Cách theo dõi chi phí kinh doanh: Các chiến lược đã được chứng minh cho doanh nghiệp nhỏ
Giữa việc xử lý hóa đơn, kiểm tra các biên lai và đảm bảo thanh toán kịp thời, việc quản lý chi phí một cách hiệu quả thường là một thách thức đối với các tổ chức. Những công việc này càng trở nên khó khăn hơn đối với các doanh nghiệp nhỏ, nơi đội ngũ kế toán thực chất chỉ là một người với bàn làm việc lộn xộn, phải lập báo cáo chi phí và theo dõi chi phí kinh doanh bằng tay.
Theo dõi chi phí là một bước quan trọng để đảm bảo tuân thủ thuế, lập kế hoạch tài chính cho tương lai của công ty và theo dõi chi tiêu của nhân viên. Một trong những cách tốt nhất để các doanh nghiệp nhỏ quản lý tất cả những điều này là áp dụng phần mềm quản lý chi phí.
Các công cụ theo dõi chi phí kinh doanh có thể giúp giảm thiểu sai sót và tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán viên của các doanh nghiệp nhỏ. Những người sử dụng các tính năng quản lý chi phí trên nền tảng ngân hàng doanh nghiệp Slash có thể tận dụng các tính năng kiểm soát chi tiêu chi tiết, nhập liệu tự động và tích hợp với nhiều công cụ kế toán phổ biến.¹
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các yếu tố cơ bản của phần mềm quản lý chi phí, bao gồm các tính năng quan trọng cần lưu ý, lợi ích của việc phân loại chi phí và các phương pháp tốt nhất để triển khai. Chúng ta cũng sẽ so sánh một số nền tảng phổ biến nhất cho việc theo dõi chi phí, bao gồm Freshbooks, Slash, Quickbooks và Expensify.
Phần mềm Quản lý Chi phí là gì? Những thông tin quan trọng dành cho doanh nghiệp nhỏ
Phần mềm quản lý chi phí giúp doanh nghiệp duy trì tuân thủ, cải thiện quản lý dòng tiền và đưa ra các quyết định tài chính chiến lược một cách tự tin. Khác với các phương pháp truyền thống trong việc theo dõi chi phí, phần mềm chuyên dụng thường tự động hóa các quy trình phức tạp và cung cấp cái nhìn tổng quan về chi tiêu bằng cách tổng hợp các giao dịch trên một bảng điều khiển duy nhất.
Với phần mềm theo dõi chi phí kinh doanh, các doanh nghiệp nhỏ sẽ không còn phải lo lắng về việc mất hóa đơn, thanh toán chậm trễ và những đêm dài phải tính toán số liệu. Bạn có thể đã bắt đầu hoạt động kinh doanh bằng các công cụ kế toán như QuickBooks hoặc Xero, những công cụ này xử lý một số khía cạnh của việc theo dõi chi phí nhưng không phải tất cả. Phần mềm theo dõi chi phí chuyên dụng có thể tích hợp trực tiếp với các công cụ kế toán đó, lấp đầy những khoảng trống và cung cấp thông tin thời gian thực về dòng tiền.
Nhiều nền tảng theo dõi chi tiêu, như Slash, cung cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp và tài khoản ảo giúp tự động phân loại chi tiêu một cách trực tiếp.
Các tính năng chính của phần mềm theo dõi chi phí dành cho doanh nghiệp nhỏ
Mặc dù hầu hết các công cụ theo dõi chi phí kinh doanh đều được thiết kế để giải quyết những vấn đề tương tự, không phải tất cả đều cung cấp các tính năng giống nhau. Khi lựa chọn phần mềm theo dõi chi phí, hãy lưu ý đến các giải pháp này và cân nhắc cách chúng sẽ phù hợp với quy trình và mục tiêu hiện tại của bạn:
Tích hợp thẻ tín dụng doanh nghiệp
Nhiều tổ chức cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp cho nhân viên, cho phép họ chi tiêu cho mọi thứ từ vật tư, văn phòng phẩm đến bữa trưa và phí thành viên phòng tập gym. Việc quản lý tất cả các khoản chi tiêu này là một vấn đề có thể được giải quyết bằng cách phân loại thẻ tín dụng doanh nghiệp theo từng danh mục và hiển thị chúng trên cùng một bảng điều khiển.
