Hoe u uw crediteurenadministratie kunt stroomlijnen
Crediteurenadministratie (AP) is een belangrijk onderdeel van de financiële toolkit van een bedrijf. Het ontvangen van facturen van leveranciers en het consistent uitvoeren van betalingen aan leveranciers stimuleert groei, verbetert relaties en zorgt ervoor dat workflows soepel blijven verlopen. Wanneer crediteurenprocessen echter inefficiënt zijn, krijg je precies het tegenovergestelde.
Gezien de complexiteit van het beheer van crediteurenadministratie kan het bijhouden van inkooporders en facturen een overweldigende taak zijn. Wanneer dit handmatig door accountants wordt gedaan, kunnen AP-processen te lijden hebben onder fouten bij het invoeren van gegevens, gemiste facturen of gewoon traagheid. Door het volledige crediteurenproces te optimaliseren met AP-automatisering kunnen bedrijven deze knelpunten overwinnen.
In deze gids bespreken we het proces van crediteurenadministratie, de stappen van begin tot eind, en hoe automatisering teams tijd en energie kan besparen. We laten ook zien hoe moderne bankplatforms zoals Slash uw AP-proces kunnen automatiseren met tools die betalingen automatiseren, realtime inzicht bieden in transacties en goedkope wereldwijde overschrijvingen met crypto mogelijk maken.¹, ⁴
Inzicht in het crediteurenproces
"Crediteurenadministratie" is, eenvoudig gezegd, de verplichting van een bedrijf om goederen en diensten te betalen die op krediet zijn ontvangen. Als de financiën van een organisatie in beweging zijn, kan het zijn dat ze hun zakelijke transacties met leveranciers op krediet doen in plaats van ze direct te betalen. In tegenstelling tot de creditcardafrekening die jij of ik maandelijks ontvangen, kan een bedrijf facturen betalen vanuit talloze verschillende rekeningen, tijdstippen en afdelingen. Daarom moet het AP-proces gestroomlijnd en nauwkeurig zijn.
Factuurverwerking, betalingsgoedkeuringen en nauwkeurige rapportages zijn slechts enkele van de verantwoordelijkheden waarmee financiële professionals te maken hebben bij het beheer van crediteurenadministratie. Ervoor zorgen dat leveranciers op tijd worden betaald, is misschien wel hun grootste uitdaging, vooral wanneer AP-processen worden vertraagd door trage goedkeuringsprocessen.
Het crediteurenproces: 6 belangrijke stappen
Laten we eens kijken naar een typische stapsgewijze uitsplitsing van het crediteurenproces:
Aanmaken van een inkooporder (PO)
Een inkooporder is een document dat door een koper aan een verkoper wordt verstrekt en waarin de betalingsvoorwaarden en de verwachte goederen of diensten vóór levering worden uiteengezet. De eerste stap is dus om er een op te stellen voor uw bestelling.
Ontvangst van facturen en gegevensvastlegging
Verzamel facturen van leveranciers, door een fysieke kopie te scannen, een pdf uit een e-mail te downloaden of een factuurbestand te uploaden naar uw AP- of boekhoudsysteem met OCR-technologie om automatisch gegevens vast te leggen.
Factuurcontrole en -goedkeuring
Blijf op de hoogte van de boekhouding door de juistheid van de posten te controleren, naleving te waarborgen, deze naar de juiste personen door te sturen voor goedkeuring en alles in het grootboek in te voeren.
Betalingsplanning
Plan betalingsdata volgens de voorwaarden die u met uw leverancier bent overeengekomen en de cashflow van uw bedrijf. Met het zakelijke bankplatform van Slash kunt u betalingen op het juiste moment plannen en automatisch uitvoeren, zodat u zich nooit meer zorgen hoeft te maken over het missen van die vervaldata.
