Guía sobre la automatización de las cuentas por pagar para pequeñas empresas

Los equipos pequeños tienen que hacer malabarismos con recursos limitados. Sin soluciones de automatización inteligentes, las tareas rutinarias pueden acumularse, consumir un tiempo valioso y dificultar la gestión del flujo de caja. Las herramientas adecuadas pueden ayudar a su empresa con las cargas de trabajo financieras y operativas, al convertir las tareas manuales en flujos de trabajo optimizados con tiempos de respuesta más rápidos, menos errores y una mayor eficiencia general.

Hay varias formas de automatizar los procesos de su empresa. Una de las principales es mediante la automatización de las cuentas por pagar. Las cuentas por pagar (AP) están relacionadas con sus pasivos actuales y el dinero que debe a los proveedores, lo que las convierte en un proceso financiero y de valor esencial para su empresa. En esta guía, nos centraremos en la automatización de las cuentas por pagar: qué es, cómo funciona y cómo puede ahorrar tiempo y energía a su empresa.

¿Qué es la automatización de cuentas por pagar y por qué es importante para las pequeñas empresas?

Las cuentas por pagar (AP) se refieren al dinero que su empresa debe a los proveedores tras la adquisición y recepción de un bien o servicio. Las AP son esencialmente lo contrario de las cuentas por cobrar (AR), que reflejan lo que los clientes le deben a usted tras haberles proporcionado un bien o servicio. Ambas son valores importantes en su balance, pero pueden complicarse con el procesamiento de facturas, las aprobaciones y el cierre de pagos a tiempo.

Las cuentas por pagar son una responsabilidad actual para su empresa, y es importante supervisarlas, procesarlas correctamente y pagarlas a los proveedores dentro de los plazos acordados. Por lo tanto, confiar en el procesamiento manual puede ser arriesgado, ya que deja a su empresa vulnerable a errores costosos y limita el tiempo que podría dedicar a otras tareas esenciales. Las soluciones de automatización de las cuentas por pagar ayudarán a agilizar todo el proceso al reducir el trabajo manual en varias áreas:

Principales tareas de cuentas por pagar que se pueden automatizar

La automatización de AP agiliza el trabajo manual repetitivo, reduce los errores y le proporciona flujos de trabajo más limpios. Algunas de las áreas clave en las que verá los beneficios de la automatización:

Cotejo de facturas. Utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el aprendizaje automático para extraer datos (proveedores, fechas, importes, impuestos, etc.) de documentos digitales, facturas y recibos escaneados en papel. La introducción automática de datos puede procesar esta información por ti y acelerar tu conciliación.
Conciliación automática. Al igual que la conciliación de facturas, la conciliación automatizada clasifica automáticamente tus gastos para una mayor eficiencia.
Relaciones con los proveedores. Notifique automáticamente a los proveedores cuando se reciban, aprueben o programen los pagos de las facturas. A menudo, también puede automatizar el proceso de correcciones de facturas, recordatorios y la creación de formularios y facturas para los proveedores.
Proceso de aprobación. La automatización de las aprobaciones puede filtrar las coincidencias por usted, lo que facilita el proceso. La automatización también se puede utilizar para realizar un seguimiento de las aprobaciones. Esto resulta útil para las pistas de auditoría o para realizar un seguimiento del historial de aprobaciones de forma más general.
Programación de pagos. La automatización le permite programar envíos de pagos para que pueda optimizar el flujo de caja y asegurarse de no incumplir plazos de pago importantes.
Procesamiento de pagos. Establezca condiciones y limite la cantidad de aprobaciones manuales que debe emitir, facilitando así el trabajo de los aprobadores.

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Principales retos a los que se enfrentan las pequeñas empresas en materia de cuentas por pagar

Los dolores de cabeza son habituales en los equipos pequeños que se encargan de mantener los flujos de trabajo organizativos relacionados con facturas, acuerdos con proveedores y demás. Saber qué retos esperar al gestionar las cuentas por pagar le ayudará a mejorar su flujo de trabajo automatizado de cuentas por pagar:

