Các phần mềm theo dõi chi phí hàng đầu dành cho doanh nghiệp

Phần mềm theo dõi chi phí: Các công cụ tốt nhất và các giải pháp thông minh hơn cho doanh nghiệp

Theo dõi chi phí kinh doanh, đặc biệt là khi công ty của bạn còn non trẻ hoặc mới thành lập, có thể không seem like a big deal. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn bắt đầu phát triển và hoạt động trở nên phức tạp hơn, lượng chi phí và lịch sử tài chính mà bạn cần theo dõi có thể trở nên quá tải để tự quản lý. Từ hóa đơn đi lại, đăng ký phần mềm, hóa đơn của nhà cung cấp, khoản bồi thường cho nhân viên và nhiều hơn nữa, lượng thông tin mà đội ngũ của bạn cần tổ chức và giám sát có thể trở nên quá áp đảo.

Đó là lý do tại sao phần mềm theo dõi chi phí đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh hiện đại. Công cụ phù hợp có thể tự động nhập dữ liệu, phân loại giao dịch tự động và tạo báo cáo chỉ trong vài giây. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, điều này có nghĩa là ít thời gian dành cho giấy tờ hơn và nhiều thời gian hơn để phát triển.

Tuy nhiên, việc lựa chọn phần mềm quản lý chi phí phù hợp không đơn giản như việc lướt qua danh sách "Top 10". Nhiều nền tảng có thể cung cấp giao diện người dùng (UI) cồng kềnh hoặc yêu cầu bạn phải sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau cho thẻ tín dụng, thanh toán lại và tích hợp kế toán. Bạn cần giải pháp phù hợp với quy trình làm việc và thực tế của doanh nghiệp hiện đại, và việc biết rõ những tiêu chí cần tìm kiếm trước khi đăng ký có thể giúp bạn tránh được rắc rối khi triển khai phần mềm không lý tưởng.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích một số tính năng quan trọng cần tìm kiếm trong phần mềm theo dõi chi tiêu hiệu quả. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu một số lựa chọn hàng đầu của chúng tôi. Tóm lại, chúng tôi sẽ cho thấy tại sao Slash là lựa chọn hàng đầu trên thị trường hiện nay khi kết hợp thẻ tín dụng, thanh toán thời gian thực và dịch vụ ngân hàng với phần mềm theo dõi chi tiêu được phát triển bởi các chuyên gia.1 Thay vì yêu cầu bạn phải kết hợp nhiều dịch vụ khác nhau, Slash cho phép bạn quản lý tài chính tại một nơi duy nhất thông qua tích hợp với các công cụ quen thuộc như QuickBooks và phân tích tài chính tích hợp sẵn. Tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm:

Phần mềm theo dõi chi phí là gì và hoạt động như thế nào?

Phần mềm theo dõi chi phí có thể bao gồm các công cụ đa dạng nhằm giúp bạn quản lý, ghi chép, phân loại và báo cáo chi phí một cách hiệu quả hơn. Với các công cụ tự động hóa và phần mềm số hóa, quá trình này có thể tương tự như việc thuê một kế toán số, kết nối trực tiếp với thẻ tín dụng doanh nghiệp hoặc tài khoản ngân hàng của công ty để theo dõi và ghi chép chi phí. Đến mùa khai thuế, các công cụ theo dõi chi phí phù hợp có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc.

Dưới đây là cách theo dõi chi phí hoạt động với Slashh:

• Nhân viên của bạn thực hiện các giao dịch mua sắm bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp hoặc tài khoản ngân hàng liên kết.
• Phần mềm ghi lại các giao dịch đó.
• Các tích hợp kế toán có thể khớp các giao dịch với hóa đơn (sử dụng các tính năng như quét hóa đơn hoặc tải lên hình ảnh), và tự động phân loại chúng vào các danh mục chi phí phù hợp.
• Đồng bộ hóa với các nền tảng như QuickBooks, Xero hoặc NetSuite để đối chiếu thời gian thực.

Các hệ thống tốt nhất thực hiện điều này với gần như không cần nhập liệu thủ công. Chúng tự động lấy dữ liệu từ các nguồn thẻ của bạn, phát hiện các vấn đề tiềm ẩn về tuân thủ và tạo ra các báo cáo sẵn sàng để phê duyệt hoặc kiểm toán.

