Cách quản lý dòng tiền hiệu quả để thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp

Giống như mặt trăng và thủy triều, hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra theo một chu kỳ: tiền vào, tiền ra. Đó là nhịp điệu của dòng tiền, và khi nó cân bằng, nó có thể thúc đẩy hoạt động ổn định và tăng trưởng bền vững.

Nhưng khác với sức hút của thủy triều, dòng tiền có thể không thể dự đoán được. Một tháng, bạn có thể có số tiền dư thừa trong tài khoản, sẵn sàng để tái đầu tư. Tháng tiếp theo, dù doanh số bán hàng mạnh và biên lợi nhuận tốt, bạn vẫn thiếu tiền mặt để thanh toán cho nhà cung cấp vì hóa đơn của khách hàng chưa được thanh toán. Ngay cả các doanh nghiệp có lợi nhuận cũng có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng khi thời điểm không thuận lợi.

Đó là nghịch lý khiến các chủ doanh nghiệp nhỏ mất ngủ: bạn có thể có lợi nhuận trên giấy tờ trong khi đồng thời cạn kiệt tiền mặt. Nếu không có quản lý dòng tiền một cách kỷ luật, ngay cả một công ty đầy triển vọng cũng có thể bắt đầu gặp khó khăn.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về quản lý dòng tiền là gì, tại sao nó quan trọng và cách củng cố vị thế dòng tiền của bạn để hỗ trợ sự phát triển lâu dài. Chúng tôi cũng sẽ tìm hiểu cách Slash cung cấp khả năng theo dõi dòng tiền theo thời gian thực, các công cụ quản lý AP và AR tích hợp sẵn, cùng các tùy chọn tài chính và quản lý tài sản linh hoạt giúp bạn duy trì thanh khoản khi cần thiết nhất.⁵, ⁶

Quản lý dòng tiền là gì?

Quản lý dòng tiền là quá trình theo dõi, phân tích và tối ưu hóa việc di chuyển tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn. Quá trình này bao gồm việc theo dõi các khoản thu từ khách hàng và các nguồn thu khác đồng thời kiểm soát các khoản chi cho chi phí, hóa đơn và các nghĩa vụ tài chính khác. Quản lý dòng tiền hiệu quả đảm bảo bạn có đủ thanh khoản để hỗ trợ hoạt động trong ngắn hạn đồng thời duy trì sự ổn định tài chính lâu dài cần thiết để hỗ trợ sự phát triển.

Trong thực tế, quản lý dòng tiền đòi hỏi sự chú ý liên tục đến một số quy trình cốt lõi, bao gồm:

Dự báo tình hình tiền mặt trong tương lai thông qua dự báo dòng tiền để dự đoán tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa.
Thực hiện thanh toán một cách chiến lược để tối ưu hóa vốn lưu động và duy trì dòng tiền dương.
Theo dõi công nợ phải thu để đảm bảo khách hàng thanh toán hóa đơn kịp thời và công nợ phải trả để cân bằng mối quan hệ với nhà cung cấp với nhu cầu về thanh khoản.
Bảo đảm duy trì đủ dự trữ tiền mặt cho các tình huống khẩn cấp và chi phí bất ngờ.
Phân tích báo cáo lưu chuyển tiền tệ để hiểu các xu hướng trong lưu chuyển tiền tệ hoạt động.

Slash tích hợp các quy trình này vào một hệ thống thống nhất. Bảng điều khiển phân tích của Slash cung cấp cái nhìn rõ ràng về các nghĩa vụ thanh toán sắp tới và tình hình tiền mặt thời gian thực của bạn. Slash cũng hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán đa dạng, bao gồm ACH toàn cầu, chuyển khoản, thanh toán thời gian thực và tiền điện tử, giúp bạn có quyền kiểm soát cao hơn về cách thức và thời điểm tiền rời khỏi tài khoản của mình.¹, ⁴ Các tài khoản kho bạc có lãi suất cao tích hợp có thể mang lại lãi suất hàng năm lên đến 3,84%, giúp doanh nghiệp của bạn tận dụng tiền mặt dư thừa trong khi vẫn đảm bảo tính linh hoạt khi cần rút tiền gấp.

The standard in finance

Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.

