Thời gian chuyển khoản ACH mất bao lâu: Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp

Giải thích về chuyển khoản ACH: Chi phí, thời gian và lợi ích cho doanh nghiệp

Khi thanh toán cho nhà cung cấp, xử lý lương, hoàn tiền hoặc thu tiền định kỳ, bạn có thể đang sử dụng ACH. ACH là viết tắt của Automated Clearing House, một mạng lưới ngân hàng cho phép chuyển tiền điện tử giữa các ngân hàng. Bằng cách loại bỏ nhu cầu sử dụng giấy tờ, thẻ hoặc chuyển khoản truyền thống, chuyển khoản ACH là một phương thức thanh toán lý tưởng cho các doanh nghiệp hiện đại. Hiểu rõ cách thức hoạt động, tốc độ hoàn tất giao dịch và cách truy cập dịch vụ này có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức khi thanh toán cho nhà cung cấp, khách hàng và đối tác thương mại.

Vì các giao dịch ACH được thanh toán qua Hệ thống Dự trữ Liên bang, chúng thường có chi phí thấp, đáng tin cậy và là lựa chọn an toàn cho các giao dịch kinh doanh hàng ngày. Tuy nhiên, vì ACH được xử lý theo lô, các giao dịch ACH tiêu chuẩn có thể mất 1-3 ngày làm việc. Sự chậm trễ này có thể là một sự đánh đổi, nhưng các tùy chọn như ACH cùng ngày có thể giúp đẩy nhanh quá trình. Ngoài ra, khi thời gian là yếu tố quan trọng, các tùy chọn giao dịch khác như thanh toán thời gian thực có thể giúp đẩy nhanh quá trình hơn nữa.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích quy trình thực hiện chuyển khoản ACH, nhấn mạnh các điểm có thể xảy ra trễ hẹn và chậm trễ từ phía ngân hàng. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu cách Slash giúp bạn vượt qua những giới hạn đó bằng các phương thức thanh toán nhanh hơn như thanh toán thời gian thực và chuyển khoản điện tử, giúp bạn chuyển tiền chỉ trong vài giây thay vì phải chờ đợi các khung giờ xử lý batch của ACH.¹

ACH chuyển khoản là gì?

Hệ thống Thanh toán Tự động (ACH) là một mạng lưới thanh toán điện tử dựa trên lô, cho phép chuyển khoản tiền điện tử giữa các tài khoản ngân hàng và hợp tác xã tín dụng. Nó thường được sử dụng cho các giao dịch thanh toán hóa đơn hàng ngày, chuyển khoản trực tiếp, lương, thanh toán và thu nợ giữa các doanh nghiệp (B2B), hoàn tiền và đăng ký dịch vụ. Với ACH, thay vì xử lý từng giao dịch theo thời gian thực, mạng lưới này thu thập nhiều giao dịch ACH vào các lô và xử lý chúng nhiều lần trong ngày làm việc. Việc xử lý theo lô giúp chuyển khoản ACH trở thành phương thức thanh toán hiệu quả và chi phí thấp, đặc biệt cho các giao dịch lặp lại hoặc có khối lượng lớn, nhưng cũng có nghĩa là bạn thường phải chờ 1–3 ngày làm việc để giao dịch được hoàn tất.

ACH được quản lý bởi NACHA, với hai nhà điều hành chính: Cục Dự trữ Liên bang (Federal Reserve) và Mạng Thanh toán Điện tử (EPN) của The Clearing House. Hệ thống này chủ yếu hoạt động trong nước; thanh toán ACH quốc tế (IAT) tuy tồn tại nhưng ít phổ biến và chậm hơn. So với chuyển khoản điện tử, thanh toán ACH thường chậm hơn nhưng rẻ hơn và phù hợp hơn cho các giao dịch định kỳ. Ngược lại, chuyển khoản điện tử được xử lý từng giao dịch một, thường trong ngày hoặc đôi khi chỉ trong vài giờ, và là lựa chọn ưu tiên khi cần chuyển tiền khẩn cấp hoặc qua biên giới.

