Phần mềm phân tích chi tiêu: Cách chọn giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn
Để hình dung chi tiêu của công ty, hãy tưởng tượng một cây. Thân cây đại diện cho chi phí trực tiếp, tức là số tiền chi cho hàng hóa và dịch vụ giúp công ty hoạt động. Mỗi nhánh là một bộ phận hoặc nhóm, sử dụng nguồn lực để thực hiện các dự án và mục tiêu của mình. Cùng nhau, chúng tạo ra quả: sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng.
Nhưng ẩn sâu bên dưới bề mặt là một mạng lưới rộng lớn của các chi phí gián tiếp, đại diện cho các chi phí không trực tiếp của bạn. Những chi phí ngầm này không phải lúc nào cũng nhận được sự chú ý tương tự như chi tiêu trực tiếp của bạn, nhưng chúng cũng quan trọng không kém đối với sức khỏe của công ty. Chúng bao gồm mọi thứ từ phí đăng ký phần mềm, phí nhà cung cấp đến chi phí đi lại, logistics và bảo trì. Vì những chi phí này thường ít được chú ý hơn so với chi tiêu chính, chúng có thể chứa đựng nhiều sai sót và trùng lặp tốn kém.
Phân tích chi tiêu chi tiết giúp bạn xem xét từng phần của cây này—thân cây, cành cây và rễ cây—để phát hiện các điểm kém hiệu quả, tối ưu hóa dòng tiền và củng cố chiến lược mua sắm. Bằng cách hiểu rõ tiền của bạn được sử dụng như thế nào, bạn có thể đưa ra quyết định thông minh hơn, cải thiện vốn lưu động và đảm bảo mỗi đồng tiền đều đóng góp vào sự phát triển.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích các nguyên tắc cơ bản của phân tích chi tiêu – giúp bạn hiểu rõ tiền của mình được sử dụng như thế nào, cách thức chi tiêu và đối tác mà bạn đang hợp tác. Chúng tôi cũng sẽ trình bày cách một nền tảng hiện đại như Slash, một bảng điều khiển tất cả trong một cho phân tích chi tiêu và ngân hàng doanh nghiệp, có thể giúp quá trình này trở nên nhanh chóng, dễ dàng và minh bạch hơn.¹
Phân tích chi tiêu là gì và tại sao nó lại quan trọng?
Phân tích chi tiêu, ở mức độ tổng quan, là quá trình thu thập và xem xét dữ liệu chi tiêu nhằm tối ưu hóa ngân sách, nâng cao chiến lược mua sắm, cải thiện tuân thủ và giảm thiểu rủi ro. Nó có thể giúp doanh nghiệp nắm bắt được dòng tiền của mình đang được sử dụng như thế nào và xác định xem chi tiêu có phù hợp với mục tiêu tài chính hay không.
Một kết quả quan trọng của phân tích chi tiêu là khả năng hoàn thiện chiến lược mua sắm của doanh nghiệp. Mua sắm là quá trình chiến lược nhằm thu mua hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp cần để hoạt động. Trong khi mua hàng đề cập đến hành động mua sắm, mua sắm bao quát toàn bộ chu kỳ: xác định yêu cầu, mời thầu, đàm phán hợp đồng và quản lý thanh toán.
Dưới đây là phân tích chi tiết hơn về các quy trình và kết quả thu được từ phân tích chi tiêu:
- Phân tích chi tiêu mua sắm: Phân tích dữ liệu mua hàng để hiểu dòng tiền của công ty và đánh giá xem chi tiêu có hỗ trợ chiến lược kinh doanh hay không. Những thông tin thu được được sử dụng để củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp, giảm bớt các nhà cung cấp trùng lặp và đàm phán các điều khoản giá cả hoặc thanh toán có lợi hơn.
- Phân tích chi tiêu của nhà cung cấp: Một phần của phân tích chi phí liên quan đến việc thu thập, làm sạch và phân tích dữ liệu liên quan đến nhà cung cấp. Bằng cách so sánh tất cả dữ liệu từ các nhà cung cấp về chi phí, thời gian hoàn thành, danh mục và hồ sơ rủi ro, bạn có thể tìm ra cách tận dụng tốt hơn mối quan hệ hợp tác và đàm phán điều kiện tốt hơn – một quy trình được gọi là quản lý mối quan hệ nhà cung cấp (SRM).
