Preventie van bedrijfsfraude: essentiële controles die elk bedrijf in 2025 nodig heeft
Fraude is niet alleen een risico voor grote ondernemingen of risicovolle sectoren. Het is een hardnekkige, onopvallende bedreiging die bedrijven van elke omvang kan treffen. Fraudeurs zoeken vaak naar zwakke plekken in financiële processen, zoals slechte interne controles, beperkt inzicht in transacties en verouderde beveiligingsmaatregelen. Kleine bedrijven kunnen bijzonder aantrekkelijke doelwitten zijn, omdat ze vaak niet beschikken over speciale middelen voor fraudepreventie of formele controles en waarborgen.
De financiële gevolgen van fraude reiken meestal veel verder dan het initiële verlies. Frauduleuze activiteiten kunnen de dagelijkse bedrijfsvoering verstoren, de relaties met leveranciers en klanten onder druk zetten en ondernemers blootstellen aan juridische of compliance-risico's. In veel gevallen wordt fraude pas weken of maanden na het plaatsvinden ontdekt, vooral wanneer afstemmingsprocessen traag verlopen of grotendeels handmatig worden uitgevoerd.
Vaak kunnen de grootste risico's voortkomen uit het blijven vertrouwen op verouderde workflows. Goedkeuringen via e-mail, papieren cheques, spreadsheets en niet-gekoppelde bankrekeningen kunnen het moeilijker maken om verdachte activiteiten op te merken wanneer deze plaatsvinden. Bovendien kan vertraging bij het opmerken van verdachte activiteiten fraudeurs meer tijd geven om geld over te maken of hun sporen uit te wissen.
In deze gids bespreken we praktische manieren om uw bedrijf tegen fraude te beschermen. We leggen belangrijke regelgevingsconcepten uit, zoals KYC, KYB en AML, geven een overzicht van veelvoorkomende fraudepraktijken en schetsen veiligheidsmaatregelen die u realistisch gezien kunt implementeren. We laten ook zien hoe een modern banksysteem zoals Slash kan helpen om de afhankelijkheid van handmatige processen te verminderen door realtime inzicht in transacties, AI-ondersteunde fraudedetectie, gedetailleerde kaartcontroles en conforme identiteitsverificatie te bieden, zonder bedrijven te dwingen om complexe, uitsluitend voor ondernemingen bestemde systemen te gebruiken.¹
Wat is fraudepreventie? Belangrijkste begrippen en belang
Fraudepreventie verwijst naar de strategieën, controles en processen die bedrijven gebruiken om zowel de kans op als de impact van frauduleuze activiteiten te verminderen. Dit kan onder meer interne controles, identiteitsverificatie, transactiemonitoring, training van medewerkers en duidelijke procedures voor het reageren op verdachte activiteiten omvatten.
In plaats van te proberen fraude volledig uit te bannen, wat zelden realistisch is, richt fraudepreventie zich op het verminderen van kansen, het verbeteren van detectie en het sneller reageren wanneer er iets misgaat. In de praktijk betekent dit een combinatie van preventieve controles, detectieve controles en responsprotocollen. Preventieve controles zijn bedoeld om de kansen op fraude te verminderen; detectieve controles helpen bij het identificeren van verdachte activiteiten; en responsprotocollen beschrijven wat er moet gebeuren zodra fraude wordt vermoed of bevestigd.
Bedrijven baseren hun fraudepreventie ook op regelgevingskaders, waaronder:
- Ken uw klant (KYC): Processen die worden gebruikt om de identiteit van klanten te verifiëren voordat financiële relaties worden aangegaan.
- Ken uw bedrijf (KYB): Soortgelijke controles worden toegepast op bedrijven, leveranciers en tegenpartijen om de legitimiteit en eigendom te bevestigen.
- Anti-witwasbeleid (AML): Voortdurende monitoring- en rapportagevereisten die zijn ontworpen om illegale financiële activiteiten op te sporen en te voorkomen.
