Hoe lang duurt een factureringscyclus? Beheer van visitekaartjes en onkostenfacturering

Hoe lang duurt een factureringscyclus? Een complete gids voor bedrijven

Het bespreken van de lengte van een factureringscyclus lijkt misschien eenvoudig, misschien zelfs onbelangrijk. Factureringscycli bepalen wanneer uw maandelijkse afschrift verschijnt, wat op zijn beurt weer bepalend is voor uw betalingstermijn. Het klinkt eenvoudig. In de praktijk kunnen factureringscycli echter een veel grotere rol spelen in de manier waarop geld door uw bedrijf stroomt. Ze kunnen van invloed zijn op wanneer uitgaven moeten worden betaald, hoe u klantrelaties beheert en hoe voorspelbaar uw cashflow van maand tot maand is.

In deze gids leggen we uit wat het belang is van factureringscycli voor uw bedrijfsvoering, te beginnen met wat ze zijn, hoe ze werken en hoe lang ze doorgaans duren. U leert ook hoe u een factuuroverzicht leest, hoe factureringscycli van invloed kunnen zijn op kredietresultaten en hoe financiële teams de timing van factureringscycli strategisch kunnen gebruiken.

We zullen ook laten zien hoe Slash je maandelijkse betalingen kan verbeteren. Met het financiële beheerdashboard van Slash kun je betalingen via meerdere kanalen automatiseren, facturen genereren en beheren, de uitgaven van je bedrijf in de gaten houden en zakelijke creditcards beheren waarmee je tot 2% cashback kunt verdienen.¹

Wat is een factureringscyclus?

Een factureringscyclus is de terugkerende periode waarin transactieactiviteiten worden geregistreerd. Deze activiteiten kunnen bestaan uit kosten die op de rekening worden geboekt, crediteringen of terugbetalingen en betalingen die tijdens de cyclus worden geboekt. Deze activiteiten worden vervolgens geordend en samengevat op een factuur, die vóór de betaling aan de rekeninghouder wordt bezorgd.

In de meeste zakelijke contexten zijn factureringscycli van toepassing op:

• Creditcards en betaalkaarten
• Terugkerende leveranciersfacturen en servicekosten
• Huur en nutsvoorzieningen
• SaaS-platforms en softwareabonnementen

Hoe werken factureringscycli?

Een factureringscyclus volgt een voorspelbaar patroon. Deze begint op een vaste startdatum, loopt gedurende een bepaalde periode en eindigt op een afschriftdatum. Alle transacties die tijdens die periode worden geboekt, worden opgenomen in het afschrift dat aan het einde van de cyclus wordt gegenereerd. Zodra een factureringscyclus is afgesloten, worden alle transacties die daarna worden geboekt, opgenomen in de volgende cyclus.

Na het versturen van de afschriften volgt een betalingstermijn. Deze omvat vaak een respijtperiode waarin bedrijven de tijd hebben om het afschrift te controleren en de betaling te plannen. Hoewel de factureringscyclus bepaalt wanneer afschriften worden verstuurd en welke transacties daarop worden vermeld, bepaalt deze niet noodzakelijkerwijs wanneer de betaling moet worden voldaan.

Dit onderscheid kan belangrijk worden bij het gebruik van verschillende betalingsstructuren voor bedrijfskaarten. De Slash Visa Platinum Card is bijvoorbeeld een charge card waarbij het saldo dagelijks moet worden betaald. Toch kan de rekening nog steeds periodieke afschriften produceren met een overzicht van de activiteiten voor controle, afstemming en administratie.

Hoe lang duurt een factureringscyclus?

In de meeste gevallen duurt een factureringscyclus één maand. Dit geldt voor de meeste creditcards, huurbetalingen, nutsvoorzieningen en terugkerende zakelijke diensten. Hoewel de duur over het algemeen consistent is, kan de exacte sluitingsdatum variëren. Sommige factureringscycli sluiten op een vaste kalenderdatum, zoals de eerste of vijftiende van elke maand. Andere werken op basis van een doorlopende cyclus, wat betekent dat de cyclus elke maand op dezelfde dag sluit, afhankelijk van wanneer de account of dienst voor het eerst werd geactiveerd.

