Theo dõi chi phí kinh doanh: Công cụ và mẹo cho chủ doanh nghiệp nhỏ
Theo dõi chi phí kinh doanh giống như mở một cánh cửa để hiểu cách công ty của bạn hoạt động, dòng tiền chảy đi đâu và những khoản đầu tư nào mang lại sự tăng trưởng lớn nhất. Tuy nhiên, việc quản lý chi phí một cách kém hiệu quả có thể khiến bạn bỏ lỡ những thông tin quý giá từ báo cáo chi phí, những thông tin này kể một câu chuyện sâu sắc hơn.
Khi doanh nghiệp phát triển và hoạt động kinh doanh trở nên phân tán hơn, việc theo dõi chi phí kinh doanh trở nên khó khăn hơn – và cũng quan trọng hơn. Đó là lý do tại sao, đối với chủ doanh nghiệp nhỏ và những người mới khởi nghiệp, việc thiết lập một hệ thống theo dõi chi phí hiệu quả là điều cần thiết. Hệ thống này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và ghi nhận những thông tin quan trọng trước khi chúng bị lạc trong biển tài liệu lưu trữ.
Nền tảng ngân hàng doanh nghiệp Slash có thể tự động phân loại chi phí và nhập liệu cho bạn, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.¹ Trước khi đi vào chi tiết, hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao việc theo dõi chi phí doanh nghiệp lại quan trọng, các chiến lược thực tiễn để tối ưu hóa quy trình, phần mềm hỗ trợ – và chi phí doanh nghiệp là gì.
Theo dõi chi phí cho doanh nghiệp nhỏ - Các khái niệm chính
Chi phí kinh doanh là các khoản thanh toán mà bạn thực hiện để mua sắm nguyên vật liệu, thuê nhân viên và đội ngũ, cũng như duy trì hoạt động của tổ chức. Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường lao vào hoạt động kinh doanh mà không có kế hoạch cụ thể thường phát hiện ra rằng, giữa các chi phí như điện nước, chi phí hàng hóa, thuê nhân viên, bảo hiểm và nhiều khoản khác, việc quản lý tài chính doanh nghiệp có thể nhanh chóng trở nên phức tạp và khó kiểm soát.
Theo dõi chi phí kinh doanh là một cách tuyệt vời để nắm rõ mọi thứ và tránh bị choáng ngợp. Ngoài ra, việc này còn mang lại nhiều lợi ích khác cho công ty của bạn:
Tối ưu hóa các khoản khấu trừ thuế
Hãy tiến hành nghiên cứu để xác định những chi phí kinh doanh nào của bạn có thể được khấu trừ thuế nhằm tiết kiệm thuế, vì Cục Thuế Liên bang (IRS) cho phép khấu trừ thuế nhiều hơn so với những gì bạn có thể mong đợi.
Phát hiện những thiếu sót
Dù đó là sự thay đổi trong mức phí bảo hiểm, việc sử dụng thẻ tín dụng công ty một cách đáng ngờ, hay một gói đăng ký mà bạn nghĩ là thanh toán một lần, việc xem xét kỹ lưỡng các báo cáo chi phí và hóa đơn có thể phát hiện ra một số khoản phí bất ngờ cần được giải quyết.
Dự báo chi phí trong tương lai
Biết được nguồn vốn được sử dụng vào đâu và tần suất các khoản thanh toán định kỳ diễn ra có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc dự đoán tương lai và xác định chi tiêu trong tương lai.
Nâng cao kế hoạch ngân sách
Mở rộng tầm nhìn sâu hơn về dòng tiền của công ty có thể giúp xác định các lĩnh vực có tiềm năng tiết kiệm chi phí, từ đó giúp bạn thiết lập một ngân sách thực tế hơn.
Tầm quan trọng của việc phân loại chi phí
Bước đầu tiên để truy cập những thông tin này là phát triển các danh mục chi phí, đây là các danh mục riêng biệt bao quát mọi khoản mua sắm, chi phí và phí liên quan đến hoạt động kinh doanh. Tổ chức của bạn có thể tạo ra rất nhiều danh mục chi phí, nhưng một số ví dụ phổ biến nhất bao gồm:
- Tiếp thị và quảng cáo
- Bảng lương
- Văn phòng phẩm (các loại)
- Dịch vụ công ích và tiền thuê nhà
- Gói đăng ký và giấy phép
- Phí ngân hàng và phí xử lý
Với sự đa dạng của các hạng mục chi phí tiềm năng mà công ty của bạn có thể cần, việc giải mã và phân loại hàng trăm hóa đơn thường trở nên nhàm chán. Đó là lý do tại sao phần mềm theo dõi chi phí của Slash tự động hóa việc nhập dữ liệu và phân loại giao dịch một cách tự động.
