Cách tự động hóa quản lý chi phí đơn giản hóa việc chi tiêu và tuân thủ quy định.

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc quản lý chi tiêu hàng ngày cho đội ngũ nhân viên có thể trở nên phức tạp. Số lượng nhân viên tăng lên đồng nghĩa với việc số lượng giao dịch mua sắm cũng tăng theo: chi phí đi lại, phần mềm, vật tư, bữa ăn, và các chi phí liên quan đến khách hàng. Không lâu sau, thông tin giao dịch sẽ bị phân tán trên các bản sao kê thẻ tín dụng, hộp thư điện tử và hóa đơn giấy, khiến việc theo dõi cách công ty thực sự chi tiêu tiền trở nên khó khăn.

Nếu không có hệ thống quản lý chi phí, đội ngũ của bạn sẽ phải lục lọi các bảng sao kê, tìm kiếm hóa đơn bị chôn vùi trong hộp thư đến và nhập thủ công chi tiết giao dịch vào bảng tính. Các phê duyệt quan trọng có thể bị bỏ sót, hóa đơn có thể không được nộp; theo thời gian, quản lý chi phí trở nên phản ứng hơn là chủ động.

Phần mềm quản lý chi phí tự động có thể mang lại sự tổ chức cho quy trình. Thay vì phụ thuộc vào sự kết hợp của các công cụ không liên kết và các bước thủ công, các doanh nghiệp có thể tập trung việc thanh toán chi phí, thẻ tín dụng doanh nghiệp, thực thi chính sách chi phí và quy trình phê duyệt trong một hệ thống duy nhất. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các phương pháp tốt nhất để triển khai hệ thống quản lý chi phí tự động. Chúng tôi sẽ giải thích các công cụ giúp tự động hóa các quy trình thủ công và các cách thực tế để theo dõi hiệu quả của chúng theo thời gian.

Các nền tảng như Slash áp dụng các nguyên tắc này thông qua một hệ thống quản lý chi tiêu hàng ngày thống nhất. Với thẻ Slash, doanh nghiệp có thể thiết lập các giới hạn chi tiêu chi tiết, tự động ghi nhận hóa đơn tại thời điểm mua hàng và phân loại giao dịch theo thời gian thực.¹ Tất cả hoạt động được tổng hợp vào bảng điều khiển Slash, giúp đội ngũ tài chính có cái nhìn rõ ràng hơn về chi tiêu và tạo ra dữ liệu có cấu trúc đồng bộ trực tiếp với phần mềm kế toán. Tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm.

Quản lý chi phí tự động là gì?

Quản lý chi phí bao gồm một loạt các quy trình trong tổ chức, bao gồm báo cáo chi phí, phê duyệt, thanh toán, thực thi chính sách và nhiều hoạt động khác. Tự động hóa quản lý chi phí tích hợp các hoạt động này thông qua phần mềm kết nối các kênh chi tiêu của công ty với các cơ chế kiểm soát tích hợp, giúp giám sát nhanh chóng và nhất quán hơn.

Trong thực tế, tự động hóa quản lý chi phí không chỉ đơn thuần là phần mềm. Nó kết hợp các công cụ liên kết như thẻ tín dụng doanh nghiệp, ngân hàng và quản lý tài chính vào một hệ thống duy nhất để đơn giản hóa quản lý tài chính từ đầu đến cuối. Ví dụ, một giao dịch mua hàng bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp có thể được kiểm tra so với các quy tắc chi tiêu đã được thiết lập trước; sau khi được phê duyệt, hóa đơn và chi tiết giao dịch sẽ được tải lên tự động vào bảng điều khiển quản lý chi phí, nơi chúng được phân loại tự động; sau đó, giao dịch đó có thể được xuất sang phần mềm kế toán mà không cần phải định dạng lại bất kỳ chi tiết nào.

