Giải thích về thanh toán EDI: Các trường hợp sử dụng và so sánh với ACH và EFT
Thanh toán EDI có thể bị hiểu lầm. Mặc dù thuật ngữ này có thể nghe giống như một phương thức chuyển tiền ít được biết đến hoặc thay thế, nhưng thực tế không phải vậy. EDI (Electronic Data Interchange) là một giao thức chia sẻ dữ liệu giúp cải thiện cách theo dõi và quản lý các giao dịch tài chính. Đây không phải là một phương thức thanh toán độc lập, mà là một cách tiêu chuẩn để trao đổi dữ liệu thanh toán qua mạng.
Hiểu cách hoạt động của các giao dịch EDI và cách chúng tích hợp với các phương thức thanh toán hiện có có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xử lý thanh toán, nâng cao khả năng theo dõi công nợ phải thu và củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp. Điều này cũng giúp xác định liệu thanh toán EDI có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không, vì hệ thống EDI có thể tốn kém để triển khai và phức tạp để duy trì.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích mọi điều bạn cần biết về thanh toán EDI, bao gồm khái niệm, cách thức hoạt động, vị trí của chúng trong hệ thống thanh toán tổng thể và những lợi ích mà chúng mang lại. Chúng tôi cũng sẽ thảo luận về cách Slash có thể đóng vai trò là giải pháp thanh toán thay thế, cung cấp mức độ bảo mật và tự động hóa tương đương mà không gặp phải sự phức tạp trong quá trình triển khai như EDI.¹
Với Slash, các doanh nghiệp có thể chuyển tiền qua nhiều kênh thanh toán khác nhau, chia sẻ dữ liệu tài chính giữa các hệ thống theo thời gian thực thông qua API Slash, và quản lý công nợ phải thu thông qua các công cụ quản lý hóa đơn và phân tích dòng tiền tích hợp sẵn. Tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm.
Thanh toán EDI là gì?
EDI (Trao đổi dữ liệu điện tử) thường được đề cập cùng với các phương thức chuyển khoản điện tử (EFT) khác. Tuy nhiên, cần làm rõ rằng EDI bản thân nó không phải là một phương thức thanh toán. EDI là một định dạng dữ liệu điện tử tiêu chuẩn mà các doanh nghiệp sử dụng để trao đổi dữ liệu tài chính và tài liệu kinh doanh, bao gồm thông tin liên quan đến thanh toán.
Khi định dạng EDI được áp dụng cho một giao dịch thanh toán điện tử, nó có thể cải thiện cách thức theo dõi, xử lý và đối chiếu giao dịch đó. EDI cho phép các chi tiết thanh toán điện tử được đọc tự động bởi các hệ thống máy tính kết nối với nhau, từ đó giảm bớt nhu cầu nhập liệu thủ công và tăng tốc độ xử lý thanh toán giữa các đối tác kinh doanh.
Một giao dịch thanh toán EDI bao gồm các yếu tố dữ liệu có cấu trúc mô tả giao dịch tài chính. Các yếu tố này được tổ chức thành các phân đoạn, là các mã có thể tương ứng với số hóa đơn, chi tiết chuyển khoản, tham chiếu đơn đặt hàng, thông tin người thanh toán và người nhận thanh toán, cùng các thông tin khác liên quan đến giao dịch thanh toán. Các phân đoạn này được bao bọc trong các gói tin để đảm bảo các giao dịch EDI được truyền tải chính xác giữa các hệ thống EDI.
Việc triển khai thanh toán EDI có thể mang lại các giao dịch nhanh chóng và an toàn hơn, đồng thời tương thích tốt hơn với các hệ thống ERP hoặc VAN, điều mà chúng tôi sẽ giải thích chi tiết hơn sau này.
Các doanh nghiệp thực hiện thanh toán EDI như thế nào?
Một điểm gây nhầm lẫn phổ biến là vị trí của EDI trong quy trình ngân hàng. Tiền vẫn được chuyển qua các phương thức thanh toán EFT truyền thống, như giao dịch ACH, chuyển khoản điện tử hoặc chuyển khoản trực tiếp. Dưới đây là tóm tắt nhanh về cách thanh toán EDI hoạt động song song với các giao dịch chuyển khoản điện tử:
- Người mua phê duyệt thanh toán cho một hoặc nhiều hóa đơn trong hệ thống kế toán hoặc ERP của họ.
