Cách quản lý chi phí của nhân viên bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp trả trước
Dưới đây là một tình huống: doanh nghiệp nhỏ của bạn còn quá mới để đủ điều kiện mở thẻ tín dụng doanh nghiệp truyền thống, đội ngũ của bạn đang phát triển nhanh chóng, và bạn cần một giải pháp thông minh hơn để quản lý chi tiêu của công ty. Trong khi một số doanh nhân có thể dựa vào tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thẻ ghi nợ, những người khác có thể muốn sử dụng các công cụ quản lý chi tiêu nâng cao, khả năng báo cáo và tính linh hoạt trong chi tiêu mà thẻ tín dụng doanh nghiệp mang lại.
Thẻ tín dụng trả trước cho doanh nghiệp có thể bị bỏ qua, nhưng chúng mang lại sự linh hoạt hơn so với tiền mặt, séc và thậm chí cả thẻ ghi nợ doanh nghiệp cho một số công ty. Trong những năm gần đây, thẻ tín dụng trả trước đã trở thành giải pháp linh hoạt cho các doanh nghiệp nhỏ, startup và các tập đoàn lớn muốn kiểm soát tốt hơn chi phí kinh doanh và dòng tiền. Thẻ tín dụng trả trước cho doanh nghiệp hoạt động như một công cụ tài chính chuyên dụng, cho phép chủ doanh nghiệp tài trợ chi phí trước, thiết lập giới hạn chi tiêu cho nhân viên và theo dõi các giao dịch mua sắm theo thời gian thực.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích mọi điều bạn cần biết về thẻ tín dụng doanh nghiệp trả trước: cách thức hoạt động, đối tượng nên sử dụng, ưu nhược điểm, và những lựa chọn nào được đánh giá là thẻ tín dụng doanh nghiệp trả trước tốt nhất vào năm 2025. Chúng tôi cũng sẽ chỉ ra cách thẻ tín dụng doanh nghiệp của Slash có thể là một lựa chọn thẻ doanh nghiệp mạnh mẽ hơn so với thẻ trả trước cho doanh nghiệp của bạn.1 Với Slash, bạn có thể truy cập vào tính linh hoạt của thẻ tín dụng doanh nghiệp mà không cần kiểm tra tín dụng doanh nghiệp, cho phép bạn tiếp cận các chương trình hoàn tiền hàng đầu ngành, kiểm soát chi tiêu và bảng điều khiển tài chính tích hợp được thiết kế để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển.
Thẻ doanh nghiệp trả trước là gì?
Thẻ tín dụng doanh nghiệp trả trước là loại thẻ thanh toán sử dụng số tiền đã được nạp sẵn vào thẻ bởi người quản lý tài khoản. Thẻ tín dụng doanh nghiệp trả trước đôi khi được gọi tắt là "p-cards" hoặc "thẻ tín dụng doanh nghiệp trả trước"; tuy nhiên, thuật ngữ này có thể gây nhầm lẫn về mặt kỹ thuật, vì thẻ tín dụng doanh nghiệp trả trước không cung cấp hạn mức tín dụng xoay vòng. Về mặt chức năng, chúng hoạt động tương tự như thẻ ghi nợ trả trước, vì số dư của thẻ được nạp lại từ số dư trả trước của công ty hoặc tài khoản kinh doanh liên kết.
Thẻ doanh nghiệp trả trước đang trở thành một công cụ ngày càng phổ biến trong lĩnh vực ngân hàng doanh nghiệp hiện đại. Các tổ chức phát hành thẻ đang mở rộng khả năng của mình vượt ra ngoài các thẻ giá trị lưu trữ đơn giản, giới thiệu các tính năng từng chỉ dành cho các thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ cao cấp hơn, như các công cụ quản lý chi tiêu tích hợp và bảng điều khiển dữ liệu tích hợp.