Một số lợi ích của việc triển khai hệ thống quản lý chi phí được cấu trúc tốt bao gồm:

Giảm thiểu việc nhập liệu thủ công: Tự động phân loại và quét hóa đơn có thể loại bỏ nhu cầu sao chép chi tiết giao dịch từ hóa đơn và thẻ công ty vào bảng tính. Điều này có thể tiết kiệm hàng giờ làm việc thủ công và giảm nguy cơ sai sót như nhập liệu trùng lặp.
Nộp chi phí nhanh hơn: Nhân viên có thể nộp các chi phí kinh doanh tự chi trả bằng cách tải lên hóa đơn, sau đó các hóa đơn này sẽ được quét và tích hợp vào hệ thống ghi chép giao dịch tổng thể của công ty.
Tuân thủ tốt hơn và thực thi chính sách hiệu quả hơn: Hệ thống tự động thực thi chính sách công ty tại điểm bán hàng thông qua thẻ công ty có tích hợp các cơ chế kiểm soát. Chi tiêu vi phạm chính sách có thể bị chặn trước khi xảy ra, trong khi các giao dịch bất thường sẽ được đánh dấu để kiểm tra, từ đó tăng cường cả tuân thủ chính sách và nỗ lực phòng chống gian lận.
Tăng cường khả năng theo dõi chi tiêu và báo cáo: Các giao dịch được thống nhất trên tất cả các kênh, từ thẻ tín dụng đến chuyển khoản ngân hàng ra ngoài. Chi phí được tự động phân loại, phân tích theo phương thức thanh toán và dễ dàng tổ chức để đưa vào bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh cho việc kiểm tra tài chính định kỳ.
Tiết kiệm thời gian cho các đội ngũ tài chính và kế toán: Bằng cách đồng bộ hóa dữ liệu tài chính với các hệ thống kế toán tích hợp hoặc ERP, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình đối chiếu, báo cáo, nộp thuế và chuẩn bị cho kiểm toán.

The standard in finance

Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.

Get Started

6 Các thành phần chính của tự động hóa quản lý chi phí

Tự động hóa quản lý chi phí từ đầu đến cuối đòi hỏi phải sử dụng nhiều công cụ liên kết với nhau. Cùng nhau, chúng có thể hỗ trợ toàn bộ chu trình quản lý chi phí, từ mua sắm đến phê duyệt và đối chiếu, đồng thời giảm bớt công việc thủ công cho cả nhân viên và đội ngũ tài chính. Dưới đây là một số tính năng và công cụ chính được tích hợp trong hệ thống quản lý chi phí tự động:

Chụp ảnh hóa đơn điện tử và nhận dạng ký tự quang học (OCR)

Nhận dạng ký tự quang học (OCR) trích xuất thông tin từ hình ảnh hóa đơn và nhập trực tiếp vào hệ thống quản lý chi phí của bạn. Khi nhân viên tải lên hóa đơn, hệ thống tự động đọc tên nhà cung cấp, ngày tháng và số tiền, loại bỏ nhu cầu nhập liệu thủ công. Chi phí sau đó có thể được phân loại và chuyển đến bộ phận phê duyệt dựa trên các quy tắc đã được định trước, cho phép đội ngũ tài chính tập trung vào các trường hợp ngoại lệ thay vì các giao dịch thường xuyên.

Thực thi chính sách tự động và kiểm soát chi tiêu

Khi thẻ tín dụng doanh nghiệp được tích hợp với phần mềm quản lý chi tiêu, các biện pháp kiểm soát chi tiêu có thể được áp dụng ngay tại thời điểm mua hàng. Với Slash, thẻ ảo có thể được phát hành với giới hạn chi tiêu đã được thiết lập sẵn, danh mục nhà cung cấp được phê duyệt và các hạn chế theo danh mục. Các giao dịch vi phạm chính sách công ty có thể bị chặn trước khi xảy ra, ngăn chặn chi tiêu ngoài chính sách thay vì phát hiện sau này trong quá trình đối chiếu.