Theo dõi và báo cáo chi tiêu theo thời gian thực
Khả năng theo dõi các giao dịch thanh toán vào và ra theo thời gian thực cho phép bạn lập báo cáo chi tiêu chi tiết hơn và phát hiện các giao dịch vi phạm chính sách ngay khi chúng xảy ra.
Tự động hóa quy trình làm việc
Không có phần mềm tự động phân loại giao dịch và lưu trữ hóa đơn điện tử, việc quản lý các khoản chi tiêu liên quan đến kinh doanh trở nên khó khăn, đặc biệt đối với một đội ngũ kế toán nhỏ. Hệ thống theo dõi chi tiêu tự động giải quyết vấn đề này và đảm bảo sổ sách kế toán của bạn luôn chính xác và cập nhật.
Kiểm soát chi tiêu và quản lý chính sách
Dù là do chi tiêu tùy tiện của nhân viên hay các khoản phí đăng ký bất ngờ, một số giao dịch không được ủy quyền có thể lọt qua kẽ hở. Với công cụ theo dõi chi tiêu doanh nghiệp có tính năng kiểm soát chi tiêu chặt chẽ, bạn có thể thiết lập các rào cản và đảm bảo rằng các vấn đề tuân thủ tiềm ẩn sẽ được phát hiện ngay lập tức.
Quản lý hóa đơn
Phần mềm theo dõi chi phí phù hợp sẽ giúp bạn tạo, gửi và theo dõi hóa đơn tại cùng một nơi bạn quản lý các hoạt động tài chính khác. Xử lý và lưu trữ hóa đơn là một nhiệm vụ khác cần thêm vào danh sách – trừ khi bạn sử dụng một nền tảng như Slash để kết nối tất cả lại với nhau.
Tích hợp với phần mềm kế toán
Khi nói đến việc kết nối mọi thứ lại với nhau, việc sử dụng một hệ thống kế toán và công cụ theo dõi chi phí kinh doanh có khả năng đồng bộ hóa là một lựa chọn thông minh. Dù bạn sử dụng Freshbooks, Expensify hay bất kỳ công cụ nào khác, giải pháp theo dõi chi phí của bạn nên có khả năng trích xuất dữ liệu đầy đủ từ các công cụ kế toán hiện tại của bạn.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý chi phí là gì?
Các doanh nghiệp nhỏ quyết định sử dụng công cụ theo dõi chi phí kinh doanh sẽ nhận thấy rằng nó giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa hoạt động tài chính và giảm bớt khối lượng công việc kế toán tổng thể. Việc có cái nhìn sâu sắc hơn về dòng tiền của doanh nghiệp sẽ giúp bạn truy cập vào dữ liệu tài chính thời gian thực và đơn giản hóa việc báo cáo thuế.
Nếu không có tự động hóa, kế toán viên phải theo dõi chi phí thủ công, một quy trình dễ dẫn đến sai sót của con người và mất hóa đơn. Việc nhập liệu tự động và đồng bộ hóa hoàn toàn với phần mềm kế toán giúp giảm thiểu những sai sót đó.
Một lợi ích khác là tăng cường bảo mật dữ liệu; hầu hết các hệ thống quản lý chi tiêu đều cung cấp các phương pháp mã hóa và kiểm soát truy cập an toàn để bảo vệ dữ liệu tài chính nhạy cảm của bạn khỏi bị rò rỉ. Nhờ vào việc cập nhật theo thời gian thực về chi tiêu thẻ tín dụng doanh nghiệp, tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp bạn cũng sẽ an toàn hơn trước các trường hợp chi tiêu trái phép hoặc mất cắp thẻ.
