Phần mềm Quản lý Chi tiêu: Giải thích, Công cụ, Lợi ích và Các Lựa Chọn Tốt Nhất cho Năm 2026

Có bao giờ bạn cảm thấy như công ty của mình chỉ biết tiêu tiền không? Lương nhân viên, phí đăng ký, công cụ SaaS, hóa đơn của nhà cung cấp, tiền thuê mặt bằng, danh sách còn dài.

Tin vui là, bạn không đơn độc. Mọi doanh nghiệp, từ các đội ngũ nhỏ và startup giai đoạn đầu đến các tập đoàn toàn cầu, đều phải đối mặt với thách thức trong việc quản lý và cân bằng chi tiêu với sự phát triển của công ty. Tuy nhiên, giải pháp không đơn giản và không chỉ đơn thuần là cắt giảm chi phí ở đây đó; quản lý chi tiêu thông minh có thể có nghĩa là tích hợp các công cụ phần mềm giúp bạn duy trì sự giám sát, xác định các khu vực chi tiêu quá mức và đưa ra các quyết định tài chính thông minh hơn để thúc đẩy sự phát triển đó.

Phần mềm quản lý chi tiêu là xương sống kỹ thuật số cho doanh nghiệp của bạn, cung cấp các công cụ, tự động hóa và kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp. Mặc dù có hàng chục công cụ như vậy, ít nền tảng nào có thể kết hợp một bộ công cụ chuyên biệt, cân đối và phù hợp với ngành nghề của doanh nghiệp bạn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích các tùy chọn khác nhau, giúp bạn lựa chọn phần mềm quản lý chi tiêu như một công cụ giám sát có thể tích hợp và hoạt động cùng với hệ thống tài chính của doanh nghiệp.

Ít nhất, đó là trường hợp của Slash:

New Here?

Welcome to Slash Guides!

Slash is a neobank built on the belief that traditional banking makes no sense for modern businesses. We know because we work with our users to provide fast, global, and actually helpful finance solutions, encompassing everything from cards, banking,¹ accounting, treasury,⁶ crypto,⁴ and more.

At the heart of all we do is accessibility. Whether you’re a young entrepreneur, a non-U.S. business, a small team, or anything else, your growth goals shouldn’t be shunted by arbitrary barriers to financial tools. Our digital-first, cost-efficient, all-in-one mindset is all about getting you up and running with the tools you need to be successful, including putting together these guides to help you get started!

Tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý chi tiêu, bao gồm cách thức hoạt động, lợi ích chính và các lựa chọn hàng đầu như Slash, giúp bạn quản lý tài chính thông minh hơn, hiệu quả hơn và nhanh chóng hơn với các công cụ quản lý chi tiêu thống nhất, dựa trên đám mây.

Phần mềm Quản lý Chi tiêu là gì?

Phần mềm quản lý chi tiêu là các nền tảng và công cụ kỹ thuật số cung cấp khả năng giám sát, kiểm soát và tiềm năng tối ưu hóa chi tiêu kinh doanh.

Theo truyền thống, quản lý chi tiêu có thể trải rộng trên nhiều nền tảng khác nhau, từ bảng tính Excel đến sao kê thẻ tín dụng, hóa đơn đến biên lai giấy. Đối với kế toán viên hoặc đội ngũ tài chính của bạn, điều này có thể đồng nghĩa với việc phải dành rất nhiều thời gian cho công việc thủ công chỉ để tổ chức và quản lý chi tiêu. Các giải pháp hiện đại đã chuyển sang phần mềm quản lý chi tiêu dựa trên đám mây để cung cấp một nền tảng tập trung cho việc theo dõi và kiểm soát chi tiêu trên các lĩnh vực như chi phí, hoàn trả, phê duyệt, mua sắm, thanh toán và nhiều hơn nữa.