Get Started

Hiểu rõ vai trò của AP trong quản lý dòng tiền

Các khoản phải trả đóng vai trò quan trọng trong quản lý dòng tiền vì nó kiểm soát cả thời điểm và số tiền của các khoản chi ra. Mỗi hóa đơn bạn nhận được tạo ra một nghĩa vụ thanh toán trong tương lai, và cách bạn quản lý những nghĩa vụ đó trực tiếp ảnh hưởng đến tình hình dòng tiền ngắn hạn của bạn.

Thời điểm thanh toán chiến lược là một trong những cách hiệu quả nhất để cải thiện dòng tiền của bạn. Khi bạn đàm phán các điều khoản thanh toán có lợi với nhà cung cấp, chẳng hạn như thanh toán trong 60 ngày thay vì 30 ngày, bạn thực chất đang tạo ra một khoản vay không lãi suất, cho phép bạn giữ tiền lâu hơn. Khoảng thời gian kéo dài này giúp bạn linh hoạt hơn trong việc thu hồi công nợ trước khi tiền phải rời khỏi tài khoản ngân hàng của bạn. Nhiều nhà cung cấp cũng cung cấp các ưu đãi thanh toán sớm (chẳng hạn như 2/10 net 30), điều này có thể cải thiện tình hình tài chính của bạn nếu bạn có đủ tiền mặt để tận dụng các ưu đãi này.

Ngược lại, việc chậm trễ trong việc xử lý các khoản phải trả có thể gây hại cho cả dòng tiền và mối quan hệ kinh doanh của bạn. Thanh toán trễ có thể dẫn đến các khoản phạt, mối quan hệ căng thẳng với nhà cung cấp hoặc mất đi các điều khoản thanh toán thuận lợi. Tương tự, việc thanh toán hóa đơn quá sớm khi chưa thu hồi được tiền từ khách hàng có thể gây ra tình trạng thiếu hụt tiền mặt không cần thiết. Điều quan trọng là tìm ra sự cân bằng hợp lý: thanh toán các nghĩa vụ đúng hạn đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng vốn một cách chiến lược.

Ví dụ về quản lý dòng tiền trong thực tế

Để hiểu cách các chiến lược quản lý dòng tiền khác nhau có thể ảnh hưởng đến các doanh nghiệp nhỏ, hãy xem xét hai tình huống đối lập minh họa các tình trạng dòng tiền khác nhau và hậu quả của chúng:

Kịch bản thiếu hụt tiền mặt

Hãy tưởng tượng một doanh nghiệp bán lẻ đang phát triển mạnh mẽ với doanh số bán hàng cao nhưng gặp khó khăn về thanh khoản. Công ty đang giữ $150,000 hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, và khách hàng mất trung bình 60 ngày để thanh toán hóa đơn, tạo ra $200,000 khoản phải thu chưa thanh toán. Trong khi đó, nhà cung cấp yêu cầu thanh toán trong vòng 30 ngày cho các đơn hàng mua hàng tồn kho mới.

Sự không khớp về thời gian này gây ra một vấn đề: doanh nghiệp đã bị khóa $350,000 trong hàng tồn kho và khoản phải thu, nhưng các khoản chi trả cho khoản phải trả lại đến hạn sớm hơn nhiều so với các khoản thu từ khách hàng. Mặc dù tạo ra doanh thu và có vẻ có lợi nhuận trên giấy tờ, công ty không có đủ tiền mặt để thanh toán hóa đơn, chi trả chi phí hoặc đầu tư vào các cơ hội phát triển.

Dưới đây là một số cách mà ngành bán lẻ có thể thoát khỏi tình huống khó khăn này:

Thương lượng lại điều kiện thanh toán với nhà cung cấp để kéo dài thời hạn thanh toán từ 30 ngày sau khi xuất hóa đơn (net 30) lên 45 ngày hoặc 60 ngày sau khi xuất hóa đơn (net 45 hoặc net 60), nhằm đồng bộ hóa dòng tiền ra với chu kỳ thanh toán của khách hàng.
Tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho để giảm lượng tiền mặt bị ứ đọng trong hàng hóa chưa bán được.
Xem xét các hình thức tài chính ngắn hạn như Slash Capital để bắc cầu khoảng cách giữa thời điểm bạn thanh toán cho nhà cung cấp và thời điểm khách hàng thanh toán cho bạn.
Cải thiện dự báo dòng tiền để dự đoán các thiếu hụt và lập kế hoạch chủ động thay vì phản ứng.

