Hoe factuurautomatisering uw crediteurenadministratie kan stroomlijnen
Verouderde workflows voor crediteurenadministratie kunnen een aanzienlijke belemmering vormen voor de financiële afdeling van een bedrijf. Wanneer financiële teams afhankelijk zijn van papieren facturen, handmatige gegevensinvoer en trage goedkeuringsprocessen, ontstaan er obstakels en gaat er veel tijd verloren. Deze verouderde manier van handmatige factuurverwerking kan leiden tot te late betalingen die de relatie met leveranciers onder druk zetten, verloren bonnen die onopgemerkt blijven en fouten bij de gegevensinvoer die voor complianceproblemen zorgen.
Deze kwesties hebben een reële impact op het bedrijf. Te late betalingen kunnen leiden tot kosten en beschadigde relaties met leveranciers, terwijl fouten bij het invoeren van gegevens een nachtmerrie zijn bij het afstemmen van de boekhouding. Ontbrekende bonnen tasten de nauwkeurigheid van onkostendeclaraties aan en kunnen leiden tot mogelijke controles vanwege inconsistente financiële gegevens.
De oplossing voor dit probleem is factuurautomatisering met software die facturen vastlegt, doorstuurt, goedkeurt en betaalt zonder handmatige tussenkomst. Zakelijke bankplatforms zoals Slash kunnen deze pijnpunten elimineren met AP-automatisering, beveiligde betalingsworkflows en integraties met uw huidige boekhoudsoftware.¹ Het resultaat is een snellere verwerking die u volledig inzicht geeft in uw crediteurenproces, van ontvangst van de factuur tot betalingsbevestiging.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Wat is automatisering van factuurverwerking?
Automatisering van factuurverwerking is het stroomlijnen van de volledige workflow van crediteurenadministratie en deze naar de digitale wereld brengen. In plaats van factuurgegevens handmatig in uw boekhoudsysteem in te voeren, papieren documenten ter goedkeuring door te sturen en ontvangstbewijzen te tellen, voeren geautomatiseerde systemen deze taken uit zonder dat daar menselijke inspanning (of fouten) aan te pas komt.
Uiteindelijk vermindert factuurautomatisering het vervelende werk aanzienlijk. Wanneer een factuur van een leverancier binnenkomt, haalt factuurverwerkingssoftware belangrijke gegevens zoals de naam van de leverancier, het factuurnummer en de betalingsvoorwaarden eruit. Deze informatie wordt vervolgens gevalideerd en snel doorgestuurd naar degenen die verantwoordelijk zijn voor de goedkeuring. Slash kan dit proces verder optimaliseren door te synchroniseren met uw boekhoudsoftware, zodat transactieregistraties worden gekoppeld aan facturen die u van leveranciers hebt ontvangen.
De automatisering van factuurverwerking gaat hand in hand met de automatisering van crediteurenadministratie (AP). Als uw organisatie nog steeds vastzit aan een handmatig crediteurenproces, is AP-automatisering een snelkoppeling naar snellere betalingen aan leveranciers en een nauwkeurigere boekhouding.
Voordelen van automatisering van factuurverwerking
Snellere goedkeuring van facturen en betalingen
Geautomatiseerde factuurverwerking kan leiden tot snellere factuurgoedkeuringen, vooral in vergelijking met workflows waarbij meerdere mensen uit verschillende delen van een administratie betrokken zijn. Dankzij de realtime betalings- en cryptomogelijkheden van Slash kunnen facturen sneller worden verwerkt en betaald, waardoor het hele factureringsproces wordt gestroomlijnd.
Verbeterde zichtbaarheid en prognoses van de cashflow
Vóór de automatisering van AP werden facturen vaak opgeslagen in verschillende platforms, bestanden en mappen, waardoor het voor bedrijven moeilijk was om precies te weten wat ze verschuldigd waren. Factuurautomatisering biedt realtime inzicht in uw openstaande facturen, hun goedkeuringsstatus en geplande betalingsdata. Deze inzichten maken een nauwkeurigere cashflowprognose en een beter werkkapitaalbeheer mogelijk.5
Vermindering van handmatige fouten en dubbele betalingen
Met bureaus vol papierwerk is het onvermijdelijk dat accountants fouten maken bij het handmatig invoeren van gegevens. Dubbele facturen, ontbrekende bonnen en typefouten kunnen opduiken en voor grote problemen zorgen bij het opstellen van onkostendeclaraties.
Factuurautomatisering gaat vaak gepaard met optische tekenherkenningstechnologie (OCR), waarmee factuurgegevens nauwkeurig en snel worden geëxtraheerd. Er is nauwelijks ruimte voor handmatige fouten wanneer OCR gegevens rechtstreeks uit de bron kopieert.
Sterkere relaties met leveranciers door tijdige betalingen
U wilt het vertrouwen van uw leveranciers niet schaden door facturen na de vervaldatum te betalen. Wanneer leveranciers niet kunnen rekenen op tijdige betalingen, kunnen ze minder gunstige voorwaarden eisen of andere klanten voorrang geven. AP-automatiseringsplatforms zoals Slash bieden geautomatiseerde betalingsplanning, waardoor uw bedrijfsvoering beter georganiseerd blijft en uw leveranciers tevreden blijven.