Slash đơn giản hóa quy trình này hơn nữa. Chi phí được tự động phân loại ngay khi phát sinh. Các giao dịch thẻ tín dụng doanh nghiệp, chi phí đi lại và chi phí kinh doanh đều đồng bộ với các công cụ kế toán như QuickBooks và Xero. Thay vì phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng theo dõi, bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan kết nối về dòng tiền của doanh nghiệp.

Các tính năng chính của phần mềm theo dõi chi phí

Khi so sánh các nền tảng theo dõi chi phí, một số tính năng quan trọng sẽ tạo ra sự khác biệt giữa quy trình làm việc thủ công và hệ thống tự động hóa thực sự:

• Tự động ghi nhận chi phíPhần mềm theo dõi có thể tự động ghi lại các giao dịch từ thẻ tín dụng doanh nghiệp và tài khoản ngân hàng, đồng thời cung cấp tính năng quét hóa đơn cho các chi phí tự chi trả. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi nhận đầy đủ.
• Phân loại thông minhCác công cụ hữu ích sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) hoặc tự động hóa dựa trên quy tắc để phân loại chi phí vào các danh mục chính xác như du lịch, bữa ăn, đăng ký dịch vụ, v.v., mà không cần sự can thiệp của nhân viên. Nhóm thẻ cũng có thể giúp bạn phân loại chi phí trước khi giao dịch diễn ra.
• Chức năng di độngCác ứng dụng theo dõi chi phí như QuickBooks cho phép nhân viên chụp ảnh hóa đơn, nộp báo cáo chi phí và nhận thanh toán trực tiếp từ điện thoại của họ.
• Tích hợp. Phần mềm của bạn có thể vượt ra ngoài một tính năng duy nhất, thay vào đó tích hợp mượt mà với phần mềm kế toán và hệ thống ERP hiện có của bạn, đồng bộ hóa với QuickBooks, Xero hoặc NetSuite. Sự tích hợp này đảm bảo các chi phí tự động xuất hiện trong báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán, giảm bớt công việc thủ công và nâng cao độ chính xác.

Các tính năng hữu ích khác bao gồm:

• Quy trình phê duyệt để tăng tốc tuân thủ và giám sát quản lý
• Hỗ trợ đa thực thể cho các doanh nghiệp hoạt động trên nhiều bộ phận hoặc chi nhánh.
• Các công cụ tuân thủ và thực thi chính sách giúp phát hiện các khoản chi tiêu bất thường.
• Theo dõi chi phí để có cái nhìn tổng quan về dòng tiền theo thời gian thực.
• Công cụ theo dõi và dự báo ngân sách

Tất cả các tính năng này giúp giảm bớt gánh nặng hành chính cho các đội ngũ tài chính; đối với nhiều công ty, chúng là yếu tố quyết định giữa việc phải vật lộn với bảng tính và hoạt động một cách rõ ràng.

Phần mềm theo dõi chi tiêu tốt nhất năm 2025

Hiện nay có nhiều công cụ theo dõi chi phí trên thị trường, nhưng không phải tất cả đều cung cấp khả năng kiểm soát toàn diện cần thiết để duy trì sự giám sát chi phí rõ ràng. Dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp một số lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp vào năm 2025:

Dấu gạch chéo

Hầu hết các công cụ theo dõi chi tiêu được thiết kế để quản lý giao dịch, chứ không phải hệ thống đằng sau chúng. Slash tái định nghĩa mô hình này bằng cách kết hợp quản lý chi tiêu, thẻ tín dụng doanh nghiệp, thanh toán thời gian thực và tích hợp kế toán vào một nền tảng kết nối duy nhất.

Bạn có thể phát hành thẻ, phê duyệt chi tiêu và theo dõi chi phí tự động, với mọi giao dịch được đồng bộ hóa trực tiếp vào hệ thống kế toán của bạn. Slash loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều ứng dụng bằng cách tích hợp chúng vào một giải pháp quản lý duy nhất trên một bảng điều khiển trực quan.

Điều đó có nghĩa là ít tích hợp hơn để duy trì, ít tác vụ thủ công hơn và có cái nhìn rõ ràng hơn về cách doanh nghiệp của bạn chi tiêu.

