Khi nhân viên sử dụng thẻ tín dụng công ty cho mục đích cá nhân, cần làm gì?
Một trong những tính năng hữu ích nhất của thẻ tín dụng doanh nghiệp cũng là một trong những tính năng rủi ro nhất: khả năng cho phép nhân viên chi tiêu tiền từ tài khoản của công ty.
Có khá nhiều lý do phổ biến khiến nhân viên của bạn sử dụng thẻ tín dụng công ty một cách độc lập, chẳng hạn như chi tiêu cho bữa ăn và đi lại vì mục đích công việc, cũng như mua sắm vật liệu cho sản xuất hoặc vận chuyển. Tuy nhiên, vấn đề nảy sinh khi các thành viên trong đội ngũ sử dụng thẻ tín dụng công ty cho các giao dịch cá nhân. Điều này có thể được coi là gian lận, trộm cắp hoặc tham ô, và có thể dẫn đến hậu quả pháp lý.
Sai sót có thể xảy ra, và luôn có khả năng nhân viên đã lấy nhầm thẻ trong một sự cố nhất thời. Ví dụ, nếu thẻ kinh doanh của công ty có cùng màu với thẻ cá nhân của họ, họ có thể có một lý do chính đáng. Tuy nhiên, các vụ việc lặp đi lặp lại và các khoản phí đắt đỏ là dấu hiệu rõ ràng cho thấy việc lạm dụng có thể là cố ý. Điều này không chỉ mang lại hình phạt nghiêm khắc cho nhân viên vi phạm, mà còn có thể khiến tổ chức mất hàng nghìn đô la nếu không được phát hiện kịp thời.
Các doanh nghiệp sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp Slash Visa® Platinum có thể yên tâm hơn về tính bảo mật của tài khoản nhờ các tính năng kiểm soát chi tiết, giúp dễ dàng theo dõi giao dịch và chặn các khoản chi tiêu không được ủy quyền trước khi chúng xảy ra.¹ Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu những việc cần làm khi nhân viên sử dụng thẻ tín dụng công ty cho mục đích cá nhân, hậu quả của việc này và các biện pháp tốt nhất để ngăn chặn tình trạng này xảy ra trong tương lai.
Hiểu rõ các rủi ro khi sử dụng thẻ tín dụng công ty
Có những quy định pháp luật rõ ràng về việc lạm dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp một cách cố ý. Theo định nghĩa, thẻ tín dụng doanh nghiệp được thiết kế để mua sắm hàng hóa và dịch vụ liên quan đến hoạt động của công ty đó, do đó bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào có vẻ mang tính cá nhân đều có thể vi phạm các quy định này.
Các trường hợp này thường được coi là hành vi tham ô, mà luật pháp Hoa Kỳ định nghĩa là việc chiếm đoạt tài sản cá nhân một cách gian lận bởi người được giao phó quản lý tài sản đó. Nếu bạn giao phó thẻ tín dụng doanh nghiệp và tài khoản của chủ sử dụng lao động cho một nhân viên, và họ sử dụng tiền cho mục đích cá nhân thay vì chi phí kinh doanh, điều này thường cấu thành tội lừa đảo thẻ tín dụng. Nếu bạn thực sự không giao phó thẻ tín dụng doanh nghiệp cho nhân viên đó (có thể họ đã lén lút lấy trộm thẻ của đồng nghiệp tại văn phòng), thì trường hợp đó có thể là ngoại lệ và thuộc định nghĩa về tội trộm cắp.
Nếu điều này xảy ra, hậu quả không chỉ dừng lại ở việc mất niềm tin và hủy bỏ hợp đồng. Nếu công ty của bạn có ý định thu hồi số tiền đó, bạn có thể phải khởi kiện nhân viên đó. Việc lạm dụng nhiều lần cũng có thể ảnh hưởng xấu đến điểm tín dụng của doanh nghiệp, đặc biệt nếu việc chi tiêu vô trách nhiệm của nhân viên đã khiến công ty vượt quá hạn mức tín dụng.
Sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp sai mục đích cũng có thể dẫn đến việc bị kiểm toán, vì Cục Thuế Liên bang (IRS) có thể phát hiện các hoạt động đáng ngờ trong tài chính của tài khoản của bạn. Chi tiêu được phân loại sai cũng có thể ảnh hưởng đến các khoản khấu trừ thuế hợp pháp của doanh nghiệp và gây ra nhiều rắc rối.
Khi xảy ra lạm dụng: Lạm dụng vô ý so với lạm dụng cố ý
Trước khi thực hiện bất kỳ hành động trực tiếp nào, người sử dụng lao động nên xác định xem việc lạm dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp là do vô ý hay cố ý.