- Phân tích chi tiêu công nghệ thông tin: Rà soát tất cả các chi phí liên quan đến công nghệ (cơ sở hạ tầng kỹ thuật số, đăng ký SaaS, công cụ bảo mật mạng, nhà cung cấp dịch vụ quản lý và các khoản khác) để xác định các điểm kém hiệu quả và cơ hội tiết kiệm chi phí. Quy trình này kết hợp dữ liệu kiểm kê hệ thống với phản hồi của nhân viên để xác định các công cụ nào đang được sử dụng tích cực, ai sử dụng chúng và liệu có các giải pháp thay thế nào mang lại giá trị hoặc bảo mật tốt hơn hay không.
Thực hiện phân tích chi tiêu định kỳ là điều quan trọng để đảm bảo tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn ổn định. Nếu không thực hiện, công ty có thể bỏ qua các mô hình chi tiêu không hợp lý của nhân viên, tiếp tục chi trả cho phần mềm không sử dụng hoặc dư thừa, và bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm chi phí trong quá trình mua sắm hoặc đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp. Một giải pháp phân tích chi tiêu tự động như Slash có thể đơn giản hóa quy trình này bằng cách tối ưu hóa việc thu thập, tổ chức và phân tích dữ liệu.
Lợi ích của phân tích chi tiêu tự động
Phân tích chi tiêu dựa trên việc thu thập và phân tích lượng lớn dữ liệu kinh doanh. Thông thường, quá trình tổ chức, làm sạch và sử dụng dữ liệu thanh toán là một quy trình chậm chạp và tốn nhiều công sức. Một nền tảng phân tích chi tiêu kỹ thuật số như Slash có thể đơn giản hóa công việc này bằng cách tự động thu thập và tổ chức dữ liệu chi tiêu, tạo ra các phân tích chi tiết về xu hướng chi tiêu dài hạn, và đồng bộ hóa thông tin thanh toán với hệ thống kế toán và ERP của bạn. Dưới đây là một số lợi ích bổ sung có thể đạt được khi sử dụng hệ thống phân tích chi tiêu tự động:
Khả năng theo dõi chi tiêu theo thời gian thực
Các bảng điều khiển như những gì Slash cung cấp mang lại thông tin thời gian thực về các giao dịch, tài khoản và hoạt động thẻ kinh doanh của bạn, cung cấp phân tích chi tiêu mạnh mẽ mà không cần phải tổng hợp dữ liệu thủ công. Bằng cách sử dụng nền tảng quản lý chi tiêu tự động, doanh nghiệp của bạn có thể duy trì khả năng theo dõi các mẫu chi tiêu, theo dõi hiệu suất giữa các bộ phận và đưa ra các quyết định tài chính dựa trên dữ liệu.
Tiết kiệm thời gian
Các công cụ phân tích chi tiêu tự động giúp tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ công việc làm sạch dữ liệu thủ công và xử lý bảng tính, những công việc có thể làm chậm quá trình phân tích chi tiêu và hoạt động của đội ngũ mua sắm. Thay vì phải tìm kiếm hóa đơn hoặc sửa chữa các sai sót, các hệ thống mua sắm hiện đại và nền tảng quản lý chi tiêu tự động làm sạch, chuẩn hóa và tổ chức dữ liệu tài chính. Các hệ thống này sử dụng các hệ thống phân loại nhất quán (các danh mục có cấu trúc cho chi tiêu, nhà cung cấp và bộ phận) để các giao dịch được phân loại chính xác mà không cần nỗ lực thủ công. Kết quả là dữ liệu sạch hơn, phân tích nhanh hơn và thông tin tài chính đáng tin cậy hơn.
Giảm chi phí
Mặc dù mục tiêu chính của phân tích chi tiêu là giảm chi phí, việc tối ưu hóa quy trình phân tích chi tiêu và mua sắm có thể tạo ra thêm tiết kiệm bằng cách giảm thiểu nhu cầu giám sát thủ công hoặc nhân sự chuyên trách. Việc xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí thông qua phân tích chi tiêu tự động và loại bỏ các chi phí trùng lặp có thể củng cố đáng kể vốn lưu động của bạn, dẫn đến tiết kiệm lâu dài, nâng cao hiệu quả quy trình làm việc và cải thiện sức khỏe tài chính tổng thể.