- Thanh toán được thực hiện thông qua tài khoản ngân hàng bằng cách chuyển khoản điện tử, chẳng hạn như thanh toán ACH, chuyển khoản điện tử hoặc các hình thức thanh toán điện tử khác.
- Đồng thời, phần mềm EDI tạo ra các tệp giao dịch EDI tiêu chuẩn chứa thông tin chi tiết về thanh toán.
- Các giao dịch EDI này được truyền tải điện tử đến nhà cung cấp thông qua hệ thống EDI đã được thỏa thuận.
- Hệ thống của nhà cung cấp tự động áp dụng khoản thanh toán vào các hóa đơn tương ứng bằng cách sử dụng thông tin chuyển khoản được tích hợp sẵn.
3 loại thanh toán EDI
Dữ liệu thanh toán EDI có thể được trao đổi theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào quy mô của công ty, yêu cầu tích hợp và nguồn lực kỹ thuật sẵn có. Dưới đây là ba cách phổ biến để truyền dữ liệu thanh toán EDI, được liệt kê theo thứ tự từ phức tạp nhất đến đơn giản nhất:
Mạng lưới giá trị gia tăng EDI
Mạng lưới giá trị gia tăng (VAN) là một mạng lưới riêng tư giúp thực hiện việc trao đổi an toàn các tài liệu kinh doanh và giao dịch tài chính dưới dạng điện tử. VAN hoạt động như một trung gian có thể định tuyến các giao dịch EDI giữa các công ty, xác thực các định dạng dữ liệu an toàn (ví dụ: ANSI X12, EDIFACT), cung cấp nhật ký kiểm tra và xác nhận giao hàng, cũng như quản lý lượng lớn đơn đặt hàng và hóa đơn.
Các doanh nghiệp lớn có thể sử dụng VAN để tích hợp EDI sâu hơn vào hệ thống nội bộ của họ; tuy nhiên, việc triển khai VAN có thể tốn kém và đòi hỏi kỹ thuật cao để duy trì.
EDI trực tiếp
EDI trực tiếp, còn được gọi là EDI điểm-đến-điểm, thiết lập kết nối trực tiếp giữa các hệ thống nội bộ của hai công ty thông qua một giao thức định dạng dữ liệu chung. Việc thiết lập kết nối EDI trực tiếp giữa hai công ty không nhất thiết phải sử dụng mạng VAN, mà có thể chỉ cần giao diện web hoặc phần mềm EDI.
EDI trực tiếp hoạt động hiệu quả nhất cho các bên thanh toán và nhà cung cấp có mối quan hệ kinh doanh ổn định và liên tục. Các giao thức truyền thông phổ biến được sử dụng trong các giao dịch EDI điểm-đến-điểm bao gồm AS2, SFTP và FTPS.
EDI trực tuyến
Web EDI cho phép các doanh nghiệp gửi và nhận giao dịch EDI thông qua giao diện dựa trên trình duyệt thay vì hệ thống tích hợp hoàn toàn. Web EDI có thể được sử dụng bởi các nhà cung cấp nhỏ cần tham gia vào thanh toán EDI mà không cần đầu tư vào hạ tầng phức tạp.
Mặc dù dễ triển khai hơn, hệ thống EDI dựa trên VAN thường thiếu các tính năng tự động hóa, khả năng mở rộng và tích hợp so với các hệ thống EDI dựa trên VAN.
Sự khác biệt giữa thanh toán EDI và các loại thanh toán điện tử khác là gì?
Điểm khác biệt quan trọng nhất cần lưu ý là EDI bản thân nó không phải là một hình thức thanh toán. Thay vào đó, nó được sử dụng cùng với một số phương thức thanh toán để cấu trúc dữ liệu giao dịch. Các phương thức được mô tả dưới đây là các cơ chế thông qua đó tiền thực sự được chuyển giữa các tài khoản ngân hàng:
Chuyển khoản điện tử (EFTs)
EFT (Electronic Funds Transfer) là bất kỳ hình thức thanh toán điện tử nào không sử dụng tiền mặt hoặc séc giấy. Điều này bao gồm các giao dịch ACH, chuyển khoản trực tiếp, giao dịch thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng, rút tiền tại ATM, chuyển khoản điện tử và nhiều hình thức khác. EDI (Electronic Data Interchange) và EFT có thể bị nhầm lẫn do thuật ngữ tương tự, nhưng chúng có chức năng khác nhau.
