Chi phí của Công ty TNHH 101: Cách tối đa hóa các khoản khấu trừ cho doanh nghiệp của bạn
Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) là mô hình kinh doanh phổ biến cho các chủ sở hữu muốn có sự bảo vệ pháp lý mà không cần đến các thủ tục phức tạp. Mô hình này kết hợp các biện pháp bảo vệ pháp lý theo kiểu công ty cổ phần với chế độ thuế chuyển tiếp. Việc tuân thủ các yêu cầu khai thuế của Cục Thuế Liên bang (IRS) có thể phức tạp, vì vậy hướng dẫn này nhằm làm rõ cách thức hoạt động của thuế và các khoản khấu trừ đối với thành viên của LLC.
Mặc dù các công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) được thành lập ở cấp bang, nhưng thuế liên bang và các khoản khấu trừ của chúng được quản lý bởi Cục Thuế Liên bang (IRS). IRS cho phép chủ doanh nghiệp khấu trừ nhiều chi phí cần thiết để vận hành công ty. Các khoản khấu trừ này làm giảm số tiền thu nhập mà LLC phải chịu thuế và có thể áp dụng cho các chi phí hàng ngày như tiền thuê, thiết bị, phần mềm, dịch vụ chuyên nghiệp và phúc lợi cho nhân viên. Hiểu rõ các chi phí nào đủ điều kiện và cách báo cáo chúng là điều cần thiết để tránh sai sót khi nộp thuế và trả thuế quá mức.
Bảng tóm tắt chi phí cho công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) này cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng và thực tiễn về các chi phí được khấu trừ và không được khấu trừ phổ biến, cùng với các quy tắc cơ bản xác định thời điểm và cách thức khấu trừ những chi phí đó. Bảng này được thiết kế để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của thuế LLC, xác định các khoản khấu trừ tiềm năng và tổ chức chi phí hiệu quả hơn vào thời điểm nộp thuế.
Hướng dẫn này được cung cấp với mục đích giáo dục. Thông tin được trình bày trong hướng dẫn này không nên được coi là tư vấn pháp lý hoặc thuế. Các quy định về thuế có thể thay đổi tùy thuộc vào cấu trúc kinh doanh, địa phương hoạt động và hoàn cảnh cá nhân của bạn. Để nhận được tư vấn cụ thể cho tình huống của bạn, hãy tham khảo ý kiến của một chuyên gia thuế hoặc kế toán có chứng chỉ.
Những điều quan trọng cần biết về cấu trúc kinh doanh của bạn
Trước khi yêu cầu khấu trừ thuế, điều quan trọng là phải hiểu rõ cấu trúc kinh doanh của bạn. Các yếu tố cơ bản sẽ quyết định cách chi phí kinh doanh của bạn được báo cáo, ai là người yêu cầu khấu trừ và mức độ giảm thiểu nghĩa vụ thuế của bạn.
Ở Hoa Kỳ, các doanh nghiệp được phân loại thành các cấu trúc pháp lý và thuế riêng biệt, mỗi cấu trúc có các quy định khác nhau về cách xử lý thu nhập và các khoản khấu trừ. Mặc dù nhiều công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) sử dụng chế độ thuế mặc định của Cục Thuế Liên bang (IRS), chủ sở hữu cũng có thể lựa chọn áp dụng chế độ thuế khác. Dưới đây là tóm tắt về cách hoạt động của từng cấu trúc:
- Doanh nghiệp cá thể: Một doanh nghiệp không có tư cách pháp nhân do một cá nhân sở hữu và điều hành. Thu nhập và chi phí của doanh nghiệp được kê khai trực tiếp trên tờ khai thuế thu nhập cá nhân của chủ sở hữu, và chính doanh nghiệp đó không phải nộp thuế thu nhập liên bang.
- Hợp tác: Phân loại thuế mặc định cho một công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) có hai hoặc nhiều thành viên không lựa chọn chế độ thuế doanh nghiệp. Công ty hợp danh không phải nộp thuế thu nhập liên bang; thay vào đó, lợi nhuận, lỗ và các khoản khấu trừ được chuyển qua cho các thành viên và được báo cáo trên tờ khai thuế cá nhân của họ theo thỏa thuận hoạt động.
- Công ty cổ phần S: Một doanh nghiệp lựa chọn chế độ thuế chuyển tiếp trong khi hoạt động theo quy định của công ty. Thu nhập, lỗ, khoản khấu trừ và tín dụng thuế được chuyển trực tiếp cho các cổ đông, nhưng chủ sở hữu làm việc cho công ty phải được trả một mức lương hợp lý và phải chịu thuế thu nhập cá nhân. Các công ty S bị giới hạn ở 100 cổ đông và không được phép niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán.