Introducción manual de datos que requiere mucho tiempo. Añadir fechas, importes, impuestos y otros datos a mano es un proceso habitual en la contabilidad de cuentas por pagar. Afortunadamente, el OCR y otras herramientas automatizadas facilitan mucho esta tarea tan tediosa. Las funciones digitalizadas y basadas en la nube reducen aún más los problemas relacionados con el almacenamiento y mantenimiento de recibos o documentos físicos.
Pagos atrasados o no realizados. Los pagos atrasados pueden generar costosas comisiones, perjudicar el crédito y las relaciones con los proveedores, y afectar al flujo de trabajo contable en general. Automatizar los calendarios de transacciones puede evitarle el riesgo de incurrir en pagos atrasados en el futuro.
Falta de integración con herramientas de contabilidad. Cuando la contabilidad está separada del procesamiento de las cuentas por pagar, puede generar mucho trabajo manual y una contabilidad desordenada. Las plataformas de gestión financiera como Slash¹ ofrecen herramientas con seguimiento de gastos integrado, procesamiento de facturas e integración con herramientas de contabilidad. Con un solo panel de control, se agiliza la contabilidad y las cuentas por pagar para que sus equipos contables trabajen más fácilmente.
Dificultad para gestionar el flujo de caja. Es habitual que las facturas lleguen de forma irregular, que las aprobaciones se retrasen, que se pierdan descuentos o que los pagos de última hora generen comisiones. La automatización centraliza las facturas, muestra lo que hay que pagar y cuándo, y programa automáticamente los pagos para que se realicen en el momento adecuado. Esto le ayudará no solo a optimizar el flujo de caja, sino también a evitar comisiones por demora y a aprovechar posibles descuentos.

Ventajas principales de automatizar las cuentas por pagar.

Procesamiento y aprobación más rápidos de las facturas. La automatización puede utilizar OCR y aprendizaje automático para leer documentos digitales y físicos escaneados con el fin de extraer y almacenar datos.
Menos errores mejoraron la precisión. Es normal que se produzcan errores. Las herramientas automatizadas pueden detectar errores como entradas duplicadas, discrepancias y fraudes. Además, las herramientas de automatización de cuentas por pagar pueden utilizarse para evitar errores antes de que se produzcan, ya que ofrecen una captura de datos estandarizada y una comparación de datos basada en OCR o aprendizaje automático a partir de facturas, recibos y órdenes de compra.
Mayor visibilidad del flujo de caja. Los sistemas de gestión financiera como Slash ofrecen paneles de control en los que se pueden ver las obligaciones actuales y futuras, los plazos de pago y el estado actual del flujo de caja, lo que le permite tener una visión más clara de dónde se encuentra su dinero ahora y dónde debería estar en el futuro.
Relaciones más sólidas con los proveedores. Los pagos puntuales y constantes, junto con los avisos de pago automatizados, mejoran la comunicación y reducen las disputas, lo que puede favorecer la obtención de mejores condiciones a largo plazo.
Integración contable. La sincronización bidireccional con el libro mayor mantiene alineados los registros de proveedores, facturas y pagos, y conserva un registro de auditoría completo.
Retorno de la inversión tangible y ahorro a largo plazo. La reducción de los costes de procesamiento, la disminución de los recargos por demora, la mejora en la obtención de descuentos y la reducción del trabajo contribuyen a generar ahorros a lo largo del tiempo. Los resultados tangibles de la automatización de las cuentas por pagar se pueden apreciar de otras maneras:

Resultados tangibles de la automatización de AP

Al reducir el trabajo manual y acortar los tiempos de respuesta, la automatización de cuentas por pagar ofrece una serie de beneficios tangibles para su negocio. La siguiente lista muestra las formas en que su empresa puede obtener beneficios tangibles, lo que se traduce en más tiempo, dinero y energía para sus equipos:

Reduzca los tiempos del ciclo de facturación hasta en un 80 %. El enrutamiento automatizado, los recordatorios, las compras y la conciliación de facturas reducirán el tiempo de procesamiento de las cuentas por pagar en todas las etapas, desde la orden de compra hasta la factura, pasando por el recibo, la aprobación y el pago, para satisfacción de los proveedores.
Aumente sus pagos sin ampliar su equipo. La automatización de AP puede traducirse en una mayor capacidad de gestión de la carga de trabajo por parte de equipos del mismo tamaño, lo que le permite ahorrar en costes laborales.
Tiempo. Con la automatización, el procesamiento de cuentas por pagar se vuelve más fácil, rápido y eficiente. En pocas palabras, esto se traduce en más tiempo para usted.

Cómo implementar la automatización de cuentas por pagar en su empresa

Paso 1: Evalúa tu flujo de trabajo actual de cuentas por pagar.