Chuyển khoản qua Hệ thống Thanh toán Tự động (ACH)
Thanh toán ACH là một giao dịch chuyển khoản điện tử được xử lý qua mạng lưới Automated Clearing House (ACH) của Hoa Kỳ. Thông thường, các giao dịch ACH có chi phí thấp hơn so với các phương thức chuyển khoản ngân hàng khác và có thể mất từ một ngày đến một tuần để hoàn tất, tùy thuộc vào địa điểm nhận tiền.
ACH là một mạng lưới ngân hàng đặc thù của Hoa Kỳ, nhưng các quốc gia khác cũng có các hệ thống tương đương như SEPA trong Liên minh Châu Âu, BACS tại Vương quốc Anh hoặc BECS tại Úc. Global ACH, một tùy chọn chuyển khoản do Slash cung cấp, được khởi tạo từ hệ thống ACH và thanh toán trên các mạng lưới nước ngoài tương đương. ACH có thể được sử dụng để gửi các khoản thanh toán định dạng EDI.
Chuyển khoản ngân hàng
Chuyển khoản ngân hàng là hình thức chuyển tiền điện tử giữa các ngân hàng, thường được xử lý nhanh hơn so với ACH nhưng có phí cao hơn. Chuyển khoản quốc tế thường sử dụng mạng lưới SWIFT, cung cấp hệ thống tin nhắn tiêu chuẩn giữa các tổ chức tài chính trên toàn cầu. Giống như ACH, chuyển khoản ngân hàng có thể kết hợp với dữ liệu EDI. Với Slash, bạn có thể thực hiện chuyển khoản qua mạng lưới SWIFT đến hơn 180 quốc gia với hơn 135 loại tiền tệ khác nhau.
Chuyển khoản tiền điện tử
Khác với các phương thức thanh toán khác trong phần này, giao dịch tiền điện tử không phụ thuộc vào mạng lưới tin nhắn liên ngân hàng. Thay vào đó, các giao dịch tiền điện tử được thực hiện qua blockchain, một mạng lưới chia sẻ dữ liệu phi tập trung sử dụng các thuật toán mã hóa để ghi chép và chuyển giao thanh toán một cách an toàn.
Tiền điện tử đang ngày càng phổ biến như một phương thức chuyển tiền kỹ thuật số vì nó có thể loại bỏ một số khoản phí, trung gian và thời gian xử lý liên quan đến hệ thống ngân hàng truyền thống. Slash hỗ trợ việc lưu trữ, gửi và nhận các loại stablecoin được neo giá với USD như USDC và USDT, cho phép chuyển tiền nhanh hơn và chi phí thấp hơn trên toàn cầu.⁴
Lợi ích của thanh toán EDI
Khi định dạng EDI được gắn vào một giao dịch thanh toán, nó cho phép dữ liệu thanh toán đồng bộ trực tiếp với hệ thống tài chính nội bộ. Để tận dụng đầy đủ lợi ích của thanh toán EDI, thường cần có một VAN hoặc hệ thống EDI tích hợp khác có khả năng xử lý và xác thực các định dạng dữ liệu tiêu chuẩn. Dưới đây là một số lợi ích phổ biến khi sử dụng thanh toán EDI kết hợp với VAN:
- Bảo mật được nâng cao: Thanh toán EDI dựa trên các giao thức truyền tải an toàn như AS2 và SFTP, giúp giảm thiểu rủi ro lộ thông tin tài chính nhạy cảm.
- Loại bỏ các quy trình thủ công: Đơn đặt hàng, hóa đơn và thanh toán có thể được tạo và trao đổi điện tử mà không cần nhập liệu lặp lại.
- Tăng cường tuân thủ thông qua việc thu thập dữ liệu: Hệ thống EDI tạo ra các bản ghi kiểm toán rõ ràng bằng cách liên kết các khoản thanh toán với hóa đơn và đơn đặt hàng.