- Công ty cổ phần: Một pháp nhân được đánh thuế riêng biệt. Công ty phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp liên bang, và cổ đông phải nộp thuế lần nữa trên cổ tức, một cấu trúc thường được gọi là đánh thuế hai lần. Đây là cấu trúc kinh doanh duy nhất tại Hoa Kỳ phải chịu thuế thu nhập liên bang ở cấp độ pháp nhân.
Nếu một công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) không muốn chấp nhận phân loại thuế mặc định của mình, công ty có thể lựa chọn một chế độ thuế khác bằng cách nộp Mẫu 8832 (để lựa chọn chế độ thuế của công ty cổ phần) hoặc Mẫu 2553 (để lựa chọn trạng thái công ty cổ phần S).
Công ty TNHH một thành viên so với Công ty TNHH nhiều thành viên
Các công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) có một thành viên được coi là thực thể không chịu thuế theo mặc định, nghĩa là chính LLC không phải nộp thuế thu nhập liên bang. Thu nhập và các khoản khấu trừ của doanh nghiệp được báo cáo trực tiếp trên tờ khai thuế cá nhân của chủ sở hữu. Các LLC có nhiều thành viên thường được coi là hợp tác xã, với thu nhập và các khoản khấu trừ được chuyển qua cho các chủ sở hữu dựa trên thỏa thuận hoạt động. Trong cả hai trường hợp, LLC không phải nộp thuế thu nhập liên bang trừ khi nó chọn chế độ thuế doanh nghiệp.
Nhà sáng lập tự kinh doanh so với các công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) có nhân viên
Một công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) do một nhà sáng lập duy nhất điều hành có các vấn đề thuế khác với công ty có nhân viên. Chủ doanh nghiệp tự kinh doanh thường phải nộp thuế thu nhập cá nhân trên phần lợi nhuận kinh doanh của mình, và các khoản khấu trừ giúp giảm thu nhập chịu thuế được sử dụng để tính toán thuế đó.
Khi một công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) thuê nhân viên, các khoản khấu trừ bổ sung sẽ được áp dụng, bao gồm tiền lương, thuế lương của chủ sử dụng lao động và các phúc lợi cho nhân viên. Trong một số trường hợp, đặc biệt khi LLC chọn trạng thái công ty S, chủ sở hữu phải trả cho mình một mức lương hợp lý, điều này ảnh hưởng đến cách tính thuế lương và các khoản khấu trừ.
Lựa chọn phương pháp kế toán
Cách công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) của bạn ghi nhận thu nhập và chi phí sẽ quyết định thời điểm có thể khấu trừ các khoản chi phí. Đối với người nộp thuế theo phương pháp tiền mặt, chi phí được khấu trừ trong năm mà chi phí đó được thanh toán và thu nhập được ghi nhận khi thu nhập đó được nhận. Đối với người nộp thuế theo phương pháp dồn tích, chi phí được khấu trừ khi chi phí đó phát sinh và thu nhập được ghi nhận khi thu nhập đó được kiếm được, ngay cả khi việc thanh toán diễn ra sau đó. Lựa chọn này không ảnh hưởng đến các khoản chi phí có thể khấu trừ, nhưng nó có thể ảnh hưởng đáng kể đến thời điểm khấu trừ và kết quả thuế hàng năm.
See the ROI behind your spend
Use this calculator to understand impact, then manage and track it all in Slash.
Chi phí kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) là gì?
Theo Cục Thuế Liên bang Hoa Kỳ (IRS), chi phí kinh doanh được khấu trừ phải đáp ứng cả hai tiêu chí: thông thường và cần thiết. Chi phí thông thường là chi phí phổ biến và được chấp nhận trong ngành của bạn, trong khi chi phí cần thiết là chi phí hữu ích và phù hợp để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn. Đáp ứng cả hai tiêu chí này cho phép công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) khấu trừ chi phí và giảm thu nhập chịu thuế. Dưới đây là chi tiết thêm về các loại chi phí được IRS quy định:
Chi phí kinh doanh
Chi phí kinh doanh là các chi phí thường xuyên phát sinh trong quá trình hoạt động của một công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) và thường được khấu trừ trong năm mà chúng được thanh toán hoặc phát sinh. Các chi phí hoạt động này thường bao gồm tiền thuê, tiền điện nước, tiền lương, bảo hiểm, vật tư và dịch vụ chuyên nghiệp.
Trên thực tế, tiêu chuẩn "thông thường và cần thiết" phụ thuộc vào bối cảnh cụ thể. Chi phí không cần thiết phải là thiết yếu, nhưng phải có mục đích kinh doanh rõ ràng và hợp lý về mặt số tiền. Hơn nữa, những chi phí nào được coi là chi phí kinh doanh được khấu trừ có thể khác nhau tùy theo ngành nghề. Một số chi phí có thể được coi là thông thường và cần thiết trong một lĩnh vực nhưng lại được xem là quá cao trong lĩnh vực khác. Các ví dụ phổ biến bao gồm giấy phép hành nghề, thiết bị chuyên dụng, chi phí tuân thủ quy định và bảo hiểm đặc thù ngành.
