Kiểm soát chi tiêu của nhân viên một cách hiệu quả với 6 chiến lược sau
Trong quản lý rủi ro, có một khung khổ được gọi là quy tắc 10–80–10: 10% người luôn tuân thủ quy tắc, 10% sẽ vi phạm nếu có cơ hội, và 80% còn lại nằm ở đâu đó giữa hai nhóm này. Quản lý chi tiêu của nhân viên không chỉ là việc giám sát những người vi phạm; mà còn là việc thiết lập các rào cản để đa số không bao giờ có cơ hội mắc phải sai lầm tốn kém. Trên thực tế, điều này bắt đầu bằng việc thiết lập một số quy tắc cơ bản.
Công ty của bạn có thể đã có một chính sách chi tiêu. Có thể đó là một tài liệu chi tiết với các quy tắc cụ thể cho từng bộ phận và quy trình hoàn trả chính thức, hoặc có thể chỉ là một số hướng dẫn không chính thức mà đội ngũ của bạn tuân theo một cách linh hoạt. Dù là trường hợp nào, chính sách thôi là chưa đủ nếu không có sự thực thi.
Với thẻ Slash Visa® Platinum, các đội ngũ tài chính có thể biến chính sách chi tiêu thành hành động.¹ Thẻ doanh nghiệp giúp tích lũy lên đến 2% tiền mặt hoàn lại đồng thời hỗ trợ kiểm soát chi tiêu chi tiết, giúp ngăn chặn chi tiêu không kiểm soát trước khi xảy ra. Đặt quy tắc chi tiêu theo cá nhân, nhóm hoặc danh mục; điều chỉnh giới hạn thẻ để ngăn chặn chi tiêu quá mức; và nâng cao khả năng theo dõi toàn bộ tài chính công ty với phân tích thời gian thực, cảnh báo và giám sát được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Đọc tiếp để tìm hiểu cách Slash giúp doanh nghiệp thực thi chính sách chi tiêu một cách nhất quán khi mở rộng quy mô.
Quản lý chi phí của nhân viên là gì, và tại sao nó lại quan trọng?
Quản lý chi phí của nhân viên là các quy trình mà các công ty sử dụng để theo dõi, kiểm soát và phê duyệt các khoản chi tiêu liên quan đến công việc.
Bước đầu tiên là thiết lập chính sách chi tiêu của công ty. Các hướng dẫn này nên được ghi chép dưới dạng dễ chia sẻ trong quá trình onboarding và dễ tra cứu sau này. Một chính sách chi tiêu thực tế thường bao gồm các nội dung sau:
- Yêu cầu của ban lãnh đạo: Giải thích lý do tại sao các quy tắc chi tiêu tồn tại và cách chúng sẽ được thực thi. Thông tin rõ ràng có thể giúp nhân viên hiểu được lý do đằng sau các quy định và giảm bớt sự nhầm lẫn trong quá trình thực thi.
- Giới hạn chi tiêu của nhân viên: Nếu nhân viên sử dụng thẻ công ty hoặc nộp chi phí công tác để được thanh toán, hãy xác định số tiền họ được phép chi tiêu trước khi đạt đến giới hạn. Giới hạn có thể được thiết lập hàng ngày hoặc hàng tuần thông qua khoản phụ cấp hàng ngày hoặc kiểm soát thẻ, với các ngưỡng khác nhau tùy thuộc vào vai trò, nhóm hoặc bộ phận.
- Chính sách về du lịch và chi phí: Du lịch thường là một trong những hạng mục chi tiêu linh hoạt lớn nhất. Hãy thiết lập các hướng dẫn về chi phí công tác (T&E) sao cho cân bằng giữa việc kiểm soát chi phí và sự linh hoạt mà nhân viên cần để tham dự các cuộc họp với khách hàng, hội nghị và các sự kiện liên quan đến công ty khác.
- Các kênh thanh toán và phê duyệt: Một số giao dịch mua sắm của công ty có thể yêu cầu sự phê duyệt chuyên biệt. Chỉ định một người phê duyệt (chẳng hạn như trưởng bộ phận tài chính hoặc lãnh đạo cấp cao) để xem xét và phê duyệt các chi phí lớn hơn hoặc có rủi ro cao hơn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các quy trình mua sắm hoặc kênh thanh toán bồi hoàn dựa vào việc nộp hóa đơn.