Giao dịch trừ tiền ACH so với giao dịch ghi có ACH

Bạn có thể thấy các giao dịch ACH được gọi là ACH debit (trừ tiền) hoặc ACH credit (ghi có). Sự khác biệt nằm ở việc ai là người khởi tạo giao dịch. Dưới đây là phân tích chi tiết hơn:

• Giao dịch tín dụng ACH Thường được gọi là giao dịch chuyển khoản. Đây là khi người chuyển khoản khởi tạo giao dịch chuyển tiền từ tài khoản của họ đến tài khoản của người nhận (người thụ hưởng). Giao dịch chuyển khoản ACH thường được sử dụng cho việc thanh toán lương, chuyển khoản trực tiếp hoặc hoàn thuế.
• Giao dịch trích nợ ACH Thường được gọi là "pull". Đây là khi người trả tiền cho phép người nhận tiền rút tiền từ tài khoản ngân hàng của người trả tiền. ACH debit là phương thức phổ biến cho các dịch vụ đăng ký và thanh toán hóa đơn định kỳ.

ACH so với chuyển khoản điện tử (và các phương thức khác)

Chuyển khoản ACH là một trong những phương thức chuyển khoản thanh toán phổ biến. Chuyển khoản điện tử (Wire) là một phương thức khác. Cả ACH và Wire đều là phương thức Chuyển khoản Tiền điện tử (EFT), nhưng chúng có thể phục vụ các nhu cầu khác nhau:

• Tốc độ. Các giao dịch chuyển khoản trong nước thông thường được xử lý từng giao dịch riêng lẻ và có thể hoàn tất trong vòng vài giờ, trong khi các giao dịch chuyển khoản ACH thông thường được xử lý theo lô, thường mất từ 1–3 ngày làm việc.
• Chi phí. Các giao dịch ACH thường có phí thấp cho mỗi giao dịch, trong khi chuyển khoản ngân hàng thường có chi phí cao hơn cả trong nước và quốc tế.
• Các trường hợp sử dụng. ACH là phương thức thanh toán trực tiếp trong nước, định kỳ (trả lương, thanh toán hóa đơn, thanh toán cho nhà cung cấp). Chuyển khoản điện tử (Wire) là phương thức phù hợp nhất cho các giao dịch khẩn cấp, giá trị cao hoặc thanh toán xuyên biên giới.
• Khả năng đảo ngược. ACH đã thiết lập các quy tắc của NACHA cho các giao dịch hoàn trả (ví dụ: thiếu tiền, lỗi tài khoản). Tuy nhiên, các giao dịch chuyển khoản, một khi đã được thanh toán, thường không thể hủy bỏ.
• Giới hạn & địa lý. ACH chủ yếu tập trung vào thị trường Hoa Kỳ và có thể có giới hạn chuyển khoản. Chuyển khoản điện tử (Wires) có giới hạn cao hơn (hoặc không có giới hạn) và xử lý các khoản thanh toán quốc tế thông qua các mạng lưới như Fedwire (trong nước) và SWIFT (quốc tế).

Các phương thức thanh toán khác bao gồm thanh toán thời gian thực (RTP). Với Slash, bạn có thể chuyển tiền trong vài giây đến các tài khoản ngân hàng hợp lệ tại Hoa Kỳ hỗ trợ RTP. Điều này có nghĩa là bạn có thể tránh được sự chậm trễ của giao dịch ACH theo lô hoặc các khoản phí cao liên quan đến chuyển khoản ngân hàng.