Chi phí vốn
Chi phí vốn là các chi phí liên quan đến tài sản có tuổi thọ sử dụng vượt quá một năm, chẳng hạn như thiết bị, phương tiện vận tải, máy móc hoặc các cải tạo lớn về tài sản. Các chi phí này thường được khấu hao theo thời gian, tuy nhiên một số tài sản có thể được khấu trừ ngay lập tức theo Điều 179 hoặc quy định về khấu hao ưu đãi. Để biết thêm thông tin về khấu hao, vui lòng tham khảo Tài liệu 946 của Cục Thuế Liên bang (IRS).
Chi phí cá nhân
Chi phí cá nhân là các khoản chi liên quan đến cuộc sống cá nhân, nhu cầu gia đình hoặc các hoạt động không liên quan đến kinh doanh. Cục Thuế Liên bang (IRS) không cho phép khấu trừ chi phí cá nhân, ngay cả khi chúng gián tiếp hỗ trợ khả năng làm việc của bạn. Các khoản chi phục vụ cả mục đích cá nhân và kinh doanh phải được phân bổ, chỉ phần liên quan đến kinh doanh mới được khấu trừ. Việc không tách biệt chi phí cá nhân và kinh doanh là lý do phổ biến khiến các khoản khấu trừ bị từ chối trong quá trình kiểm toán.
Chi phí được khấu trừ của công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) là gì?
Chi phí được khấu trừ của LLC là các khoản chi phí mà Cục Thuế Liên bang (IRS) cho phép doanh nghiệp của bạn trừ vào thu nhập chịu thuế. Các khoản khấu trừ này làm giảm số tiền thu nhập mà LLC của bạn phải chịu thuế, nhưng không làm giảm số tiền thuế phải nộp theo tỷ lệ 1:1. Ví dụ, một khoản khấu trừ $1,000 sẽ làm giảm số tiền thu nhập chịu thuế, chứ không làm giảm số tiền thuế bạn phải nộp. Số tiền tiết kiệm thuế thực tế phụ thuộc vào tỷ lệ thuế của bạn và cách LLC của bạn được tính thuế.
Các danh mục dưới đây bao gồm nhiều khoản chi phí được khấu trừ phổ biến nhất. Tuy nhiên, các quy định và giới hạn cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào phân loại thuế của công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) và hoàn cảnh cụ thể của từng trường hợp:
Chi phí lương và nhân sự
Chi phí lương thưởng thường bao gồm tiền lương và tiền công của nhân viên, thuế lương do người sử dụng lao động chi trả, và các khoản bồi thường như tiền thưởng và hoa hồng. Việc phân biệt giữa nhân viên và người lao động tự do là rất quan trọng, vì họ tuân theo các quy định thuế và yêu cầu báo cáo khác nhau. Nhân viên được báo cáo bằng Mẫu W-2, trong khi người lao động tự do được báo cáo bằng Mẫu 1099-NEC. Việc phân loại sai lao động có thể dẫn đến các khoản phạt, thuế truy thu và các khoản khấu trừ không được chấp nhận.
Quyền lợi và phúc lợi cho nhân viên
Nhiều phúc lợi cho nhân viên được coi là chi phí kinh doanh được khấu trừ, bao gồm bảo hiểm y tế, đóng góp vào kế hoạch hưu trí và hỗ trợ giáo dục. Một số phúc lợi phụ khác cũng có thể được khấu trừ, chẳng hạn như bữa ăn do nhà tuyển dụng cung cấp, phúc lợi vận chuyển hoặc các chương trình chăm sóc sức khỏe.
Quy định áp dụng khác nhau đối với chủ sở hữu. Chủ sở hữu của các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (LLC) và các thành viên trong các công ty trách nhiệm hữu hạn nhiều thành viên (LLC) thường không được coi là nhân viên cho mục đích thuế, điều này có nghĩa là các lợi ích như bảo hiểm y tế và đóng góp hưu trí có thể được khấu trừ theo cách khác hoặc được báo cáo trên tờ khai thuế cá nhân của chủ sở hữu.
Chi phí khởi nghiệp
Cục Thuế Liên bang Hoa Kỳ (IRS) phân biệt chi phí khởi nghiệp với chi phí hoạt động thông thường. Chi phí khởi nghiệp là những chi phí phát sinh trước khi doanh nghiệp của bạn bắt đầu hoạt động, và có thể bao gồm nghiên cứu thị trường, phí luật sư để thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC), quảng cáo ban đầu hoặc chi phí đi lại trước khi khai trương.
Cục Thuế Liên bang Hoa Kỳ (IRS) cho phép các doanh nghiệp khấu trừ một phần giới hạn của chi phí khởi nghiệp trong năm đầu tiên hoạt động, với phần chi phí còn lại được khấu trừ dần theo thời gian thông qua phương pháp khấu hao, tức là phân bổ khoản khấu trừ thuế đều đặn trong nhiều năm. Sau khi doanh nghiệp đi vào hoạt động, các chi phí hoạt động thường xuyên thường được khấu trừ toàn bộ.