Quy trình phê duyệt và định tuyến có điều kiện

Quy trình phê duyệt xác định cách các giao dịch di chuyển qua tổ chức của bạn để được xem xét. Hệ thống tự động có thể định tuyến các khoản chi tiêu dựa trên ngưỡng số tiền, loại chi tiêu, bộ phận hoặc mã dự án đến người phê duyệt phù hợp. Một khoản mua sắm văn phòng trị giá $50 có thể được phê duyệt tự động, trong khi việc thuê thiết bị trị giá $5,000 sẽ được định tuyến đến quản lý bộ phận. Logic tương tự áp dụng cho các hành động tài chính khác như chuyển khoản ngân hàng ra ngoài, ghi nợ và các giao dịch khác để đảm bảo việc thực thi chính sách nhất quán trên các giao dịch khác nhau.

Tích hợp với các công cụ kế toán và ERP

Phần mềm quản lý chi phí có thể tích hợp với các nền tảng kế toán như QuickBooks hoặc Xero, cũng như các hệ thống ERP như Oracle NetSuite. Các tích hợp này cho phép dữ liệu chi phí được phân loại đồng bộ tự động với sổ cái tổng hợp, giảm thiểu việc đối chiếu thủ công và duy trì hồ sơ tài chính luôn được cập nhật. Slash tích hợp với các nền tảng hàng đầu như QuickBooks và Xero để chia sẻ dữ liệu một cách liền mạch giữa hệ thống tài chính và kế toán của bạn.

Bảng điều khiển và phân tích thời gian thực

Bảng điều khiển quản lý chi phí có thể tổng hợp dữ liệu từ thẻ tín dụng doanh nghiệp, chuyển khoản ngân hàng, hoàn trả chi phí và các phương thức thanh toán khác vào một giao diện duy nhất. Với tất cả hoạt động tài chính được lưu trữ tại một nơi, bạn có thể sử dụng các công cụ phân tích tích hợp để theo dõi xu hướng chi tiêu, xác định các nhà cung cấp có giá trị cao nhất, nơi chi phí đang tăng cao và nhân viên hoặc nhóm nào đang gần đạt giới hạn ngân sách. Sự minh bạch về dòng tiền này hỗ trợ việc đưa ra các quyết định chủ động, dựa trên dữ liệu liên quan đến lập ngân sách, cập nhật chính sách và kiểm soát chi phí.

Hệ thống thanh toán bồi hoàn

Nhân viên đôi khi phải tự chi trả các chi phí công việc bằng tiền túi. Quy trình hoàn trả chi phí có cấu trúc giúp dễ dàng kiểm tra các chi phí này so với chính sách công ty và tối ưu hóa việc hoàn trả vào tài khoản ngân hàng của nhân viên. Với tính năng hoàn trả chi phí của Slash, nhân viên có thể liên kết tài khoản ngân hàng cá nhân trực tiếp với bảng điều khiển. Khi hóa đơn được tải lên, công nghệ OCR sẽ nhận diện chi tiết giao dịch và tự động điền vào báo cáo chi phí. Quản trị viên có thể kiểm tra các khoản hoàn trả chưa được xử lý và phê duyệt việc hoàn trả trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên.

Các phương pháp tốt nhất để triển khai tự động hóa chi phí

Tự động hóa quản lý chi phí không chỉ đơn thuần là áp dụng phần mềm mới. Các tổ chức đạt được kết quả tốt nhất thường dành thời gian để thiết lập các chính sách rõ ràng, cấu hình hệ thống sao cho phù hợp với quy trình làm việc của họ và đảm bảo nhân viên hiểu cách sử dụng các công cụ mới một cách hiệu quả. Những thực hành tốt nhất này có thể giúp tối đa hóa lợi ích của tự động hóa đồng thời giảm thiểu gián đoạn trong quá trình chuyển đổi:

Tiêu chuẩn hóa các danh mục chi phí và chính sách.