Các biện pháp kiểm soát tuân thủ được tăng cường
Nếu không có phân tích chi tiêu toàn diện, bạn có thể đang bỏ qua hành vi chi tiêu của nhân viên, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận của công ty. Phân tích chi tiêu tự động có thể cải thiện khả năng theo dõi chi tiêu bằng cách xác định cả chi tiêu không tuân thủ quy định và hoạt động công nghệ thông tin không được phê duyệt. Chi tiêu không tuân thủ quy định đề cập đến các khoản mua sắm được thực hiện ngoài các kênh mua sắm được phê duyệt hoặc không tuân thủ các chính sách tuân thủ, trong khi công nghệ thông tin không được phê duyệt mô tả phần mềm hoặc công nghệ được mua bằng quỹ công ty mà không có sự chấp thuận của bộ phận công nghệ thông tin. Với các công cụ tự động phát hiện các khoản mua sắm sai sót, phần mềm phân tích chi tiêu tự động giúp đảm bảo tuân thủ chính sách.
Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp được cải thiện
Phân tích chi tiêu với nhà cung cấp và mua sắm có thể giúp phát hiện các cơ hội để củng cố chiến lược lựa chọn nhà cung cấp, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và tận dụng các mối quan hệ hiện có để đàm phán giá cả hoặc điều khoản hợp đồng tốt hơn. Bảng điều khiển quản lý tài chính Slash tự động hóa quy trình này bằng cách tổ chức tất cả các khoản thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác kinh doanh hoặc nhà cung cấp dịch vụ phần mềm (SaaS) và tạo ra các phân tích so sánh chi tiết cùng tổng quan chi phí dài hạn. Những thông tin này có thể cung cấp cho bạn lợi thế cần thiết để đàm phán hiệu quả hơn trong các cuộc thảo luận quản lý hợp đồng.
Những yếu tố cần xem xét khi lựa chọn phần mềm phân tích chi tiêu
Các doanh nghiệp ngày nay có rất nhiều công cụ phân tích mua sắm và chi tiêu để lựa chọn, nhưng không phải tất cả các nền tảng đều cung cấp cùng mức độ minh bạch hoặc kiểm soát. Dưới đây là một số tính năng cần lưu ý:
- Các công cụ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI): Trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi cách các doanh nghiệp quản lý chi phí. Các nền tảng sử dụng AI hoặc các tác nhân học máy để tự động hóa quy trình mua sắm có thể giảm đáng kể nhu cầu nhập liệu thủ công hoặc xây dựng báo cáo.
- Theo dõi chi phí tùy chỉnh và tự động: Không phải tất cả các hệ thống mua sắm đều cung cấp khả năng theo dõi chi tiêu theo thời gian thực. Một số công cụ chỉ tổ chức dữ liệu chi tiêu sau khi giao dịch đã được thực hiện, điều này có thể hạn chế khả năng phát hiện vấn đề sớm hoặc áp dụng các chính sách tuân thủ. Hãy tìm một hệ thống như Slash cho phép bạn theo dõi giao dịch và kiểm soát chi tiêu của nhân viên trước khi giao dịch diễn ra.
- Bảng điều khiển tài chính chi tiết và dễ sử dụng: Một số phần mềm phân tích chi tiêu được thiết kế dành cho các đội ngũ mua sắm chuyên nghiệp tại các tập đoàn lớn. Mặc dù các nền tảng này có thể cung cấp các công cụ mạnh mẽ, nhưng chúng có thể khó cấu hình và sử dụng. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, hãy chọn phần mềm cung cấp phân tích mạnh mẽ mà không yêu cầu cấu hình phức tạp hoặc đào tạo.
- Tích hợp dữ liệu: Các công cụ phân tích chi tiêu kết nối với hệ thống kế toán hoặc ERP của bạn có thể giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Ví dụ, Slash cho phép bạn xuất dữ liệu chi tiêu trực tiếp sang QuickBooks và Xero, sử dụng các hệ thống phân loại tiêu chuẩn hoạt động trên các nền tảng phần mềm tài chính SaaS và ERP.
- Thông tin thời gian thực và cảnh báo: Thay vì chờ đợi các báo cáo hàng tháng, hãy tìm phần mềm cung cấp cập nhật trực tiếp về chi tiêu của công ty. Các cảnh báo thời gian thực có thể giúp bạn nhanh chóng phát hiện gian lận, công nghệ thông tin không chính thức (shadow IT) hoặc chi tiêu không tuân thủ quy định, đảm bảo rằng nguồn vốn của công ty được sử dụng một cách có trách nhiệm.