Tiền thuê, chi phí tiện ích và chi phí cơ sở vật chất
Chi phí liên quan đến không gian nơi doanh nghiệp của bạn hoạt động thường nằm trong số những khoản khấu trừ thuế lớn nhất. Tiền thuê văn phòng, phí thành viên coworking, kho bãi và cơ sở lưu trữ thường được khấu trừ, cũng như các dịch vụ tiện ích như điện, nước, internet và dịch vụ điện thoại được sử dụng cho mục đích kinh doanh.
Khi một không gian được sử dụng cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, chi phí phải được phân bổ dựa trên phần diện tích được sử dụng cho mục đích kinh doanh. Đáng chú ý, khoản khấu trừ văn phòng tại nhà có các yêu cầu bổ sung: không gian đó phải được sử dụng thường xuyên và độc quyền cho mục đích kinh doanh. Cả người thuê nhà và chủ nhà đều có thể đủ điều kiện để được khấu trừ văn phòng tại nhà, tuy nhiên, chủ nhà cũng có thể khấu trừ một phần lãi vay thế chấp, thuế tài sản và khấu hao.
Bảo hiểm doanh nghiệp
Nhiều loại bảo hiểm doanh nghiệp có thể được khấu trừ, bao gồm bảo hiểm trách nhiệm chung, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, bảo hiểm bồi thường cho người lao động và bảo hiểm an ninh mạng. Các chính sách này được coi là cần thiết để bảo vệ hoạt động kinh doanh. Bảo hiểm cá nhân, chẳng hạn như bảo hiểm nhân thọ mà chủ sở hữu là người thụ hưởng, thường không được khấu trừ. Bảo hiểm chủ nhà hoặc bảo hiểm người thuê nhà có thể được khấu trừ một phần nếu bạn có văn phòng tại nhà đáp ứng điều kiện, nhưng chỉ phần sử dụng cho mục đích kinh doanh mới được áp dụng.
Văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng
Cục Thuế Liên bang Hoa Kỳ (IRS) phân biệt giữa vật tư và thiết bị. Vật tư là những mặt hàng được tiêu thụ nhanh chóng, như giấy, mực in và dụng cụ nhỏ, và thường được khấu trừ trong năm mua. Thiết bị bao gồm các tài sản có tuổi thọ sử dụng trên một năm, như máy tính, đồ nội thất hoặc máy móc. Thiết bị thường được coi là chi phí vốn và khấu hao theo thời gian, nhưng doanh nghiệp có thể khấu trừ toàn bộ chi phí ngay lập tức theo Điều 179, tùy thuộc vào giới hạn hàng năm và quy định về điều kiện đủ tiêu chuẩn. Các mặt hàng công nghệ như laptop và điện thoại có thể đủ điều kiện để khấu trừ ngay lập tức, nhưng việc sử dụng chung cho mục đích cá nhân và kinh doanh đối với các mặt hàng này yêu cầu phân bổ.
Phí dịch vụ chuyên nghiệp
Các khoản phí trả cho dịch vụ pháp lý, kế toán và tư vấn thường được khấu trừ khi chúng liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của bạn. Điều này bao gồm các dịch vụ như kế toán, xử lý lương, chuẩn bị thuế và tuân thủ pháp lý. Đối với các dịch vụ có phần cá nhân và phần liên quan đến kinh doanh, chỉ phần liên quan đến kinh doanh mới được khấu trừ.
Chi phí không được khấu trừ của công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) là gì?
Không phải tất cả chi phí liên quan đến kinh doanh đều được khấu trừ thuế. Hiểu rõ những chi phí nào không được khấu trừ có thể giúp bạn tránh được sai sót khi nộp thuế, phạt tiền và khấu trừ quá mức:
- Chi tiêu cá nhân: Chi phí cá nhân không bao giờ được khấu trừ, ngay cả khi chúng gián tiếp hỗ trợ khả năng làm việc của bạn. Điều này bao gồm các chi phí liên quan đến chăm sóc trẻ em, quần áo cá nhân, thực phẩm, chi phí đi lại, du lịch không liên quan đến công việc và nhiều chi phí khác. Các chi phí kết hợp giữa mục đích cá nhân và kinh doanh phải được phân bổ, và chỉ phần liên quan đến kinh doanh mới được khấu trừ.
- Chi tiêu cho giải trí và vui chơi: Chi phí giải trí thông thường không được khấu trừ theo quy định hiện hành của Cục Thuế Liên bang Hoa Kỳ (IRS). Các bữa ăn kinh doanh có thể được khấu trừ một phần nếu đáp ứng các yêu cầu cụ thể, nhưng chi phí giải trí tự thân không được khấu trừ, ngay cả khi có sự tham gia của khách hàng hoặc nhân viên.