Làm thế nào để triển khai phần mềm quản lý chi phí một cách hiệu quả?
Phần mềm mới của bạn không thể tối ưu hóa quy trình một cách hiệu quả nếu không có sự phối hợp chặt chẽ giữa lãnh đạo và nhân viên. Đào tạo và triển khai hiệu quả sẽ giúp bạn tận dụng tối đa công cụ theo dõi chi phí kinh doanh. Dưới đây là các bước bạn nên thực hiện:
- Đánh giá các quy trình hiện tại và nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ của bạn để xác định những tính năng nào bạn nên chú ý.
- Chọn công cụ phù hợp nhất với quy trình làm việc của đội ngũ của bạn (sẽ đề cập chi tiết về các nền tảng cụ thể ngay sau đây)
- Tương tác với các nhà lãnh đạo tài chính và kế toán chủ chốt, thông báo cho họ về những thay đổi sắp tới.
- Đào tạo đội ngũ của bạn về cách sử dụng nền tảng và bất kỳ thay đổi nào trong chính sách hoặc hướng dẫn sử dụng thẻ công ty.
- Xác định các chỉ số KPI rõ ràng và minh bạch, phù hợp với chính sách chi tiêu.
- Tích hợp phần mềm kế toán
- Theo dõi tiến độ và thu thập phản hồi từ kế toán viên và nhân viên thường xuyên sử dụng thẻ tín dụng công ty.
- Thường xuyên xem xét và hoàn thiện trong khi vẫn cập nhật các bản cập nhật phần mềm.
Tin vui cho các chủ doanh nghiệp nhỏ là việc áp dụng công cụ theo dõi chi phí ngay từ giai đoạn đầu của chu kỳ phát triển công ty sẽ giúp quá trình triển khai diễn ra nhanh chóng hơn. Việc chuẩn bị cho các quy trình tài chính phức tạp trong tương lai bằng cách triển khai phần mềm mới khi đội ngũ của bạn còn gắn kết chặt chẽ là một quyết định sáng suốt.
Công cụ nào là tốt nhất để theo dõi chi phí cho doanh nghiệp nhỏ?
Có rất nhiều công cụ có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ quản lý chi phí và kế toán, mỗi công cụ có những tính năng đặc trưng riêng. Dưới đây là một số lựa chọn hàng đầu của chúng tôi:
Dấu gạch chéo
Slash là giải pháp toàn diện trên một nền tảng duy nhất, tích hợp thanh toán, thẻ tín dụng doanh nghiệp có tỷ lệ hoàn tiền cao, quản lý chi phí và nhiều tính năng khác. Báo cáo thời gian thực và phê duyệt chi phí tự động giúp bạn luôn nắm bắt tình hình dòng tiền của doanh nghiệp, và với tích hợp phần mềm kế toán, tất cả dữ liệu tài chính của bạn có thể được đồng bộ hóa chỉ với một cú nhấp chuột.
Đường dốc
Ramp là lựa chọn phổ biến của các startup công nghệ muốn tự động hóa quy trình làm việc, vì nền tảng này chuyên về phân loại tự động, kiểm soát phê duyệt và thẻ tín dụng doanh nghiệp. Tuy nhiên, những ai đang tìm kiếm thẻ tín dụng có tỷ lệ hoàn tiền cao cho các giao dịch hàng ngày có thể sẽ thất vọng với các sản phẩm của họ.
Xero
Xero sở hữu nhiều tính năng kế toán quan trọng như công cụ lập hóa đơn và báo cáo thời gian thực, nhưng các doanh nghiệp nhỏ có thể gặp khó khăn do các gói giá của nó. Tính năng "đòi bồi thường chi phí" của Xero bị khóa trong gói "Established" đắt nhất, điều này trở thành rào cản đối với các doanh nghiệp nhỏ muốn, nói chung, đòi bồi thường chi phí.