Nếu nhân viên nhanh chóng thông báo cho ai đó rằng họ đã sử dụng thẻ sai cho một giao dịch mua hàng và xuất trình hóa đơn, rất có thể đó là một sai lầm vô tình. Nếu bạn phát hiện một khoản chi tiêu nhỏ bằng thẻ tín dụng công ty trong quá trình kiểm toán, chẳng hạn như thanh toán cho một chai nước tại trạm xăng vào tối Chủ nhật, bạn có thể liên hệ với cá nhân đó để xác nhận đó là một sự cố.
Cuối cùng, cách tổ chức của bạn muốn xử lý việc sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp một cách vô ý là do tổ chức của bạn quyết định. Một cuộc họp nhanh chóng và bồi thường là đủ để khuyến khích hầu hết nhân viên cẩn thận hơn khi mang theo thẻ tín dụng doanh nghiệp của họ.
Sử dụng cố ý hoặc có chủ đích, tuy nhiên, thường có biểu hiện hoàn toàn khác biệt. Nó có thể thể hiện qua việc tính phí lặp đi lặp lại cho nhiều loại mặt hàng khác nhau, hoặc có thể là một giao dịch mua sắm lớn mà nhân viên không đáng tin cậy đã thực hiện trên tài khoản công ty. Ngay cả khi đó là một sai lầm, bạn có thể sử dụng phán đoán của mình khi xác định ý định – ví dụ, một nhân viên có thể “vô tình” kết nối thẻ tín dụng công ty với một trong các dịch vụ streaming tại nhà của họ, nhưng chúng ta đều biết việc nhập thông tin thẻ vào TV là rất phiền phức. Khoản thanh toán đó không phải là một sai lầm.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Xác định trách nhiệm đối với các khoản phí không được ủy quyền
Khi nhân viên của bạn sử dụng thẻ tín dụng công ty để thực hiện một giao dịch mua sắm lớn mà không được phép, ai sẽ chịu trách nhiệm thanh toán số tiền đó? Chà… công ty của bạn sẽ phải chịu trách nhiệm. Công ty sẽ phải chịu trách nhiệm cho các khoản chi tiêu được thực hiện trên tài khoản công ty, bất kể giao dịch đó là hợp pháp hay là hành vi trộm cắp.
Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn không thể đòi lại số tiền bị đánh cắp từ nhân viên của mình. Trong một số trường hợp cụ thể, có những biện pháp pháp lý mà bạn có thể thực hiện để yêu cầu nhân viên bồi thường.
Các biện pháp cần thực hiện khi thẻ tín dụng công ty được sử dụng cho mục đích cá nhân
Dưới đây là các bước bạn nên thực hiện khi phát hiện các giao dịch thẻ tín dụng doanh nghiệp không được ủy quyền:
- Xác nhận việc sử dụng sai mục đíchThông qua việc đánh giá các cáo buộc và thảo luận với nhân viên, xác định xem đó là một sai lầm ngẫu nhiên hay một quyết định cố ý.
- Ghi lại tất cả các chi tiết liên quan.Thời gian, địa điểm và hóa đơn của các giao dịch đều là những yếu tố quan trọng cần được ghi chép để cung cấp một bức tranh rõ ràng về những gì đã xảy ra và các hành động cần thực hiện. Điều này cũng giúp làm rõ tình hình tài chính cho mục đích lập báo cáo chi phí.
- Xác định các bước tiếp theo phù hợp.Nếu là sự cố vô ý, các bước tiếp theo có thể bao gồm các cuộc họp và việc hoàn trả nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu là hành vi cố ý, bạn có thể áp dụng các biện pháp kỷ luật nghiêm khắc, sa thải, hoặc thậm chí khởi kiện nếu các giao dịch có giá trị lớn và nhân viên từ chối hoàn trả số tiền đó.
- Xem xét lại và làm rõ các chính sách về chi phí.Hy vọng rằng tổ chức của bạn đã xây dựng một chính sách chi tiêu chi tiết, trong đó nêu rõ các quy định về thẻ tín dụng doanh nghiệp và các biện pháp cần thực hiện nếu vi phạm quy định. Nếu các chính sách này đã được thiết lập, hãy xem xét lại với đội ngũ – nhưng nếu chúng chưa được quy định rõ ràng trong tài liệu, bạn nên tiến hành xây dựng chúng.
- Tăng cường giám sát bằng các công cụ tự động hóa phù hợpMột số thẻ công ty đi kèm với phần mềm cho phép kiểm soát hoàn toàn, theo dõi và phân tích chi tiêu của nhân viên cũng như báo cáo chi phí. Tại Slash, chúng tôi có kinh nghiệm về loại thẻ này.
Cách phòng ngừa việc lạm dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp
Dưới đây là một số cách để giảm thiểu rủi ro lạm dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp trước khi xảy ra gian lận, trộm cắp hoặc tham ô:
- Chọn thẻ tín dụng doanh nghiệp có tính năng kiểm soát thẻ cho phép chặn các giao dịch không được ủy quyền trước khi chúng xảy ra.