- Quà tặng liên quan đến kinh doanh: Quà tặng kinh doanh chỉ được khấu trừ tối đa $25 cho mỗi người nhận trong một năm. Bất kỳ số tiền nào vượt quá giới hạn này sẽ không được khấu trừ. Giới hạn này áp dụng cho mỗi người nhận, không phải cho mỗi món quà, và không bao gồm một số mặt hàng quảng cáo có giá trị nhỏ.
Các yếu tố thuế quan trọng đối với công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC)
Ngoài việc biết các khoản chi phí nào được khấu trừ, chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) cần nắm rõ một số quy định chung có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của họ:
Giảm trừ thu nhập kinh doanh hợp lệ
Giảm trừ QBI cho phép chủ sở hữu đủ điều kiện của các doanh nghiệp chuyển giao thu nhập được khấu trừ tối đa 20% thu nhập kinh doanh hợp lệ, thường được hiểu là thu nhập ròng từ hoạt động kinh doanh trong nước. Giảm trừ này được khai trên Mẫu 1040 và tính toán bằng Mẫu 8995 hoặc 8995-A, tùy thuộc vào mức thu nhập. Có các giới hạn áp dụng đối với người nộp thuế có thu nhập cao và một số doanh nghiệp dịch vụ.
Giảm trừ thuế thu nhập cá nhân cho người tự kinh doanh
Chủ sở hữu của các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (LLC) và các thành viên trong các công ty trách nhiệm hữu hạn nhiều thành viên (LLC) thường phải nộp thuế thu nhập cá nhân trên phần thu nhập ròng của doanh nghiệp mà họ nhận được. Mặc dù vẫn phải nộp toàn bộ thuế thu nhập cá nhân, Cục Thuế Liên bang (IRS) cho phép chủ sở hữu khấu trừ phần tương đương với thuế của người sử dụng lao động khi tính thu nhập ròng điều chỉnh trên tờ khai thuế cá nhân của họ. Các công ty LLC chọn được đánh thuế như các công ty cổ phần S (S corporations) tuân theo các quy tắc khác. Trong trường hợp này, chủ sở hữu phải nộp thuế lương trên tiền lương họ nhận được với tư cách là nhân viên, thay vì nộp thuế tự doanh trên toàn bộ lợi nhuận kinh doanh.
Quy định và giới hạn thuế theo từng bang
Chính sách thuế của các bang đối với các công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) có thể khác biệt đáng kể so với quy định của liên bang. Một số bang tuân thủ chặt chẽ các khoản khấu trừ thuế và phân loại của Cục Thuế Liên bang (IRS), trong khi các bang khác áp đặt các loại thuế bổ sung, giới hạn hoặc yêu cầu nộp hồ sơ. Những quy định này có thể bao gồm thuế nhượng quyền, thuế doanh thu, phí hàng năm tối thiểu hoặc các giới hạn cấp bang đối với một số khoản khấu trừ.
Cách khấu trừ chi phí của công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC)
Việc khấu trừ chi phí của công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) tuân theo một quy trình nhất quán, bất kể quy mô kinh doanh. Điểm quan trọng là phải xác định chính xác các chi phí đủ điều kiện, ghi chép đầy đủ và báo cáo chúng trên các mẫu đơn thuế phù hợp dựa trên cách thức LLC của bạn được đánh thuế. Dưới đây là giải thích chi tiết hơn về quy trình xác định và nộp hồ sơ:
1. Xác định các chi phí kinh doanh được khấu trừ.
Bắt đầu bằng cách xác định các chi phí thông thường và cần thiết cho hoạt động kinh doanh của bạn, đồng thời chú ý đến những gì là thông thường trong ngành cụ thể của bạn. Đồng thời, xác định các chi phí mang tính cá nhân. Đối với các chi phí hỗn hợp như văn phòng tại nhà, phương tiện giao thông, điện thoại hoặc máy tính, bạn phải tính toán phần được sử dụng cho mục đích kinh doanh và chỉ khấu trừ phần trăm đó. Việc tách biệt rõ ràng giữa mục đích kinh doanh và cá nhân là rất quan trọng, vì việc phân loại sai là nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc không được khấu trừ.
2. Theo dõi và ghi chép chi tiêu
Tất cả các chi phí được khấu trừ phải được chứng minh bằng các tài liệu như hóa đơn, biên lai, sao kê ngân hàng hoặc thẻ tín dụng, hoặc sổ theo dõi quãng đường. Cục Thuế Liên bang (IRS) thường yêu cầu các tài liệu ghi rõ số tiền, ngày tháng, mục đích kinh doanh và người nhận thanh toán cho từng chi phí. Sử dụng phần mềm quản lý tài chính như Slash có thể tự động hóa quy trình này bằng cách tập trung các giao dịch, đính kèm tài liệu và giảm thiểu sai sót trong việc theo dõi thủ công. Việc theo dõi liên tục và theo thời gian thực trong suốt năm sẽ giúp việc nộp thuế trở nên dễ dàng hơn đáng kể và giảm thiểu rủi ro bỏ sót các khoản khấu trừ.
