Quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp: Các phương pháp tốt nhất và mẹo tự động hóa cho năm 2025

Doanh nghiệp của bạn có thể đã có thẻ tín dụng doanh nghiệp—nhưng liệu bạn có thực sự tận dụng tối đa lợi ích từ nó? Thẻ tín dụng doanh nghiệp là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất mà chủ doanh nghiệp có thể sử dụng, tuy nhiên nhiều công ty có thể bỏ lỡ những phần thưởng giá trị hoặc dựa vào các hệ thống lỗi thời có thể hạn chế tiềm năng của thẻ tín dụng doanh nghiệp.

Ngày nay, giá trị thực sự của thẻ tín dụng doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở các ưu đãi du lịch công tác hay giảm giá văn phòng phẩm. Một thẻ tín dụng doanh nghiệp được lựa chọn kỹ lưỡng có thể giúp chủ doanh nghiệp bảo vệ mình khỏi gian lận, thiết lập quy tắc chi tiêu khuyến khích trách nhiệm của nhân viên và tự động hóa công việc báo cáo chi phí tốn thời gian. Bằng cách tích hợp các công cụ quản lý chi phí tiên tiến vào hoạt động hàng ngày, doanh nghiệp của bạn có thể xây dựng văn hóa trách nhiệm tài chính, củng cố giao tiếp trong đội ngũ và bảo vệ công ty khỏi rủi ro quản lý tài chính kém hiệu quả.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích cách quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp thông minh có thể giúp hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra trơn tru hơn và tiết kiệm tiền mặt. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu cách thẻ tín dụng doanh nghiệp của Slash tích hợp mượt mà với nền tảng quản lý tài chính của chúng tôi, được thiết kế để giúp chủ doanh nghiệp dành ít thời gian hơn cho việc theo dõi chi tiêu và nhiều thời gian hơn cho việc phát triển kinh doanh.1 Với Slash, công ty của bạn có thể nhận được lên đến 2% hoàn tiền cho mỗi giao dịch mua sắm, đồng thời có được thông tin chi tiêu theo thời gian thực, theo dõi chi tiêu tự động và các công cụ tài chính tiên tiến giúp quản lý chi tiêu trở nên dễ dàng.

Quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp là gì?

Quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp đề cập đến các quy trình mà một công ty sử dụng để phát hành, theo dõi và kiểm soát thẻ tín dụng của mình nhằm quản lý chi phí kinh doanh. Dưới đây, chúng tôi sẽ phân tích một số quy trình chính trong quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp hiệu quả, giải thích chúng là gì, hoạt động như thế nào và tại sao chúng quan trọng:

Quản lý chi phí của nhân viên: Quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp của nhân viên bằng các biện pháp kiểm soát chi tiêu có thể ngăn chặn việc sử dụng sai mục đích quỹ công ty, đơn giản hóa quy trình hoàn trả chi phí, hạn chế chi tiêu quá mức và khuyến khích tuân thủ các chính sách của công ty.
Phân tích chi tiêu: Điều quan trọng là phải biết tiền của bạn đang được sử dụng vào đâu và cách thức sử dụng như thế nào. Việc thường xuyên kiểm tra các hạng mục chi tiêu có thể giúp xác định các chi phí không cần thiết và phát hiện cơ hội tái phân bổ nguồn vốn một cách chiến lược hơn. Bảng điều khiển tài chính Slash cung cấp thông tin chi tiết về thanh toán theo thời gian thực và xu hướng dài hạn, giúp chủ doanh nghiệp hiểu cách tối ưu hóa tiềm năng chi tiêu của công ty.
Hòa giải: Đối chiếu là quá trình so sánh các hồ sơ tài chính để đảm bảo tính chính xác và nhất quán. Nếu không có phần mềm theo dõi chi tiêu tự động hoặc phần mềm kế toán, việc đối chiếu thủ công các hóa đơn, sao kê ngân hàng và sổ cái có thể là một công việc tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Tự động hóa quá trình đối chiếu thông qua các công cụ quản lý chi tiêu của thẻ tín dụng doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng giờ làm việc và giúp doanh nghiệp duy trì tình hình tài chính ổn định.
Báo cáo chi phí: Trong quá khứ, việc báo cáo chi phí là một quy trình kế toán thủ công, tốn thời gian, trong đó nhân viên phải theo dõi và ghi chép các hóa đơn vào sổ kế toán. Với Slash, việc báo cáo chi phí diễn ra theo thời gian thực; các giao dịch mua hàng thực hiện bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp Slash sẽ được tự động phân loại và ghi chép; từ đó, dữ liệu tài chính của bạn có thể được đồng bộ hóa với phần mềm kế toán như QuickBooks và Xero.
Nâng cao phần thưởng: Phân tích các danh mục chi tiêu của bạn có thể giúp bạn phát hiện ra những cơ hội mới để tối đa hóa các phần thưởng như hoàn tiền, tín dụng hóa đơn và hoàn lại tiền. Nhiều thẻ tín dụng cung cấp ưu đãi giảm giá và điểm thưởng cao hơn cho các giao dịch mua sắm mà bạn thường xuyên thực hiện, như văn phòng phẩm, quảng cáo hoặc chi phí du lịch. Đối với các doanh nghiệp hưởng lợi từ các phần thưởng cố định, thẻ Slash Platinum Card cung cấp lên đến 2% hoàn tiền cho mọi giao dịch mua sắm.