Các nền tảng phân tích chi tiêu cho doanh nghiệp của bạn
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều công cụ phân tích chi tiêu và mua sắm, mỗi công cụ đều cung cấp các tính năng và mức độ phức tạp khác nhau. Dưới đây là tổng quan về một số nền tảng nổi bật và cách tiếp cận của chúng đối với quản lý chi tiêu doanh nghiệp và quản lý nhà cung cấp:
Tốt nhất cho phân tích chi tiêu toàn diện: Dấu gạch chéo
Đối với các doanh nghiệp mong muốn có sự minh bạch và kiểm soát ngay lập tức mà không cần thiết lập phức tạp, Slash cung cấp con đường nhanh nhất để đạt được tiết kiệm thực sự và hoạt động tài chính đơn giản hóa. Khác với các bộ công cụ phân tích chi tiêu chỉ báo cáo về chi tiêu sau khi sự việc đã xảy ra, Slash cho phép bạn thiết lập các quy tắc trước và kiểm soát việc sử dụng thẻ trong cùng một hệ thống. Điều này có nghĩa là đội ngũ tài chính của bạn không chỉ có thể theo dõi cách tiền được chi tiêu mà còn có thể quản lý chi tiêu một cách chủ động ngay khi nó diễn ra. Với các công cụ giám sát được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), chi tiêu của bạn sẽ được tự động phân loại và tổng hợp để cung cấp thông tin thời gian thực về thói quen chi tiêu của công ty.
Tốt nhất cho tự động hóa AI: Zycus Mua sắm điện tử
Zycus cung cấp phần mềm để kiểm tra và tổ chức chi tiêu của công ty. Phần mềm này sử dụng trí tuệ nhân tạo để phân loại dữ liệu về nhà cung cấp, sản phẩm và chi phí, đồng thời tạo ra các bảng điều khiển để hiển thị nơi tiền được chi tiêu. Nền tảng này cũng có thể nhóm các khoản mua sắm nhỏ, thường được gọi là "tail spend", và giúp các công ty nhận ra các khu vực có thể tiết kiệm chi phí hoặc cải thiện quyết định mua sắm. Hầu hết các tính năng mà Zycus cung cấp tập trung vào việc tối ưu hóa hoạt động chi tiêu thay vì quản lý mua sắm theo thời gian thực.
Tốt nhất cho tính năng trong phòng: Oracle Đám mây Mua sắm
Oracle Procurement Cloud cung cấp một bảng điều khiển có thể tùy chỉnh để theo dõi các hoạt động mua sắm, lập hóa đơn, yêu cầu mua hàng và quản lý nhà cung cấp trên các bộ phận. Nó cung cấp các công cụ phân tích và quản lý danh mục sản phẩm để đảm bảo người mua sử dụng các nhà cung cấp và giá cả đã được phê duyệt. Sức mạnh của nền tảng này nằm ở khả năng tích hợp với bộ sản phẩm Oracle Cloud rộng lớn hơn, khiến nó trở thành lựa chọn phù hợp cho các công ty đã tích hợp sâu vào hệ sinh thái Oracle. Tuy nhiên, đó cũng là hạn chế chính của nó: Oracle Procurement Cloud có thể phức tạp trong quá trình triển khai, yêu cầu đào tạo chuyên sâu và sự quen thuộc với các sản phẩm Oracle để sử dụng hiệu quả.
Tốt nhất cho quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp: Ivalua
Ivalua sử dụng các công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích chi tiêu và cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp. Phần mềm này tập trung vào việc lập bản đồ chi tiêu trên toàn công ty và hỗ trợ quyết định mua sắm, nhưng không phải là nền tảng tất cả trong một để quản lý hành vi chi tiêu hàng ngày. Mặc dù hữu ích cho mua sắm chiến lược, nó cung cấp ít chức năng hơn cho việc theo dõi chi tiêu theo thời gian thực hoặc kiểm soát chi tiêu trực tiếp.
Phù hợp nhất cho mua sắm cấp doanh nghiệp: SAP Ariba
SAP Ariba, thay thế cho IBM Emptoris, theo dõi những gì nhân viên mua sắm, số tiền họ chi tiêu trong từng danh mục và liệu họ có sử dụng nhà cung cấp được phê duyệt hay không. Nó có thể giúp xác định các cơ hội tiết kiệm tiềm năng và tổng hợp dữ liệu mua sắm thành các báo cáo sạch sẽ, dễ sử dụng hơn. Nó cũng có hệ thống mua sắm tích hợp để giúp tối ưu hóa chi tiêu của công ty, quản lý hợp đồng và nguồn cung ứng. Tuy nhiên, độ phức tạp của Ariba có thể khiến nó kém linh hoạt đối với các đội ngũ muốn triển khai nhanh chóng hoặc kiểm soát chi tiêu linh hoạt.