En primer lugar, obtenga una imagen clara de su proceso actual. Para ello, puede resultar útil desglosar los pasos de un flujo de trabajo típico de procesamiento de cuentas por pagar:

Ingesta: Las facturas pueden enviarse por correo electrónico, en formato PDF, físicamente o por cualquier otro método. Identifique de dónde extrae y dónde almacena los datos de las facturas.
Reseña: Comprueba la información, añade la orden de compra, la información del proveedor, el proyecto y otra información relevante.
Partido: Haga coincidir las facturas con los recibos o las órdenes de compra y señale cualquier discrepancia.
Aprobar: Autorización de los pagos una vez que se haya introducido toda la información y se haya comprobado que es correcta.
Pago: Determina una fecha y un calendario de pago optimizados o envía los pagos correctos a través de transferencias compatibles, normalmente ACH, transferencia bancaria, RTP o cheques físicos.
Informe: Almacenar datos para futuras auditorías y declaraciones de impuestos.

Paso 2: Identificar tareas repetitivas o propensas a errores

Si tu equipo no está realizando los pagos, gestiona mal las aportaciones paralelas o tiene dificultades con algún otro paso del proceso, es importante identificar dónde está el problema para poder avanzar con la automatización adecuada.

Paso 3: Elige el software que se adapte a tu escala e integraciones.

Hay una serie de herramientas de gestión financiera y automatización a su disposición. Slash es una opción como plataforma financiera que se integra con herramientas de contabilidad, ofrece seguimiento de facturas y transferencias ACH y bancarias sencillas. Además, el diseño de un solo panel de control de Slash le permite gestionar fácilmente los diferentes pasos de su proceso de cuentas por pagar, de modo que pueda identificar sus áreas problemáticas e implementar la automatización adecuada donde sea necesario.

Paso 4: Garantizar la incorporación y la formación del equipo.

La automatización solo puede llevar a su equipo hasta cierto punto. Es fundamental encontrar a las personas adecuadas para supervisar y gestionar los procesos financieros y de cuentas por pagar. Una vez que haya reunido a su equipo, equípelo con las herramientas y el acceso adecuados para que pueda tener éxito. Los efectos ayudarán a su empresa a reducir el riesgo y evitar pagos atrasados.

Paso 5: Supervisar el rendimiento y optimizarlo periódicamente.

No es de esperar que encuentres de inmediato las soluciones adecuadas para tus procesos financieros y de cuentas por pagar. Mantener la paciencia, supervisar continuamente el rendimiento e implementar nuevas soluciones cuando surjan son métodos excelentes para controlar tus finanzas y seguir optimizando tu flujo de trabajo.

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Las mejores herramientas de automatización AP para pequeñas empresas

El software de automatización de cuentas por pagar puede ser muy útil. Afortunadamente, existen varias herramientas con funciones de automatización de cuentas por pagar integradas. A continuación, se ofrece una descripción general de algunas de las mejores opciones disponibles en la actualidad:

1. QuickBooks

Ofertas clave: un sistema de contabilidad con opciones de gestión de facturas y procesamiento de pagos.

Seguimiento de facturas, aprobaciones básicas, integrado con herramientas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar como Quadient. Comúnmente compatible con plataformas bancarias de terceros como Slash, que ofrece integración de Quickbooks con software de gestión financiera general.

2. Xero

Ofertas clave: sistemas de contabilidad con facturas, aprobaciones y entrada automatizada de datos.

Protección contra el fraude (detección de duplicados, validación de proveedores), seguimiento de facturas, integrado con herramientas y compatible con plataformas bancarias de terceros como Slash.

3. NetSuite

Ofertas clave: Sistema ERP completo, gestión de cuentas por pagar, informes basados en la nube.

Ofrece una amplia gama de servicios financieros, incluyendo software ERP y de cuentas por pagar. Este último ofrece seguimiento de órdenes de compra y facturas, pagos automatizados y registros de proveedores.

4. Tajo

Ofertas clave: integraciones contables, tarjetas corporativas², seguimiento de gastos.

Integraciones contables con QuickBooks y Xero, además de ofrecer software de gestión financiera, seguimiento automatizado de gastos, herramientas de monedas estables³ y asistencia bancaria con Column, N.A.