Bepaalde diensten kunnen langere of kortere factureringscycli hebben, wat van invloed kan zijn op uw cashflow. Veel softwareleveranciers bieden bijvoorbeeld jaarabonnementen aan die één keer per jaar worden gefactureerd. Deze abonnementen zijn vaak goedkoper dan maandelijkse abonnementen, maar u moet wel rekening houden met een grotere, minder frequente uitgave. Andere factureringsregelingen kunnen wekelijks, tweewekelijks of driemaandelijks zijn, afhankelijk van de dienst en de voorwaarden die u overeenkomt.

Soms kunnen factureringscycli worden aangepast door te onderhandelen met uw leverancier. Het wijzigen van een factureringscyclus kan helpen om grote uitgaven af te stemmen op inkomstenstromen of betalingen gelijkmatiger over de maand te spreiden om de druk op de kasstroom te verminderen. Uiteindelijk hangt de juiste structuur van de factureringscyclus af van hoe uw bedrijf doorgaans geld verdient en uitgeeft. Bedrijven met voorspelbare maandelijkse inkomsten geven wellicht de voorkeur aan één geconsolideerde factureringsdatum, terwijl bedrijven met meer variabele inkomstenstromen baat kunnen hebben bij gespreide cycli.

Uw factuur begrijpen

Uw factuuroverzicht is een samenvatting van alles wat er tijdens een bepaalde factureringscyclus is gebeurd. Voor bedrijven kan het begrijpen van een factuuroverzicht een nuttige vaardigheid zijn voor het nauwkeurig bijhouden van uitgaven, het plannen van de cashflow en het op tijd betalen van rekeningen. Elk onderdeel van het overzicht heeft een specifiek doel en is van directe invloed op hoeveel u moet betalen en wanneer:

Beginsaldo

De afrekening begint meestal met het saldo dat is overgedragen van de vorige cyclus. Dit bedrag geeft het openstaande bedrag weer dat overbleef toen de laatste factureringsperiode werd afgesloten. Als de rekening volledig is betaald, is het beginsaldo nul. Zo niet, dan wordt dat saldo overgedragen en bij het huidige totaal opgeteld.

Activiteit tijdens de huidige cyclus

Vervolgens worden op het afschrift alle activiteiten vermeld die tijdens de huidige factureringscyclus zijn geboekt. Dit kunnen aankopen zijn die met de kaart of rekening zijn gedaan, terugkerende abonnementskosten, kosten (zoals kosten voor te late betaling of servicekosten) en rentekosten. Alleen transacties die vóór de sluitingsdatum van de factureringscyclus zijn geboekt, worden op uw afschrift vermeld. Kosten die na de sluitingsdatum worden gemaakt, worden meegenomen in de volgende cyclus, zelfs als ze slechts één dag later plaatsvinden.

Toegepaste betalingen en kredieten

In dit gedeelte worden alle betalingen of crediteringen weergegeven die het saldo tijdens de factureringscyclus hebben verlaagd. Dit kunnen handmatige betalingen, automatische betalingen, terugbetalingen of crediteringen op het afschrift zijn. Betalingen die vóór de sluitingsdatum zijn gedaan, verlagen het saldo op het afschrift, terwijl betalingen die daarna zijn gedaan, op het volgende afschrift worden weergegeven. Deze timing is belangrijk voor het plannen van kasuitstromen en het inzicht krijgen in wat er moet worden betaald.

Saldo op de afsluitingsdatum

De afrekening eindigt met het saldo op de sluitingsdatum. Dit bedrag geeft alles weer wat verschuldigd is voor de factureringscyclus en is doorgaans het cijfer dat bedrijven gebruiken om kosten te controleren, rekeningen af te stemmen en betalingen voor te bereiden.