Hiểu quy trình thanh toán ACH

Thời gian chuyển khoản ACH của bạn có thể mất bao lâu phụ thuộc vào các bước khác nhau mà tiền của bạn phải trải qua trong quá trình xử lý. Dưới đây là chi tiết về quy trình mà một giao dịch ACH đi qua từ người gửi đến người nhận:

1. Khởi đầu. Bạn hoặc nhà cung cấp dịch vụ thanh toán của bạn gửi một tệp tin đến ngân hàng của bạn chứa các thông tin ngân hàng và giao dịch liên quan, bao gồm số định tuyến, số tài khoản, số tiền giao dịch, ngày có hiệu lực và loại giao dịch (ACH ghi có hoặc ACH ghi nợ). Quy trình này có thể được thực hiện thông qua cổng thông tin của ngân hàng hoặc bảng điều khiển Slash.
2. Phân lô. Batching là lý do tại sao ACH có chi phí thấp và dễ dàng cho các giao dịch định kỳ và thanh toán hàng loạt như lương. Trong quá trình batching, ODFI (Originating Depository Financial Institution) - tổ chức tài chính gửi tiền ban đầu đóng vai trò là người gửi giao dịch ACH - nhóm các giao dịch ACH đi ra thành các lô được lên lịch, nghĩa là giao dịch của bạn sẽ được nhóm chung với các giao dịch khác từ các người gửi khác để sau đó được xử lý tập trung. 
3. Đang xử lý. Các lô giao dịch sau đó được chuyển đến các nhà điều hành ACH (Fed/EPN) để xử lý. Các nhà điều hành thực hiện các kiểm tra rủi ro và gian lận, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định của NACHA. 
4. Thanh toán. Các giao dịch ACH tiêu chuẩn thường được xử lý giữa các ngân hàng trong vòng 1–3 ngày làm việc. Các giao dịch ACH cùng ngày có thể được xử lý trong cùng ngày nếu đáp ứng các hạn chót nộp đơn và ngân hàng nhận xử lý chúng trong cùng ngày. Nếu có vấn đề như số dư không đủ, thông tin tài khoản sai hoặc cảnh báo gian lận, ngân hàng nhận có thể từ chối giao dịch, và thời gian xử lý sẽ bị trì hoãn. 

Thời gian chuyển khoản ACH mất bao lâu?

Chuyển khoản ACH có thể mất thời gian khác nhau, tùy thuộc vào loại chuyển khoản ACH mà bạn thực hiện và liệu giao dịch của bạn có tuân thủ các quy định ngân hàng và tiêu chuẩn tuân thủ NACHA hay không. Dưới đây là tổng quan chung:

• ACH tiêu chuẩn. Thanh toán ACH tiêu chuẩn thường mất 1–3 ngày làm việc, nhưng có thể bị trì hoãn do thông tin nhập sai, trễ từ phía ngân hàng hoặc ngày lễ.
• Chuyển khoản ACH trong ngày. Giao dịch ACH trong ngày thường được xử lý trong vòng một ngày (như tên gọi đã chỉ ra), nhưng có thể bị trì hoãn tùy thuộc vào thời gian cắt giảm của ngân hàng, quy định tuân thủ và chính sách ghi sổ.
• IAT (Hệ thống thanh toán ACH quốc tế). Chuyển khoản ACH quốc tế thường chậm hơn và có thể mất nhiều ngày do các bước kiểm tra và trao đổi bổ sung. IAT cũng có thể là một lựa chọn đắt đỏ hơn.

Những yếu tố nào ảnh hưởng đến thời gian xử lý ACH?