Sap Concur Chi phí
Sap Concur có một bộ giải pháp tích hợp kế toán và khả năng quét hóa đơn mạnh mẽ, nhưng nó cũng nổi tiếng với giao diện người dùng (UI) cồng kềnh. Một giao diện người dùng không trực quan không chỉ gây phiền toái mà còn có thể ảnh hưởng đến việc áp dụng phần mềm của đội ngũ và dẫn đến sai sót khi báo cáo chi phí. Concur Expense cũng được coi là phù hợp hơn với các doanh nghiệp lớn so với các doanh nghiệp nhỏ.
Freshbooks
Freshbooks cũng cung cấp tính năng quét hóa đơn cùng với các công cụ theo dõi chi phí mạnh mẽ, và nó rất phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, nó có thể hơi quá tập trung vào các doanh nghiệp nhỏ – giá của Freshbooks tăng dần khi bạn thêm nhiều thành viên vào đội ngũ, vì vậy bạn sẽ không tiết kiệm được nhiều tiền khi công ty phát triển.
Expensify
Expensify có nhiều ưu điểm nổi bật, bao gồm tích hợp với các nền tảng quản lý nhân sự và ứng dụng theo dõi chi phí trên di động. Tuy nhiên, quy trình làm việc của bạn với nền tảng Expensify có thể không được mượt mà, vì cần sử dụng các hệ thống riêng biệt cho quản lý thẻ và thanh toán.
Zoho Chi phí
Các tính năng theo dõi chi phí của Zoho Expense được lưu trữ trên đám mây, có nghĩa là chúng có sẵn như nhau trên cả thiết bị di động và máy tính để bàn. Nó cũng đi kèm với các tính năng không phổ biến như vay tiền mặt và công cụ lập ngân sách. Tuy nhiên, giống như Sap Concur, nhiều người dùng mô tả Zoho Expense là khó sử dụng và không trực quan.
Intuit QuickBooks
QuickBooks là một trong những nền tảng được sử dụng rộng rãi nhất để theo dõi chi phí kinh doanh, với khả năng theo dõi dòng tiền rõ ràng, tích hợp hữu ích, quét hóa đơn và các giải pháp tuân thủ thuế. Tuy nhiên, nó có mức giá cao hơn so với các nền tảng khác, và người dùng có thể gặp khó khăn khi làm việc trên các tính năng khác nhau như thẻ, phân tích và thanh toán.
Những yếu tố nào cần được xem xét khi lựa chọn phần mềm quản lý chi phí?
Việc đánh giá tất cả các công cụ theo dõi chi phí kinh doanh có thể gây choáng ngợp, đặc biệt khi so sánh với quy trình làm việc của chính doanh nghiệp bạn. Hãy cùng xem xét các tính năng quan trọng mà bạn nên lưu ý:
- Tính thân thiện với người dùng
- Khả năng tự động hóa
- Tích hợp phần mềm kế toán
- Tính tương thích của thẻ doanh nghiệp
- Truy cập di động
- Khả năng mở rộng
- Giá cả
- Bảo mật dữ liệu mạnh mẽ
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Quản lý chi tiêu với nền tảng ngân hàng doanh nghiệp Slash
Các doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn trong việc quản lý dữ liệu chi tiêu phân tán trên các thẻ tín dụng, hóa đơn và tài khoản ngân hàng. Slash là giải pháp tuyệt vời để tối ưu hóa quản lý chi tiêu, theo dõi chi tiêu theo thời gian thực và đảm bảo tuân thủ thuế.