Tốt nhất cho việc lập hóa đơn thông minh: Basware
Basware được biết đến nhiều nhất với các công cụ xử lý hóa đơn tự động và quản lý khoản phải trả (AP). Nó giúp các công ty số hóa hóa đơn của nhà cung cấp và tiêu chuẩn hóa quy trình phê duyệt thanh toán, nhưng chủ yếu tập trung vào các quy trình tài chính phía sau (back-end) thay vì quản lý chi tiêu trực tiếp. Do đó, Basware có thể bổ sung cho các hệ thống hiện có nhưng có thể không phù hợp làm giải pháp độc lập để quản lý chi tiêu toàn công ty.
Nhận thông tin tài chính thời gian thực với Slash
Slash là một nền tảng tất cả trong một dành cho phân tích chi tiêu và ngân hàng doanh nghiệp, được thiết kế để cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn toàn diện về các hoạt động tài chính của họ. Trong khi các nền tảng khác có thể chuyên về các chức năng hẹp như quản lý nhà cung cấp hoặc lập hóa đơn, Slash kết hợp nhiều khả năng phân tích chi tiêu vào một hệ thống duy nhất, liên kết chặt chẽ.
Bảng điều khiển tài chính Slash tổ chức các giao dịch, thanh toán cho nhà cung cấp và thanh toán bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp theo thời gian thực. Nó tự động hóa việc theo dõi chi phí, tối ưu hóa báo cáo và đồng bộ hóa dữ liệu thanh toán trực tiếp với phần mềm kế toán như QuickBooks và Xero. Ngoài ra, các phân tích và xu hướng rõ ràng có thể giúp chủ doanh nghiệp nhận diện các điểm yếu, phát hiện cơ hội tiết kiệm và tăng cường vị thế trong đàm phán với nhà cung cấp.
Nhưng Slash không chỉ là một công cụ phân tích chi tiêu. Thẻ Slash Visa® Platinum tích hợp trực tiếp với nền tảng, cho phép doanh nghiệp thiết lập giới hạn chi tiêu tùy chỉnh, theo dõi giao dịch và nhận hoàn tiền lên đến 2% trên các giao dịch. Slash cũng hỗ trợ chuyển khoản ACH và chuyển khoản điện tử nhanh chóng, cùng với các tùy chọn thanh toán thời gian thực qua RTP và FedNow. Đối với các doanh nghiệp ngoài Hoa Kỳ, đồng tiền ổn định USD được neo giá của Slash, USDSL, cho phép thanh toán xuyên biên giới mà không mất phí giao dịch quốc tế thông qua tài khoản USD toàn cầu của chúng tôi, mang lại cách thức nhanh chóng và tiết kiệm chi phí hơn để chuyển tiền trên toàn thế giới.⁴
Hệ thống mua sắm phức tạp có thể yêu cầu các đội ngũ chuyên môn để vận hành, nhưng Slash giúp quản lý tài chính trở nên dễ dàng.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ số phân tích chi tiêu và KPI là gì?
Các chỉ số phân tích chi tiêu và KPI (chỉ số hiệu suất chính) là các tiêu chuẩn đo lường được sử dụng để theo dõi mức độ hiệu quả của một công ty trong việc quản lý chi tiêu. Các chỉ số này giúp doanh nghiệp không chỉ hiểu rõ về số tiền họ đang chi tiêu, mà còn đánh giá xem chi tiêu đó có phù hợp với mục tiêu của công ty và ưu tiên ngân sách hay không.
Các công cụ phân tích chi tiêu có thể hỗ trợ tuân thủ như thế nào trong các ngành công nghiệp được quản lý chặt chẽ?
Trong các ngành công nghiệp được quản lý chặt chẽ như y tế, tài chính hoặc chính phủ, các công cụ phân tích chi tiêu đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tuân thủ. Các nền tảng có thể tự động theo dõi giao dịch, thông tin nhà cung cấp và hồ sơ thanh toán, tạo ra một chuỗi bằng chứng giấy tờ đáp ứng các tiêu chuẩn báo cáo quy định. Chúng cũng có thể phát hiện các giao dịch mua sắm ngoài các kênh được phê duyệt, xác định các nhà cung cấp thiếu chứng nhận hợp lệ và đảm bảo chi tiêu tuân thủ chính sách công ty hoặc yêu cầu pháp lý.
