Wat te doen als een werknemer de bedrijfscreditcard voor persoonlijk gebruik gebruikt
Een van de handigste eigenschappen van een zakelijke creditcard is ook een van de meest risicovolle: de mogelijkheid voor werknemers om geld uit te geven van de rekening van hun werkgever.
Er zijn een aantal veelvoorkomende redenen waarom uw werknemer zijn bedrijfscreditcard zelfstandig zou gebruiken, zoals maaltijden en reizen voor zakelijke doeleinden, maar ook voor de aanschaf van materialen voor productie of verzending. Er ontstaan echter problemen wanneer uw teamleden hun bedrijfscreditcard gebruiken voor persoonlijke aankopen. Dit kan worden aangemerkt als fraude, diefstal of verduistering, wat juridische gevolgen kan hebben.
Fouten gebeuren echter wel eens, en het is altijd mogelijk dat de werknemer per ongeluk de verkeerde kaart heeft gepakt. Als de bedrijfskaart bijvoorbeeld dezelfde kleur heeft als zijn eigen kaart, heeft hij een goed alibi. Herhaalde incidenten en hoge kosten zijn echter een duidelijk teken dat het misbruik waarschijnlijk opzettelijk is. Dit leidt niet alleen tot zware straffen voor de werknemer die in gebreke is gebleven, maar kan een organisatie ook duizenden dollars aan verloren geld kosten als het niet meteen wordt opgemerkt.
Bedrijven die gebruikmaken van de Slash Visa® Platinum-bedrijfskaart kunnen meer vertrouwen hebben in de veiligheid van hun rekeningen dankzij gedetailleerde controles waarmee transacties gemakkelijker kunnen worden gecontroleerd en ongeoorloofde afschrijvingen kunnen worden geblokkeerd voordat ze plaatsvinden.¹ In deze gids bekijken we wat je moet doen als een medewerker zijn bedrijfscreditcard gebruikt voor persoonlijke uitgaven, wat de gevolgen zijn en wat je het beste kunt doen om dit in de toekomst te voorkomen.
De risico's van het gebruik van een bedrijfscreditcard begrijpen
Er zijn duidelijk omschreven wetten met betrekking tot het opzettelijk misbruik van bedrijfscreditcards. Per definitie zijn bedrijfscreditcards bedoeld voor de aanschaf van artikelen en diensten die relevant zijn voor dat bedrijf, dus elke uitzondering die persoonlijk lijkt, kan in strijd zijn met die wetten.
Deze gevallen vallen doorgaans onder de noemer verduistering, wat volgens de Amerikaanse wetgeving wordt gedefinieerd als het frauduleus wegnemen van persoonlijke eigendommen door iemand aan wie deze waren toevertrouwd. Als u een werknemer de 'persoonlijke eigendommen' van uw zakelijke creditcard en werkgeversrekening hebt toevertrouwd en deze persoon geld heeft opgenomen voor persoonlijke doeleinden in plaats van zakelijke uitgaven, dan is er meestal sprake van creditcardfraude. Als u die werknemer niet daadwerkelijk een bedrijfskaart hebt toevertrouwd (misschien heeft hij of zij stiekem een collega op kantoor bestolen), dan is dat waarschijnlijk een uitzondering die onder de definitie van diefstal valt.
Als dit toch gebeurt, zijn er consequenties die verder gaan dan geschonden vertrouwen en verbroken contracten. Als uw bedrijf van plan is het geld terug te vorderen, moet u mogelijk juridische stappen ondernemen tegen de werknemer. Herhaaldelijk misbruik kan ook de kredietwaardigheid van uw bedrijf schaden, vooral als de roekeloze uitgaven van de werknemer uw kredietlimieten hebben overschreden.
Misbruik van bedrijfscreditcards kan ook aanleiding geven tot een audit, aangezien de belastingdienst verdachte activiteiten in de financiën van uw account kan herkennen. Verkeerd geclassificeerde uitgaven kunnen ook legitieme zakelijke belastingaftrekposten in de war brengen en tot hoofdpijn leiden.
Wanneer misbruik plaatsvindt: onopzettelijk versus opzettelijk
Voordat er directe maatregelen worden genomen, moet de werkgever vaststellen of het misbruik van de zakelijke creditcard per ongeluk of opzettelijk is gebeurd.