Làm thế nào để theo dõi chi phí cho một doanh nghiệp nhỏ?
Trước khi lập kế hoạch theo dõi chi phí kinh doanh, việc mở một tài khoản ngân hàng chuyên dụng cho doanh nghiệp là một quyết định thông minh. Không chỉ giúp tập trung dòng tiền vào một nơi duy nhất, mà nhiều tài khoản ngân hàng doanh nghiệp còn cung cấp các tính năng và lợi ích giúp bạn tận dụng tối đa nguồn vốn của mình.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên chọn thẻ tín dụng doanh nghiệp để tách biệt chi tiêu cá nhân và kinh doanh, đồng thời giúp việc theo dõi chi phí trở nên dễ dàng hơn. Slash cung cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp với các tính năng kiểm soát chi tiêu chi tiết, theo dõi chi phí tự động và khả năng cấp phát không giới hạn thẻ vật lý và thẻ ảo cho các thành viên trong đội ngũ. Bạn còn có thể nhận được lên đến 2% hoàn tiền trên tất cả chi tiêu kinh doanh, giúp bạn tiết kiệm vốn và tái đầu tư khi cần thiết.
Bước tiếp theo là thiết lập quy trình phê duyệt chi phí. Các công ty có nhiều thẻ tín dụng doanh nghiệp thuộc sở hữu của các nhân viên khác nhau thường gặp khó khăn trong việc theo dõi các giao dịch. Quy trình phê duyệt chi phí bao gồm việc xác minh hóa đơn và nhận sự đồng ý từ hơn một người trước khi xác nhận hoàn toàn một giao dịch mua hàng. Đây là cách thông minh để kiểm soát chi tiêu đồng thời có thêm cái nhìn rõ ràng về các hạng mục chi phí cụ thể.
Cuối cùng, cách tốt nhất để theo dõi chi tiêu là sử dụng phần mềm chuyên dụng. Trong quá khứ, kế toán viên phải ngồi xuống và lọc qua các hóa đơn, biên lai và các tài liệu khác để ghi chép và phân loại chi phí một cách thủ công. Chúng ta đã vượt qua giai đoạn đó từ lâu. Ngày nay, có nhiều giải pháp tự động hóa việc theo dõi chi tiêu, vừa nhanh chóng vừa chính xác hơn bất kỳ phương pháp nào khác.
Tại sao tự động hóa là cách tốt nhất để theo dõi chi phí kinh doanh
Tự động hóa việc theo dõi chi phí kinh doanh không chỉ là phương pháp "dễ dàng". Đúng vậy, nó là như vậy – nhưng còn nhiều lợi ích khác nữa. Tự động hóa có thể mang lại các lợi ích sau:
- Ít sai sót hơnPhương pháp theo dõi chi phí thủ công, do con người thực hiện, dễ dẫn đến sai sót, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng quy mô và hóa đơn bắt đầu tích tụ. Việc tự động thu thập thông tin giao dịch và đồng bộ hóa với hệ thống kế toán giúp giảm thiểu tối đa những sai sót này.
- Các biện pháp kiểm soát tuân thủ chặt chẽ hơnTuân thủ thuế là ưu tiên hàng đầu đối với kế toán viên. Khi phần mềm của bạn tự động hóa việc nhập liệu, bạn sẽ không còn phải lo lắng về lỗi đánh máy hay sai sót khi đối chiếu, những điều có thể dẫn đến tờ khai thuế không tuân thủ. Bạn cũng có thể duy trì tính nhất quán trong báo cáo thuế suốt cả năm – điều đó có nghĩa là không còn phải chờ đến mùa thuế để gom góp mọi thứ lại.
- Các biện pháp bảo mật được nâng caoDữ liệu tài chính của công ty bạn cần được bảo vệ an toàn tuyệt đối mọi lúc. Hầu hết các hệ thống tự động đều cung cấp các biện pháp kiểm soát truy cập an toàn và phương thức mã hóa tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu, giúp bảo vệ thông tin quan trọng nhất của bạn.