Uitvoering van betalingen
Betaal facturen voor goederen of diensten via ACH, overschrijving of bedrijfskaart. Sommige bedrijfskaarten, zoals de Slash Visa® Platinum-kaart, bieden gedetailleerde uitgavenbeheersing en realtime inzichten, waardoor het bijhouden en registreren van transacties eenvoudig wordt.¹
Administratie en rapportage
Ga terug naar het grootboek om betalingen te documenteren voor boekhoudkundige doeleinden, audits en het onderhouden van sterke relaties met leveranciers.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Veelvoorkomende uitdagingen in het crediteurenadministratieproces
Het handmatig beheren van het AP-proces kan tot verschillende obstakels en vertragingen leiden, zoals:
Verzuimen en fouten
Wanneer accountants handmatig gegevens invoeren uit tientallen bonnen die verspreid zijn over e-mailinboxen, archiefkasten en boekhoudplatforms, kan het aantal menselijke fouten aanzienlijk toenemen. Verkeerd overgenomen cijfers, dubbele invoer en niet-overeenkomende transacties kunnen zich in de loop van de tijd opstapelen. Dit kan leiden tot onnauwkeurige onkostendeclaraties, gemiste belastingaftrek en zelfs controles.
Moeilijkheden bij het volgen van betalingen
Voor financiële teams die werken met een mix van digitale en fysieke bonnen, kan het bijna onmogelijk zijn om realtime inzicht te krijgen in de uitgaven. Voor het analyseren van de cashflow van uw bedrijf en het plannen van budgetten kan het nodig zijn om papieren bonnen, digitale pdf's, e-mailbevestigingen en bankafschriften handmatig te vergelijken. Dit is een traag proces – tegen de tijd dat alles bij elkaar is gebracht, kan het al verouderd of onvolledig zijn.
Inconsistente of onduidelijke categorisering van uitgaven
Een slechte categorisering van zakelijke uitgaven kan het bijhouden van betalingen en financiële rapportages nog moeilijker maken. Wanneer uitgaven niet goed worden gecategoriseerd, bijvoorbeeld door geen onderscheid te maken tussen kantoorbenodigdheden, softwareabonnementen en reiskosten, kan het voor u en uw team lastig zijn om uitgavenpatronen te analyseren of nauwkeurige rapportages op te stellen. Het sorteren van aankopen met moderne software zoals Slash kan tijd besparen en de nauwkeurigheid van rapportages verbeteren.
Trage verwerking en goedkeuring van facturen
Sommige bedrijven vereisen opeenvolgende goedkeuringen van managers, afdelingshoofden en leidinggevenden voordat betalingen worden verwerkt. Deze vertragingen kunnen aanzienlijk toenemen wanneer goedkeuringsverzoeken afhankelijk zijn van fysieke documenten die tussen verschillende kantoren of locaties moeten worden doorgestuurd. Het is beter om facturen te organiseren op een gecentraliseerd digitaal platform waar meerdere goedkeurders tegelijkertijd kunnen controleren en ondertekenen.
Het voordeel van het automatiseren van crediteurenadministratie
Omwille van snelheid, nauwkeurigheid en schaalbaarheid zouden financiële teams moeten overwegen om gespecialiseerde software in te zetten om hun AP-proces te automatiseren. Hieronder volgen enkele voordelen van AP-automatisering ten opzichte van handmatige methoden:
Efficiëntie en tijdwinst
Simpel gezegd: AP-automatisering bespaart uw team tijd. Wanneer uw financiële afdeling de dagelijkse workflow voor kan blijven, komt er tijd vrij om budgetten te beheren en uitgaven te voorspellen, iets waar ze anders te druk mee zouden zijn om in de gaten te houden.
Gemakkelijk rapporteren
Een belangrijk aspect van boekhouding is dat uw onkostendeclaraties fiscaal correct worden bijgehouden in uw grootboek en dat u waar mogelijk gebruikmaakt van aftrekposten. Dankzij robuuste rapportagetools en de mogelijkheid om uw uitgaven te categoriseren, kan AP-automatisering dit veel gemakkelijker maken. Platforms zoals Slash bieden de mogelijkheid om uitgaande transacties via ACH, overschrijvingen en zelfs via crypto-rails te registreren.