Dưới đây là cái nhìn chi tiết hơn về các ứng dụng, lợi ích và chức năng của chương trình thẻ trả trước:
- Rủi ro tín dụng doanh nghiệp thấp: Thẻ trả trước có thể phục vụ các doanh nghiệp có rủi ro cao hoặc ở giai đoạn khởi nghiệp chưa đủ điều kiện để đăng ký thẻ tín dụng doanh nghiệp truyền thống. Thẻ trả trước không yêu cầu điểm tín dụng doanh nghiệp để đăng ký và không báo cáo cho các cơ quan tín dụng. Thay vì giới hạn tín dụng, chi tiêu được giới hạn bởi số dư khả dụng của thẻ trả trước. Điều này có thể là lợi ích cho chủ doanh nghiệp muốn hạn chế lạm dụng hoặc tiếp xúc với rủi ro tín dụng doanh nghiệp.
- Công cụ quản lý chi phí: Tùy thuộc vào nhà cung cấp tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của bạn, doanh nghiệp của bạn có thể không có quyền truy cập vào các công cụ quản lý chi tiêu tự động, thẻ ảo hoặc phân tích chi tiêu theo thời gian thực. Xem xét sử dụng thẻ trả trước hoặc thẻ tín dụng doanh nghiệp được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ phát triển, như Slash, có thể giúp bạn kiểm soát tốt hơn chi tiêu của nhân viên, đối chiếu và báo cáo tài chính.
- Kiểm soát chi phí theo ngày: Chi phí hàng ngày là các chi phí phát sinh từ các giao dịch hàng ngày của nhân viên sử dụng quỹ tiền mặt nhỏ, bao gồm tiền ăn trưa, chỗ ở, nhiên liệu và các chi phí khác. Bằng cách sử dụng thẻ trả trước, quản lý và chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng thúc đẩy thói quen tài chính có trách nhiệm hơn bằng cách giới hạn chi tiêu của nhân viên hoặc phân bổ số tiền cụ thể cho các khoản mua sắm một lần.
- Chức năng ATM: Hầu hết các thẻ trả trước có thể được sử dụng tại các máy ATM, vì số tiền nạp vào thẻ được liên kết với tài khoản thanh toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu nhà phát hành thẻ trả trước của bạn không hoạt động trong mạng lưới ATM cụ thể, bạn có thể phải chịu phí rút tiền.
- Xây dựng lịch sử tài chính: Mặc dù thẻ tín dụng doanh nghiệp trả trước không góp phần vào lịch sử tín dụng kinh doanh của bạn, chúng có thể được sử dụng để ghi lại lịch sử tài chính của bạn thông qua các báo cáo trước đây và báo cáo chi tiêu tự động. Các tài liệu này có thể đặc biệt hữu ích khi đăng ký thẻ tín dụng doanh nghiệp không yêu cầu kiểm tra tín dụng truyền thống, như thẻ Slash Platinum Card.
Thẻ doanh nghiệp trả trước hoạt động như thế nào?
Tại điểm bán hàng, thẻ doanh nghiệp trả trước hoạt động tương tự như các loại thẻ thanh toán khác, chẳng hạn như thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng doanh nghiệp. Chúng tôi đã tóm tắt quy trình thanh toán một cách đơn giản như sau:
- Khởi tạo giao dịch mua hàng: Chủ thẻ xuất trình thẻ tín dụng doanh nghiệp trả trước tại điểm bán hàng, có thể trực tiếp hoặc trực tuyến. Thiết bị thanh toán gửi thông tin giao dịch, bao gồm số tiền, mã thương nhân và số thẻ, qua mạng thanh toán để được phê duyệt.
- Kiểm tra tuân thủ: Trước khi giao dịch được phê duyệt, hệ thống của nhà phát hành thẻ trả trước sẽ kiểm tra giao dịch bằng cách đối chiếu với các quy tắc chi tiêu của công ty do quản trị viên tài khoản thiết lập. Nếu giao dịch tuân thủ các giới hạn và hạn chế của nhà cung cấp dịch vụ, giao dịch sẽ được thực hiện; nếu không, hệ thống sẽ tự động từ chối tại điểm bán hàng.