- Được thiết kế để mở rộng quy môKhông giống như kế toán truyền thống phải làm việc thâu đêm khi công ty phát triển, phần mềm theo dõi chi phí có thể xử lý 10 hóa đơn một cách dễ dàng như khi xử lý 1.000 hóa đơn. Các nền tảng hỗ trợ nhập liệu tức thì và thẻ ảo không giới hạn cho phép mở rộng quy mô nhanh chóng mà không cần điều chỉnh phức tạp.
- Hiệu quả hoạt động cao hơnCuối cùng, và có lẽ quan trọng nhất, tự động hóa giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Điều này cho phép bạn hành động linh hoạt hơn, tái phân bổ nguồn lực và thậm chí thư giãn một chút.
Dễ dàng nhận thấy việc áp dụng phần mềm theo dõi chi phí có thể mang lại lợi thế cho chủ doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, bây giờ khi bạn đã hiểu rõ tầm quan trọng của phần mềm này, đã đến lúc lựa chọn phần mềm phù hợp nhất cho công ty của bạn.
Phần mềm nào là tốt nhất để theo dõi chi phí kinh doanh?
Các công cụ theo dõi chi phí có thể được tìm thấy trên nhiều phần mềm kế toán và nền tảng tài chính khác nhau, nhưng chúng thường không phải là giải pháp phù hợp cho mọi trường hợp. Khi lựa chọn giải pháp để theo dõi chi phí kinh doanh, bạn cần xem xét quy mô công ty, ngân sách và các trường hợp sử dụng phổ biến.
Dưới đây là một số lựa chọn hàng đầu của chúng tôi về phần mềm theo dõi chi phí cho năm 2026:
Dấu gạch chéo
Nền tảng ngân hàng doanh nghiệp Slash cung cấp cho doanh nghiệp một giải pháp mạnh mẽ và tích hợp để phân loại và quản lý chi tiêu. Không chỉ hỗ trợ nhập liệu tự động và phân loại chi phí, phần mềm của chúng tôi còn cho phép bạn theo dõi các giao dịch ACH, chuyển khoản và thanh toán tiền điện tử theo thời gian thực.⁴ Bạn có thể phát hành thẻ, phê duyệt chi tiêu và theo dõi chi phí tự động trên một bảng điều khiển tổng hợp duy nhất.
Ngay cả khi các ứng dụng kế toán và quản lý chi phí được tích hợp mượt mà, việc làm việc trên một nhóm các ứng dụng như vậy vẫn có thể gây phiền toái. Nhờ giải pháp quản lý duy nhất và bảng điều khiển trực quan, Slash loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều công cụ khác nhau.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Freshbooks
Mặc dù thường được sử dụng như một hệ thống kế toán, FreshBooks cũng cung cấp các tính năng theo dõi chi phí tích hợp sẵn, phù hợp một cách tự nhiên cho các doanh nghiệp nhỏ và những người mới khởi nghiệp. Nó đồng bộ hóa với thẻ tín dụng và tài khoản ngân hàng của bạn để nhập dữ liệu tự động, và sự kết hợp giữa công cụ quét hóa đơn và quản lý hóa đơn giúp việc theo dõi chi phí trở nên thuận tiện hơn.
Tuy nhiên, một số người có thể gọi Freshbooks là "phần mềm dành cho người mới bắt đầu", vì nó phù hợp hơn với các đội nhóm nhỏ, thay vì các tổ chức có nhiều bộ phận phải xử lý các báo cáo chi phí phức tạp đồng thời đảm bảo tuân thủ thuế.
Expensify
Với các công cụ như quét hóa đơn và quản lý hoàn trả, Expensify là một lựa chọn khác cho việc theo dõi chi phí. Nó cũng tích hợp với các nền tảng kế toán như Xero và Netsuite, có nghĩa là đây là giải pháp "cắm và chạy" cho một số tổ chức đã cam kết sử dụng phần mềm hiện tại của họ.
Tương tự như Freshbooks, các công ty lớn không phải lúc nào cũng là lựa chọn phù hợp nhất cho Expensify. Đặc biệt, các tổ chức sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp có thể gặp khó khăn do nền tảng này vẫn yêu cầu các hệ thống riêng biệt cho quản lý thẻ và thanh toán.
Intuit QuickBooks
QuickBooks là một trong những phần mềm kế toán được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay, nhờ vào khả năng mạnh mẽ và tính linh hoạt của nó. Một trong những tính năng nổi bật của QuickBooks là khả năng tích hợp linh hoạt – QuickBooks có thể tích hợp với dữ liệu từ hàng chục dịch vụ ngân hàng và tương thích với nhiều công cụ tài chính khác nhau.