Als de werknemer snel iemand laat weten dat hij de verkeerde kaart heeft gebruikt voor een aankoop en zijn bonnetje laat zien, is het waarschijnlijk een oprechte vergissing. Als je bij de boekhouding een onbeduidende zakelijke creditcarduitgave tegenkomt, zoals een betaling voor een flesje water bij een tankstation op zondagavond, kun je bij de persoon in kwestie navragen of het om een vergissing gaat.
Uiteindelijk is het aan uw organisatie om te bepalen hoe u wilt reageren op onopzettelijk misbruik van creditcards. Een kort gesprek en een vergoeding zijn voldoende om de meeste werknemers aan te moedigen om voorzichtiger om te gaan met hun zakelijke creditcard.
Opzettelijk of kwaadwillig gebruik ziet er echter meestal heel anders uit. Het kan gaan om herhaalde aankopen van allerlei artikelen, of om één grote aankoop die een onbetrouwbare werknemer op de bedrijfsrekening heeft gezet. Zelfs als het om één fout gaat, kunt u uw eigen oordeel gebruiken om de intentie te bepalen. Een werknemer zou bijvoorbeeld 'per ongeluk' zijn bedrijfscreditcard kunnen koppelen aan een van zijn thuisstreamingdiensten, maar we weten hoe omslachtig het is om kaartgegevens in uw tv in te voeren. Die betaling zou geen ongelukje zijn.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Bepaling van de verantwoordelijkheid voor ongeoorloofde kosten
Wanneer uw werknemer de zakelijke creditcard gebruikt voor een grote, ongeoorloofde aankoop, wie is dan verantwoordelijk voor het betalen van dat geld? Nou... uw bedrijf. Het bedrijf is aansprakelijk voor kosten die op de zakelijke rekening worden gemaakt, ongeacht of de transactie legitiem is of diefstal.
Dat betekent echter niet dat u gestolen geld niet kunt terugvorderen van uw werknemer. In bepaalde gevallen zijn er juridische stappen die u kunt ondernemen om de werknemer te verplichten tot terugbetaling.
Maatregelen die moeten worden genomen wanneer een bedrijfscreditcard voor persoonlijke doeleinden wordt gebruikt
Hieronder vindt u de stappen die u moet nemen wanneer u ongeoorloofde uitgaven met uw bedrijfskaart ontdekt:
- Bevestig het misbruik: Door middel van een beoordeling van de kosten en een gesprek met de werknemer moet worden vastgesteld of het om een eenmalige fout ging of om een bewuste beslissing.
- Noteer alle relevante detailsDe tijd, plaats en ontvangstbewijzen van de transacties zijn allemaal belangrijke factoren die moeten worden gedocumenteerd om een duidelijk beeld te krijgen van wat er is gebeurd en welke maatregelen moeten worden genomen. Dit helpt ook om de financiën te verduidelijken ten behoeve van onkostendeclaraties.
- Bepaal de juiste volgende stappen: Als het om een ongeluk gaat, kunnen de volgende stappen bestaan uit vergaderingen en een snelle terugbetaling. Als het echter opzettelijk is, kunt u kiezen voor strenge disciplinaire maatregelen, ontslag of zelfs juridische stappen als de transacties aanzienlijk zijn en de werknemer weigert het geld terug te betalen.
- Herzie en verduidelijk het onkostenbeleidHopelijk heeft uw organisatie een uitgebreid onkostenbeleid opgesteld waarin de richtlijnen voor zakelijke creditcards worden beschreven en welke maatregelen er moeten worden genomen als de regels worden overtreden. Als dit beleid al bestaat, neem het dan door met het team. Als het echter nog niet expliciet is vastgelegd, moet u het opstellen.
- Versterk het toezicht met de juiste automatiseringstoolsSommige bedrijfskaarten worden geleverd met software die volledige controle, zichtbaarheid en inzicht biedt in de uitgaven en onkostendeclaraties van werknemers. Bij Slash weten we het een en ander over dat soort kaarten.