- Xác minh thanh toán và chuyển khoản: Nhà phát hành thẻ sau đó kiểm tra xem có đủ số dư trong tài khoản trả trước hay không và đặt lệnh giữ tiền cho số tiền mua hàng, chuyển giao dịch sang giai đoạn thanh toán. Sau khi thanh toán hoàn tất, số tiền sẽ được chuyển từ tài khoản trả trước của nhà phát hành thẻ đến ngân hàng thu hộ của thương nhân thông qua mạng thanh toán.
- Thu thập và nhập liệu dữ liệu thanh toán: Sau khi giao dịch hoàn tất, tổ chức phát hành ghi lại các thông tin như tên nhà cung cấp, số tiền, ngày tháng và loại hình kinh doanh để đưa vào báo cáo và trình bày cho chủ thẻ. Một số tổ chức phát hành cũng yêu cầu tải lên hóa đơn thủ công để tuân thủ quy định hoặc lưu trữ hồ sơ. Đối với thẻ doanh nghiệp có phần mềm quản lý chi tiêu tích hợp như Slash, dữ liệu này được tự động phân loại và thêm vào bảng điều khiển phân tích.
Các lựa chọn thẻ doanh nghiệp trả trước tốt nhất năm 2025
Dưới đây là tổng quan về các thẻ trả trước tốt nhất hiện có cho doanh nghiệp. Các lựa chọn của chúng tôi dựa trên khả năng truy cập vào các công cụ quản lý chi tiêu, kiểm soát thanh toán tùy chỉnh và phân tích chi tiêu của các thẻ trả trước:
PEX Thẻ Visa® chi tiêu trả trước
Thẻ PEX Prepaid Expense Visa® cung cấp các tính năng kiểm soát chi tiêu, phê duyệt tự động và tải lên hóa đơn thông qua nền tảng của mình. Thẻ này tích hợp với các hệ thống kế toán phổ biến nhưng tính phí $75 mỗi tháng cho gói Core, bao gồm tối đa 20 thẻ. Các tính năng đủ để đáp ứng nhu cầu quản lý chi tiêu, tuy nhiên chi phí có thể tăng cao đối với các đội nhóm nhỏ.
Pleo Thẻ doanh nghiệp trả trước
Thẻ tín dụng trả trước Pleo dành cho doanh nghiệp cung cấp các quy tắc chi tiêu có thể tùy chỉnh, phân tích và quản lý hóa đơn. Số dư tài khoản được giới hạn ở mức $500.000. Gói cơ bản có giá khởi điểm $39 mỗi tháng cho ba người dùng, với mỗi người dùng thêm có giá $11 mỗi tháng. Thẻ này có giao diện đơn giản nhưng có mức giá khởi điểm tương đối cao so với các tùy chọn thẻ trả trước khác.
DashTM Thẻ Mastercard® trả trước
Thẻ trả trước Dash™ Mastercard® cung cấp các tính năng như tùy chỉnh danh mục chi tiêu, nạp tiền tự động và tùy chọn xuất dữ liệu cho phần mềm kế toán. Khác với một số đối thủ cạnh tranh, Dash không thu phí phần mềm hàng tháng hoặc phí theo thẻ. Số dư tài khoản được giới hạn tối đa $100.000 tổng cộng và $10.000 cho mỗi thẻ cá nhân. Mặc dù được thiết kế chủ yếu cho các giao dịch kinh doanh thay vì trả lương, thẻ vẫn mang lại sự linh hoạt cho nhiều loại chi phí doanh nghiệp. Thẻ cũng bao gồm phí giao dịch quốc tế 3% và phí $10.99 cho bản sao kê giấy, mặc dù bản sao kê trực tuyến là miễn phí.