Đối với các đội ngũ tài chính, phần mềm quản lý chi tiêu giúp việc theo dõi dòng tiền của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Đối với kế toán và hoàn thuế, điều này là vô cùng quan trọng. Đối với phát triển kinh doanh, điều này có thể mang lại sự giám sát minh bạch hơn về tài chính, dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn và cắt giảm chi phí không cần thiết trước khi chúng tiêu tốn quá nhiều thời gian và tiền bạc của bạn. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về một số cách mà doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi từ các công cụ phần mềm quản lý chi tiêu:

Lợi ích chính của phần mềm quản lý chi tiêu

Các công cụ quản lý chi tiêu hiện đại đã phát triển vượt xa việc chỉ đơn thuần theo dõi chi phí. Thay vào đó, có rất nhiều trường hợp sử dụng và lợi ích của phần mềm quản lý chi tiêu tốt. Dưới đây là một số điểm nổi bật:

1. Tăng cường khả năng theo dõi chi phí của công ty

Ở mức cơ bản nhất, phần mềm quản lý chi tiêu có thể giúp bạn kiểm soát chi tiêu hiệu quả hơn, bao gồm khả năng theo dõi chi tiết về nơi, thời gian và cách thức chi tiêu của công ty. Với các nền tảng như Slash, việc theo dõi chi tiêu còn được mở rộng hơn nữa, với các tùy chọn tùy chỉnh cho phép bạn theo dõi chi tiêu theo thời gian thực theo từng danh mục, nhà cung cấp, liên hệ, nhân viên, bộ phận hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác mà bạn lựa chọn.

2. Tăng cường kiểm soát ngân sách

Phần mềm quản lý chi tiêu có thể cung cấp cho bạn các công cụ để quản lý chi tiêu trước khi nó xảy ra. Giới hạn thẻ tín dụng được cài đặt sẵn, quy trình phê duyệt và hạn chế theo danh mục có thể giúp đội ngũ của bạn duy trì kế hoạch và hạn chế chi tiêu không cần thiết hoặc không hợp lý trước khi nó xảy ra. Với Slash, bạn có thể phát hành thẻ ảo không giới hạn và thiết lập các quy tắc tùy chỉnh để hạn chế cách thức, mục đích và địa điểm mà nhân viên sử dụng quỹ công ty.

3. Giảm bớt công việc thủ công nhờ tự động hóa

Theo dõi chi phí tự động, đối chiếu, quét hóa đơn và nhiều tính năng khác có thể giúp giảm bớt công việc thủ công: không còn phải mất hàng giờ đồng hồ để sao chép các dòng từ hóa đơn giấy. Thay vào đó, các công cụ tự động hóa như OCR (Nhận dạng ký tự quang học) sẽ tự động quét và nhập dữ liệu giao dịch, giúp mùa thuế và kiểm toán trở nên dễ chịu hơn. Với phần mềm quản lý chi tiêu như Slash, bạn có thể truy cập tất cả các công cụ theo dõi chi tiêu và tự động đồng bộ với các công cụ kế toán tích hợp như QuickBooks và Xero, tạo ra một quy trình báo cáo tài chính thống nhất và tự động.

4. Nâng cao tuân thủ và trách nhiệm giải trình

Phần mềm quản lý chi tiêu có nghĩa là mọi khoản thanh toán, hoàn trả, giao dịch với nhà cung cấp và hơn thế nữa đều được tự động ghi lại trên nền tảng của bạn. Điều đó có nghĩa là quá trình kiểm toán của bạn đã được thực hiện và được cập nhật theo thời gian thực.

5. Có khả năng mở rộng để đáp ứng sự phát triển

Dù bạn mới bắt đầu, đang mở rộng quy mô với các thực thể hoặc tiền tệ mới, hay đang phát triển về quy mô hoạt động, hệ thống quản lý chi tiêu của bạn không nên hạn chế bạn. Thay vào đó, với các nền tảng như Slash cung cấp hỗ trợ đa thực thể, thanh toán toàn cầu và nhiều tính năng khác, phần mềm quản lý chi tiêu có thể đồng hành cùng sự phát triển của công ty bạn mà không bị tụt hậu, giúp bạn không bao giờ phải lo lắng về việc chuyển sang công cụ mới trong tương lai.