3. Phân loại chi phí chính xác
Phân loại chi phí chính xác đảm bảo các khoản chi phí được báo cáo đúng vào các mục tương ứng trong tờ khai thuế của bạn. Hiện nay, nhiều hệ thống quản lý tài chính và phần mềm kế toán sử dụng các danh mục chi phí đã được điền sẵn, tuân thủ quy định thuế, được thiết kế để phù hợp với yêu cầu báo cáo của Cục Thuế Liên bang Hoa Kỳ (IRS). Ví dụ, tính năng phân loại chi phí của Slash cho phép xuất dữ liệu một cách gọn gàng vào QuickBooks, giúp tối ưu hóa quá trình kế toán và chuẩn bị tờ khai thuế.
Một số khoản khấu trừ thuế theo từng loại hình kinh doanh yêu cầu phải nộp thêm các biểu mẫu. Chủ doanh nghiệp cá nhân, đối tác kinh doanh và cổ đông của công ty cổ phần S có thể nộp Mẫu 3800 của IRS (Mẫu Tín dụng Kinh doanh Tổng quát - GBC) cùng với tờ khai thuế thu nhập cá nhân khi yêu cầu các khoản tín dụng kinh doanh đủ điều kiện. Mỗi loại tín dụng được báo cáo trên Mẫu 3800 đều có biểu mẫu hỗ trợ riêng; danh sách đầy đủ các khoản tín dụng kinh doanh tổng quát được khấu trừ có thể tìm thấy trong Phần 4 của Tài liệu 334 của IRS.
4. Khai báo chi phí kinh doanh trên các mẫu đơn thuế tương ứng.
Việc theo dõi tất cả các biểu mẫu cần thiết để báo cáo các khoản khấu trừ thuế một cách chính xác có thể gây áp lực lớn. Tuy nhiên, việc hiểu rõ cách mỗi biểu mẫu tương ứng với phân loại thuế của công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) của bạn sẽ giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn. Các biểu mẫu bạn có thể gặp phải khi nộp các khoản khấu trừ trong mùa thuế bao gồm:
- Phụ lục C (Mẫu 1040): Được sử dụng bởi các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (LLC) được đánh thuế như doanh nghiệp cá thể để báo cáo thu nhập kinh doanh và các khoản khấu trừ cùng với tờ khai thuế thu nhập cá nhân của chủ sở hữu.
- Mẫu 1065: Dùng để báo cáo thu nhập và các khoản khấu trừ cho các công ty trách nhiệm hữu hạn nhiều thành viên (LLC) được đánh thuế như các hợp tác xã.
- Mẫu 1120: Dùng để báo cáo thu nhập và các khoản khấu trừ cho các công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) được đánh thuế như các công ty cổ phần (C corps).
- Mẫu 1120-S: Dùng để báo cáo thu nhập và các khoản khấu trừ cho các công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) được đánh thuế như các công ty cổ phần S, với các khoản thu nhập được chuyển trực tiếp cho các cổ đông.
Mỗi biểu mẫu này bao gồm các mục chi phí cụ thể được tính vào việc xác định thu nhập chịu thuế.
5. Áp dụng khoản khấu trừ để giảm thu nhập chịu thuế.
Để đảm bảo các khoản khấu trừ thuế chính xác, bạn có thể kiểm tra tổng chi phí, xác nhận rằng việc phân bổ cho mục đích sử dụng hỗn hợp là hợp lý và xác minh rằng các số liệu báo cáo khớp với tài liệu chứng minh. Đối với hầu hết người nộp thuế tại Hoa Kỳ, hạn chót để nộp Mẫu 1040 cho năm tài chính trước là ngày 15 tháng 4. Hạn chót cho Mẫu 1120 cũng thường là ngày 15 tháng 4, trong khi hạn chót cho Mẫu 1065 là ngày 15 tháng 3. Cục Thuế Liên bang (IRS) cũng cho phép người nộp thuế yêu cầu gia hạn thêm sáu tháng.