Expensify

Expensify là một tên tuổi nổi tiếng trong lĩnh vực theo dõi chi phí, cung cấp các công cụ mạnh mẽ cho việc báo cáo chi phí, quét hóa đơn và quản lý thanh toán. Ứng dụng này đơn giản, dễ sử dụng và tích hợp với các hệ thống kế toán lớn như QuickBooks, Xero và NetSuite.

Tuy nhiên, trong khi Expensify hoạt động hiệu quả cho các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân, các tổ chức lớn có thể thấy nó hạn chế khi quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp hoặc ngân sách đa đơn vị. Nền tảng này vẫn yêu cầu các hệ thống riêng biệt cho quản lý thẻ và thanh toán, điều này có thể tạo ra các bước thêm trong quy trình làm việc của bạn.

FreshBooks

Được biết đến trước tiên như một nền tảng phần mềm kế toán, FreshBooks còn cung cấp các tính năng theo dõi chi phí tích hợp sẵn, thu hút sự quan tâm của các freelancer và doanh nghiệp nhỏ. Các công cụ quét hóa đơn và quản lý hóa đơn của nó rất dễ sử dụng, và nó tích hợp mượt mà với tài khoản thẻ tín dụng và tài khoản ngân hàng để nhập dữ liệu tự động.

Nhược điểm? Phần mềm này phù hợp nhất cho các đội nhóm nhỏ. Các doanh nghiệp có nhiều bộ phận hoặc chi phí cao hơn có thể cần phần mềm quản lý mạnh mẽ hơn để đảm bảo tuân thủ và quy trình phê duyệt nhiều cấp.

Đường dốc

Ramp kết hợp thẻ tín dụng doanh nghiệp với hệ thống theo dõi chi tiêu tự động. Nền tảng này tập trung vào tự động hóa, cung cấp cho đội ngũ tài chính khả năng theo dõi chi tiêu theo thời gian thực trên các danh mục khác nhau. Nó đặc biệt phổ biến trong các startup và công ty công nghệ, những đơn vị coi trọng các công cụ tài chính ưu tiên tự động hóa.

Các tính năng của Ramp bao gồm phân loại tự động, kiểm soát phê duyệt và tích hợp kế toán. Tuy nhiên, một số người dùng có thể thấy các tùy chọn thưởng của nó hạn chế so với các tùy chọn hoàn tiền cao hơn.

Chi tiêu dao động

Được thiết kế dành cho các công ty đã sử dụng Rippling cho quản lý lương và nhân sự, Rippling Spend tích hợp theo dõi chi tiêu vào quy trình làm việc của bộ phận nhân sự và chương trình thẻ.

Đây là một lựa chọn tiện lợi nếu công ty của bạn đã sử dụng Rippling, nhưng không phải là lựa chọn lý tưởng khi sử dụng như một công cụ theo dõi chi phí kinh doanh độc lập.

Payhawk

Payhawk là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp vừa và lớn cần khả năng hoạt động toàn cầu. Nền tảng này hỗ trợ đa tiền tệ, thẻ tín dụng doanh nghiệp và báo cáo chi phí tự động, với tích hợp sâu rộng vào SAP Concur và NetSuite.

Sự tập trung vào doanh nghiệp và các doanh nghiệp lớn của Payhawk có nghĩa là một số tính năng toàn diện và chính sách giá của nó có thể không phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và startup.

Phần mềm theo dõi chi phí miễn phí so với trả phí: Những yếu tố cần xem xét

Giống như hầu hết các thứ khác, các công cụ miễn phí có thể rất hấp dẫn nhưng có thể không đáp ứng đầy đủ các tính năng mà bạn cần. Miễn phí thường là lựa chọn tuyệt vời cho các startup hoặc doanh nghiệp nhỏ, nhưng nó chỉ cung cấp các tính năng hạn chế, điều này cuối cùng buộc bạn phải thực hiện nhiều công việc thủ công hơn.