6. Tích hợp liền mạch

Các nền tảng hàng đầu tích hợp với hệ thống ERP, công cụ kế toán, tài khoản ngân hàng và nhiều hơn nữa. Các công cụ này cho phép bạn kết nối tất cả các công cụ của mình và quản lý chi tiêu thông minh tại một nơi duy nhất. Với Slash, bạn có thể tích hợp với Plaid, QuickBooks, Xero hoặc mở rộng hơn nữa với API của Slash và không bao giờ phải rời khỏi bảng điều khiển Slash của mình.

7. Thông tin thời gian thực

Với bảng điều khiển phân tích và dự báo, quản lý chi tiêu không chỉ đơn thuần là theo dõi chi tiêu mà còn là học hỏi từ nó. Với Slash Analytics, bạn có thể phân tích xu hướng chi tiêu theo danh mục, nhà cung cấp, thậm chí loại hình thanh toán, và nắm bắt tổng quan về xu hướng chi tiêu và thu nhập hàng năm, hàng tháng, hàng quý. Với các công cụ này, doanh nghiệp của bạn có thể xác định các lĩnh vực có thể tối ưu hóa hiệu quả và hạn chế chi tiêu quá mức.

Cách chọn phần mềm quản lý chi tiêu tốt nhất

Việc lựa chọn công cụ phù hợp phụ thuộc vào quy mô, cấu trúc và mục tiêu của công ty bạn. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét khi chọn phần mềm quản lý chi tiêu tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn:

1. Khả năng Quản lý Quy trình Mua hàng đến Thanh toán (P2P)

Quy trình mua hàng đến thanh toán bao gồm tất cả các bước từ xác định nhu cầu kinh doanh đến việc thanh toán cho nhà cung cấp hoặc đối tác. Nếu bạn là doanh nghiệp thương mại điện tử hoặc doanh nghiệp có chi tiêu cao thường xuyên mua hàng hóa và dịch vụ, hãy tìm phần mềm quản lý:

Đơn đặt hàng
Phê duyệt
Lập hóa đơn
Tự động hóa quản lý công nợ phải trả
Lịch thanh toán

Hệ thống P2P mạnh mẽ kết nối quy trình mua sắm và theo dõi chi phí, đảm bảo mọi giao dịch mua sắm đều được theo dõi chặt chẽ. Với Slash, tích hợp với hệ thống kế toán đồng thời phân tích chi tiết các giao dịch thanh toán cụ thể của nhà cung cấp, giúp việc giám sát P2P trở nên dễ dàng.

2. Tích hợp ERP và kế toán

Hệ thống ERP (Quản lý Nguồn lực Doanh nghiệp) của bạn là trung tâm điều hành chính của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý chi tiêu do đó cần tích hợp và kết nối trực tiếp với các công cụ ERP của bạn, đảm bảo dữ liệu được đồng bộ hóa giữa các bộ phận, đơn vị hoặc điểm mua hàng. Tích hợp với các công cụ kế toán như QuickBooks và Xero, cũng như tích hợp Plaid (có thể mở rộng đến tài khoản ngân hàng, cửa hàng trực tuyến và nhiều hơn nữa), cho phép Slash kết nối với toàn bộ hệ thống ERP của bạn mà không cần rời khỏi bảng điều khiển. Hoặc, nếu bạn đã có bảng điều khiển ưa thích, chỉ cần tích hợp với API của Slash. Hãy tìm các công cụ có thể kết nối với hệ thống của bạn.

3. Công cụ lập hóa đơn và đối chiếu

Nếu bạn có nhu cầu về hóa đơn và đối chiếu, điều mà rất có thể bạn đang gặp phải, hãy đảm bảo rằng phần mềm quản lý chi tiêu mà bạn chọn có thể đáp ứng những nhu cầu đó, thay vì bắt bạn phải điều chỉnh để phù hợp với chúng. Slash Accounting có thể cung cấp tính năng thu thập hóa đơn tự động bằng AI và OCR, đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng, tự động phát hiện sai sót và theo dõi AP và AR từ một bảng điều khiển duy nhất. Hãy đảm bảo phần mềm của bạn có thể kết nối với các công cụ khác của bạn.