Corporate cards for smarter spend

Up to 2% high cashback and full control in one place.

Get Started

Tại sao quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp lại quan trọng

Ngoài việc nâng cao hiệu quả hoạt động, quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp còn giúp bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi các rủi ro liên quan đến quản lý tài chính kém hiệu quả. Bằng cách duy trì sự tổ chức, bạn có thể giảm thiểu nguy cơ sai sót và chuẩn bị tốt hơn cho công ty của mình trong các cuộc kiểm tra nội bộ. Dưới đây là một số lĩnh vực mà việc quản lý thẻ tín dụng chủ động có thể củng cố các thực hành kinh doanh an toàn và có trách nhiệm hơn:

Kiểm toán

Kiểm toán là quá trình kiểm tra chi tiết về tình hình tài chính và cấu trúc tổ chức của công ty bạn để xác minh tuân thủ các quy định của địa phương, tiểu bang và liên bang. Việc thực hiện các cuộc kiểm toán nội bộ định kỳ – được đơn giản hóa nhờ hệ thống quản lý chi phí tự động – có thể giúp phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn trước khi tiến hành kiểm toán bên ngoài. Kiểm toán bên ngoài, do các bên thứ ba độc lập thực hiện, đánh giá hoạt động của công ty và báo cáo kết quả cho các tổ chức hoặc cơ quan quản lý bên ngoài. Một báo cáo kiểm toán bên ngoài không thuận lợi có thể dẫn đến các khoản phạt tài chính đắt đỏ, tổn hại danh tiếng và tăng cường giám sát của cơ quan quản lý.

Lừa đảo

Mặc dù không có hệ thống nào có thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro gian lận hoặc đánh cắp thông tin cá nhân, vẫn có một số thực hành kinh doanh tốt nhất có thể bảo vệ thông tin tài chính của doanh nghiệp bạn. Thẻ ảo, ví dụ, được lưu trữ an toàn trong ví điện tử dựa trên đám mây, giúp chúng ít bị mất mát hoặc đánh cắp hơn. Thẻ ảo của Slash cung cấp thêm một lớp bảo vệ thông qua tokenization và mã hóa, giúp ẩn dữ liệu tài khoản trong quá trình giao dịch để phòng ngừa việc đánh cắp thông tin thẻ (skimming). Ngoài ra, việc có một bảng điều khiển theo thời gian thực về dòng tiền của công ty cho phép bạn phát hiện sớm các bất thường, giúp bạn có cơ hội ngăn chặn hoạt động gian lận trước khi nó gây ra thiệt hại nghiêm trọng.

Chuẩn bị hồ sơ thuế

Đảm bảo rằng các khoản khấu trừ của bạn là hợp lệ và có thể kiểm chứng trong trường hợp bị kiểm toán bởi Cục Thuế Liên bang (IRS) là điều vô cùng quan trọng. Mọi chi phí kinh doanh liên quan đến thẻ tín dụng doanh nghiệp đều phải được ghi chép và phân loại đúng cách; các hồ sơ không nhất quán hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến việc không được chấp nhận khấu trừ, phạt tiền hoặc phải nộp thuế bổ sung. Bảng điều khiển tài chính của Slash giúp bạn dễ dàng phân loại các giao dịch mua sắm kinh doanh, đính kèm hóa đơn và tạo báo cáo có thể xuất ra, tuân thủ các tiêu chuẩn ghi chép của IRS.