Schaalbaarheid voor organisaties met meerdere entiteiten
Een snelgroeiend bedrijf zal vaak zijn eigen personeelsbestand overtreffen, waardoor een handvol accountants verantwoordelijk wordt voor bergen bonnen en een groot aantal verschillende zakelijke bankrekeningen. AP-automatisering beheert al dat papierwerk en sorteert betalingen zonder moeite. Voor organisaties met meerdere entiteiten biedt Slash gebruikers de mogelijkheid om afzonderlijke dashboardweergaven voor hun dochterondernemingen te configureren, waardoor AP-software voor elke entiteit netjes kan werken.
Nauwkeurigheid en consistentie
Wanneer uw AP-automatiseringssoftware wordt geïntegreerd met uw huidige boekhoudsysteem, haalt deze de gegevens rechtstreeks uit de bron, waardoor u handmatige gegevensinvoer kunt overslaan en kostbare fouten kunt voorkomen. AP-platforms kunnen ook zakelijke uitgaven automatisch categoriseren, wat tijd bespaart en het element van menselijke beoordelingen wegneemt. Slash kan worden geïntegreerd met boekhoudsystemen zoals Quickbooks en Xero, waardoor gebruikers hun crediteurenadministratie, bankrekeningen en andere financiële gegevens in beide richtingen kunnen synchroniseren.
Hoe u automatisering van crediteurenadministratie in uw bedrijf kunt implementeren
Hieronder volgen de stappen die u moet nemen om volledige automatisering van de crediteurenadministratie in uw financiële afdeling te introduceren:
Controleer uw AP-workflow
U wilt een totaaloverzicht van hoe uw AP-proces er momenteel uitziet en hoe dit kan veranderen. Houd rekening met uw kosten per factuur, hoeveel u betaalt aan overschrijvings- of ACH-kosten, hoe lang uw goedkeuringsproces duurt en wat er aan het einde van het traject wordt gedocumenteerd.
Pijnpunten identificeren
Stel jezelf twee vragen wanneer je je workflow evalueert: "Waar worden fouten gemaakt?" en "Is iets hiervan overbodig?". De taken die vatbaar zijn voor menselijke fouten zijn misschien gemakkelijk te herkennen, maar je moet ook letten op stappen die kunnen worden geschrapt omdat ze repetitief of overbodig zijn.
Kies software voor het automatiseren van crediteurenadministratie
De juiste AP-oplossing vormt een aanvulling op uw workflow en kan worden geïntegreerd met uw huidige boekhoudsoftware. Het Slash-platform voor zakelijk bankieren is een goed voorbeeld van een systeem dat het bijhouden van betalingen, onkostenbeheer en leveranciersbetalingen automatiseert en tegelijkertijd synchroniseert met veel populaire boekhoudapps.
Train en begeleid uw team
Hoewel deze platforms de crediteurenadministratie kunnen automatiseren, kunnen ze de onboarding van hun eigen medewerkers niet automatiseren. Zorg ervoor dat u de juiste mensen hebt die verantwoordelijk zijn voor uw AP-software en dat zij over alle kennis beschikken die nodig is om deze efficiënt te gebruiken.
Monitoren en optimaliseren
U wilt uw nieuwe workflow op dezelfde manier beoordelen als uw oude workflow. Vergelijk uw geautomatiseerde AP-proces met de oude methode, zorg ervoor dat eerdere problemen zijn opgelost en wees alert op eventuele problemen die kunnen ontstaan terwijl uw team zich aanpast aan de nieuwe tools.
