Chi phí văn phòng so với vật tư văn phòng

Chi phí văn phòng so với vật tư văn phòng

Mặc dù chúng nghe có vẻ tương tự, Chi phí văn phòng và Văn phòng phẩm Tham khảo các loại chi phí kinh doanh khác nhau. Vật tư văn phòng là các mặt hàng tiêu hao ngắn hạn được sử dụng trong hoạt động hàng ngày, trong khi chi phí văn phòng bao gồm các chi phí rộng hơn liên quan đến việc vận hành và duy trì văn phòng, chẳng hạn như phần mềm, cước phí bưu điện hoặc thiết bị nhỏ.

Vật dụng văn phòng là gì?

Vật tư văn phòng bao gồm các vật liệu hữu hình, tiêu hao được sử dụng thường xuyên trong môi trường làm việc. Đây thường là những mặt hàng có giá thành thấp, được sử dụng hết nhanh chóng và được hạch toán ngay lập tức. Vì chúng không mang lại giá trị lâu dài, nên chúng được coi là... Chi phí hoạt động hiện tại.

Ví dụ về vật dụng văn phòng:

• Bút, giấy và sổ tay
• Mực in và mực toner
• Túi đựng, băng dính và ghim
• Giấy ghi chú Post-it và túi đựng tài liệu
• Vật tư vệ sinh và vật tư phòng nghỉ
• Phụ kiện bàn làm việc nhỏ gọn

Chi phí văn phòng là gì?

Chi phí văn phòng đề cập đến các chi phí rộng hơn, thường ít xảy ra hơn, hỗ trợ hoạt động kinh doanh nhưng không liên quan trực tiếp đến sản xuất. Các chi phí này có thể bao gồm thiết bị nhỏ, phần mềm và công cụ hành chính giúp văn phòng hoạt động hiệu quả. Một số chi phí văn phòng có tuổi thọ dài hơn so với vật tư thông thường nhưng vẫn nằm dưới ngưỡng vốn hóa cho tài sản cố định.

Ví dụ về chi phí văn phòng:

• Phụ kiện máy tính, bàn phím và cáp
• Nội thất văn phòng có giá trị dưới mức giới hạn vốn hóa (ví dụ: <$2.500)
• Phí bưu phí, phí chuyển phát nhanh và phí giao hàng
• Dịch vụ đăng ký và phần mềm liên quan đến văn phòng
• Dịch vụ internet và điện thoại dành cho mục đích sử dụng văn phòng
• Các vật tư sửa chữa nhỏ hoặc bảo trì

Cách phân loại chúng trong kế toán

• Ghi lại cả hai như Chi phí hoạt động trong báo cáo kết quả kinh doanh của bạn.
• Sử dụng các tài khoản riêng biệt trong bảng tài khoản của bạn cho "Vật tư văn phòng" và "Chi phí văn phòng."
• Hàng hóa được hạch toán chi phí ngay lập tức khi mua.
• Chi phí văn phòng mang lại lợi ích trong nhiều tháng có thể được ghi nhận là Chi phí trả trước và được phân bổ chi phí theo thời gian.
• Để rõ ràng, hãy đặt ngưỡng vốn hóa (ví dụ: $2.500); bất kỳ số tiền nào vượt quá ngưỡng đó có thể được coi là một tài sản cố định.

Hậu quả về thuế

• Cả chi phí văn phòng và vật tư văn phòng đều là hoàn toàn được khấu trừ thuế nếu được sử dụng cho mục đích kinh doanh.
• Hàng hóa được khấu trừ trong năm mua (phương pháp tiền mặt) hoặc trong năm sử dụng (phương pháp dồn tích).
• Nội thất văn phòng hoặc thiết bị vượt quá giới hạn vốn hóa của bạn phải được khấu hao theo thời gian.
• Các doanh nghiệp hoạt động tại nhà cũng có thể khấu trừ chi phí văn phòng phẩm và một phần tương ứng của chi phí văn phòng liên quan đến khu vực sử dụng cho mục đích kinh doanh.
• Giữ lại các hóa đơn chi tiết và phân loại các mặt hàng một cách chính xác để tránh các vấn đề trong quá trình kiểm toán.