- Sự kết nối giữa các hệ thống: Thông tin thanh toán, hóa đơn và dữ liệu chuyển khoản có thể được khớp tự động giữa các hệ thống front-end và back-end của bạn, bao gồm phần mềm quản lý công nợ phải thu, kế toán, xử lý thanh toán, mua sắm và nhiều hơn nữa.
Tuy nhiên, việc triển khai và duy trì một hệ thống VAN hoặc cơ sở hạ tầng EDI khác có thể tốn kém và phức tạp về mặt kỹ thuật. Nhiều lợi ích lớn nhất của thanh toán EDI, như tự động hóa và tích hợp với các hệ thống của bên thứ ba, khó có thể đạt được nếu không có sự tương thích với VAN. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, những yêu cầu này có thể khiến thanh toán EDI trở nên không thực tế so với các phương thức EFT khác.
Khi thanh toán EDI là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn
Nếu doanh nghiệp của bạn đã sử dụng một hệ thống VAN (Value-Added Network), dù được quản lý nội bộ hay thuê ngoài, việc triển khai dữ liệu EDI (Electronic Data Interchange) cùng với các giao dịch thanh toán có thể cải thiện cách thức theo dõi thanh toán, liên kết với hóa đơn và đồng bộ hóa với các hệ thống quản lý tài chính liên kết.
Nếu công ty của bạn quản lý một mạng lưới nhà cung cấp phức tạp và có nguồn lực để hỗ trợ hạ tầng VAN, thanh toán EDI có thể mang lại những cải thiện đáng kể về tự động hóa, tuân thủ và hiệu quả hoạt động. Hoặc, nếu bạn duy trì mối quan hệ chặt chẽ, liên tục với một nhà cung cấp hoặc khách hàng duy nhất, hệ thống EDI điểm-đến-điểm giữa hai công ty có thể mang lại nhiều lợi ích tương tự với độ phức tạp thấp hơn.
Các phương thức thanh toán thay thế cho EDI
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, thanh toán EDI không phải lúc nào cũng khả thi. Chúng đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật và các hệ thống hỗ trợ có thể tốn kém để triển khai. Các công cụ quản lý tài chính thay thế, như Slash, có thể cung cấp mức độ bảo mật và khả năng tự động hóa tương đương với chi phí vận hành thấp hơn nhiều.
Đầu tiên, tiền điện tử và stablecoin là các phương thức thanh toán an toàn cao, thường có thể triển khai dễ dàng hơn so với EDI. Slash cho phép sử dụng stablecoin cho các giao dịch B2B và đồng bộ hóa chi tiết giao dịch trực tiếp trong bảng điều khiển Slash. Với sự hỗ trợ stablecoin của Slash, các doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng theo dõi công nợ phải thu, hưởng lợi từ thời gian xử lý nhanh hơn và giảm chi phí so với các giao dịch EDI dựa trên ngân hàng.
Thứ hai, các giao diện lập trình ứng dụng (API) đang trở thành một lựa chọn phổ biến hơn so với các mạng giá trị gia tăng (VAN). VAN lần đầu tiên xuất hiện vào những năm 1970, và phần lớn cơ sở hạ tầng cơ bản của chúng có thể đã lỗi thời so với các hệ thống API hiện đại.
API Slash cho phép chia sẻ dữ liệu thời gian thực giữa các công cụ của bên thứ ba và tăng cường khả năng tùy chỉnh trong các quy trình quản lý tài chính. Các doanh nghiệp có thể tự động hóa việc chia sẻ dữ liệu với các nền tảng kế toán như QuickBooks hoặc hệ thống ERP mà không cần đến chuyên môn kỹ thuật cấp doanh nghiệp để triển khai và duy trì một mạng lưới giá trị gia tăng (VAN).
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Tối ưu hóa tài chính doanh nghiệp của bạn với Slash
Thay vì triển khai một hệ thống VAN phức tạp và lỗi thời, hãy xem xét quản lý tài chính công ty bằng một nền tảng tài chính hiện đại như Slash. Slash mang lại tất cả lợi ích của thanh toán EDI, cùng với các tính năng bổ sung như chuyển khoản tiền điện tử, quản lý tài chính thống nhất và chia sẻ dữ liệu thời gian thực thông qua API Slash. Dưới đây là một số cách mà Slash có thể mang lại nhiều lợi ích hơn so với hệ thống EDI:
- Đồng bộ hóa thanh toán với các hệ thống rộng hơn: Slash cho phép doanh nghiệp thực hiện thanh toán qua hệ thống ACH toàn cầu, chuyển khoản đến hơn 180 quốc gia, chuyển khoản thời gian thực qua RTP và FedNow, cũng như chuyển khoản bằng stablecoin. Chi tiết thanh toán được lưu trữ trên bảng điều khiển Slash, nơi người dùng có thể xem xu hướng thanh toán, dễ dàng nhận diện mô hình dòng tiền và xuất dữ liệu trực tiếp sang các nền tảng kế toán như QuickBooks.