- Rà soát các chính sách chi tiêu để đảm bảo chúng bao quát đầy đủ các hướng dẫn, quy định và hậu quả.
- Sử dụng thẻ ảo để kiểm soát chi tiêu và đảm bảo tính minh bạch hoàn toàn trong việc chi tiêu.
- Sử dụng hệ thống quản lý chi phí hỗ trợ quy trình phê duyệt và có thể giới hạn các khoản mua sắm trong các danh mục đã được phê duyệt.
Kiểm soát chi tiêu của công ty với Slash
Các chính sách rõ ràng, giám sát chủ động và công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp ngăn chặn việc lạm dụng thẻ tín dụng công ty trước khi nó xảy ra, và xử lý hiệu quả nếu nó xảy ra. Việc xây dựng chính sách công ty có thể do bạn chịu trách nhiệm, nhưng phần còn lại bạn có thể giao cho nền tảng ngân hàng Slash.
Chúng tôi cung cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp Slash Visa® Platinum, cho phép truy cập vào bảng điều khiển tài chính cho phép thiết lập giới hạn chi tiêu, phân loại chi phí kinh doanh, hạn chế nhà cung cấp và các mức quyền hạn tùy chỉnh khác, giúp giảm bớt lo ngại về việc nhân viên sử dụng thẻ không đúng mục đích.
Thẻ tín dụng doanh nghiệp Slash được thiết kế thân thiện với nhà sáng lập và dễ dàng tiếp cận, chỉ yêu cầu mã số thuế doanh nghiệp (EIN) - không cần số an sinh xã hội (SSN), bảo lãnh cá nhân hoặc kiểm tra tín dụng. Thẻ này an toàn và được hỗ trợ 24/7. Ngoài ra, thẻ còn mang lại lên đến 2% hoàn tiền, hỗ trợ xây dựng tín dụng doanh nghiệp và cung cấp chuyển khoản ACH miễn phí - những tính năng có thể khiến nhân viên của bạn hào hứng hơn trong việc sử dụng thẻ một cách đúng đắn.
Ngoài thẻ công ty, nền tảng ngân hàng Slash cung cấp tài khoản USD toàn cầu cho các thực thể không phải của Hoa Kỳ, hỗ trợ tiền điện tử gốc, chuyển khoản nội địa miễn phí không giới hạn và tích hợp với các giải pháp kế toán như Quickbooks và Xero.³ ,⁴
Bảo vệ tài chính của công ty bạn và tối ưu hóa quản lý chi phí với bộ giải pháp tài chính của chúng tôi. Nhờ các biện pháp kiểm soát chi tiêu tiên tiến và tăng cường khả năng theo dõi, các giao dịch mua sắm không được ủy quyền và gian lận thẻ tín dụng có thể được ngăn chặn trước khi xảy ra.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
Thẻ tín dụng doanh nghiệp ảo và vật lý có an toàn hơn thẻ tín dụng truyền thống không?
Trong hầu hết các trường hợp, câu trả lời là có. Mức độ "an toàn" của thẻ tín dụng doanh nghiệp được xác định bởi tính minh bạch và các biện pháp kiểm soát chi tiêu. Mặc dù cả hai yếu tố này đều có thể bị lạm dụng, nhưng các thẻ tín dụng doanh nghiệp ảo và vật lý thông thường (đặc biệt là thẻ Slash Visa® Platinum dành cho doanh nghiệp) thường có nhiều tùy chọn kiểm soát hơn, do đó chúng có thể là lựa chọn khôn ngoan hơn so với các thẻ truyền thống.
Sự khác biệt giữa thẻ tín dụng và thẻ tín dụng doanh nghiệp là gì?
Cả hai loại thẻ này đều được sử dụng phổ biến cho chi phí kinh doanh, nhưng có một điểm khác biệt quan trọng: thẻ tín dụng kinh doanh cung cấp một hạn mức tín dụng xoay vòng tích lũy lãi suất theo thời gian, trong khi thẻ ghi nợ yêu cầu bạn phải thanh toán toàn bộ số dư vào cuối mỗi tháng. Khi lựa chọn giữa hai loại thẻ này, điều này chủ yếu phụ thuộc vào cách tổ chức muốn quản lý tài chính của mình và những chi phí kinh doanh nào là phổ biến nhất.
Việc sử dụng thẻ tín dụng thay vì thẻ trả trước có giúp giảm rủi ro tài chính cho doanh nghiệp không?
Thẻ trả trước sử dụng trực tiếp số tiền đã được nạp sẵn vào thẻ từ quỹ của công ty, trong khi thẻ tín dụng cung cấp tín dụng ngắn hạn và phải thanh toán đầy đủ trong mỗi chu kỳ thanh toán. Khi nói đến rủi ro tài chính cho doanh nghiệp, điều này đơn giản phụ thuộc vào số tiền mà nhà tuyển dụng giao cho nhân viên thông qua thẻ trả trước.
Đọc thêm từ chúng tôi