Realtime rapportage voor financiële teams
Het is belangrijk dat bedrijven snel kunnen reageren op basis van actuele informatie, maar handmatige AP-processen maken het moeilijk om tijdig rapporten over uitgaven en begrotingsprognoses te genereren. Financiële teams zijn vaak uren bezig met het verzamelen van gegevens uit meerdere bronnen om alleen maar basisvragen over de boekhouding te kunnen beantwoorden. Automatiseringssystemen voor crediteurenadministratie, zoals Slash, bieden realtime dashboards en rapporten die financiële teams duidelijk inzicht geven in belangrijke analyses. Functies zoals geautomatiseerde categorisering van uitgaven en integratie met boekhoudsoftware maken meer strategische besluitvorming mogelijk op basis van actuele gegevens.
Belangrijkste kenmerken van software voor automatisering van factuurverwerking
Uw AP-automatiseringssoftware moet een uitgebreide reeks functies bieden die elke fase van het crediteurenproces ondersteunen. Let bij het zoeken naar een oplossing op de volgende essentiële functies:
Geautomatiseerde factuurregistratie en gegevensextractie
Dankzij de mogelijkheid om informatie uit zowel pdf- als papieren facturen te uploaden, is OCR-technologie een van de meest nuttige onderdelen van een goed factuurautomatiseringssysteem. OCR kan uren aan handmatige gegevensinvoer en de meeste fouten die daaruit voortvloeien, elimineren.
Workflow-routering en goedkeuringen op meerdere niveaus
AP-automatisering zorgt ervoor dat facturen zo snel mogelijk bij de juiste goedkeurders terechtkomen. De software versnelt niet alleen het proces en centraliseert documenten op één plek, maar dankzij de functies voor het categoriseren van uitgaven kan ook gemakkelijker worden bepaald welke facturen voor welke personen bedoeld zijn.
Integratie met ERP- en boekhoudsoftware
Uw ERP- of boekhoudsysteem moet samenwerken met uw software voor factuurautomatisering. Dankzij realtime synchronisatie hebt u nieuwe facturen, bijgewerkte rapporten en afgestemde betalingen op één plek. Houd platforms zoals Slash in de gaten, die verbinding maken met populaire apps zoals QuickBooks.
Betalingsplanning en -uitvoering
Zodra een factuur is goedgekeurd, moet uw systeem de transactie automatisch plannen en vervolgens op de vervaldatum de betalingen uitvoeren via de door u gekozen methode: ACH, overschrijving of virtuele kaart.
Audittrajecten en rapportage
Om te voldoen aan de belastingwetgeving moet elke handeling, van het aanmaken van een inkooporder tot de betaling, worden geregistreerd met tijdstempels en belangrijke informatie. Zo ontstaat een volledig overzicht voor audits en kunnen discrepanties gemakkelijk worden opgespoord. Software voor crediteurenadministratie, zoals Slash, biedt gedetailleerde inzicht- en rapportagetools waarmee financiële teams hun factuurverwerking continu kunnen optimaliseren.
Met Slash krijgt u geautomatiseerde factuurverwerking, goedkeuringsworkflows en betalingsuitvoering, allemaal gekoppeld aan uw zakelijke bankrekeningen en kaarten. Deze integratie maakt het afstemmen van gegevens tussen meerdere systemen overbodig en biedt een ongeëvenaard inzicht in uw volledige cashflow. Onkostendeclaraties en belastingaangiften worden een fluitje van een cent wanneer financiële teams de status van facturen, de voortgang van goedkeuringen en de uitvoering van betalingen in realtime kunnen volgen, allemaal vanuit één dashboard.
Veelvoorkomende uitdagingen bij geautomatiseerde factuurverwerking
Hoewel factuurautomatisering vaak aanzienlijke voordelen oplevert, kan de implementatie en optimalisatie van deze systemen gepaard gaan met groeipijnen. Hier zijn enkele obstakels waar uw bedrijf mee te maken kan krijgen, samen met manieren om deze te overwinnen:
Slechte gegevensinvoer of factuurgegevens van lage kwaliteit
Zelfs de beste OCR-technologie kan moeite hebben met slecht opgemaakte facturen, handgeschreven notities of scans met een lage resolutie. Rommelige facturen bemoeilijken het extraheren van gegevens aanzienlijk, waardoor uploads onnauwkeurig worden en het doel van de software teniet wordt gedaan.
Los het op door: Samenwerken met leveranciers om factuurformaten te standaardiseren en waar mogelijk voorrang te geven aan elektronische documenten. Het is ook nuttig om eraan te herinneren dat handgeschreven documenten netjes en leesbaar moeten zijn, net zoals ons werd herinnerd toen we op school gestandaardiseerde toetsen invulden.
Complexe goedkeuringsworkflows
Goedkeuringsworkflows kunnen erg ingewikkeld zijn; als elke factuur meerdere goedkeuringen vereist, ongeacht het bedrag, raakt het hele proces vaak vertraagd en loopt het vast.