Cách theo dõi và quản lý chi phí của công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC): 5 phương pháp tốt nhất
Tối ưu hóa tờ khai thuế là một trong những cách trực tiếp nhất để thu hồi tiền cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, tiết kiệm thuế hàng năm là khá nhỏ so với hiệu quả lâu dài và kiểm soát chi phí mà một hệ thống quản lý chi phí mạnh mẽ có thể mang lại. Các thực hành tốt nhất sau đây có thể giúp tối ưu hóa quy trình tài chính, đơn giản hóa mùa khai thuế và giảm chi phí hàng ngày của doanh nghiệp:
Thiết lập chính sách chi tiêu rõ ràng
Một trong những cách đơn giản nhất để tiết kiệm chi phí là xây dựng một văn hóa doanh nghiệp rõ ràng về việc chi tiêu. Việc soạn thảo một chính sách chi tiêu chi tiết với các quy định dành cho nhân viên cá nhân, các đội nhóm và ban lãnh đạo cấp cao nên là ưu tiên hàng đầu. Các hướng dẫn rõ ràng giúp ngăn chặn chi tiêu không cần thiết hoặc vi phạm quy định, tối ưu hóa quy trình phê duyệt và giảm thiểu thời gian dành cho việc tìm kiếm hóa đơn bị mất hoặc làm rõ các khoản chi tiêu sau khi đã thực hiện.
Giữ lại các hồ sơ chi tiết và nhất quán.
Ngoài hóa đơn và chứng từ, các doanh nghiệp có thể phải cung cấp thêm các tài liệu khác trong mùa khai thuế, chẳng hạn như sổ ghi chép quãng đường di chuyển, hồ sơ mua sắm tài sản và lịch khấu hao. Việc duy trì các hồ sơ nhất quán và có tổ chức suốt cả năm sẽ giúp việc tuân thủ quy định trở nên dễ dàng hơn và củng cố vị thế của bạn nếu các khoản khấu trừ bao giờ bị đặt câu hỏi.
Thanh toán bằng thẻ doanh nghiệp chuyên dụng
Sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp chuyên dụng giúp tách biệt chi tiêu cá nhân và chi tiêu kinh doanh, đồng thời đơn giản hóa việc theo dõi chi phí. Các thẻ tín dụng doanh nghiệp hiện đại cũng cho phép bộ phận tài chính áp dụng các biện pháp kiểm soát chi tiêu chi tiết để quản lý chi phí của nhân viên một cách hiệu quả.
Ví dụ, với thẻ Slash Visa Platinum, các doanh nghiệp có thể thiết lập giới hạn chi tiêu tùy chỉnh và tạo nhóm thẻ để áp dụng kiểm soát chi tiêu ở cấp độ đội ngũ.¹ Ngoài ra, thẻ Slash còn mang lại mức hoàn tiền lên đến 2% cho chi tiêu của công ty và cho phép phát hành không giới hạn thẻ ảo và thẻ vật lý, giúp dễ dàng cấp quyền truy cập vào quỹ cho nhân viên một cách nhanh chóng đồng thời duy trì khả năng theo dõi và kiểm soát.
Triển khai phần mềm theo dõi chi phí
Theo dõi chi tiêu thủ công tăng nguy cơ mất hóa đơn, phân loại giao dịch sai và ghi chép không nhất quán. Hệ thống theo dõi chi phí tập trung dữ liệu chi tiêu, giúp việc nộp thuế trở nên dễ dàng hơn và ít sai sót hơn. Slash hỗ trợ theo dõi chi phí bằng cách tự động thu thập dữ liệu giao dịch từ chi tiêu thẻ, tổ chức hóa đơn và chứng từ, cũng như ghi nhận các khoản thanh toán qua hệ thống ngân hàng và tiền điện tử. Thay vì phụ thuộc vào nhân viên nộp tài liệu sau khi sự việc xảy ra, chi phí được ghi nhận ngay khi phát sinh, giảm thiểu khoảng trống, vấn đề đối chiếu và việc dọn dẹp gấp rút vào thời điểm nộp thuế.
Thường xuyên tiến hành kiểm tra chi phí.
Tự động hóa giúp việc thực hiện các cuộc kiểm tra chi phí định kỳ và phân tích xu hướng chi tiêu theo thời gian trở nên dễ dàng hơn. Một cách để tối ưu hóa quy trình này là tích hợp Slash với QuickBooks, một nền tảng kế toán của bên thứ ba. Bằng cách nhập dữ liệu chi phí kinh doanh trực tiếp từ Slash vào QuickBooks, các doanh nghiệp có thể thực hiện đối chiếu, phân tích chi tiêu, khớp hóa đơn và đơn đặt hàng, cũng như chuẩn bị thuế một cách hiệu quả hơn. Các cuộc kiểm tra định kỳ giúp xác định cơ hội tiết kiệm chi phí, thực thi chính sách và duy trì tính minh bạch tài chính khi doanh nghiệp phát triển.
Tối ưu hóa tài chính của công ty TNHH với Slash
Không thể phủ nhận điều này: Thuế là một vấn đề phức tạp. Nhưng việc quản lý tài chính doanh nghiệp không nhất thiết phải phức tạp. Với các công cụ phù hợp, việc theo dõi chi phí, thanh toán và nộp thuế có thể trở nên đơn giản hơn.