Các phương pháp tốt nhất để quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp hiệu quả

Quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp một cách hiệu quả bắt đầu từ việc hiểu rõ cách thức chúng phù hợp với chiến lược tài chính của công ty. Hệ thống và thói quen phù hợp có thể giúp bạn kiểm soát chi tiêu, đơn giản hóa kế toán và tránh các vấn đề tuân thủ trong tương lai. Dưới đây là một số nguyên tắc tốt nhất để giúp bạn tận dụng tối đa chương trình thẻ tín dụng doanh nghiệp của mình:

Xác định nhu cầu và hạn chế tài chính của công ty bạn.

Mỗi công ty đều có những ưu tiên khác nhau khi lựa chọn thẻ tín dụng doanh nghiệp. Doanh nghiệp của bạn có thể cần tích hợp chặt chẽ hơn với phần mềm kế toán, chương trình thưởng du lịch để hỗ trợ các chuyến công tác thường xuyên, hoặc thẻ được thiết kế để khuyến khích thói quen tài chính có trách nhiệm hơn. Trước khi đăng ký thẻ tín dụng doanh nghiệp mới, bạn nên xác định một số thông tin có thể giúp định hướng quyết định của mình, bao gồm điểm tín dụng doanh nghiệp, doanh thu và dòng tiền, hoặc các danh mục chi tiêu thường xuyên. Cuối cùng, hãy xem xét kỹ lưỡng các điều khoản và yêu cầu qualifcation của từng thẻ tín dụng doanh nghiệp, kiểm tra các mục như bảo lãnh cá nhân, khoản đặt cọc và phí hàng năm.

Xác định các chính sách chi tiêu rõ ràng và quy trình phê duyệt.

Quản lý chi tiêu của nhân viên có thể là một việc phiền phức. Một cách tiếp cận thông minh hơn là sử dụng bảng điều khiển quản lý thẻ doanh nghiệp để duy trì kiểm soát đối với quỹ công ty. Với giới hạn chi tiêu có thể điều chỉnh, nhóm thẻ tùy chỉnh và khả năng khóa hoặc thu hồi tài khoản bị lạm dụng ngay lập tức, bạn có thể đảm bảo trách nhiệm mà không cần quản lý chi tiết. Slash cung cấp tất cả các công cụ này và nhiều hơn nữa, bao gồm quyền truy cập theo cấp độ giúp chủ doanh nghiệp phân quyền giám sát, loại bỏ nhu cầu chi trả tiền mặt thủ công hoặc quyền chi tiêu chung cho tất cả.

Phát hành thẻ ảo cho thanh toán trực tuyến và thanh toán theo gói.

Quản lý các chi phí định kỳ như đăng ký phần mềm hoặc dịch vụ trực tuyến có thể gặp khó khăn khi tất cả đều được thanh toán qua thẻ tín dụng công ty duy nhất. Bằng cách phát hành thẻ ảo chuyên dụng cho từng nhà cung cấp hoặc gói đăng ký, bạn có thể dễ dàng theo dõi chi tiêu, ngăn chặn các giao dịch không được ủy quyền và hạn chế rủi ro nếu số thẻ bị lộ. Với Slash, bạn có thể tạo thẻ ảo ngay lập tức và gán chúng cho nhân viên hoặc bộ phận cụ thể, giúp bạn kiểm soát mọi giao dịch trực tuyến.

Kiểm tra chi tiêu thường xuyên để điều chỉnh ngân sách và tối đa hóa lợi ích.

Nếu không có cái nhìn rõ ràng về mô hình chi tiêu của công ty, bạn có thể đang bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm chi phí. Một công cụ phân tích trực quan như Slash có thể giúp bạn xác định chính xác tiền của bạn đang được sử dụng như thế nào bằng cách hiển thị các nhà cung cấp mà bạn thường xuyên mua hàng, cách các đội ngũ khác nhau chi tiêu, và so sánh chi phí hàng tháng giữa các phương thức thanh toán. Với sự minh bạch này, bạn có thể nhận diện các khoản phí không cần thiết, phát hiện các cơ hội thưởng bị bỏ lỡ, và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu về chiến lược tài chính của doanh nghiệp.

Sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp của bạn một cách có trách nhiệm.

Cuối cùng, hãy dẫn dắt đội ngũ của bạn bằng cách gương mẫu trong việc xây dựng thói quen sử dụng thẻ tín dụng một cách có trách nhiệm. Những nguyên tắc cơ bản là quan trọng: thanh toán số dư đúng hạn, duy trì tỷ lệ sử dụng thẻ ở mức thấp và theo dõi chặt chẽ điểm tín dụng kinh doanh của bạn. Ngoài việc sử dụng thẻ một cách nhất quán và chính xác, việc theo dõi chi tiêu cẩn thận và đảm bảo tuân thủ quy định sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tránh rủi ro. Với việc phân loại chi tiêu, lưu trữ hóa đơn và các công cụ để thực hiện các cuộc kiểm tra nội bộ định kỳ, bạn sẽ có đầy đủ hồ sơ cần thiết để hỗ trợ các khoản khấu trừ và chứng minh các yêu cầu trong trường hợp bị kiểm tra bởi Cục Thuế Liên bang (IRS).

Bạn có thể tự động hóa việc quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp không?

Đúng vậy, bạn có thể. Nhà cung cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp phù hợp có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc thủ công so với việc theo dõi chi phí qua bảng tính hoặc sổ sách giấy.

Các nền tảng thẻ doanh nghiệp hiện đại như Slash tự động hóa phần lớn quy trình quản lý thẻ bằng cách đồng bộ hóa dữ liệu giao dịch trực tiếp với các công cụ kế toán an toàn. Tự động hóa này giúp giảm thiểu việc nhập liệu thủ công, nâng cao độ chính xác trong báo cáo tài chính và cung cấp cho bạn những thông tin rõ ràng hơn để dự báo và lập kế hoạch.

Lợi ích của việc tự động hóa quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp

Các công cụ tài chính phù hợp có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, kiểm soát chặt chẽ hơn nguồn vốn của công ty và giảm thiểu rủi ro gian lận hoặc quản lý tài chính kém hiệu quả. Dưới đây, chúng tôi phân tích cách tự động hóa nâng cao nhiều khía cạnh của hoạt động kinh doanh của bạn ngoài việc kế toán:

Nâng cao độ chính xác của báo cáo chi phí

Việc lập báo cáo chi phí bằng tay có thể là một quy trình không hoàn hảo. Nếu không có chương trình thẻ tín dụng tự động phân loại giao dịch và lưu trữ hóa đơn điện tử, việc theo dõi và ghi chép từng khoản chi tiêu có thể trở thành một quá trình rườm rà và tốn thời gian. Hệ thống theo dõi chi phí tự động loại bỏ những phiền toái đó và đảm bảo sổ sách của bạn luôn chính xác và cập nhật. Với Slash, mọi giao dịch đều được ghi chép, phân loại và sẵn sàng để kiểm tra tự động.

Phát hiện gian lận hiệu quả hơn và tuân thủ chính sách

Thay vì phải có những cuộc trò chuyện khó xử về những gì nhân viên có thể và không thể chi tiêu bằng thẻ tín dụng công ty, bạn có thể ngăn chặn chi tiêu không cần thiết trước khi nó xảy ra bằng cách thiết lập giới hạn chi tiêu và quy tắc tùy chỉnh cho từng thẻ hoặc nhóm thẻ.

Tiết kiệm thời gian và giảm bớt gánh nặng hành chính

Sử dụng phần mềm kế toán tự động cho quản lý chi phí có thể giúp giảm đáng kể thời gian và công sức cần thiết để đối chiếu tài chính. Thay vì phải lục lọi sổ cái và bảng tính, thẻ tín dụng doanh nghiệp hiện đại tự động tạo và xuất dữ liệu giao dịch, giúp quá trình đối chiếu nhanh chóng và chính xác hơn. Mức độ tự động hóa này cũng giảm bớt sự phụ thuộc vào kế toán bên thứ ba hoặc đội ngũ kiểm toán nội bộ lớn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đồng thời duy trì các thực hành trách nhiệm.