Naast naleving ondersteunt fraudepreventie bredere operationele doelstellingen. Het kan helpen om inkomsten te beschermen, het vertrouwen van leveranciers en klanten te behouden, verliezen door diefstal of verduistering te beperken en de algehele financiële discipline te verbeteren.
Hoe fraudepreventie werkt: alles wat u moet weten
Fraudepreventie werkt anders, afhankelijk van waar het risico zich in het bedrijf voordoet. Hieronder staan enkele van de meest voorkomende soorten fraude waarmee bedrijven tegenwoordig te maken hebben, samen met de reden waarom elk daarvan een iets andere aanpak vereist:
Bankfraude
Bankfraude kan bestaan uit ongeoorloofde ACH-overschrijvingen, telegraaffraude of het overnemen van rekeningen. Deze incidenten doen zich vaak voor nadat inloggegevens zijn buitgemaakt door middel van phishingaanvallen of zwakke authenticatiepraktijken. Zodra geld van een bankrekening is verdwenen, kan het moeilijk en zeer tijdgevoelig zijn om dit terug te krijgen, vooral bij telegraafoverschrijvingen.
Boekhoudfraude
Boekhoudfraude kan betrekking hebben op gemanipuleerde financiële overzichten, verborgen verplichtingen of verkeerd geclassificeerde uitgaven. Dit soort fraude komt vaak intern voor en kan verband houden met beperkt toezicht, onregelmatige controles of een gebrek aan scheiding van taken binnen financiële teams.
Creditcardfraude
Bedrijven kunnen te maken krijgen met creditcardfraude door ongeoorloofd kaartgebruik, frauduleuze terugboekingen of misbruik van werknemerskaarten. Ook door het skimmen van kaarten bij het verkooppunt kan gevoelige financiële informatie openbaar worden. Zonder controles op transactieniveau en tokenisatie, beide standaardfuncties op de betaalkaarten van Slash, kunnen deze problemen onopgemerkt blijven.
Beleggingsfraude
Beleggingsfraude kan voorkomen wanneer bedrijven het doelwit worden van valse of misleidende kansen, zoals Ponzi-constructies, piramidespelen of niet-geregistreerde effectenemissies. Sommige constructies zijn gebaseerd op sociale relaties, terwijl andere gepaard gaan met het zich voordoen als toezichthouders of financiële instellingen.
Identiteitsdiefstal
Fraudeurs kunnen gestolen of vervalste identiteiten gebruiken om rekeningen te openen, transacties te initiëren of betalingen om te leiden. Een strikte naleving van KYC-, KYB- en klantonderzoekprocedures is van cruciaal belang om dit risico te verminderen. Bedrijven moeten identiteitsdocumenten controleren, informatie vergelijken met betrouwbare databases en controleren op inconsistenties in de gegevens van de aanvraag. Meerlaagse verificatieprocessen maken het voor fraudeurs aanzienlijk moeilijker om succes te boeken met vervalste of gestolen identiteiten.
Chequefraude
Chequefraude is de afgelopen jaren toegenomen, zelfs nu het gebruik van cheques in het algemeen is afgenomen. Veelvoorkomende praktijken zijn onder meer valse cheques, vervalste handtekeningen en chequefraude, waarbij fraudeurs misbruik maken van de tijd tussen het storten en het verrekenen van cheques. Bedrijven die blijven vertrouwen op cheques zonder beveiligingsmaatregelen zoals positive pay, lopen een verhoogd risico. Daarom stappen veel bedrijven over op digitale betaalmethoden met strengere beveiligingsprotocollen.