Minimale betaling en vervaldatum

Ten slotte vermeldt het afschrift het vereiste minimumbedrag en de vervaldatum. Dit geldt met name voor creditcardafschriften. Door ten minste het minimumbedrag vóór de vervaldatum te betalen, voorkomt u boetes voor te late betaling en een negatieve betalingsgeschiedenis.

Als uw bedrijf gebruikmaakt van creditcards, hoeft u geen minimumbedrag te betalen, aangezien kaarthouders het volledige saldo moeten betalen in plaats van een minimumbedrag. Als u dit gedeelte begrijpt, weet u precies hoeveel u moet betalen en wanneer, zodat uw financiële team betalingen kan plannen zonder de cashflow te verstoren.

Hoe beïnvloedt een factureringscyclus uw kredietscore?

Factureringscycli kunnen rechtstreeks van invloed zijn op het kredietrapportageproces. Tijdens elke factureringscyclus van een creditcard worden kosten verzameld totdat de cyclus wordt afgesloten en een creditcardafschrift wordt uitgegeven. Het saldo dat op dat afschrift wordt weergegeven, is doorgaans wat creditcardmaatschappijen aan kredietbureaus rapporteren.

Dat gerapporteerde saldo wordt vergeleken met de kredietlimiet van de kaart om uw kredietbenuttingsratio te berekenen. Als er een hoog saldo op het afschrift staat, kan uw beschikbare krediet lager lijken, zelfs als u het saldo kort daarna afbetaalt. Als gevolg hiervan kan de benutting tijdelijk toenemen, simpelweg vanwege het tijdstip van de creditcardafrekening.

Kredietgebruik is een van de meest invloedrijke factoren bij kredietbeoordeling. Als u een groot deel van uw beschikbare krediet gebruikt, kan dit een negatieve invloed hebben op uw score, vooral als er regelmatig hoge saldi op uw creditcardafschriften staan. Dit kan zelfs gebeuren als bedrijven elke maand het volledige bedrag betalen.

De betalingsgeschiedenis is ook gekoppeld aan factureringscycli. Op elk creditcardafschrift staat een door de kaartuitgever vastgestelde vervaldatum vermeld. Als u die deadline mist, kan dat leiden tot boetes voor te late betaling en negatieve kredietrapportage. Als bedrijven weten wanneer factureringscycli aflopen en wanneer betalingen moeten worden voldaan, kunnen ze hun gebruik beter beheren, hun beschikbare krediet behouden en een goede reputatie bij kredietbureaus behouden.

Get started with the Slash Visa® Platinum Card

Join the 5,000+ businesses already using Slash.

E-mail

Waarom factureringscycli belangrijk zijn voor uw financiën en hoe u ze effectief kunt gebruiken

Factureringscycli spelen een belangrijke rol in het beheer van de cashflow. Door bij te houden wanneer uitgaven worden geboekt en wanneer betalingen moeten worden gedaan, kunnen financiële teams beter anticiperen op kortetermijnbehoeften aan liquide middelen en situaties voorkomen waarin meerdere grote betalingen tegelijkertijd moeten worden gedaan. Dit is met name belangrijk bij het monitoren van debiteuren; vertragingen in de inkomende betalingen van uw bedrijf kunnen de negatieve impact van grote uitgaande factureringsverplichtingen versterken.

Een ander veelvoorkomend gebruik van factureringscyclusbeheer is het aanpakken van klanten of partners die te laat betalen. Als een klant facturen regelmatig een week of langer na de vervaldatum betaalt, kan het verkorten van de factureringscyclus helpen om die vertraging te compenseren. In plaats van achteraf te reageren op te late betalingen, kunnen bedrijven proactief de tijdlijnen aanpassen om de cashflow te beschermen, zonder onmiddellijk hun toevlucht te nemen tot boetes of strengere handhaving.

Verkorte of aangepaste factureringscycli kunnen ook nuttig zijn bij het werken met hoogwaardige klanten, het beheren van kredietrisico's of het overzetten van een klant naar strengere betalingsvoorwaarden. Hoewel deze benaderingen niet voor elke relatie noodzakelijk zijn, kunnen ze financiële teams helpen om de factureringsstructuren van klanten aan te passen aan het daadwerkelijke betalingsgedrag.