Cải thiện khả năng theo dõi dòng tiền và ngân sách

Việc nhìn nhận tổng quan về tình hình tài chính của bạn có thể gặp khó khăn nếu không có công cụ phù hợp. Các thông tin chi tiêu theo thời gian thực và phân tích ngân sách hàng tháng từ việc sử dụng thẻ tín dụng của bạn sẽ giúp dễ dàng hơn trong việc dự báo ngân sách, tối ưu hóa dòng tiền và xác định các cơ hội chi tiêu hiệu quả hơn cho các đội ngũ của bạn.

Tối ưu hóa quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp của bạn với Slash

Quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp thông minh có thể cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thông qua tự động hóa, công cụ tuân thủ và quản lý chi phí hiệu quả. Thẻ tín dụng Slash Platinum, kết hợp với bảng điều khiển tài chính Slash, mang lại tất cả những lợi ích này, cung cấp cho doanh nghiệp một giải pháp mạnh mẽ và tích hợp để quản lý chi tiêu và củng cố nền tảng tài chính của mình.

Thẻ Slash Platinum có thể được cấp cho nhân viên dưới cả hai hình thức vật lý và ảo, được trang bị các tính năng kiểm soát chi tiêu mạnh mẽ và mang lại mức hoàn tiền lên đến 2% cho mỗi giao dịch. Là một thẻ tín dụng, nó khuyến khích chi tiêu có trách nhiệm bằng cách yêu cầu thanh toán đầy đủ mỗi chu kỳ thanh toán, giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng tín dụng và duy trì thói quen tài chính lành mạnh. Với tích hợp mượt mà với QuickBooks và Xero, bạn có thể đối chiếu giao dịch tự động, đảm bảo luôn sẵn sàng cho kiểm toán.

Nếu bạn vẫn đang theo dõi chi tiêu thủ công hoặc sử dụng các công cụ lỗi thời, đã đến lúc nâng cấp hoạt động tài chính của bạn với Slash. Ứng dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp nhanh chóng và miễn phí của chúng tôi không yêu cầu kiểm tra tín dụng truyền thống và có thể hoàn tất trong vài phút. Nhấp vào đây để gia nhập số lượng ngày càng tăng các doanh nghiệp đang hiện đại hóa tài chính của họ với Slash.

Apply in less than 10 minutes today

Join the 3,000+ businesses already using Slash.

Câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt giữa thẻ tín dụng doanh nghiệp và thẻ tín dụng công ty là gì?

Mặc dù các thuật ngữ “thẻ kinh doanh” và “thẻ doanh nghiệp” có thể được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng có một số loại thẻ khác nhau đáng lưu ý. Thẻ tín dụng kinh doanh cung cấp cho doanh nghiệp khả năng mua sắm trên một hạn mức tín dụng xoay vòng; việc thanh toán dưới tổng số dư sẽ chuyển số dư còn lại sang chu kỳ thanh toán tiếp theo kèm theo lãi suất. Thẻ tín dụng doanh nghiệp cấp cho chủ thẻ một hạn mức tín dụng nhưng yêu cầu thanh toán đầy đủ vào cuối mỗi chu kỳ thanh toán.

Lợi ích của việc có chương trình thẻ tín dụng doanh nghiệp là gì?

Chương trình thẻ tín dụng doanh nghiệp có khả năng tự động hóa có thể giúp tiết kiệm thời gian, giảm bớt gánh nặng hành chính, nâng cao độ chính xác của báo cáo chi tiêu, phòng ngừa gian lận, tích lũy điểm thưởng, đảm bảo tuân thủ quy định chi tiêu của nhân viên, và cung cấp những phân tích thông minh về ngân sách và dòng tiền.

Ai là người chịu trách nhiệm về thẻ tín dụng doanh nghiệp?

Người quản lý tài khoản, có thể là chủ doanh nghiệp hoặc đội ngũ tài chính, chịu trách nhiệm giám sát các khoản thanh toán, quản lý việc phê duyệt và kiểm tra báo cáo tín dụng. Để biết thêm thông tin về trách nhiệm của Slash đối với khách hàng, vui lòng nhấp vào ở đây.