Ngân hàng Hoa Kỳ Thẻ trả trước Focus dành cho doanh nghiệp
Thẻ ghi nợ doanh nghiệp U.S. Bank Focus Card là thẻ ghi nợ doanh nghiệp trả trước được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý lương cho nhân viên. Thẻ này không có phí hàng năm và cho phép quản trị viên phân phối và quản lý quỹ thông qua ứng dụng đồng hành. Tuy nhiên, khác với một số đối thủ cạnh tranh, thẻ doanh nghiệp này không tự động hóa báo cáo chi tiêu hoặc cung cấp thông tin chi tiết về chi tiêu.
Lựa chọn tốt nhất: Dấu gạch chéo Thẻ Visa® Platinum
Thẻ Slash Visa® Platinum mang lại sự tiện lợi trong việc quản lý chi tiêu và khả năng tiếp cận tương tự như một thẻ doanh nghiệp trả trước. Tuy nhiên, khác với thẻ trả trước, vốn sử dụng trực tiếp từ quỹ công ty, thẻ tín dụng cung cấp tín dụng ngắn hạn và được thanh toán đầy đủ trong mỗi chu kỳ thanh toán.
Slash cung cấp thẻ vật lý và thẻ ảo với quy trình tuân thủ tự động, thông tin thanh toán thời gian thực, tích hợp với QuickBooks và Xero, cùng các công cụ kiểm soát chi tiêu mạnh mẽ. Ứng dụng đơn giản của chúng tôi không yêu cầu kiểm tra tín dụng doanh nghiệp, là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp mới thành lập và đang phát triển. Thẻ Slash Platinum mang lại mức hoàn tiền lên đến 2%, giúp xây dựng lịch sử tín dụng doanh nghiệp của bạn và cung cấp truy cập vào bảng điều khiển tài chính hàng đầu ngành với hỗ trợ đa thực thể, chuyển khoản ACH miễn phí và nhiều tính năng khác.
Ưu và nhược điểm của việc sử dụng thẻ trả trước doanh nghiệp
Mặc dù thẻ trả trước dành cho doanh nghiệp có thể là một lựa chọn tuyệt vời thay thế cho việc sử dụng tiền mặt, séc hoặc thẻ ghi nợ, chúng không phải là không có nhược điểm. Dưới đây, chúng tôi sẽ điểm qua một số lợi ích và nhược điểm cụ thể liên quan đến thẻ trả trước:
Ưu điểm
- Thẻ doanh nghiệp trả trước cho phép quản lý và chủ doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu của nhân viên một cách hiệu quả thông qua giới hạn chi tiêu được cài đặt sẵn và số dư thẻ có thể điều chỉnh.
- Vì những thẻ này không liên kết với điểm tín dụng doanh nghiệp, việc sử dụng sai mục đích thường ít rủi ro lâu dài hơn. Chi tiêu quá mức có thể dẫn đến việc vượt quá hạn mức hoặc giao dịch bị từ chối, nhưng điều này sẽ không ảnh hưởng đến điểm tín dụng của công ty bạn.
- Nhiều chương trình thẻ trả trước bao gồm các bảng điều khiển tài chính cung cấp thông tin chi tiêu và theo dõi theo danh mục. Thẻ tín dụng doanh nghiệp Slash cung cấp cùng mức độ minh bạch đó đồng thời mang lại các phần thưởng hoàn tiền hàng đầu trong ngành.
Nhược điểm
- Thẻ tín dụng trả trước không giúp xây dựng tín dụng doanh nghiệp. Chúng có thể giúp quản lý chi phí dễ dàng hơn, nhưng không hỗ trợ công ty của bạn đủ điều kiện để vay vốn, thuê tài sản hoặc vay tiền trong tương lai. Ngược lại, thẻ tín dụng doanh nghiệp Slash giúp xây dựng lịch sử tín dụng và cung cấp quy trình đăng ký nhanh chóng mà không yêu cầu kiểm tra tín dụng doanh nghiệp.
- Nhiều thẻ trả trước có phí hàng năm cao hoặc kèm theo các khoản phí ẩn, chẳng hạn như phí giao dịch quốc tế hoặc phí in sao kê giấy.