Slash là nền tảng quản lý chi phí hiện đại được xây dựng với khả năng toàn diện của một ngân hàng thế kỷ 21. Bằng cách kết hợp hệ thống thanh toán quốc tế, chuyển khoản tiền điện tử, tích hợp kế toán và kiểm soát chi tiêu chi tiết, Slash giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động tài chính phức tạp mà không làm giảm tính linh hoạt hay khả năng theo dõi.
Đối với các nhà sáng lập quốc tế đang tìm hiểu về thuế Mỹ hoặc yêu cầu thành lập LLC, Slash cũng cung cấp Tài khoản USD Toàn cầu.³ Tài khoản này cho phép các doanh nghiệp quốc tế giữ, chuyển và nhận USD mà không cần tài khoản ngân hàng Mỹ hoặc LLC đã đăng ký tại Mỹ, giúp việc hoạt động toàn cầu trở nên dễ dàng hơn khi giao dịch bằng USD.
Dưới đây là một số cách khác mà Slash có thể hỗ trợ các hoạt động tài chính của doanh nghiệp bạn:
- Thẻ Visa Platinum Slash: Nhận hoàn tiền lên đến 2%, phát hành thẻ ảo và thẻ vật lý không giới hạn, và thiết lập giới hạn chi tiêu và kiểm soát tùy chỉnh. Tất cả giao dịch được ghi nhận tự động và theo dõi theo thời gian thực thông qua bảng điều khiển trung tâm, giúp đơn giản hóa việc đối chiếu và theo dõi chi phí.
- Tài khoản ảo và quản lý chi phí: Tạo tài khoản có thể tùy chỉnh để phân chia quỹ theo đội ngũ hoặc mục đích. Tự động ghi nhận chi tiết thanh toán, theo dõi dòng tiền theo thời gian thực, áp dụng chính sách chi tiêu tuân thủ quy định và đồng bộ giao dịch trực tiếp với QuickBooks để đơn giản hóa quy trình đóng sổ cuối tháng.
- Tài trợ vốn lưu động: Truy cập các gói tài chính được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp đang phát triển ngay trong tài khoản Slash của bạn.⁵ Rút vốn theo nhu cầu để hỗ trợ hoạt động kinh doanh hoặc mở rộng quy mô, với các kỳ hạn thanh toán linh hoạt 30, 60 hoặc 90 ngày phù hợp với chu kỳ dòng tiền của bạn.
- Trái phiếu kho bạc có lãi suất cao: Kiếm được lãi suất hàng năm lên đến 4% bằng cách gửi tiền nhàn rỗi vào các tài khoản tiền gửi thị trường tiền tệ được bảo đảm bởi BlackRock và Morgan Stanley.⁶
Slash giúp đơn giản hóa cách bạn quản lý các hoạt động tài chính của công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC). Tiết kiệm thời gian cho việc chuẩn bị thuế và dành nhiều thời gian hơn để phát triển doanh nghiệp của bạn. Tìm hiểu thêm tại slash.com Hôm nay.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể yêu cầu khấu trừ thuế nào mà không cần hóa đơn?
Ví dụ bao gồm:
- Chi phí văn phòng tại nhà
- Các khoản đóng góp vào kế hoạch hưu trí đủ điều kiện
- Phí bảo hiểm y tế
- Phần khấu trừ của thuế tự doanh
- Chi phí điện thoại di động (với phân bổ hợp lý)
- Các khoản đóng góp từ thiện
- Chi phí xe cộ hoặc quãng đường di chuyển được theo dõi bằng sổ ghi chép đồng thời.
Ngay cả khi không cần phải xuất trình hóa đơn, bạn vẫn nên giữ lại các tài liệu chứng minh cách tính toán số tiền và rằng chi phí đó liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Bạn có nhận lại toàn bộ số tiền từ các khoản khấu trừ thuế không?
Số. Các khoản khấu trừ thuế (deductions) làm giảm thu nhập chịu thuế của bạn, chứ không phải làm giảm số tiền thuế phải nộp theo tỷ lệ 1:1.
Hợp đồng điều hành có bắt buộc đối với một công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) không?
Một số bang yêu cầu các công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) phải có thỏa thuận điều hành, trong khi một số bang khác thì không. Ngay cả khi không bắt buộc về mặt pháp lý, việc có một thỏa thuận điều hành vẫn được khuyến khích mạnh mẽ vì nó xác định quyền sở hữu, cấu trúc quản lý, phân chia lợi nhuận và các quy tắc ra quyết định.
Khi nào tôi có thể khấu trừ chi phí kinh doanh?
Thời điểm ghi nhận phụ thuộc vào phương pháp kế toán của bạn. Các công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) áp dụng phương pháp kế toán theo tiền mặt thường ghi nhận chi phí trong năm mà chi phí đó được thanh toán. Các công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) áp dụng phương pháp kế toán theo dồn tích ghi nhận chi phí trong năm mà chi phí đó phát sinh, ngay cả khi việc thanh toán diễn ra sau đó.