Các danh mục chi phí được xác định rõ ràng có thể giúp phân tích xu hướng chi tiêu, thực thi ngân sách và chuẩn bị cho việc nộp thuế. Các danh mục này cần phù hợp với bảng tài khoản kế toán và yêu cầu thuế, phân biệt giữa các chi phí được khấu trừ như chi phí đi lại công tác và bữa ăn, chi phí đầu tư cho thiết bị, và các chi phí không được khấu trừ. Các danh mục tiêu chuẩn hóa cũng giúp đảm bảo tính nhất quán giữa các bộ phận, giúp so sánh chi tiêu và xác định cơ hội tiết kiệm chi phí.

Xác định các quy tắc tự động và giới hạn từ trước.

Hệ thống tự động hoạt động hiệu quả nhất khi các quy tắc được cấu hình đầy đủ ngay từ đầu. Hãy dành thời gian để lập kế hoạch chi tiết về các biện pháp kiểm soát chi tiêu, ngưỡng phê duyệt và quy trình xử lý trước khi phát hành thẻ hoặc triển khai hệ thống. Các quy tắc rõ ràng giúp giảm thiểu nhu cầu giám sát thủ công và có thể ngăn chặn vi phạm chính sách trước khi chúng xảy ra.

Đào tạo nhân viên về quy trình tự động hóa

Tạo tài liệu chi tiết giải thích chính sách chi tiêu của bạn để thông báo cho đội ngũ về cách các quy tắc được áp dụng, từ đó thiết lập kỳ vọng rõ ràng về việc chi tiêu. Ngoài ra, hãy bao gồm thông tin về cách các quy tắc quản lý chi tiêu tự động hoạt động, kèm theo hướng dẫn từng bước cho các tác vụ phổ biến như nộp hóa đơn, yêu cầu hoàn trả hoặc sử dụng thẻ tín dụng công ty.

Theo dõi hiệu suất và tối ưu hóa quy trình theo thời gian.

Tự động hóa chi phí không phải là một giải pháp "cài đặt và quên đi". Theo dõi các chỉ số phù hợp có thể giúp xác định nơi các điểm nghẽn vẫn tồn tại, nơi các chính sách có thể quá nghiêm ngặt hoặc quá linh hoạt, và nơi cần thêm đào tạo. Việc thường xuyên xem xét các mẫu chi tiêu cũng có thể tiết lộ các danh mục chi phí nào thường xuyên vượt quá hoặc dưới ngân sách, cho phép các đội ngũ điều chỉnh các quy trình và kiểm soát trước khi các vấn đề nhỏ trở thành vấn đề lớn.

Accounting that updates itself

Connect QuickBooks or Xero and stay in sync.

Get Started

Đánh giá thành công: Chỉ số KPI và các chỉ số đo lường

Một phần quan trọng của quản lý chi phí hiệu quả là theo dõi hiệu suất của hệ thống theo thời gian. Theo dõi các chỉ số chính giúp xác định liệu hệ thống có hỗ trợ chính sách chi phí, giảm thiểu trễ và mở rộng quy mô khi doanh nghiệp phát triển hay không. Dưới đây là một số chỉ số phổ biến mà các doanh nghiệp sử dụng để đánh giá hiệu quả của chính sách quản lý chi phí và tự động hóa:

