
Slash
Slash fungeert als een financieel knooppunt voor bedrijven en consolideert zowel fiat- als cryptotransacties op één platform. Door rechtstreeks verbinding te maken met traditionele boekhoudplatforms zoals QuickBooks en Xero, stelt Slash bedrijven in staat om nauwkeurige cryptotransactiegegevens naadloos te integreren in hun grootboek, waardoor handmatige invoer overbodig wordt, workflows worden gestroomlijnd en afstemming en cashflowbeheer worden vereenvoudigd.
Koinly
Koinly is een geautomatiseerde software voor cryptobelastingrapportage en portefeuillevolging. Met Koinly kunt u cryptocurrencies zoals Bitcoin en Ethereum vanuit blockchain integreren in hun software.
Muntentracker
CoinTracker is crypto-belastingsoftware die bekend staat om zijn naadloze integratie met wallets en exchanges, zoals Coinbase. Ze ondersteunen verschillende blockchains en bieden vereenvoudigde rapportage.
Cryptio
Crypto is ontworpen voor bedrijven en biedt auditklare rapporten en geavanceerde boekhoudfuncties.
Veelgestelde vragen
Wie belast crypto?
In de VS belast de IRS crypto-activa en behandelt deze als eigendom. Geef uw crypto-belastingen aan met het 1099-DA-formulier.
Hoeveel kost een crypto-accountant?
Er zijn geen gestandaardiseerde kosten voor alle crypto-accountants. In plaats daarvan kan het inkomen van werknemers worden bepaald op basis van jarenlange ervaring, achtergrond in de sector en vaardigheden. Het gebruik van geautomatiseerde boekhoudtools kan soms gratis zijn.
Hoe worden transacties in cryptovaluta behandeld volgens de IFRS-normen?
IFRS behandelt transacties in cryptovaluta verschillend, afhankelijk van het doel waarvoor een bedrijf cryptovaluta gebruikt.
¹ Slash Financial, Inc. is een financieel technologiebedrijf en geen bank. Bankdiensten worden geleverd door Column N.A., lid van de FDIC.
² Diensten voor het omzetten, overmaken en bewaren van cryptovaluta worden geleverd door Bridge, niet door Column, N.A. of Slash. Cryptovaluta wordt niet bewaard door een bank, is niet verzekerd door de FDIC, kan in waarde fluctueren en kan verloren gaan. Er zijn algemene voorwaarden van toepassing.