Tình huống có thêm tiền mặt

Hãy xem xét một doanh nghiệp tư vấn đã thành công trong việc tối ưu hóa các hoạt động quản lý tiền mặt. Khách hàng thường thanh toán hóa đơn trong vòng 15 ngày nhờ các phương thức thanh toán điện tử tiện lợi và các ưu đãi khuyến khích thanh toán sớm. Doanh nghiệp duy trì hoạt động hiệu quả với nhu cầu tồn kho tối thiểu và đã đàm phán điều kiện thanh toán net 45 với các nhà cung cấp chính cho phần mềm, vật tư và các chi phí khác.

Sự sắp xếp này tạo ra dòng tiền dương: dòng tiền vào đến nhanh chóng trong khi dòng tiền ra được hoãn lại, dẫn đến việc dự trữ tiền mặt ngày càng tăng. Doanh nghiệp luôn có nguồn vốn dư thừa sẵn có, điều này mở ra những cơ hội chiến lược mà trước đây không thể thực hiện được khi hoạt động với biên lợi nhuận eo hẹp.

Dưới đây là một số cơ hội mà ngành tư vấn có thể tận dụng nhờ vào việc quản lý dòng tiền hiệu quả:

Đầu tư vào các sáng kiến phát triển như tuyển dụng thêm nhân viên, mở rộng dịch vụ hoặc thâm nhập vào các thị trường mới.
Xây dựng dự trữ tiền mặt đáng kể để đối phó với suy thoái kinh tế hoặc những thách thức kinh doanh bất ngờ.
Đàm phán các điều khoản tốt hơn với nhà cung cấp từ vị thế tài chính vững mạnh và tận dụng các ưu đãi thanh toán sớm để giảm chi phí hoạt động.
Bảo đảm tình hình tài chính lành mạnh để doanh nghiệp trở nên hấp dẫn hơn đối với các nhà cho vay, nhà đầu tư hoặc các bên mua tiềm năng.

Các kỹ thuật hiệu quả để nâng cao quản lý dòng tiền

Cải thiện cách doanh nghiệp quản lý dòng tiền là một kỹ năng có thể học được. Với hệ thống và thói quen phù hợp, bạn có thể nâng cao khả năng thanh khoản và đưa ra các quyết định tài chính tự tin hơn. Dưới đây là một số chiến lược và quy trình thực tiễn giúp bạn xây dựng chu kỳ dòng tiền ổn định và dự đoán được hơn:

Tạo dự báo dòng tiền luân chuyển

Dự báo dòng tiền lăn là một dự báo liên tục, nhìn xa vài tuần về các dòng tiền vào và nghĩa vụ tài chính dự kiến của bạn, được cập nhật khi có thông tin mới. Thay vì dựa vào một ngân sách hàng năm cố định, dự báo lăn giúp bạn phát hiện sớm các thiếu hụt dòng tiền tiềm ẩn và nhận diện các giai đoạn có thể có dư thừa vốn. Bảng điều khiển phân tích của Slash có thể giúp việc dự báo trở nên dễ dàng hơn bằng cách cung cấp cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về số dư, nghĩa vụ sắp tới và hoạt động thanh toán tại một nơi duy nhất.

Theo dõi các chỉ số dòng tiền quan trọng thường xuyên.

Bạn không thể tối ưu hóa những gì bạn không đo lường. Theo dõi thường xuyên các chỉ số quan trọng có thể giúp bạn phát hiện sớm các dấu hiệu cảnh báo về các vấn đề tiềm ẩn và giúp bạn phân tích hiệu quả của các nỗ lực quản lý tiền mặt của mình:

Dòng tiền hoạt động: Đo lường lượng tiền mặt được tạo ra từ các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Thời gian chuyển đổi tiền mặt: Cho thấy thời gian cần thiết để chuyển đổi hàng tồn kho và khoản phải thu thành tiền mặt.
Tỷ lệ hiện tại: Tài sản ngắn hạn chia cho nợ ngắn hạn; cho thấy khả năng của bạn trong việc thanh toán các nghĩa vụ ngắn hạn.
Số ngày bán hàng chưa thu (DSO): Theo dõi thời gian cần thiết để thu hồi các khoản phải thu.
Số ngày phải trả (DPO): Cho thấy thời gian bạn mất để thanh toán các khoản phải trả.
Thời gian duy trì dòng tiền: Cho biết thời gian dự trữ tiền mặt hiện tại của bạn sẽ duy trì được bao lâu với tốc độ tiêu hao hiện tại.