Ondanks de grote verscheidenheid aan fraudepraktijken zijn er verschillende voorzorgsmaatregelen die de bescherming over de hele linie kunnen verbeteren:
- Duidelijke interne controles en goedkeuringsworkflows
- Identiteitsverificatie via KYC en KYB
- Voortdurende transactiemonitoring en waarschuwingen
- Beperkte systeemtoegang en op rollen gebaseerde machtigingen
- Gedefinieerde procedures voor het reageren op verdachte activiteiten
Hoe kunt u uw bedrijf beschermen tegen fraude: 6 manieren om risico's te minimaliseren
Om uw bedrijf tegen fraude te beschermen, hebt u geen groot budget of een speciaal beveiligingsteam nodig. De meest effectieve aanpak combineert proactieve controles, consistente monitoring en de juiste tools om problemen vroegtijdig op te sporen. Hier zijn zes praktische manieren om uw strategie voor fraudepreventie te versterken:
1. Interne controles versterken en handmatige processen verminderen
Interne controles werken het beste wanneer ze consistent worden toegepast. Wanneer goedkeuringen, betalingen en afstemmingen in losstaande systemen plaatsvinden, wordt het gemakkelijker om frauduleuze activiteiten door de mazen van het net te laten glippen. Door financiële activiteiten te centraliseren, worden onregelmatigheden gemakkelijker op te sporen.
Een platform als Slash biedt ondernemers realtime inzicht in de cashflow van bankrekeningen, kaarten en betaalmethoden. Dankzij gedetailleerde machtigingen hebben werknemers alleen toegang tot wat ze nodig hebben, terwijl configureerbare uitgavenregels ongeoorloofde transacties voorkomen. Door transactiegegevens digitaal vast te leggen, wordt ook de kans kleiner dat informatie wordt verborgen of gewijzigd, vooral wanneer deze wordt gesynchroniseerd met boekhoudtools zoals QuickBooks.
2. Controleer informatie over werknemers, klanten en leveranciers
Zonder sterke KYC- en KYB-processen kunnen bedrijven zichzelf blootstellen aan identiteitsdiefstal, frauduleuze leveranciers of fraude met overschrijvingen en cheques. Het is vooral belangrijk om te verifiëren wie er aan de andere kant van een transactie zit wanneer het om grote, dringende of afwijkende betalingen gaat.
Voordat werknemers toegang krijgen tot financiële systemen of gevoelige informatie, moet hun achtergrond worden gecontroleerd. Neem bij het aannemen van nieuwe werknemers de tijd om hun legitimiteit via meerdere kanalen te controleren: een telefoontje naar een bekend nummer, verificatie van zakelijke adressen en controle van oprichtingsdocumenten kunnen allemaal helpen om vertrouwen op te bouwen voordat er geld wordt overgemaakt.
3. Beveilig bankrekeningen en toegang tot internetbankieren
Bankrekeningen zijn een veelvoorkomend doelwit voor fraudeurs. Door te beperken wie transacties kan initiëren, meervoudige authenticatie af te dwingen en toegangsrechten regelmatig te controleren, kunt u het risico verminderen.
Met Slash kunnen bedrijven op rollen gebaseerde toegang beheren, machtigingen onmiddellijk intrekken en transactielimieten instellen op accountniveau. Virtuele kaarten kunnen een extra beschermingslaag toevoegen door informatie op het verkooppunt te tokeniseren, waardoor het risico op kaartskimming tijdens transacties wordt verminderd. De native stablecoin-ondersteuning van Slash kan extra bescherming bieden tijdens overboekingen ten opzichte van traditionele bankoverschrijvingen, aangezien on-chain transacties moeilijker te vervalsen of te wijzigen zijn zodra ze zijn afgewikkeld.³
4. Transacties monitoren en verdachte activiteiten vroegtijdig signaleren
Vroegtijdige detectie is een van de meest effectieve manieren om fraudeverliezen te beperken. Door transacties in realtime te monitoren, kunnen bedrijven afwijkingen – zoals onverwachte betalingsbedragen, nieuwe leveranciers of ongebruikelijke timing – opmerken voordat het geld volledig van een rekening is afgeschreven.