• Cửa sổ xử lý giao dịch theo lô của ngân hàng & giờ cắt giao dịch. ACH hoạt động theo giờ làm việc của ngân hàng. Hãy đảm bảo rằng bạn thực hiện các giao dịch thanh toán trong giờ làm việc của ngân hàng và trước thời hạn chót.
• Cuối tuần và các ngày lễ quốc gia. Các giao dịch ACH chỉ được xử lý vào các ngày làm việc. Hãy cẩn thận khi thực hiện giao dịch vào thứ Sáu, cuối tuần và các ngày lễ, vì các giao dịch thường không được xử lý trong các khoảng thời gian này.
• Loại chuyển khoản. Tốc độ xử lý giao dịch phụ thuộc vào loại chuyển khoản; chuyển khoản ACH trong ngày và chuyển khoản điện tử có thể nhanh hơn, nhưng sẽ phát sinh phí cao hơn so với chuyển khoản ACH tiêu chuẩn.
• Xác minh và tuân thủ. Thanh toán có thể bị trì hoãn nếu bạn chuyển tiền cho một người nhận mới hoặc thực hiện các giao dịch có giá trị lớn, vì các ngân hàng thường thực hiện các biện pháp kiểm tra gian lận bổ sung, điều này có thể làm chậm quá trình ghi nhận giao dịch.
• Chất lượng dữ liệu. Lỗi chính tả trong số tài khoản hoặc sự không khớp trong dữ liệu giao dịch có thể dẫn đến việc hoàn trả, xử lý lại hoặc hủy giao dịch.

Nếu bạn cần tính ổn định cho các khoản thanh toán định kỳ cho nhà cung cấp và lương, hãy lên kế hoạch cho 1–3 ngày làm việc với ACH tiêu chuẩn. Khi bạn cần gấp, ACH cùng ngày, thanh toán thời gian thực hoặc chuyển khoản điện tử có thể giúp bạn chuyển tiền nhanh chóng, nhưng với chi phí cao hơn. Tất cả các tùy chọn đều có sẵn với Slash, bao gồm thanh toán thời gian thực và chuyển khoản ACH cùng ngày miễn phí cho người dùng Pro.

Chi phí chuyển khoản ACH là bao nhiêu?

Chi phí chuyển khoản ACH có thể thay đổi tùy thuộc vào ngân hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ của bạn, tốc độ xử lý thanh toán mà bạn mong muốn, và các yếu tố khác cùng các khoản phí liên quan. Dưới đây là tổng quan về các chi phí phổ biến:

• Phí theo giao dịch: Phí được tính cho mỗi giao dịch, thường là mức phí tiêu chuẩn do nhà cung cấp của bạn quy định, nhưng một số nhà cung cấp có thể áp dụng thêm phí cho các giao dịch hoàn trả hoặc giao dịch có rủi ro cao hơn (ví dụ: giao dịch có khối lượng lớn, giao dịch quốc tế).
• Phí trong ngày: Dịch vụ chuyển khoản ACH trong ngày thường có phí để xử lý nhanh hơn.
• Giá cả cho doanh nghiệp: Các doanh nghiệp có thể thương lượng mức phí cho dịch vụ xử lý ACH khối lượng lớn (ví dụ: chuyển khoản trực tiếp hoặc thanh toán hóa đơn với số lượng lớn).

So sánh với các phương thức thanh toán khác, chuyển khoản ngân hàng có phí xử lý cao hơn, phản ánh chi phí xử lý riêng lẻ và, đối với các giao dịch xuyên biên giới, phí ngoại hối và phí của ngân hàng trung gian. Slash cung cấp mức giá hợp lý cho các giao dịch ACH, chuyển khoản ngân hàng và thanh toán thời gian thực:

Giảm giá mạnh: Chuyển khoản ACH miễn phí cho tất cả người dùng. Chuyển khoản ACH trong ngày có phí $1 cho người dùng gói miễn phí và $0 cho người dùng gói Pro. (Phí chuyển khoản điện tử: trong nước $0-$6; quốc tế $25. Phí chuyển khoản RTP đi: $0-$6.)

