Wat voor soort uitgave is een softwareabonnement?

Softwareabonnementen zijn terugkerende kosten die bedrijven betalen om toegang te krijgen tot digitale tools en platforms die worden gebruikt bij hun bedrijfsvoering. Hieronder vallen diensten zoals boekhoudsoftware, CRM-systemen, ontwerptools of cloudopslag. Omdat ze de dagelijkse bedrijfsactiviteiten ondersteunen, worden ze doorgaans geclassificeerd als bedrijfskosten en zijn ze volledig aftrekbaar.

Wat zijn kosten voor een softwareabonnement?

Een softwareabonnementskosten verwijst naar betalingen voor software-as-a-service (SaaS)-tools die uw bedrijf doorlopend gebruikt. Dit kan van alles zijn, van projectmanagementplatforms tot ontwerpprogramma's of boekhoudsoftware. Aangezien deze tools worden gehuurd in plaats van gekocht, worden ze beschouwd als doorlopende bedrijfskosten in plaats van kapitaalgoederen.

Hoe softwareabonnementskosten categoriseren

Boek als bedrijfskosten in uw winst- en verliesrekening.
Gebruik een speciaal account voor 'Software', 'Technologie' of 'Abonnementen' in uw rekeningstelsel.
Als een abonnement gekoppeld is aan een specifieke functie (bijvoorbeeld marketing of boekhouding), categoriseer het dan binnen de onkostenpost van die afdeling.
Voor meerjarige vooruitbetaalde contracten moet u de kosten over de abonnementsperiode verdelen in plaats van ze allemaal vooraf te boeken.
Maak geen gebruik van hoofdletters voor terugkerende maandelijkse abonnementen, aangezien deze geen langetermijnactiva opleveren.

Voorbeelden van kosten voor softwareabonnementen

Boekhoudsoftware: QuickBooks, Xero of Wave.
Projectmanagementtools: Asana, Monday.com, Trello of Notion.
Ontwerp- en creatieve tools: Adobe Creative Cloud, Canva of Figma.
Communicatieplatforms: Slack, Zoom of Microsoft Teams.
Cloudopslag en hosting: Google Drive, Dropbox of AWS.
CRM- en marketingtools: HubSpot, Salesforce of Mailchimp.

Fiscale gevolgen voor kosten van softwareabonnementen

Softwareabonnementen die voor zakelijke doeleinden worden gebruikt, zijn over het algemeen 100% fiscaal aftrekbaar.
Als software rechtstreeks wordt aangeschaft (eeuwigdurende licentie), moet deze mogelijk worden geactiveerd en in de loop van de tijd worden afgeschreven.
Jaarlijkse abonnementen moeten proportioneel worden geboekt in overeenstemming met de gebruiksperiode.
Bewaar bonnen of facturen waarop de bedrijfsnaam, het doel en de betalingsdatum staan vermeld.
Voor hybride persoonlijk/zakelijk gebruik (bijvoorbeeld één gedeelde rekening) mag alleen het zakelijke deel worden afgetrokken.
Overleg altijd met uw accountant over de behandeling van grote of gespecialiseerde softwareaankopen om een juiste classificatie te garanderen.

Softwareabonnementskosten automatisch bijhouden en categoriseren met Slash Analytics

Krijg automatisch realtime inzicht in de uitgaven van verschillende afdelingen of locaties, synchroniseer alles met QuickBooks en houd uw boekhouding klaar voor de belastingdienst.