Chính sách chi tiêu xác định giới hạn về cách sử dụng tiền của công ty, nhưng tác động của nó vượt xa việc lập hồ sơ hoặc phê duyệt. Cách quản lý chi tiêu ảnh hưởng trực tiếp đến tính dự đoán của dòng tiền, rủi ro tuân thủ và mức độ tự tin của nhân viên khi đưa ra quyết định mua sắm hàng ngày. Slash giúp việc này trở nên dễ dàng bằng cách tích hợp các công cụ quản lý chi tiêu vào nền tảng ngân hàng toàn diện, theo dõi chi tiêu, quản lý tài chính và thanh toán toàn cầu của bạn.⁶
Dưới đây là một số kết quả cụ thể có thể đạt được từ một quy trình quản lý chi phí được thiết kế tốt:
Kiểm soát chi phí được cải thiện
Hệ thống quản lý chi phí cho phép các công ty quản lý chi tiêu một cách chủ động thay vì chỉ xử lý các vấn đề sau khi giao dịch đã diễn ra. Giới hạn chi tiêu có thể được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu tiền mặt hiện tại, các giao dịch mua sắm có thể bị giới hạn trong các danh mục được phê duyệt, và khả năng theo dõi chi tiết từng giao dịch giúp đảm bảo nguồn vốn của công ty được sử dụng một cách hợp lý. Điều này giúp dễ dàng duy trì ngân sách và tuân thủ quy định khi thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ.
Tăng cường hiệu quả hoạt động
Tự động hóa loại bỏ phần lớn công việc phối hợp thủ công liên quan đến việc thực thi chính sách chi tiêu. Các đội ngũ tài chính có thể thiết lập trước các quy tắc chi tiêu và quy trình phê duyệt, cho phép các chi phí kinh doanh thông thường được xử lý mà không cần kiểm tra thủ công. Các giao dịch vi phạm chính sách sẽ được đánh dấu hoặc chặn tự động, giúp giảm thời gian kiểm tra hóa đơn và theo dõi, đồng thời duy trì sự giám sát hợp lý.
Xây dựng niềm tin và văn hóa doanh nghiệp
Xử lý chi tiêu ngoài chính sách sau khi sự việc xảy ra có thể gây ra căng thẳng không cần thiết. Các hướng dẫn rõ ràng, kết hợp với hệ thống nhất quán, giúp thiết lập kỳ vọng chung trong toàn tổ chức và giảm bớt sự mơ hồ trong quá trình ra quyết định. Khi nhân viên hiểu rõ giới hạn và tin tưởng rằng các quy tắc được áp dụng công bằng, quản lý chi tiêu có thể góp phần tạo nên một văn hóa doanh nghiệp lành mạnh hơn.
Cách kiểm soát chi tiêu của nhân viên: 6 chiến lược thành công
Việc ghi chép các chính sách của công ty là bước đầu tiên quan trọng, nhưng các quy tắc bằng văn bản alone chỉ có thể đi được đến một mức độ nhất định. Sau khi đã xác định rõ kỳ vọng, các doanh nghiệp cần có hệ thống áp dụng các quy tắc đó một cách nhất quán trong các quyết định chi tiêu hàng ngày. Các chiến lược dưới đây tập trung vào việc biến các chính sách chi tiêu thành các biện pháp kiểm soát thực tế có thể áp dụng trên quy mô lớn:
Xác định và thực thi ngân sách
Lập ngân sách đòi hỏi sự cân bằng. Chi tiêu cần đủ thận trọng để bảo vệ dòng tiền, nhưng cũng đủ linh hoạt để hỗ trợ sự phát triển. Theo dõi các dòng tiền vào và ra định kỳ, đánh giá tính thanh khoản, và quản lý các khoản phải trả và phải thu đều có thể góp phần vào việc lập ngân sách chính xác hơn. Các công cụ như bảng điều khiển phân tích của Slash giúp phát hiện các xu hướng chi tiêu trên các tài khoản, thanh toán, thẻ công ty và hoạt động kho bạc, từ đó dễ dàng nhận ra các mô hình góp phần vào việc chi tiêu quá mức.
Hạn chế mua hàng từ các nhà cung cấp được phê duyệt.