Ontdek slimmere oplossingen voor kapitaalbeheer met Slash

Het beheren van factureringscycli wordt aanzienlijk eenvoudiger met de juiste tools. Slash biedt u vanuit één dashboard een duidelijk overzicht van de volledige financiële workflow van uw bedrijf: bedrijfskaarten, zakelijke rekeningen, betalingen, facturen en meer. Met een completer beeld van uw financiële situatie kunnen financiële teams beter geïnformeerde beslissingen nemen over hoe ze factureringscycli voor zowel bedrijfskosten als inkomstenverzameling moeten structureren en beheren.

In tegenstelling tot traditionele creditcards wordt de Slash Visa Platinum Card dagelijks terugbetaald, waardoor bedrijven meer controle hebben over hun saldo en toch tot 2% cashbackbeloningen kunnen verdienen. Slash maakt het ook gemakkelijker om de uitgaven van werknemers te beheren door u in staat te stellen individuele uitgavenregels per categorie of transactie in te stellen, kaartgroepen per team aan te maken en kaartactiviteiten automatisch op te nemen in uw bredere analysedashboard, zodat de uitgaven in overeenstemming blijven met uw algehele financiële positie.

Andere manieren waarop Slash helpt bij het optimaliseren van financieel beheer zijn onder meer:

• Ondersteuning voor meerdere entiteiten: Consolideer overzichten van meerdere entiteiten, dochterondernemingen of winkels in één dashboard voor eenvoudiger overzicht.
• Factuurbeheer: Binnenkort kunt u uw debiteurenbeheer beheren via een intuïtief dashboard voor factuurbeheer. Genereer facturen op basis van opgeslagen contact- en bankgegevens, volg de betalingsstatus en accepteer betalingen via meerdere kanalen, waaronder cryptovaluta.
• Diverse betaalmethoden: Kies betalingsopties die aansluiten bij uw behoeften op het gebied van snelheid en kosten, waaronder Global ACH, internationale overschrijvingen naar meer dan 180 landen en realtime rails zoals RTP en FedNow.
• Flexibele financiering: Voorzie in uw kortetermijnbehoeften aan liquiditeit met Slash's Working Capital Financing, een op maat gemaakte kredietlijn die on-demand opnames ondersteunt met flexibele terugbetalingstermijnen van 30, 60 of 90 dagen.⁵
• Native crypto-ondersteuning: Bewaar, verstuur en ontvang stablecoins in Amerikaanse dollar, zoals USDC en USDT, met eenvoudige on- en off-ramps en vrijwel onmiddellijke wereldwijde overschrijvingen die de traditionele vertragingen bij banken en buitenlandse transactiekosten omzeilen.⁴

Als u meer inzicht wilt in uw uitgaven en minder verrassingen aan het einde van elke factureringscyclus, biedt Slash u meer controle over de financiën van uw bedrijf. Meer informatie vindt u op slash.com.

Corporate cards for smarter spend

Up to 2% high cashback and full control in one place.

Get Started

Veelgestelde vragen

Wat betekent dubbele facturering?

Bij dubbele facturering wordt de rente berekend op basis van zowel het saldo van de huidige als de vorige factureringscyclus, wat kan leiden tot hogere rentekosten. Om te voorkomen dat u meer rente betaalt dan u had verwacht, kunt u overwegen om een creditcard zoals de Slash Visa Platinum Card te gebruiken.

Is een factureringscyclus hetzelfde als een vervaldatum?

Nee. Een factureringscyclus definieert de periode van activiteit die op een afschrift wordt samengevat, terwijl de vervaldatum de uiterste betaaldatum is.

Wat is de 15-3-regel?

De 15-3-regel is een strategie voor creditcardbetalingen. Het doel ervan is om het gerapporteerde kredietgebruik te verlagen door een betaling te doen voordat de factureringscyclus wordt afgesloten en nog een betaling vóór de vervaldatum.