- Do các nhà phát hành thẻ trả trước thường hoạt động với nguồn vốn dự trữ nhỏ, họ thường giới hạn số dư tài khoản tối đa của chủ thẻ ở mức thấp.
- Việc nạp lại tiền có thể gây bất tiện. Nếu thẻ hết tiền khi nhân viên cần sử dụng, việc chậm trễ trong việc nạp lại có thể gây gián đoạn hoạt động và dẫn đến căng thẳng không đáng có.
Các lựa chọn thay thế cho thẻ doanh nghiệp trả trước
Mặc dù thẻ tín dụng trả trước có thể là một lựa chọn tốt để quản lý chi tiêu của nhân viên, chúng cũng đi kèm với một số hạn chế có thể làm giảm tính năng của chúng đối với doanh nghiệp của bạn. Dưới đây, chúng tôi cung cấp một cái nhìn tổng quan về các loại thẻ thanh toán để giúp bạn quyết định loại thẻ nào phù hợp với nhu cầu của mình:
Thẻ tín dụng doanh nghiệp
Slash cung cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp cho phép truy cập vào hạn mức tín dụng linh hoạt, với yêu cầu thanh toán toàn bộ số dư trên sao kê trong mỗi chu kỳ thanh toán. Mặc dù cấu trúc này khác với tín dụng xoay vòng truyền thống, thẻ Slash Platinum có thể là lựa chọn phù hợp cho các startup trẻ nhờ các tính năng kiểm soát chi tiêu nâng cao, bao gồm thẻ ảo không giới hạn với giới hạn chi tiêu cá nhân hóa và các hạn chế có thể tùy chỉnh. Ngoài ra, khác với các tùy chọn thẻ trả trước, thẻ tín dụng doanh nghiệp Slash có thể kiếm được lên đến 2% tiền mặt hoàn lại cho mỗi giao dịch, tích hợp với QuickBooks và Xero để đơn giản hóa kế toán, và cung cấp thông tin và phân tích thời gian thực về chi tiêu của bạn để có cái nhìn rõ ràng hơn về dòng tiền và chi phí.
Thẻ tín dụng doanh nghiệp
Thẻ tín dụng doanh nghiệp truyền thống phổ biến hơn nhiều so với thẻ trả trước doanh nghiệp. Những loại thẻ này giúp xây dựng tín dụng doanh nghiệp, cung cấp các ưu đãi như hoàn tiền và ưu đãi du lịch, đồng thời cho phép truy cập vào hạn mức tín dụng xoay vòng, cho phép số dư được chuyển sang tháng tiếp theo. Tuy nhiên, việc xin cấp thẻ này có thể khó khăn đối với các doanh nghiệp mới thành lập chưa có lịch sử tín dụng ổn định.
Thẻ ghi nợ doanh nghiệp
Thẻ ghi nợ doanh nghiệp rút tiền trực tiếp từ tài khoản thanh toán của công ty tại thời điểm mua hàng. Giống như thẻ trả trước, chúng có thể cung cấp các tính năng như kiểm soát chi tiêu và khả năng phát hành nhiều thẻ cho nhân viên. Điểm khác biệt chính là thẻ ghi nợ không yêu cầu nạp tiền trước. Các giao dịch được thực hiện một cách liền mạch từ số dư tài khoản, mang lại quyền truy cập ngay lập tức vào số tiền có sẵn.
Tại sao nên chọn Slash thay vì thẻ tín dụng trả trước cho doanh nghiệp?
Nếu doanh nghiệp của bạn muốn có một công cụ tốt hơn để quản lý chi tiêu của nhân viên mà không bị giới hạn bởi điểm tín dụng của doanh nghiệp, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ ngân hàng của Slash.
Quy trình đăng ký đơn giản của chúng tôi chỉ yêu cầu giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp, sao kê ngân hàng gần đây, thông tin cơ bản về doanh nghiệp và bằng chứng về hoạt động kinh doanh. Không yêu cầu bảo lãnh cá nhân, số an sinh xã hội hoặc kiểm tra tín dụng. Thay vào đó, chúng tôi đánh giá hồ sơ tài chính thực tế của doanh nghiệp, tập trung vào hiệu quả hoạt động và dòng tiền thay vì lịch sử tín dụng trong quá khứ. Nhấp vào đây để biết thêm thông tin về các yêu cầu ứng tuyển của Slash..