Hạn chế chi tiêu cho danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt có thể giảm thiểu rủi ro gian lận và đơn giản hóa việc giám sát. Nhân viên có quyền truy cập vào hệ thống thanh toán có thể chuyển tiền cho các bên nhận chưa được xác minh hoặc không phù hợp, dù là cố ý hay vô tình. Slash cho phép các đội ngũ tài chính chuyển các khoản thanh toán đi qua các đường dẫn phê duyệt đã được định trước, đảm bảo rằng các khoản thanh toán cho nhà cung cấp được xem xét, xác minh và tuân thủ chính sách công ty trước khi được gửi đi.
Phát hành thẻ tín dụng doanh nghiệp có tích hợp các tính năng kiểm soát chi tiêu.
Thẻ tín dụng doanh nghiệp hiện đại cho phép bộ phận tài chính thiết lập trước các quy tắc chi tiêu phù hợp với chính sách của công ty. Với thẻ Slash Card, các quy tắc có thể được cấu hình theo danh mục chi tiêu, loại nhà cung cấp, số tiền giao dịch hoặc vai trò của nhân viên, giúp đảm bảo việc sử dụng thẻ luôn tuân thủ các mục đích được phê duyệt. Ngoài ra, bạn không cần phải hoàn trả cho nhân viên bằng cách theo dõi hóa đơn giấy; đội ngũ của bạn có thể truy cập trực tiếp vào quỹ công ty, với các biện pháp kiểm soát ngăn chặn chi tiêu quá mức.
Thực hiện giám sát thời gian thực
Nhiều thẻ tín dụng cung cấp các cảnh báo gian lận cơ bản, nhưng những cảnh báo này thường hoạt động độc lập với các hoạt động tài chính khác của công ty. Giám sát theo thời gian thực hiệu quả hơn khi các giao dịch thẻ, chuyển khoản ACH, chuyển khoản điện tử và các loại thanh toán khác được hiển thị tại một nơi duy nhất. Slash tập trung các giao dịch chuyển tiền và thẻ tín dụng trên một bảng điều khiển duy nhất, cung cấp cho đội ngũ tài chính cái nhìn tức thì về hoạt động chi tiêu khi nó diễn ra, kèm theo các tùy chọn kiểm soát thông báo.
Sử dụng các thông tin phân tích báo cáo để điều chỉnh các biện pháp kiểm soát theo thời gian.
Khi số lượng nhân viên tăng và doanh thu tăng, mô hình chi tiêu cũng thay đổi. Báo cáo chi tiêu định kỳ giúp đội ngũ tài chính xác định những nơi cần siết chặt, mở rộng hoặc điều chỉnh lại chính sách. Các báo cáo như báo cáo lãi lỗ, tóm tắt chi tiêu theo từng hạng mục và phân tích chi tiêu của nhà cung cấp cung cấp bối cảnh cần thiết để hoàn thiện các biện pháp kiểm soát. Với tích hợp QuickBooks của Slash, dữ liệu chi tiêu được truyền trực tiếp vào hệ thống kế toán của bạn, giảm thiểu việc nhập liệu thủ công, từ đó đảm bảo tính chính xác của báo cáo.
Thường xuyên kiểm tra và kiểm toán chi tiêu.
Các cuộc đánh giá định kỳ giúp xác nhận rằng các biện pháp kiểm soát đang hoạt động đúng như dự định và các chính sách vẫn phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Các cuộc kiểm toán nội bộ có thể phát hiện ra các trường hợp ngoại lệ lặp lại, quy tắc phê duyệt lỗi thời hoặc các danh mục chi tiêu cần được giám sát chặt chẽ hơn. Với Slash, tài liệu cần thiết cho việc đánh giá nội bộ được tự động thu thập và tập trung, bao gồm hóa đơn, chi tiết giao dịch B2B, hóa đơn và dữ liệu chi tiêu được đồng bộ hóa vào QuickBooks cho báo cáo chính thức.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Kiểm soát chi tiêu ngoài chính sách trước khi nó xảy ra với Slash
Quy tắc 10–80–10 giải thích tại sao các chính sách bằng văn bản và ý định tốt đẹp thôi chưa đủ để quản lý chi tiêu của nhân viên. Ngay cả những nhân viên có ý tốt trong nhóm 80% ở giữa cũng có thể thực hiện các giao dịch vi phạm chính sách khi hệ thống phụ thuộc vào việc kiểm tra thủ công hoặc áp dụng biện pháp xử lý sau khi sự việc đã xảy ra.