Sự thành công của Quickbooks có thể thay đổi tùy theo từng trường hợp, vì các tổ chức có thể sử dụng nó cho các mục đích khác nhau và kết hợp với nhiều ứng dụng của bên thứ ba. Vấn đề có thể phát sinh khi các nền tảng này hoạt động trong các hệ thống độc lập, dẫn đến việc kế toán viên phải theo dõi thẻ tín dụng trong một hệ thống, phân tích dữ liệu trong một hệ thống khác và quản lý thanh toán trong một hệ thống thứ ba. May mắn thay, Quickbooks tích hợp với hệ thống theo dõi chi phí của bạn trên Slash, giúp bạn dễ dàng đồng bộ hóa chi phí và luôn cập nhật tình hình kế toán của mình.
Xem cách theo dõi chi phí dễ dàng như thế nào với Slash
Cả doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn đều có thể hưởng lợi từ các công cụ theo dõi chi phí của Slash. Một trong những ưu điểm của nền tảng của chúng tôi là tính dễ sử dụng; nhân viên của bạn sẽ là những người sử dụng nó nhiều nhất, vì vậy tính dễ tiếp cận là rất quan trọng. Hãy cùng xem qua quy trình từng bước:
- Nhân viên của bạn thực hiện giao dịch mua hàng bằng thẻ tín dụng công ty hoặc thông qua tài khoản Slash liên kết, và phần mềm của chúng tôi sẽ ghi lại giao dịch đó.
- Phần mềm kế toán hiện tại của bạn có thể sử dụng các công cụ như máy quét hóa đơn để tự động phân loại hóa đơn vào các danh mục chi phí tương ứng khi chúng được nhập vào hệ thống.
- Với các biện pháp kiểm soát chi tiêu chi tiết, bạn có thể thiết lập các rào cản an toàn và đảm bảo các vấn đề tuân thủ tiềm ẩn được phát hiện ngay lập tức.
- Bạn cũng có thể tạo không giới hạn thẻ ảo và liên kết chúng với các danh mục chi tiêu khác nhau, cho phép bạn theo dõi bất kỳ loại giao dịch nào trên một màn hình duy nhất.
Sử dụng phần mềm theo dõi chi phí của chúng tôi giúp giảm thiểu rào cản, cung cấp cho các đội ngũ những thông tin hữu ích để đưa ra quyết định, và hỗ trợ chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định tài chính chủ động, giúp tiết kiệm vốn trong dài hạn. Với các giao dịch chuyển khoản trong nước miễn phí không giới hạn, theo dõi chi phí chi tiết, nhiều loại stablecoin và truy cập vào các tài khoản kho bạc có lãi suất cao lên đến 3,93% hàng năm, nền tảng Slash có thể chính là giải pháp bạn đang tìm kiếm để đưa doanh nghiệp nhỏ của mình lên một tầm cao mới.⁶
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể yêu cầu bồi thường những chi phí nào mà không cần hóa đơn?
Khi nộp thuế và yêu cầu khấu trừ thuế cho các chi phí kinh doanh, Cục Thuế Liên bang (IRS) thường yêu cầu cung cấp hóa đơn chi phí. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng áp dụng, vì một số giao dịch không đi kèm với hóa đơn tiện lợi có thể được ghi chép như các giao dịch mua sắm hàng ngày. Các chi phí kinh doanh như đóng góp từ thiện, chi phí phương tiện giao thông, thuế tự doanh, phí bảo hiểm y tế và đóng góp vào kế hoạch hưu trí là những chi phí không yêu cầu hóa đơn chi phí để được tính vào khấu trừ thuế.
Những sai lầm phổ biến trong việc phân loại chi phí của các công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) là gì?
Có một số sai sót nhỏ mà chủ doanh nghiệp nhỏ thường mắc phải khi phân loại các khoản chi phí kinh doanh. Ví dụ, bảo hiểm là một danh mục phổ biến, nhưng điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bảo hiểm y tế cho nhân viên không được ghi chép chung với các loại bảo hiểm của công ty như bảo hiểm tài sản.
Các sai sót kế toán tiềm ẩn khác bao gồm bỏ qua các khoản mua sắm vật tư văn phòng nhỏ lẻ, gộp các khoản thanh toán cho nhân viên hợp đồng với lương của nhân viên chính thức, và quên theo dõi chi phí tuyển dụng hoàn toàn.