Sử dụng công nghệ để hợp nhất các vị trí của nhiều thực thể.

Nếu bạn quản lý nhiều đơn vị kinh doanh, bộ phận hoặc tài khoản ngân hàng, việc nắm bắt tổng quan về tình hình tiền mặt của bạn có thể gặp nhiều khó khăn. Với Slash, bạn có thể tổng hợp dữ liệu tài chính từ nhiều đơn vị kinh doanh để có cái nhìn thống nhất về tổng lượng tiền mặt, giúp bạn xác định cơ hội chuyển tiền đến nơi cần thiết nhất.

Accounting that updates itself

Connect QuickBooks or Xero and stay in sync.

Get Started

Tự động hóa các quy trình AP và AR để giảm thiểu sai sót và chậm trễ.

Xử lý thủ công hóa đơn, thanh toán và đối chiếu có thể tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Hệ thống tự động hóa giúp tối ưu hóa các quy trình này và cung cấp cái nhìn thời gian thực về tình hình tiền mặt của bạn. Với Slash, bạn có thể nhúng các liên kết thanh toán cho thẻ tín dụng, ACH, chuyển khoản và tiền điện tử trực tiếp vào hóa đơn để đẩy nhanh quá trình thu hồi nợ, đồng thời đồng bộ hóa dữ liệu giao dịch với QuickBooks để đơn giản hóa việc đối chiếu và báo cáo.

Đồng bộ hóa điều kiện thanh toán với chu kỳ doanh thu

Một trong những chiến lược quản lý tiền mặt hiệu quả nhất là đảm bảo các điều khoản thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp được đồng bộ hóa một cách hợp lý. Các điều khoản rõ ràng và nhất quán giúp dòng tiền thu vào được duy trì bằng cách thiết lập kỳ vọng và yêu cầu khách hàng thanh toán đúng hạn. Đồng thời, đàm phán các điều khoản với nhà cung cấp sao cho phù hợp với chu kỳ doanh thu của bạn sẽ giúp chi phí trở nên dự đoán được hơn, từ đó hỗ trợ việc dự báo nhu cầu tiền mặt và đảm bảo nguồn vốn sẵn có khi đến hạn thanh toán.

Những trở ngại thường gặp trong quản lý dòng tiền

Ngay cả khi bạn đã nắm vững các nguyên tắc cơ bản của quản lý dòng tiền, các thách thức thực tế vẫn có thể gây ra vấn đề. Nếu bạn gặp phải các vấn đề sau, đó có thể là dấu hiệu cho thấy bạn cần các quy trình mạnh mẽ hơn, khả năng theo dõi tốt hơn hoặc các công cụ tài chính hiện đại hơn để duy trì kiểm soát dòng tiền của mình:

Thanh toán trễ hoặc thiếu của khách hàng: Khi khách hàng thanh toán trễ, dòng tiền dự kiến sẽ bị chậm trễ. Điều này có thể khiến bạn không có đủ thanh khoản để chi trả cho các chi phí ngắn hạn.
Theo dõi chi phí kém: Nếu chi phí không được theo dõi một cách nhất quán, sẽ khó khăn để nắm bắt chính xác tình hình tài chính thực tế của bạn. Các ghi chép không chính xác có thể dẫn đến chi tiêu quá mức hoặc bỏ lỡ các khoản thanh toán.
Lỗi đối chiếu thủ công: Các quy trình thủ công làm tăng nguy cơ thanh toán trùng lặp, bỏ sót hóa đơn hoặc số dư không chính xác. Những sai sót này làm giảm độ tin cậy của dữ liệu tài chính và khiến việc dự báo trở nên khó khăn hơn.
Biến động doanh thu theo mùa: Một số doanh nghiệp có doanh thu không đều trong suốt cả năm. Nếu không có kế hoạch trước, những tháng kinh doanh chậm có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt tiền mặt có thể dự đoán được nhưng có thể tránh được.
Điều khoản thanh toán không hợp lệ: Nếu khách hàng được hưởng thời hạn thanh toán dài trong khi nhà cung cấp yêu cầu thanh toán nhanh, tiền mặt có thể ra đi nhanh hơn so với khi nó đến. Sự chênh lệch này làm tăng áp lực lên vốn lưu động.
Thiếu hụt nguồn tài chính dễ tiếp cận: Khi không có nguồn vốn ngắn hạn, các khoảng trống tiền mặt tạm thời có thể gây gián đoạn hoạt động. Việc tiếp cận nguồn tài chính linh hoạt có thể giúp khắc phục sự chênh lệch thời gian giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra.