Các chương trình thẻ trả trước có thể hữu ích trong việc kiểm soát chi tiêu, nhưng thường chỉ dừng lại ở đó. Slash đi xa hơn, giúp bạn mở rộng kinh doanh với quản lý tài chính thông minh và linh hoạt hơn. Thẻ tín dụng doanh nghiệp của chúng tôi mang lại cho bạn sự kiểm soát của một chương trình thẻ trả trước mà không có giới hạn. Bạn không cần phải nạp tiền lại hoặc bỏ lỡ các phần thưởng; thay vào đó, chúng tôi cung cấp quyền truy cập linh hoạt vào tín dụng, các công cụ kiểm soát chi tiêu nâng cao và lên đến 2% hoàn tiền cho mỗi giao dịch.
Đừng chấp nhận một thẻ có giới hạn. Hãy bắt đầu xây dựng tương lai tài chính của bạn với Slash.
Apply in less than 10 minutes for a Slash card today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Xem bài đăng:
Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa thẻ tín dụng doanh nghiệp trả trước và thẻ tín dụng doanh nghiệp là gì?
Thẻ doanh nghiệp trả trước sử dụng số tiền bạn nạp vào thẻ trước đó, tương tự như thẻ ghi nợ. Thẻ tín dụng doanh nghiệp, như thẻ Slash Visa Platinum, cung cấp tín dụng ngắn hạn phải được thanh toán đầy đủ trong mỗi chu kỳ thanh toán. Thẻ tín dụng thường cung cấp nhiều tính năng hơn như hoàn tiền, linh hoạt chi tiêu cao hơn và khả năng xây dựng lịch sử tín dụng doanh nghiệp, trong khi thẻ trả trước chỉ giới hạn trong số dư đã nạp trước.
Thẻ tín dụng doanh nghiệp trả trước có giúp xây dựng tín dụng doanh nghiệp không?
Không, thẻ tín dụng trả trước không giúp xây dựng tín dụng doanh nghiệp vì chúng không liên kết với tài khoản tín dụng. Vì bạn đang sử dụng số tiền đã nạp sẵn thay vì vay mượn, hoạt động này không được báo cáo cho các cơ quan tín dụng doanh nghiệp. Nếu việc xây dựng lịch sử tín dụng là quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn, thẻ tín dụng doanh nghiệp hoặc thẻ tín dụng công ty sẽ là lựa chọn tốt hơn.
Tôi có thể nhận thẻ kinh doanh mà không cần kiểm tra tín dụng không?
Đúng vậy, thẻ tín dụng doanh nghiệp trả trước thường không yêu cầu kiểm tra tín dụng vì bạn sử dụng số tiền đã nạp sẵn. Một số thẻ tín dụng doanh nghiệp như Slash cũng cung cấp quy trình đăng ký đơn giản, đánh giá doanh nghiệp dựa trên dòng tiền và hiệu quả tài chính thay vì điểm tín dụng truyền thống, giúp các startup và doanh nghiệp mới thành lập dễ dàng tiếp cận.
Những nhược điểm chính của thẻ doanh nghiệp trả trước là gì?
Những nhược điểm chính bao gồm: thẻ không giúp xây dựng tín dụng doanh nghiệp, thường có giới hạn số dư tài khoản tối đa thấp hơn, có thể tính phí hàng tháng hoặc các khoản phí ẩn như phí giao dịch quốc tế, và yêu cầu nạp tiền thủ công, điều này có thể gây gián đoạn hoạt động nếu thẻ hết tiền vào thời điểm quan trọng. Ngoài ra, thẻ trả trước thường không cung cấp các chương trình thưởng như hoàn tiền khi mua sắm.