Banca inteligente simplificada: por qué elegir Slash para la automatización de cuentas por pagar

Slash es una plataforma de tecnología financiera diseñada para ofrecer herramientas financieras adaptadas a su sector. Las principales ofertas de Slash incluyen integraciones contables, tarjetas de crédito, registros detallados de tarjetas y seguimiento del historial de gastos, así como cuentas empresariales.

La plataforma financiera está diseñada para que la gestión de tu dinero y las tareas contables, como las cuentas por pagar, sean más rápidas, fáciles y automatizadas. Estas son algunas de las características clave de Slash que te ayudarán a trabajar de forma más inteligente y rápida con herramientas automatizadas:

Gestión de gastos. En el panel de control de Slash, puedes emitir tarjetas físicas y virtuales, establecer límites de gasto y controles para comerciantes, y supervisar las transacciones en tiempo real con herramientas automatizadas de pago y detección de fraudes.
Formas de pago. Las herramientas de pago automatizadas y basadas en la nube te permiten autorizar transferencias a través de ACH, transferencia bancaria, RTP y stablecoin en el panel de control de Slash.
Contabilidad. Slash automatiza tu proceso de cuentas por pagar con mejores flujos de trabajo y herramientas de integración contable. En el mismo panel de control, los usuarios pueden automatizar sus aprobaciones, programar pagos, realizar un seguimiento de los gastos y duplicar datos en tu página de contabilidad, integrada con QuickBooks. En conjunto, el software de contabilidad de Slash lo hace fácil de usar y eficiente.

Para pequeñas empresas, emprendedores, contables autónomos o incluso contables públicos certificados, Slash puede ayudarte a llevar un control de tus libros y completar tareas más fácilmente y con menos preocupaciones por los errores.

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¹ Slash Financial, Inc. es una empresa de tecnología financiera y no es un banco. Los servicios bancarios son proporcionados por Column N.A., miembro de la FDIC.

² La tarjeta Slash Platinum es una tarjeta de crédito Visa® emitida por Column N.A., conforme a una licencia de Visa U.S.A. La aprobación está sujeta a elegibilidad. El pago del saldo de la cuenta debe realizarse en su totalidad diariamente. Pueden aplicarse cuotas mensuales de membresía. Las compras con tarjeta pueden ser elegibles para reembolsos en efectivo. Para obtener más información, visite https://www.joinslash.com/legal/cashback-terms.

³Los servicios de conversión, transferencia y custodia de criptomonedas son prestados por Bridge, no por Column, N.A. o Slash. Las criptomonedas no están custodiadas por ningún banco, no están aseguradas por la FDIC, pueden fluctuar en su valor y están sujetas a pérdidas. Se aplican términos y condiciones.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar?

Las cuentas por pagar (AP) son el dinero que su empresa debe a los proveedores y distribuidores por los bienes o servicios recibidos. Aparecen como un pasivo corriente en su balance general. Las cuentas por cobrar (AR) son lo contrario: el dinero que los clientes y consumidores le deben por los bienes o servicios que usted les ha proporcionado. Las AR aparecen como un activo corriente.

¿Qué tareas de AP se pueden automatizar?

Las tareas clave de AP que se pueden automatizar incluyen: captura y cotejo de datos de facturas, cotejo triple (orden de compra, recibo, factura), flujos de trabajo de aprobación, programación y procesamiento de pagos, notificaciones de pago a proveedores y conciliación automática con los sistemas contables. La automatización reduce los errores de introducción manual de datos y acelera los tiempos de procesamiento.

¿En qué medida la automatización de AP puede reducir el tiempo de procesamiento de las facturas?

La automatización de AP puede reducir los tiempos del ciclo de facturación hasta en un 80 % en comparación con el procesamiento manual. Al eliminar la introducción manual de datos, automatizar las aprobaciones y programar los pagos, las empresas pueden procesar las facturas en días en lugar de semanas. Esta mejora en la velocidad también ayuda a aprovechar los descuentos por pronto pago y a evitar las penalizaciones por retraso en el pago.

¿Cuáles son las principales ventajas de la automatización de la gestión de cuentas por pagar para las pequeñas empresas?

Las principales ventajas son: mayor rapidez en el procesamiento y la aprobación de facturas, menos errores en la introducción manual de datos, mayor visibilidad del flujo de caja y las obligaciones pendientes, relaciones más sólidas con los proveedores gracias a la puntualidad en los pagos, integración perfecta con programas de contabilidad como QuickBooks y Xero, y la posibilidad de ampliar el volumen de cuentas por pagar sin aumentar la plantilla.