Slash maakt gebruik van AI-gestuurde transactiemonitoring om potentieel verdachte activiteiten te identificeren en een snellere beoordeling mogelijk te maken. Configureerbare goedkeuringsstromen en directe waarschuwingen helpen bedrijven om twijfelachtige transacties te pauzeren voordat ze worden afgerond, in plaats van pas achteraf problemen te ontdekken.
5. Bescherm uzelf tegen zakelijke e-mailcompromittering en phishing
Veel oplichters richten zich op werknemers door zich voor te doen als leidinggevenden van het bedrijf. Eén slimme, overtuigende oplichter kan een werknemer voldoende misleiden om belangrijke bedrijfsinformatie prijs te geven. Het is belangrijk om werknemers regelmatig te trainen in de gevaren van phishing-scams en hoe ze deze kunnen herkennen. Zorg ervoor dat u dit vroeg aan de orde stelt bij nieuwe werknemers, omdat zij het grootste risico lopen om het doelwit te worden en in de val te trappen. Voor grotere bedrijven is het een goed idee om phishing-testmails te versturen om te zien hoe uw werknemers reageren op een mogelijke zwendel.
6. Voer regelmatig audits en afstemmingen uit
Audits en afstemmingen zijn het meest effectief wanneer ze routinematig worden uitgevoerd. Als u wacht tot er iets niet klopt, kan fraude langer dan nodig voortduren. Met een geïntegreerde bank- en boekhoudopstelling, zoals Slash in combinatie met QuickBooks, kunnen het controleren van transacties, het afstemmen van rekeningen en het opstellen van financiële overzichten een standaardonderdeel van de bedrijfsvoering worden in plaats van een verstorende kwartaalklus.
Wat te doen als uw bedrijf het slachtoffer is van fraude?
Als er fraude wordt vermoed of bevestigd, is het van cruciaal belang om snel samen te werken met uw bank. Tijd kan een grote invloed hebben op de vraag of geld kan worden bevroren of teruggevorderd. Dit is wat u moet doen:
- Neem onmiddellijk contact op met uw bank: Meld verdachte activiteiten zo snel mogelijk aan uw financiële dienstverlener. Uw dienstverlener kan transacties blokkeren, betrokken rekeningen bevriezen of herstelprocedures starten. Banken kunnen soms overschrijvingen of ACH-overboekingen terugroepen als ze binnen enkele uren na de transactie worden geïnformeerd, voordat het geld volledig is verrekend.
- Beveilig alle toegangspunten: Reset alle relevante inloggegevens, trek gebruikersrechten in, schakel sterkere authenticatie in en controleer recente wijzigingen in accountgegevens. Uw bank kan u vaak helpen bij het controleren van recente inlogactiviteiten en transactiegeschiedenis.
- Documenteer alles: Houd een register bij van frauduleuze transacties, communicatie, tijdstempels en interne bevindingen. Banken en betalingsnetwerken hebben doorgaans gedetailleerde documentatie nodig om fraudeclaims te onderzoeken.
- Pas de controles aan voor de toekomst: Evalueer en versterk na het incident uw maatregelen ter voorkoming van fraude. Werk goedkeuringsworkflows bij, wijzig bestedingslimieten en voer indien nodig aanvullende controles in om toekomstige risico's te verminderen.
In plaats van tijd te verspillen aan telefoongesprekken met uw bankfiliaal, kunnen bedrijven met platforms zoals Slash onmiddellijk actie ondernemen bij de eerste tekenen van fraude via het dashboard. Omdat Slash gedetailleerde transactiegegevens en toegangslogboeken bijhoudt, zijn bedrijven beter in staat om frauduleuze activiteiten snel te documenteren en indien nodig samen te werken met betalingsnetwerken of autoriteiten.