4. Mức độ kiểm soát

Xem xét ai cần quyền truy cập và mức độ chi tiết của quyền hạn mà bạn muốn thiết lập. Bạn có thể đặt giới hạn chi tiêu theo vai trò hoặc nhà cung cấp không? Bạn có thể hạn chế giao dịch theo mã danh mục thương nhân (MCC) không? Các công cụ như Slash cho phép bạn thiết lập quy trình phê duyệt tùy chỉnh, đảm bảo đội ngũ của bạn có thể theo dõi và quản lý chi tiêu trước khi giao dịch diễn ra.

5. Sử dụng toàn cầu so với sử dụng trong nước

Nếu bạn làm việc với các nhà cung cấp quốc tế, hãy ưu tiên các nền tảng hỗ trợ thanh toán đa tiền tệ, thanh toán xuyên biên giới hoặc thậm chí giao dịch bằng stablecoin (Slash hỗ trợ USDC, USDT và USDSL). Điều này giúp tránh các khoản phí ngoại hối truyền thống và duy trì chi tiêu toàn cầu của bạn một cách nhất quán.

6. Dịch vụ ngân hàng và thẻ

Nếu bạn đang quản lý chi tiêu, tại sao không tận dụng các dịch vụ ngân hàng thông minh? Các nền tảng như Slash kết hợp ngân hàng, thẻ và kế toán, nghĩa là mọi giao dịch sẽ tự động được đối chiếu với bảng cân đối kế toán của bạn.

Các phần mềm quản lý chi tiêu hàng đầu cho năm 2026

Không thiếu các nền tảng trong lĩnh vực này, nhưng chúng thường được chia thành hai loại:

Nền tảng ngân hàng theo chiều dọc. Kết hợp dịch vụ ngân hàng doanh nghiệp và quản lý chi tiêu.
Phần mềm quản lý chi tiêu chuyên dụng. Tập trung hoàn toàn vào việc theo dõi chi tiêu.

Hãy cùng xem các nhà lãnh đạo trong từng hạng mục:

Ngân hàng theo chiều dọc / Nền tảng quản lý ngân hàng và chi tiêu

Platform	Category	Core Strengths	Ideal For
Slash	Banking + Spend Management	Unified dashboard for banking, cards, ACH, wires, and stablecoins. Real-time analytics, 2% cashback, granular controls, and QuickBooks/Xero integrations.	Businesses that want an all-in-one financial stack.
Airbase	Spend Management + Accounting	Strong accounting automation and approval workflows. Integrates with major ERP systems.	Startups needing U.S. banking.
Mercury	Banking Platform	Digital-first banking with spend analytics and FDIC coverage up to $5M.	Finance-heavy teams managing complex approval chains.

Nền tảng quản lý chi tiêu/chi phí chuyên dụng

Platform	Category	Core Strengths	Ideal For
Spendesk	Spend Management	Expense reporting, budgets, approvals, and employee reimbursement automation.	European SMBs.
Procurify	Procurement Software	Strong procure-to-pay visibility, invoice matching, and vendor management.	Teams focused on purchasing workflows.
Expensify	Expense Management	Expense reports, receipt capture, and mobile-first tracking.	Small teams and freelancers.

Tại sao Slash là giải pháp quản lý chi tiêu thông minh hơn

Slash vượt xa phần mềm quản lý chi tiêu thông thường, tích hợp tất cả các thành phần của hệ thống tài chính của bạn từ thẻ tín dụng, ngân hàng đa thực thể và nhiều hơn nữa. Dưới đây là một số điểm nổi bật:

Ngân hàng tích hợp + Quản lý chi tiêu. Slash không chỉ là một ứng dụng theo dõi chi tiêu, mà còn là một hệ thống quản lý tài chính toàn diện. Với Slash, bạn có thể quản lý tài khoản thanh toán, chuyển khoản ACH và chuyển khoản điện tử, cũng như thanh toán quốc tế ngay bên cạnh thẻ tín dụng doanh nghiệp, phân tích chi tiêu hoặc kế toán.
Thẻ doanh nghiệp với tính năng kiểm soát thời gian thực. Phát hành thẻ ảo không giới hạn (hoặc thẻ vật lý nếu bạn muốn), mỗi thẻ đều có các quyền kiểm soát chi tiết:
- Hạn chế theo nhà cung cấp, danh mục hoặc quốc gia
- Phân loại thẻ theo nhóm theo bộ phận hoặc dự án
- Đặt giới hạn cho từng giao dịch hoặc giới hạn hàng tháng.
- Nhận thông báo thời gian thực cho mỗi lần vuốt.
- Ngoài ra, bạn sẽ nhận được hoàn tiền lên đến 2% trên tổng chi tiêu của mình.
Các công cụ phân tích và bảng điều khiển tích hợp sẵn. Tính năng Phân tích của Slash cho phép phân tích chi tiêu theo từng nhà cung cấp, liên hệ hoặc nhóm thẻ. Bạn có thể đào sâu vào các điểm dữ liệu, xác định xu hướng và thực hiện các biện pháp cải thiện hiệu quả ở những khu vực kém hiệu quả.
Các tích hợp thực sự hoạt động. Đồng bộ trực tiếp với QuickBooks, Xero và Plaid để quản lý sổ sách kế toán một cách liền mạch. Với API của Slash, bạn thậm chí có thể tự động hóa việc phát hành thẻ, thông báo và xuất dữ liệu.
Các phương thức thanh toán toàn cầu. Cần thanh toán cho nhà cung cấp tại Tokyo hoặc Berlin? Slash hỗ trợ giao dịch đa tiền tệ, bao gồm các loại tiền điện tử ổn định (USDC, USDT và USDSL), giúp doanh nghiệp tránh các khoản phí ngoại hối quá cao và hoàn tất giao dịch nhanh chóng.
Hỗ trợ nhiều thực thể. Quản lý nhiều mã số thuế doanh nghiệp (EIN) hoặc chi nhánh? Bảng điều khiển đa thực thể của Slash cho phép bạn chuyển đổi giữa chúng ngay lập tức — với mức bảo hiểm FDIC lên đến $200 triệu được phân bổ cho các thực thể.
Hỗ trợ khách hàng trực tiếp. Slash không ẩn sau một chatbot AI. Thay vào đó, chúng tôi cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/7 bởi các thành viên chuyên gia trong đội ngũ của chúng tôi.

Tương lai của Quản lý chi tiêu

Thế hệ tiếp theo của các công cụ quản lý chi tiêu sẽ không tách biệt "ngân hàng" và "quản lý", mà sẽ tích hợp chúng lại với nhau, cung cấp cho doanh nghiệp của bạn tất cả các công cụ, khả năng theo dõi và giám sát cần thiết để đưa ra các quyết định thông minh và có căn cứ.

Tại Slash, chúng tôi đang xây dựng một nền tảng tài chính vượt ra ngoài các giao dịch thông thường để cung cấp thông tin thời gian thực, khả năng kiểm soát và các công cụ cần thiết giúp bạn phát triển thành công.

Tìm hiểu thêm tại slash.com.

Câu hỏi thường gặp

Các danh mục chi tiêu kinh doanh phổ biến là gì?

Các danh mục chi tiêu kinh doanh phổ biến bao gồm văn phòng phẩm, đăng ký dịch vụ SaaS, lương thưởng, du lịch, tiếp thị và thanh toán cho nhà cung cấp. Các danh mục khác có thể phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn.

Sự khác biệt giữa quản lý chi phí và quản lý chi tiêu là gì?

Quản lý chi phí theo dõi chi phí của doanh nghiệp và nhân viên, trong khi quản lý chi tiêu bao quát toàn bộ chi tiêu của công ty, bao gồm chi phí nhà cung cấp, mua sắm và chi phí hoạt động.

Ví dụ về quản lý chi tiêu trong thực tế là gì?

Một quản lý marketing phát hành thẻ Slash cho chi tiêu chiến dịch, giới hạn cho các nhà cung cấp cụ thể như Adobe. Khi thành viên marketing thực hiện giao dịch, thông tin này sẽ hiển thị trên bảng điều khiển của bạn, có thể xem trong phân tích (cùng với các giao dịch khác của bạn) và đồng bộ với hệ thống kế toán chỉ với một cú nhấp chuột.

Khám phá cùng Trí tuệ nhân tạo