Kantoorkosten versus kantoorbenodigdheden

Kantoorkosten versus kantoorbenodigdheden

Hoewel ze hetzelfde klinken, kantoorkosten en kantoorbenodigdheden verwijzen naar verschillende soorten bedrijfskosten. Kantoorbenodigdheden zijn kortstondige, verbruiksartikelen die worden gebruikt bij dagelijkse werkzaamheden, terwijl kantoorkosten bredere kosten dekken die verband houden met het runnen en onderhouden van een kantoor, zoals software, portokosten of kleine apparatuur.

Wat zijn kantoorbenodigdheden?

Kantoorbenodigdheden zijn tastbare, verbruiksartikelen die regelmatig op de werkplek worden gebruikt. Dit zijn doorgaans goedkope artikelen die snel opraken en onmiddellijk worden afgeschreven. Omdat ze geen langetermijnwaarde hebben, worden ze beschouwd als huidige bedrijfskosten.

Voorbeelden van kantoorbenodigdheden:

• Pennen, papier en notitieboekjes
• Printerinkt en toner
• Enveloppen, plakband en nietjes
• Post-it-briefjes en mappen
• Schoonmaak- en pauzeruimtebenodigdheden
• Kleine bureauaccessoires

Wat zijn kantoorkosten?

Kantoorkosten zijn bredere, vaak minder vaak voorkomende kosten die de bedrijfsvoering ondersteunen, maar niet direct met de productie te maken hebben. Dit kunnen kleine apparaten, software en administratieve hulpmiddelen zijn die het kantoor helpen functioneren. Sommige kantoorkosten gaan langer mee dan normale benodigdheden, maar vallen nog steeds onder de drempel voor activering als vaste activa.

Voorbeelden van kantoorkosten:

• Computeraccessoires, toetsenborden en kabels
• Kantoormeubilair onder de kapitalisatielimiet (bijv. <$2.500)
• Verzend-, koeriers- en leveringskosten
• Abonnementen en kantoorgerelateerde software
• Internet- en telefoondiensten voor kantoorgebruik
• Kleine reparaties of onderhoudsmateriaal

Hoe ze in de boekhouding te categoriseren

• Neem beide op als Bedrijfskosten in uw resultatenrekening.
• Gebruik aparte rekeningen in uw rekeningstelsel voor 'Kantoorbenodigdheden' en 'Kantoorkosten'.
• Benodigdheden worden onmiddellijk na aankoop als kosten geboekt.
• Kantoorkosten die meerdere maanden voordeel opleveren, kunnen worden geboekt als vooruitbetaalde kosten en in de loop van de tijd als kosten geboekt.
• Voor de duidelijkheid stelt u een drempel voor kapitalisatie vast (bijvoorbeeld $ 2.500); alles wat daarboven komt, kan worden behandeld als een vast actief.

Fiscale gevolgen

• Zowel kantoorkosten als kantoorbenodigdheden zijn volledig fiscaal aftrekbaar indien gebruikt voor zakelijke doeleinden.
• Benodigdheden zijn aftrekbaar in het jaar waarin ze worden aangeschaft (kasbasis) of gebruikt (periodetoerekening).
• Kantoormeubilair of -apparatuur die uw kapitalisatielimiet overschrijdt, moet in de loop van de tijd worden afgeschreven.
• Thuisbedrijven kunnen ook kantoorbenodigdheden en een evenredig deel van de kantoorkosten met betrekking tot het bedrijfsgedeelte aftrekken.
• Bewaar gedetailleerde bonnen en categoriseer artikelen op de juiste manier om problemen bij controles te voorkomen.