Los het op door: Ontwikkel efficiëntere goedkeuringsworkflows die controle en efficiëntie in evenwicht brengen. Als u betalingen sorteert op bedrag en uitgavencategorie, kunt u het aantal verzendingen idealiter terugbrengen tot één persoon per factuur in plaats van twee.
Complexiteit van betalingen tussen meerdere entiteiten of grensoverschrijdende betalingen
Bedrijven met meerdere entiteiten of internationale klanten worden geconfronteerd met verschillende uitdagingen. Bij grensoverschrijdende betalingen spelen wisselkoersen en langere verwerkingstijden een rol, en bedrijven met meerdere dochterondernemingen moeten jongleren met verschillende bankrekeningen en belastingverplichtingen.
Los het op door: Kies een platform voor factuurautomatisering dat is ontwikkeld voor deze complexiteit. Slash maakt grensoverschrijdende betalingen eenvoudig met lage overschrijvingskosten, ondersteuning voor cryptovaluta en stablecoins, en realtime inzicht in wisselkoersen.⁴ Organisaties met meerdere dochterondernemingen kunnen ook gebruikmaken van het one-stop-dashboard van Slash voor het volgen en rapporteren van financiële activiteiten tussen entiteiten en accounts.
Weerstand tegen het invoeren van nieuwe technologie
Niet iedereen voelt zich comfortabel bij verandering, vooral als je een ervaren team hebt dat al jarenlang 'op hun manier' te werk gaat. Sommige mensen zijn niet technisch onderlegd, terwijl anderen helemaal niet geïnteresseerd zijn in het gebruik van geautomatiseerde tools.
Los het op door: Onboarding, training en focus op de positieve kanten. Laat uw financiële team zien hoe automatisering vervelend handmatig werk overbodig maakt, de verwerking van betalingen versnelt en hen in staat stelt zich te concentreren op dringender zaken. Als ze zien hoe de OCR-technologie binnen enkele seconden gegevens extraheert en uploadt, zullen ze misschien van gedachten veranderen.
Stroomlijn factuurautomatisering met Slash
Facturering moet worden afgestemd op al het andere in uw financiële stack. Met het Slash-platform voor zakelijk bankieren kunt u facturen versturen en volgen op dezelfde plek waar u uw kaartuitgaven, grensoverschrijdende betalingen en andere financiële zaken beheert. Ons platform voor automatisering van crediteurenadministratie combineert realtime inzicht met gedetailleerde controles, waardoor u volledige controle hebt over uw cashflow en de voorheen zo lastige crediteurenprocessen kunt stroomlijnen.
Met Slash kunt u elke factuur in realtime volgen, van ontvangst tot betaling. Bekijk wanneer inkooporders zijn aangemaakt, welke facturen nog moeten worden goedgekeurd en wanneer betalingen moeten worden uitgevoerd. Dankzij onze integraties met boekhoudsoftware zoals Quickbooks kunt u uw boekhoudgegevens in beide richtingen synchroniseren, gebruikmaken van OCR-technologie en facturen van externe bronnen op één plek beheren.
Met onze automatiseringsoplossing worden ook de grensoverschrijdende betalingen die u volgt gestroomlijnd. Slash ondersteunt wereldwijde ACH, internationale overschrijvingen naar meer dan 180 landen en realtime binnenlandse betalingen via RTP en FedNow. Bedrijven die met cryptovaluta werken, kunnen ook geld omzetten in aan de USD gekoppelde stablecoins, zoals USDT of USDC, om snel en goedkoop overschrijvingen te doen.
Bespaar uw financiële team tijd, geld en hoofdpijn door uw factuurverwerking te moderniseren met Slash.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Veelgestelde vragen
Welke ERP-/boekhoudsystemen zijn het meest geschikt voor kleine bedrijven?
De omvang van uw bedrijf kan vaak een belangrijke factor zijn bij het kiezen van de meest geschikte automatiseringsoplossing. Quickbooks is boekhoudsoftware met een instapmodel dat kleinere teams helpt bij het automatiseren van hun boekhouding, facturering en onkostendeclaraties. Een platform als Sage Intacct daarentegen is geschikt voor grotere ondernemingen met tools voor meerdere entiteiten en geavanceerde rapportage.
Wat zijn inkooporders en hoe passen ze in de factuurworkflow?
Inkooporders zijn juridisch bindende documenten die door een koper aan een verkoper worden verstrekt en waarin de betalingsvoorwaarden en de verwachte goederen of diensten vóór levering worden uiteengezet. Een inkooporder is de eerste stap in een factuurworkflow; een bedrijf initieert de aankoop en de factuur wordt aangemaakt en geregistreerd.
Is er een verschil tussen automatisering van crediteurenadministratie en automatisering van factuurverwerking?
Automatisering van crediteurenadministratie verwijst doorgaans naar een breder scala aan workflows dan automatisering van factuurverwerking. Factuurverwerking richt zich specifiek op geautomatiseerde stappen rondom facturen, terwijl automatisering van crediteurenadministratie ook acties kan omvatten zoals het categoriseren van uitgaven en het plannen van betalingen.