Với Slash, các biện pháp kiểm soát chi tiêu được áp dụng tại thời điểm giao dịch, có nghĩa là 100% chi tiêu của công ty đều tuân thủ cùng một bộ quy tắc, quy trình phê duyệt và khả năng theo dõi. Thay vì phản ứng với các trường hợp ngoại lệ, các đội ngũ tài chính sẽ quyết định trước những gì được phép và để hệ thống áp dụng một cách nhất quán.
Bằng cách tích hợp thẻ tín dụng và hoạt động thanh toán vào một bảng điều khiển duy nhất, Slash giúp việc áp dụng chính sách trở nên dễ dàng hơn mà không làm tăng khối lượng công việc của bạn. Các đội ngũ tài chính có thể định tuyến các khoản thanh toán đi qua các đường dẫn phê duyệt đã được định trước, áp dụng các kiểm soát chi tiêu chi tiết trên thẻ tín dụng doanh nghiệp và duy trì tài liệu giao dịch được tổ chức gọn gàng cho việc kiểm tra. Khi đến thời điểm kết thúc kỳ kế toán, tích hợp QuickBooks của Slash cho phép bạn xuất dữ liệu chi tiêu mà không cần nhập liệu thủ công, giúp việc lập báo cáo và chuẩn bị kiểm toán được thực hiện chính xác và hiệu quả hơn.
Slash không chỉ theo dõi chi phí kinh doanh. Dưới đây là một số tính năng bổ sung hỗ trợ các hoạt động tài chính hàng ngày:
- Các phương thức thanh toán linh hoạt: Truy cập vào hệ thống thanh toán ACH toàn cầu, chuyển khoản quốc tế đến hơn 180 quốc gia và hệ thống thanh toán thời gian thực trong nước.
- Hỗ trợ tiền điện tử gốc: Gửi và nhận stablecoin trên tám blockchain được hỗ trợ để thanh toán trong vài phút và giảm chi phí xử lý của ngân hàng.⁴ Cổng nạp và rút cho USDC, USDT và USDSL với phí chuyển đổi dưới 1%.
- Tài khoản kho bạc có lãi suất cao: Nhận lãi suất hàng năm lên đến 3,87% cho số tiền nhàn rỗi thông qua các quỹ thị trường tiền tệ của Morgan Stanley hoặc BlackRock được bảo đảm bằng trái phiếu kho bạc Hoa Kỳ.
- Thẻ Visa® Platinum: Phát hành thẻ ảo không giới hạn, phân loại thẻ theo đội, thiết lập giới hạn chi tiêu cá nhân và hạn chế các danh mục không được phê duyệt trong khi nhận được lên đến 2% tiền mặt hoàn lại.
- Tài khoản USD toàn cầu: Cho phép chủ doanh nghiệp nước ngoài truy cập vào hệ thống thanh toán và tiền điện tử của Slash mà không cần thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) đăng ký tại Hoa Kỳ, cho phép thanh toán bằng USD trên toàn thế giới.³
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
Bạn ghi nhận chi phí phúc lợi cho nhân viên như thế nào?
Chi phí phúc lợi cho nhân viên thường được ghi nhận là chi phí hoạt động trong các mục tương ứng, chẳng hạn như tiền lương, bảo hiểm hoặc phúc lợi cho nhân viên, tùy thuộc vào loại phúc lợi được cung cấp. Các chi phí này được theo dõi thông qua phần mềm quản lý tiền lương, nhân sự hoặc kế toán để đảm bảo báo cáo chính xác và tuân thủ quy định.
Làm thế nào để kiểm toán chi phí của nhân viên?
Kiểm toán chi phí của nhân viên bao gồm việc xem xét các giao dịch so với chính sách của công ty, xác minh các tài liệu hỗ trợ như hóa đơn hoặc biên lai, và xác định các mẫu hoặc trường hợp ngoại lệ cần được theo dõi thêm.
Cần xem xét chi phí của nhân viên bao lâu một lần?
Kiểm tra chi phí có thể được thực hiện hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý, tùy thuộc vào quy mô công ty và khối lượng chi tiêu. Việc triển khai phần mềm quản lý chi phí như Slash, có khả năng theo dõi chi phí theo thời gian thực, có thể giúp phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh các biện pháp kiểm soát khi mô hình chi tiêu thay đổi.