Phần mềm trả phí, mặt khác, có thể cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các phần mềm tiên tiến hơn, bao gồm tính năng tự động hóa, tích hợp tốt hơn, tuân thủ chính sách và dữ liệu thời gian thực, giúp bạn quản lý chi phí kinh doanh một cách chủ động. Mặc dù có chi phí ban đầu, nhưng thời gian và độ chính xác mà bạn đạt được có thể bù đắp cho chi phí đó.

Nhiều dịch vụ, như Slash, cung cấp cả phiên bản miễn phí và trả phí với các điều khoản rõ ràng cho từng gói dịch vụ. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng đúng. Một số nền tảng có thể bao gồm các chi phí ẩn, bao gồm phí xử lý lỗi, đồng bộ hóa hoặc trích xuất dữ liệu. Hãy xem xét các tùy chọn như Slash cho các giải pháp lâu dài, cung cấp giá cả minh bạch từ đầu và khả năng mở rộng với tự động hóa và các tính năng nâng cao. Hoặc bắt đầu với gói miễn phí vẫn cung cấp bộ công cụ mạnh mẽ để quản lý chi phí hiệu quả.

Cách chọn phần mềm theo dõi chi phí phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Việc lựa chọn phần mềm theo dõi phù hợp phụ thuộc vào cách thức hoạt động của công ty bạn và mức độ kiểm soát mà bạn cần. Dưới đây là một cách thực tế để thu hẹp phạm vi lựa chọn:

• Xác định quy mô và phạm vi hoạt động của bạn. Một doanh nhân độc lập không cần đến các công cụ cấp doanh nghiệp như SAP Concur, trong khi một startup đang phát triển nhanh có thể sẽ vượt qua giới hạn của một ứng dụng theo dõi chi phí đơn giản trong thời gian ngắn.
• Xác định các tính năng cần thiết. Xác định xem điều đó có nghĩa là quét hóa đơn, truy cập di động, báo cáo chi phí tự động, thẻ tín dụng hay các tính năng khác. Nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào việc đi công tác, hãy tìm kiếm các mô-đun quản lý du lịch và chi phí mạnh mẽ.
• Kiểm tra tích hợp. Đảm bảo công cụ tương thích với phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP hiện có của bạn, chẳng hạn như QuickBooks, Xero hoặc NetSuite.
• Đánh giá trải nghiệm người dùng. Nhân viên của bạn sẽ là những người sử dụng hệ thống này nhiều nhất, vì vậy tính dễ sử dụng là yếu tố quan trọng. Các hệ thống tốt nhất giúp việc báo cáo chi phí trở nên trực quan và được thiết kế với sự quan tâm đến nhu cầu thực tế của người dùng.
• Xem xét ROI và khả năng mở rộng. Các công cụ miễn phí có thể hoạt động tốt hiện tại, nhưng một giải pháp quản lý có khả năng mở rộng như Slash sẽ phát triển cùng với công ty của bạn. Tính năng tích hợp ngân hàng và thẻ doanh nghiệp giúp bạn tiết kiệm thời gian so với việc phải ghép nối nhiều hệ thống khác nhau sau này.

Slash đáp ứng tất cả các yêu cầu này: một nền tảng duy nhất tích hợp thanh toán, chi phí và báo cáo một cách tự động.

Tìm hiểu thêm về cách Slash có thể giúp doanh nghiệp của bạn theo dõi và quản lý chi phí, đóng sổ sách và nhiều hơn nữa tại slash.com.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao chủ doanh nghiệp nhỏ nên theo dõi chi phí của mình?

Theo dõi chi phí kinh doanh giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ dòng tiền, tuân thủ các quy định thuế và đưa ra quyết định tài chính tốt hơn. Với phần mềm theo dõi chi phí tự động như Slash expense tracking, bạn có thể duy trì hồ sơ chính xác mà không cần tốn thời gian nhập liệu thủ công.

Những xu hướng nào đang nổi lên trong lĩnh vực phần mềm theo dõi chi phí?

Tự động hóa là xu hướng hiện nay trong việc theo dõi chi phí. Các doanh nghiệp đang chuyển từ việc nhập liệu thủ công sang các hệ thống tích hợp ngân hàng, thanh toán thẻ và kế toán. Các công cụ như Slash dẫn đầu xu hướng này bằng cách kết hợp thanh toán thời gian thực, phân loại chi phí và phân tích trong một nền tảng quản lý duy nhất.