5 Lợi ích của ACH đối với doanh nghiệp

1. Hiệu quả về chi phí so với séc hoặc chuyển khoản. Bỏ qua séc giấy (in ấn, cước phí bưu điện, xử lý thủ công) và sử dụng thanh toán điện tử. Đối với thanh toán trong nước, ACH cung cấp một tùy chọn xử lý thanh toán chi phí thấp.
2. Được thiết kế cho các khoản thanh toán định kỳ. Giao dịch ACH là lựa chọn lý tưởng cho các dịch vụ đăng ký, hóa đơn, dịch vụ công ích và bảo hiểm, với các giao dịch được ủy quyền giúp giảm thiểu tình trạng thanh toán bị bỏ lỡ và hỗ trợ bạn chuyển tiền theo một lịch trình dự đoán được.
3. Đối chiếu đơn giản hơn. Dữ liệu giao dịch và chuyển khoản có cấu trúc giúp giảm thiểu nhu cầu đối chiếu thủ công. Với Slash, các giao dịch ACH sẽ tự động đồng bộ hóa với sổ cái kế toán của bạn. 
4. An toàn và được quản lý. Các quy tắc của NACHA, quy định tiêu chuẩn hóa và các biện pháp kiểm soát cấp ngân hàng khiến ACH trở thành một phương thức thanh toán an toàn cho các giao dịch kinh doanh.
5. Thân thiện với dòng tiền. Lên lịch thanh toán, kết nối trực tiếp với tài khoản ngân hàng của bạn và theo dõi chi tiêu thông qua tài khoản Slash, giúp việc quản lý dòng tiền trở nên dễ dàng và thuận tiện. 

Cách Slash làm cho ACH (và nhiều dịch vụ khác) trở nên nhanh chóng và thông minh hơn.

Slash tích hợp tất cả các tùy chọn quản lý dòng tiền và chuyển khoản thanh toán của bạn, bao gồm chuyển khoản ACH, chuyển khoản ACH ngược, chuyển khoản ACH trong ngày, chuyển khoản điện tử (trong nước và quốc tế), thẻ tín dụng doanh nghiệp và thanh toán thời gian thực, vào một bảng điều khiển duy nhất:

• Giao dịch chuyển khoản ACH, RTP và chuyển khoản điện tử đều có thể truy cập trong một bảng điều khiển duy nhất.
• Công cụ tự động hóa để phê duyệt và phân loại nhanh chóng.
• Hỗ trợ nhiều thực thể để tách biệt hoặc hợp nhất việc theo dõi chi phí giữa các thương hiệu hoặc bộ phận khác nhau.
• Dịch vụ phân tích cung cấp thông tin thời gian thực về lịch sử chi tiêu và thu nhập của bạn.
• Tích hợp kế toán để dễ dàng đối chiếu và báo cáo chi phí sẵn sàng cho kiểm toán.

Với Slash, bạn có thể truy cập vào nhiều tùy chọn chuyển khoản thanh toán và kiểm soát chính xác dòng tiền và các giao dịch tài chính của mình với ít lần đăng nhập hơn, ít lỗi hơn và ít rắc rối hơn nhờ bảng điều khiển tất cả trong một của Slash.

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để tăng tốc độ chuyển khoản ACH?

Sử dụng dịch vụ chuyển khoản ACH trong ngày khi có sẵn, nộp trước thời hạn cắt giảm của ngân hàng và xác nhận thông tin giao dịch chính xác (ví dụ: số tài khoản, số tiền) để tránh việc hoàn trả. Đối với các khoản thanh toán khẩn cấp hoặc có tính thời gian, hãy chọn thanh toán thời gian thực hoặc chuyển khoản điện tử, cả hai đều có sẵn qua tài khoản Slash của bạn.

Có thể hủy hoặc thu hồi các giao dịch chuyển khoản ACH không?

Thỉnh thoảng. Trong một số trường hợp cụ thể được quy định bởi quy tắc của NACHA (ví dụ: số tiền sai, tài khoản sai, giao dịch trùng lặp, số dư không đủ). Nếu phát hiện lỗi, hãy liên hệ ngay với ngân hàng hoặc nền tảng của bạn.

Các doanh nghiệp quốc tế có thể sử dụng chuyển khoản ACH không?

Đúng vậy, các doanh nghiệp quốc tế có thể sử dụng chuyển khoản ACH quốc tế (IAT), tuy nhiên các tùy chọn này thường đắt hơn so với các giao dịch ACH trong nước thông thường.