Krijg volledig inzicht in betalingen en transacties met Slash
Als er fraude wordt gepleegd, telt elke minuut. Met het Slash-dashboard kost wat vroeger uren nu slechts enkele minuten. Bij het eerste teken dat er iets mis is, ontvangt u direct een waarschuwing. U opent de app en bevriest accounts met één enkele klik. U navigeert naar uw analysedashboard om een bedrijfsbreed overzicht te krijgen van alle transacties, uitgesplitst naar team, ontvanger, betalingstype en meer. Alle transactiegegevens worden automatisch geregistreerd en zijn direct beschikbaar. Zodra u het probleem hebt geïdentificeerd, kunt u gebruikersrechten intrekken en gecompromitteerde accounts onmiddellijk sluiten – zonder dat u daarvoor hoeft te bellen.
Slash biedt ook een uitgebreide reeks financiële tools die zijn ontworpen om bedrijven meer controle, zichtbaarheid en veiligheid te bieden:
- Slash Visa Platinum-kaart: Een creditcard met 2% cashback die gedetailleerde uitgavenbeheersing, aanpasbare kaartgroeperingen en realtime transactie-inzichten mogelijk maakt. Sla alle transactiegegevens van uw teams op voor meer zichtbaarheid en pas eenvoudig de machtigingen aan voor werknemers die hun bedrijfskaart misbruiken.
- Native crypto-ondersteuning: Cryptocurrency-betalingen profiteren van blockchaintechnologie die transacties uiterst moeilijk te vervalsen, dupliceren of wijzigen maakt. Dit komt omdat ze zich op een gedecentraliseerd netwerk bevinden dat cryptografische sleutels gebruikt om betalingsinformatie te beveiligen. Met Slash kunnen gebruikers stablecoins zoals USDC en USDT op 8 verschillende blockchains bewaren, verzenden en ontvangen.
- Spaarrekeningen met hoog rendement: Centraliseer uw bedrijfsrekeningen nog verder met hoogrentende rekeningen die rechtstreeks in het Slash-dashboard zijn geïntegreerd. Verdien tot 4,1% rendement op jaarbasis met geldmarktrekeningen van Morgan Stanley of BlackRock die zijn gekoppeld aan Amerikaanse staatsobligaties.⁶
- Virtuele accounts: Scheid verschillende betalingspools op basis van leveranciers, categorieën en meer, afhankelijk van uw behoeften, met eenvoudig configureerbare virtuele bankrekeningen.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Veelgestelde vragen
Wat is de 10-80-10-regel voor fraude?
De 10-80-10-regel is van toepassing op veel verschillende contexten, maar met betrekking tot bedrijfsfraude betekent deze het volgende: 10% van de mensen zal waarschijnlijk nooit fraude plegen, 10% van de mensen zal altijd fraude plegen als ze de kans krijgen, en de overige 80% bevindt zich ergens in het midden. Fraudepreventie richt zich over het algemeen op het beperken van de kans dat de middelste 80% fraude pleegt, aangezien goede beveiligingsmaatregelen over het algemeen goede mensen effectief kunnen weerhouden van oneerlijke handelingen.
Wat zijn de 4 'P's' van fraude?
De 4 "P's" verwijzen naar de gebruikelijke manier waarop fraudeurs hun slachtoffers manipuleren. De 4 'P's' zijn pretenderen, probleem, druk en betalen; een oplichter doet zich voor als iemand anders, legt u een probleem voor dat met geld kan worden opgelost, zet u onder druk door urgentie te creëren of u te misleiden met valse beloften, en uiteindelijk betaalt u hem, waarna een geautoriseerde transactie niet meer kan worden teruggedraaid.
Kan ik een fraudewaarschuwing instellen voor mijn EIN-nummer?
Er bestaat geen gecentraliseerd fraudewaarschuwingssysteem voor EIN's. Het nauwlettend controleren van bankrekeningen en het implementeren van strenge identiteitscontroles zijn de meest effectieve beschermingsmaatregelen. Als u vermoedt dat uw EIN is misbruikt voor fraude, dient u IRS-formulier 14039-B in en neemt u contact op met de grote kredietbureaus om een waarschuwing op uw profielen en identificatie te plaatsen.