Tối ưu hóa dòng tiền của doanh nghiệp bạn với Slash

Cải thiện dòng tiền bắt đầu từ việc xây dựng cơ sở hạ tầng tài chính vững chắc. Nền tảng phù hợp sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính, hỗ trợ chuyển tiền hiệu quả và thúc đẩy kế hoạch dài hạn. Dù bạn đang quản lý khoản phải trả, theo dõi khoản phải thu hay dự báo nhu cầu tương lai, Slash cung cấp các công cụ để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác, cập nhật theo thời gian thực – chứ không phải dựa trên phỏng đoán.

Slash tích hợp các tính năng này vào một nền tảng thống nhất được thiết kế để giúp các doanh nghiệp nhỏ duy trì kiểm soát tài chính của mình. Dưới đây là cách Slash có thể giúp bạn tối ưu hóa dòng tiền một cách chủ động:

Bảng điều khiển phân tích thời gian thực: Có cái nhìn rõ ràng về số dư tài khoản, xu hướng dòng tiền và các nghĩa vụ thanh toán sắp tới để bạn luôn nắm rõ tình hình và có thể lập kế hoạch trước.
Quản lý AP/AR được tối ưu hóa: Tự động hóa quy trình quản lý công nợ phải trả và công nợ phải thu để giảm thiểu sai sót thủ công, loại bỏ các điểm nghẽn và hỗ trợ thanh toán kịp thời cho cả hai bên.
Hóa đơn chuyên nghiệp: Tạo hóa đơn bằng cách sử dụng thông tin liên hệ và thông tin tài khoản ngân hàng đã lưu trữ, và nhận thanh toán nhanh hơn bằng cách nhúng các liên kết thanh toán hỗ trợ thẻ tín dụng, ACH, chuyển khoản ngân hàng và tiền điện tử.
Tài khoản kho bạc có lãi suất cao: Sử dụng số tiền dư thừa để sinh lời với lãi suất hàng năm lên đến 3,84% đồng thời vẫn giữ tiền mặt sẵn sàng sử dụng khi cần thiết.
Tài trợ vốn: Tiếp cận nguồn vốn bổ sung để giải quyết các khoảng trống ngắn hạn hoặc hỗ trợ tăng trưởng, với các khoản vay linh hoạt và thời hạn trả nợ 30, 60 hoặc 90 ngày phù hợp với chu kỳ doanh thu của bạn.

Đăng ký trong vòng chưa đầy 10 phút ngay hôm nay.

Hãy tham gia cùng hơn 3.000 doanh nghiệp đã sử dụng Slash.

Câu hỏi thường gặp

Có bao nhiêu loại dòng tiền?

Có bốn loại dòng tiền chính: dòng tiền hoạt động, dòng tiền đầu tư, dòng tiền tài chính và dòng tiền tự do. Dòng tiền hoạt động phát sinh từ các hoạt động kinh doanh chính, dòng tiền đầu tư liên quan đến việc mua bán tài sản, dòng tiền tài chính phản ánh các hoạt động vay nợ và vốn chủ sở hữu, và dòng tiền tự do đại diện cho số tiền còn lại sau khi trừ đi các chi phí đầu tư vốn.

Làm thế nào để tính toán dòng tiền?

Dòng tiền thường được tính bằng cách trừ tổng dòng tiền ra khỏi tổng dòng tiền vào trong một khoảng thời gian cụ thể. Các doanh nghiệp thường sử dụng báo cáo dòng tiền hoặc dự báo lăn để theo dõi điều này một cách nhất quán và giám sát xem các hoạt động kinh doanh có tạo ra dòng tiền ròng dương hay không.

Những quy tắc nào là năm quy tắc cơ bản về dòng tiền?

Mặc dù các khung khổ có thể khác nhau, nhưng có năm quy tắc chung bao gồm: tăng tốc thu hồi công nợ, kiểm soát chi phí, điều chỉnh điều kiện thanh toán, duy trì dự trữ tiền mặt và dự báo thường xuyên. Cùng nhau, các thực hành này giúp doanh nghiệp giảm thiểu khoảng cách thời gian và duy trì thanh khoản ổn định.

Khám phá cùng Trí tuệ nhân tạo