- Hỗ trợ nhiều thực thể: Một ưu điểm của hệ thống VAN là quản lý dữ liệu tập trung. Slash hỗ trợ quản lý tài khoản đa thực thể từ một bảng điều khiển duy nhất, cho phép doanh nghiệp theo dõi chi tiêu, quản lý tài khoản và tải xuống báo cáo tài chính cho tất cả các chi nhánh tại một nơi duy nhất.
- Hỗ trợ tiền điện tử gốc: Stablecoin cung cấp một giải pháp thay thế cho tiền tệ fiat truyền thống và có thể giúp thực hiện các giao dịch toàn cầu nhanh hơn và chi phí thấp hơn. Slash cho phép người dùng lưu trữ, gửi và nhận thanh toán bằng USDC và USDT thông qua tám blockchain được hỗ trợ.
- Thẻ Visa Platinum Slash: Thẻ tín dụng doanh nghiệp Slash cung cấp các tính năng kiểm soát chi tiêu chi tiết cho nhân viên, bao gồm quy tắc chi tiêu có thể tùy chỉnh, nhóm thẻ theo đội ngũ và giới hạn chi tiêu có thể điều chỉnh. Thẻ Slash cũng mang lại mức hoàn tiền lên đến 2% cho các khoản chi tiêu của công ty.
- Tài chính linh hoạt: Slash Working Capital cung cấp một hạn mức tín dụng được thiết kế riêng, cho phép doanh nghiệp vay vốn để đáp ứng nhu cầu thanh khoản ngắn hạn. Nguồn vốn có thể được truy cập trực tiếp qua bảng điều khiển Slash, với các tùy chọn thanh toán linh hoạt trong vòng 30, 60 hoặc 90 ngày.⁵
Hãy loại bỏ các hệ thống lỗi thời và hiện đại hóa hoạt động tài chính của bạn với Slash. Truy cập slash.com Để tìm hiểu thêm.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
Những ví dụ về EDI là gì?
Các ví dụ phổ biến về EDI bao gồm đơn đặt hàng điện tử, hóa đơn, thông báo thanh toán và thông báo thanh toán được trao đổi giữa các đối tác kinh doanh. Các giao dịch EDI này cho phép chia sẻ dữ liệu tài chính và hoạt động một cách điện tử theo định dạng tiêu chuẩn.
EDI thanh toán có giống với chuyển khoản trực tiếp không?
Không, EDI không phải là chuyển khoản trực tiếp. Chuyển khoản trực tiếp là một loại thanh toán ACH chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng, trong khi EDI cung cấp dữ liệu tiêu chuẩn có thể đi kèm với thanh toán đó.
Các giao dịch thanh toán EDI có được gửi bởi các ngân hàng không?
Các ngân hàng xử lý việc chuyển tiền cho các giao dịch thanh toán EDI thông qua các phương thức chuyển khoản điện tử (EFT) như ACH hoặc chuyển khoản ngân hàng. Hệ thống EDI hoạt động song song với các ngân hàng bằng cách truyền dữ liệu thanh toán và chuyển tiền điện tử giữa người trả tiền và người nhận tiền.
Tôi cần loại cổng thông tin trực tuyến nào để thực hiện thanh toán EDI?
Các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm EDI, một mạng lưới giá trị gia tăng (VAN) hoặc một cổng thông tin EDI trực tuyến tích hợp với hệ thống kế toán và ngân hàng của họ. Việc thanh toán thực tế vẫn được khởi tạo thông qua ngân hàng hoặc nền tảng thanh toán, trong khi EDI chịu trách nhiệm trao đổi dữ liệu giao dịch.
Đọc thêm từ chúng tôi