Hoe misbruik van bedrijfscreditcards te voorkomen
Hier volgen enkele manieren om het risico op misbruik van zakelijke creditcards te beperken voordat er fraude, diefstal of verduistering plaatsvindt:
- Kies zakelijke creditcards met kaartbeveiliging waarmee ongeoorloofde aankopen kunnen worden geblokkeerd voordat ze plaatsvinden.
- Controleer het onkostenbeleid om er zeker van te zijn dat het alle richtlijnen, regels en gevolgen volledig omvat.
- Maak gebruik van virtuele kaarten die uitgaven beperken en volledige transparantie bieden over uitgaven.
- Gebruik een onkostenbeheersysteem dat goedkeuringsworkflows ondersteunt en aankopen kan beperken tot goedgekeurde categorieën.
Neem de controle over de bedrijfsuitgaven met Slash
Duidelijk beleid, proactieve monitoring en krachtige tools helpen bedrijven om misbruik van bedrijfscreditcards te voorkomen en, mocht het toch gebeuren, efficiënt aan te pakken. Het is misschien aan u om het bedrijfsbeleid te ontwikkelen, maar de rest kunt u overlaten aan het Slash-bankplatform.
Wij bieden de Slash Visa® Platinum-bedrijfskaart aan, die toegang geeft tot een financieel dashboard waarmee u bestedingslimieten, categorisering van zakelijke uitgaven, beperkingen voor handelaren en andere aanpasbare toestemmingsniveaus kunt instellen, waardoor u zich geen zorgen hoeft te maken over misbruik door werknemers.
De Slash-bedrijfskaart is oprichtervriendelijk en gemakkelijk toegankelijk. U hebt alleen een EIN nodig, geen SSN, persoonlijke garantie of kredietcontrole. De kaart is veilig en wordt ondersteund door 24/7 support. U verdient ook tot 2% cashback, ondersteunt het opbouwen van zakelijk krediet en biedt gratis ACH-overschrijvingen. Deze functies kunnen ervoor zorgen dat uw werknemers de kaart graag correct gebruiken.
Naast de bedrijfskaart biedt het Slash-bankplatform wereldwijde USD-rekeningen voor niet-Amerikaanse entiteiten, native crypto-ondersteuning, onbeperkte gratis binnenlandse overschrijvingen en integraties met boekhoudoplossingen zoals Quickbooks en Xero.³ ,⁴
Bescherm de financiën van uw bedrijf en stroomlijn het onkostenbeheer met onze reeks financiële oplossingen. Dankzij geavanceerde uitgavenbeheersing en verbeterde zichtbaarheid kunnen ongeoorloofde aankopen en creditcardfraude worden voorkomen voordat ze plaatsvinden.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Veelgestelde vragen
Zijn virtuele en fysieke zakelijke creditcards veiliger dan traditionele creditcards?
In de meeste gevallen wel. De 'veiligheid' van een bedrijfscreditcard wordt bepaald door de zichtbaarheid en de uitgavenbeperkingen. Hoewel beide kunnen worden misbruikt, bieden typische virtuele en fysieke bedrijfskaarten (met name de Slash Visa® Platinum-bedrijfskaart) meer controleopties, waardoor ze waarschijnlijk een verstandiger keuze zijn dan traditionele kaarten.
Wat is het verschil tussen een betaalkaart en een zakelijke creditcard?
Beide soorten kaarten worden vaak gebruikt voor zakelijke uitgaven, maar er is een belangrijk verschil: zakelijke creditcards bieden een doorlopende kredietlijn waarover in de loop van de tijd rente wordt berekend, terwijl u bij een charge card aan het einde van elke maand het volledige saldo moet betalen. De keuze tussen beide hangt grotendeels af van hoe een organisatie haar financiën wil beheren en welke zakelijke uitgaven het meest voorkomen.
Vermindert het gebruik van een creditcard in plaats van een prepaidkaart het financiële risico voor bedrijven?
Prepaidkaarten worden rechtstreeks betaald uit bedrijfsfondsen die vooraf op de kaart zijn geladen, terwijl creditcards kortlopend krediet verstrekken dat elke factureringscyclus volledig wordt terugbetaald. Wat betreft het financiële risico voor bedrijven, kan dit simpelweg afhangen van het bedrag dat de werkgever aan een werknemer toevertrouwt op een prepaidkaart.
Lees meer van ons
