Hoe onderhoudskosten categoriseren?

Wat zijn onderhoudskosten?

Onderhoudskosten worden in aanmerking genomen exploitatiekosten die betrekking hebben op het regelmatig onderhouden, repareren of inspecteren van bedrijfsmiddelen om ervoor te zorgen dat ze efficiënt blijven functioneren. Ze verschillen van kapitaalverbeteringen, die de waarde van een bedrijfsmiddel verhogen of de levensduur ervan verlengen, omdat onderhoud alleen de bestaande functionaliteit in stand houdt.

Hoe onderhoudskosten categoriseren

• Opnemen als Bedrijfskosten in uw resultatenrekening.
• Gebruik een rekening 'Reparaties en onderhoud' of 'Onderhoudskosten' in uw rekeningstelsel.
• Classificeren als Indirecte kosten of Overhead tenzij het verband houdt met een specifiek project (bijvoorbeeld machineherstellingen op een werf).
• Voor projectgebaseerde bedrijven geldt dat onderhoud direct aan het project moet worden toegewezen als dit nodig is voor de voltooiing ervan.
• Alleen activeren als het onderhoud de gebruiksduur van het actief aanzienlijk verbetert of verlengt.

Voorbeelden van onderhoudskosten

• Routinematig onderhoud van machines of apparatuur.
• Reiniging van het HVAC-systeem of vervanging van het filter.
• Olie verversen en banden wisselen.
• Computersysteemupdates of IT-onderhoudscontracten.
• Onderhoud van gebouwen of faciliteiten (loodgieterswerk, elektriciteit, kleine reparaties).
• Inspecties van liften, brandveiligheid of beveiligingssystemen.
• Schoonmaak en onderhoud met betrekking tot het onderhoud van activa.

Fiscale gevolgen voor onderhoudskosten

• Gewone onderhoudskosten zijn volledig fiscaal aftrekbaar in het jaar waarin de kosten zijn gemaakt.
• Grote reparaties of verbeteringen die waarde toevoegen, moeten met hoofdletter geschreven en in de loop van de tijd afgeschreven.
• De Amerikaanse belastingdienst Safe Harbor-keuze kleine bedrijven toestaat bepaalde reparaties en onderhoudskosten onder de $ 2.500 per factuur of artikel als kosten op te voeren.
• Onderhoud dat wordt uitgevoerd als onderdeel van routineonderhoudscontracten (bijvoorbeeld jaarlijkse controles van apparatuur) is aftrekbaar.
• Bewaar facturen, onderhoudsgegevens en onderhoudsschema's om onderscheid te maken tussen aftrekbare reparaties en geactiveerde verbeteringen.