Thời gian xử lý chi phí: Đo lường thời gian cần thiết để một khoản chi phí được xử lý từ khi nộp đến khi được ghi nhận đầy đủ trong hệ thống kế toán của bạn. Chỉ số này thể hiện tiết kiệm thời gian đạt được nhờ tự động hóa và cần được theo dõi liên tục, vì sự chậm trễ đột ngột thường cho thấy vấn đề trong quá trình tiếp nhận báo cáo hoặc quy trình phê duyệt.
Tỷ lệ tuân thủ chính sách: Theo dõi tỷ lệ phần trăm chi phí tuân thủ chính sách công ty so với những chi phí yêu cầu ngoại lệ hoặc bị đánh dấu vi phạm. Tỷ lệ tuân thủ thấp có thể cho thấy chính sách không rõ ràng, giới hạn chi tiêu quá nghiêm ngặt hoặc một số danh mục chi phí cần được điều chỉnh.
Tỷ lệ lỗi hoặc ngoại lệ: Đo lường tần suất các khoản chi phí chứa lỗi, thiếu thông tin hoặc yêu cầu can thiệp thủ công. Tỷ lệ lỗi cao có thể cho thấy các vấn đề như chất lượng hóa đơn kém, quy tắc phân loại không rõ ràng hoặc cần đào tạo thêm cho nhân viên về quy trình nộp hồ sơ.
Thời gian xử lý hoàn trả: Theo dõi thời gian nhân viên phải chờ đợi từ khi nộp chi phí tự chi trả đến khi nhận được khoản bồi hoàn. Mặc dù liên quan đến thời gian xử lý chi phí, chỉ số này tập trung cụ thể vào việc bồi hoàn và phản ánh cả tốc độ phê duyệt và nỗ lực hành chính.
Chi phí cho mỗi khoản chi tiêu: Tính toán chi phí hành chính cho việc xử lý mỗi giao dịch chi phí, bao gồm thời gian làm việc của nhân viên và chi phí hệ thống. So sánh chỉ số này giữa các loại chi phí có thể giúp xác định nơi tự động hóa mang lại tác động lớn nhất và nơi cải thiện quy trình làm việc có thể giảm chi phí quản lý.

Lựa chọn giải pháp quản lý chi phí tự động phù hợp

Không phải tất cả các nền tảng quản lý chi phí đều cung cấp cùng một tính năng hoặc phù hợp với mọi mô hình kinh doanh. Giải pháp phù hợp phụ thuộc vào quy mô công ty, mô hình chi tiêu, hệ thống kế toán hiện có và mức độ kiểm soát mà bạn cần đối với chi phí của nhân viên. Tuy nhiên, có một số tính năng quan trọng mà bạn nên lưu ý, bất kể cấu trúc hiện tại của công ty. Khi đánh giá các tùy chọn, hãy tìm kiếm:

Dễ dàng phát hành thẻ tín dụng doanh nghiệp với các quy tắc chi tiêu tự động áp dụng chính sách của công ty.
Khả năng theo dõi giao dịch theo thời gian thực, được hỗ trợ bởi các bảng điều khiển phân tích giúp nâng cao khả năng giám sát tài chính và các cảnh báo giúp phát hiện các hành vi gian lận tiềm ẩn.
Phân loại tự động để xác định nhà cung cấp và chi tiết chi phí, nhằm áp dụng các thẻ nhất quán cho tất cả các giao dịch.
Quy trình hoàn trả chi phí giúp đơn giản hóa việc nộp hóa đơn cho nhân viên và việc xem xét và xử lý cho đội ngũ tài chính.
Tích hợp với các hệ thống kế toán và ERP để tối ưu hóa quá trình đối chiếu, báo cáo và chuẩn bị thuế.
Các quy trình phê duyệt có thể tùy chỉnh giúp giảm thiểu rào cản cho các giao dịch mua sắm thông thường đồng thời chuyển các giao dịch có giá trị cao hơn để xem xét thêm.

Tự động hóa quản lý chi phí với Slash

Quản lý chi phí hoạt động hiệu quả nhất khi việc chi tiêu, kiểm tra và báo cáo được thực hiện tại một nơi duy nhất. Slash giúp doanh nghiệp quản lý chi tiêu của nhân viên bằng cách kết hợp thẻ tín dụng doanh nghiệp, thu thập hóa đơn tự động và kiểm soát chính sách trong một hệ thống duy nhất. Thay vì kiểm tra chi phí sau khi đã xảy ra, các đội ngũ tài chính có thể theo dõi giao dịch ngay khi chúng diễn ra, giúp giám sát rõ ràng hơn và giảm thiểu các vấn đề cần khắc phục sau này.