Stroomlijn uw crediteurenadministratie met Slash
Een modern, geautomatiseerd AP-systeem kan de financiële workflow van een bedrijf volledig veranderen. Onze AP-automatiseringstools helpen financiële teams om betalingen sneller te verwerken, de rapportage te verbeteren, fouten te verminderen en sterke relaties met leveranciers te onderhouden.
Met Slash kunnen gebruikers betalingen aan leveranciers en het organiseren van facturen automatiseren, waardoor u openstaande betalingen kunt minimaliseren en meer inzicht krijgt in de betalingen die moeten worden afgehandeld. Dankzij de wereldwijde betalingsmogelijkheden en native ondersteuning voor cryptovaluta van ons platform kunnen deze transacties naar elke locatie worden uitgevoerd zonder de hoge kosten die daar normaal gesproken aan verbonden zijn.
Dankzij onze integraties met boekhoudsystemen zoals Quickbooks en meer, kunnen uw huidige financiële gegevens worden gesynchroniseerd en gecentraliseerd op één plek. Onze automatiseringstools geven bedrijven toegang tot transparante factuur- en betalingsgegevens, realtime tracking en rapportage, en verbeterde financiële controle. U profiteert van de voordelen van automatisering zonder dat u met meerdere systemen hoeft te jongleren.
Het Slash-platform voor zakelijk bankieren biedt ook toegang tot:
- De Slash Visa Platinum Card: Automatiseer de categorisering van uitgaven en profiteer van gedetailleerde uitgavenbeheersing – terwijl u tot 2% cashback verdient.
- Gestroomlijnde wereldwijde betalingen: Betalingen verzenden en ontvangen naar meer dan 180 landen in meer dan 35 valuta's
- Realtime betalingsrails: Ondersteuning voor RTP en FedNow maakt vrijwel onmiddellijke binnenlandse overschrijvingen mogelijk, wat uw bedrijf extra snelheid en flexibiliteit biedt.
Automatiseer uw AP-processen, houd uw cashflow beter bij en ontdek nieuwe besparingsmogelijkheden met Slash.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Veelgestelde vragen
Wat is een voorbeeld van het crediteurenproces?
Hier volgt een typisch stappenplan voor een volledig cyclus van het crediteurenproces, gezien door de ogen van een fictief lampenbedrijf:
- Fantastic Lamps Inc. maakt een inkooporder (PO) aan om lampenkaplinnen aan te kopen bij hun linnenleverancier.
- Ze betalen niet meteen, maar voeren de factuur van de inkooporder in hun systeem in.
- De financiële managers van Fantastic Lamps controleren de juistheid en conformiteit van de facturen.
- Accountants bepalen dat het bedrijf in staat zal zijn om het linnengoed binnen 60 dagen te betalen.
- Na 60 dagen versturen zij de betalingen via de door hen gewenste methode.
- Ze registreren de details van deze aankoop en de daaropvolgende workflow in hun grootboek.
Wat is het verschil tussen crediteuren en debiteuren?
Debiteuren zijn simpelweg het tegenovergestelde van crediteuren. Crediteuren zijn het geld dat u verschuldigd bent aan leveranciers voor ontvangen goederen of diensten, terwijl debiteuren het bedrag zijn dat bedrijven u verschuldigd zijn voor geleverde goederen of diensten. Afhankelijk van de activiteiten van uw bedrijf kunt u meer op de ene workflow vertrouwen dan op de andere.
Hoe heeft automatisering het proces van crediteurenadministratie veranderd?
We hebben bekeken hoe automatisering de dagelijkse AP-taken heeft verbeterd en de relaties met leveranciers heeft versterkt, maar we kunnen ook ingaan op de manier waarop het de crediteurenadministratie in verschillende sectoren heeft veranderd. Dankzij automatisering kunnen veel organisaties hun grootboek en factuurverwerking sneller en efficiënter dan ooit beheren. AP-automatisering was vroeger een manier om uw concurrenten voor te blijven, maar nu is het een manier om te voorkomen dat u achterop raakt.