Các công cụ phân loại chi phí của chúng tôi giúp các đội ngũ tự động phân loại giao dịch theo loại (ví dụ: du lịch, văn phòng phẩm, phần mềm), giúp dễ dàng theo dõi dòng tiền mà không cần phân loại thủ công. Điều này có thể dẫn đến việc quản lý sổ sách gọn gàng hơn, báo cáo thuế nhanh chóng hơn và hiểu rõ hơn về việc tuân thủ ngân sách. Bằng cách phân loại chi phí ngay từ nguồn, nền tảng của chúng tôi hỗ trợ khả năng theo dõi dòng tiền theo thời gian thực và đơn giản hóa việc đối chiếu với hệ thống kế toán.
Thẻ tín dụng doanh nghiệp của Slash là một phần của giải pháp quản lý chi tiêu của chúng tôi. Các tính năng kiểm soát chi tiêu chi tiết và thông tin thời gian thực trên nền tảng của chúng tôi cho phép bạn theo dõi chi tiêu thẻ và phát hiện các vấn đề tuân thủ tiềm ẩn hoặc giao dịch không được ủy quyền. Với giới hạn chi tiêu theo từng nhà cung cấp và các hạn chế phê duyệt, bạn không cần lo lắng về các giao dịch ra vào tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của mình.
Còn một điều nữa? Những thẻ này đi kèm với mức hoàn tiền lên đến 2%, mang lại giá trị hàng đầu trong ngành mỗi khi bạn hoặc đội ngũ của bạn thực hiện giao dịch mua sắm liên quan đến công việc.
Với nền tảng ngân hàng doanh nghiệp Slash, bạn không cần phải mất cả đêm để thu thập hóa đơn và nhập số liệu. Phần mềm quản lý chi phí của chúng tôi tự động hóa mọi thứ, giúp bạn tiết kiệm thời gian, vốn và giảm bớt nhiều áp lực không cần thiết.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm kế toán nào là tốt nhất để tích hợp với Slash?
Ứng dụng theo dõi chi phí kinh doanh Slash tương thích tốt với nhiều nền tảng kế toán, nhưng hai nền tảng mà chúng tôi thường khuyến nghị là Quickbooks và Xero. Với Quickbooks, bạn có thể xem chi tiết dữ liệu giao dịch, thiết lập đồng bộ hóa định kỳ với Quickbooks Online và sử dụng API Slash để chia sẻ dữ liệu thời gian thực giữa các nền tảng. Người dùng Xero có thể duy trì tài khoản luôn được cập nhật đầy đủ trong khi tự động hóa quản lý tiền mặt và tối ưu hóa vốn lưu động.
Quy định của Cục Thuế Liên bang (IRS) về hóa đơn chi phí là gì?
Theo quy định của Cục Thuế Liên bang (IRS), nhân viên phải nộp hóa đơn cho:
1. Bất kỳ chi phí nào vượt quá $75 mà bản chất của chi phí không rõ ràng trên hóa đơn điện tử.
2. Tất cả các hóa đơn lưu trú mà công ty thẻ tín dụng không cung cấp chi tiết điện tử của từng khoản chi phí cho thương nhân.
3. Bất kỳ chi phí nào do nhân viên thanh toán mà không sử dụng thẻ tín dụng của công ty.
Nhiều khoản thanh toán không kèm theo hóa đơn, như trong trường hợp theo dõi quãng đường, nhưng những khoản thanh toán có thể cung cấp hóa đơn nên được ghi chép lại.
Những nội dung nào cần được bao gồm trong báo cáo chi phí của bạn?
Một báo cáo chi phí đầy đủ nên bao gồm ngày mua hàng, loại chi phí, số tiền, nhà cung cấp, mục đích kinh doanh (lý do tại sao việc mua hàng là cần thiết) và hóa đơn hoặc tài liệu liên quan. Phân loại rõ ràng và tài liệu đầy đủ giúp đẩy nhanh quá trình hoàn trả chi phí và đảm bảo sổ sách kế toán tuân thủ quy định thuế.