Slash kết hợp tự động hóa với hạ tầng ngân hàng doanh nghiệp toàn diện, cung cấp cho các đội ngũ tài chính một hệ thống duy nhất để kiểm soát chi tiêu, theo dõi chi phí và chuyển tiền một cách hiệu quả. Các tính năng chính bao gồm:

Thẻ Visa Platinum Slash: Nhận hoàn tiền lên đến 2% với các tính năng kiểm soát chi tiêu chi tiết, giới hạn có thể tùy chỉnh, thu thập hóa đơn tự động và phát hành thẻ không giới hạn cho nhân viên.
Theo dõi chi tiêu theo thời gian thực: Hệ thống giám sát được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) phát hiện các hoạt động bất thường, ngăn chặn chi tiêu vi phạm chính sách trước khi xảy ra và gửi cảnh báo trực tiếp đến các quản trị viên.
Quy trình phê duyệt: Chuyển hướng các khoản thanh toán và ghi nợ cho các giao dịch lớn hoặc nhạy cảm đến các quản lý có thẩm quyền trước khi tiền được chuyển.
Công cụ thanh toán: Sắp xếp hóa đơn và chi tiết các chi phí tự chi trả, sau đó chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên đã liên kết.
Tích hợp kế toánTự động đồng bộ dữ liệu giao dịch với QuickBooks, kết nối với các công cụ bổ sung thông qua Plaid hoặc nhập dữ liệu từ Xero để đơn giản hóa quá trình đối chiếu và báo cáo.
Các phương thức thanh toán đa dạng: Gửi thanh toán qua hệ thống ACH toàn cầu, chuyển khoản quốc tế qua SWIFT đến hơn 180 quốc gia, và các hệ thống thanh toán trong nước thời gian thực như RTP và FedNow. Bao gồm hỗ trợ tiền điện tử gốc để chuyển đổi quỹ thành các stablecoin neo giá USD như USDC hoặc USDT cho các giao dịch dựa trên blockchain.⁴
Trái phiếu kho bạc có lãi suất cao: Nhận lãi suất hàng năm lên đến 3,86% thông qua các quỹ thị trường tiền tệ được bảo trợ bởi BlackRock và Morgan Stanley.⁶

Apply in less than 10 minutes today

Join the 3,000+ businesses already using Slash.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý chi phí nào là tốt nhất?

Phần mềm quản lý chi phí tốt nhất phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, khối lượng giao dịch và hệ thống tài chính hiện có của bạn. Các giải pháp mạnh mẽ như Slash kết hợp theo dõi chi phí tự động, kiểm soát chính sách, thẻ tín dụng doanh nghiệp và tích hợp kế toán để giảm bớt công việc thủ công đồng thời nâng cao tính minh bạch và tuân thủ.

Thông thường, việc triển khai các giải pháp quản lý chi phí mất bao lâu?

Thời gian triển khai có thể thay đổi tùy thuộc vào độ phức tạp, nhưng nhiều nền tảng hiện đại có thể được thiết lập trong vài ngày thay vì vài tháng. Các hệ thống dựa trên đám mây với tích hợp kế toán sẵn có và quy trình làm việc có thể tùy chỉnh cho phép các đội ngũ bắt đầu tự động hóa chi phí một cách nhanh chóng mà không cần thay đổi quy trình lớn.

Phần mềm quản lý chi phí nên tích hợp với những hệ thống nào?

Phần mềm quản lý chi phí nên tích hợp với các hệ thống kế toán như QuickBooks và Xero hoặc các nền tảng ERP như Netsuite hoặc Sage Intacct. Đối với các nhà điều hành thương mại điện tử, hãy tìm các nền tảng như Slash có dịch vụ thanh toán cho các sàn thương mại điện tử lớn như Shopify hoặc Amazon.

Khám phá cùng Trí tuệ nhân tạo