Cách tìm số EIN của bạn và tại sao nó quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn

Số nhận dạng người sử dụng lao động (EIN) là một phần quan trọng của danh tính doanh nghiệp của bạn - theo nghĩa đen.

Mã số thuế doanh nghiệp (EIN) là mã số thuế chính thức dùng để xác định doanh nghiệp của bạn với Cục Thuế Liên bang (IRS), chính phủ, ngân hàng, tổ chức cho vay và nhiều công ty mà bạn hợp tác. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp đang băn khoăn không biết tìm mã EIN ở đâu, đã đến lúc bạn cần tìm nó. Mã EIN là vô cùng quan trọng, vì nó thường được yêu cầu khi nộp tờ khai thuế, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp hoặc thực hiện giao dịch với nhà cung cấp.

Mã số thuế doanh nghiệp (EIN) có thể được coi là tương đương với Mã số an sinh xã hội (SSN) của cá nhân, nhưng được thiết kế riêng cho doanh nghiệp thay vì cá nhân. Tương tự như cách chính phủ cấp SSN cho cá nhân để làm căn cứ xác minh thông tin thuế, EIN của doanh nghiệp được sử dụng để theo dõi và giám sát việc tuân thủ nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Nếu không có EIN, doanh nghiệp của bạn sẽ không thể hoạt động bình thường, do đó, việc hiểu rõ EIN là gì và cách tìm kiếm nó là vô cùng quan trọng.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn về EIN là gì, tại sao nó quan trọng, cách tìm EIN của bạn, cách tìm EIN của công ty khác, và cách đăng ký EIN mới nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu cách Slash hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký và quản lý EIN thông qua phần mềm quản lý kinh doanh và tài chính được phát triển bởi các chuyên gia.

EIN là gì và tại sao bạn cần nó?

Nếu hoạt động kinh doanh của bạn bao gồm việc kiếm thu nhập, thuê nhân viên hoặc nộp thuế, thì bạn cần có mã số thuế doanh nghiệp (EIN).

Số nhận dạng người sử dụng lao động (EIN) là một số gồm 9 chữ số duy nhất do Cục Thuế Liên bang Hoa Kỳ (IRS) cấp để xác định một doanh nghiệp cho mục đích thuế liên bang. Số EIN của bạn có mối liên hệ chặt chẽ với việc nộp thuế của doanh nghiệp và đôi khi được gọi là Số nhận dạng thuế liên bang hoặc mã số thuế doanh nghiệp.

Mặc dù mã số thuế doanh nghiệp (EIN) là mã số thuế quan trọng cho doanh nghiệp, nhưng đây không phải là chức năng duy nhất của nó. Thay vào đó, mã số EIN là một điểm nhận dạng cần thiết trong nhiều trường hợp và tình huống khác nhau:

  • Nộp tờ khai thuế. Cục Thuế Liên bang (IRS) yêu cầu mã số thuế doanh nghiệp (EIN) trên tờ khai thuế doanh nghiệp của bạn.
  • Thực hiện việc tính lương và khấu trừ thuế. Mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của bạn là bắt buộc khi báo cáo tiền lương và gửi các biểu mẫu W-2 hoặc 1099.
  • Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp. Hầu hết các ngân hàng và hợp tác xã tín dụng đều yêu cầu mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của bạn để xác minh danh tính.
  • Đăng ký vay vốn kinh doanh hoặc thẻ tín dụng. Các tổ chức cho vay có thể tra cứu báo cáo tín dụng liên quan đến mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của bạn.
  • Thủ tục xin giấy phép hoặc giấy phép. Từ giấy phép liên bang và tiểu bang đến các giấy phép chuyên ngành, mã số EIN của bạn đóng vai trò là mã định danh của bạn.
  • Bảo vệ số an sinh xã hội của bạn. Đối với chủ doanh nghiệp cá nhân, việc sử dụng Mã số Thuế Doanh nghiệp (EIN) thay vì Số An sinh Xã hội (SSN) giúp giảm thiểu rủi ro bị đánh cắp thông tin cá nhân khi điền vào mẫu W-9 hoặc các tài liệu khác.

Để doanh nghiệp của bạn hoạt động đầy đủ trong hệ thống tài chính của Hoa Kỳ, việc đăng ký Mã số Thuế Doanh nghiệp (EIN) là bắt buộc. Hiểu rõ các thông tin cơ bản về EIN sẽ giúp doanh nghiệp của bạn chuẩn bị sẵn sàng cho việc tuyển dụng, giao dịch hoặc nộp thuế.

Sự khác biệt giữa EIN và TIN

EIN thường bị nhầm lẫn với TIN (Số nhận dạng người nộp thuế). Cả EIN và TIN đều là các phương thức nhận dạng cho mục đích thuế, với TIN là thuật ngữ chung chỉ bất kỳ phương thức nhận dạng nào mà Cục Thuế Liên bang Hoa Kỳ (IRS) sử dụng để theo dõi người nộp thuế. EIN là một loại cụ thể của Số nhận dạng người nộp thuế dành riêng cho doanh nghiệp. Dưới đây là sự phân biệt:

  • Số nhận dạng người nộp thuế (TIN): Bất kỳ số nào mà Cục Thuế Liên bang Hoa Kỳ (IRS) sử dụng để xác định người nộp thuế. Điều này có thể bao gồm Mã Số Thuế Doanh Nghiệp (EIN) cho doanh nghiệp, Số An Sinh Xã Hội (SSN) cho cá nhân, hoặc Mã Số Thuế Cá Nhân (ITIN) cho cá nhân không có SSN.
  • Số nhận dạng người sử dụng lao động (EIN): Số nhận dạng thuế (TIN) hoặc loại TIN dành riêng cho các thực thể kinh doanh.

Sự phân biệt này có thể trở nên đặc biệt quan trọng đối với bạn nếu bạn là chủ doanh nghiệp cá nhân. Đối với chủ doanh nghiệp cá nhân, bạn có thể nộp thuế dưới mã số an sinh xã hội (SSN) của mình; tuy nhiên, nếu bạn đăng ký doanh nghiệp dưới dạng công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) hoặc công ty cổ phần, điều đó có nghĩa là bạn phải nộp đơn xin mã số nhận dạng doanh nghiệp (EIN) để nhận mã số EIN mới từ Cục Thuế Liên bang (IRS). Việc không nộp đơn xin EIN cho LLC của bạn đúng cách có thể dẫn đến các khoản phạt khi nộp thuế.

Làm thế nào để tôi tìm được mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của mình?

Nếu bạn đã đăng ký và được cấp mã số thuế doanh nghiệp (EIN), có một số cách để tìm kiếm mã số này. May mắn thay, mã số EIN thường được chia sẻ và công khai, do đó có nhiều tùy chọn và tài liệu kinh doanh có sẵn để bạn có thể tìm thấy mã số thuế của mình.

Dưới đây là một số tài liệu được khuyến nghị để kiểm tra:

  • Thư xác nhận mã số thuế doanh nghiệp (EIN). Khi mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của bạn được xác nhận, Cục Thuế Liên bang (IRS) sẽ gửi cho bạn Mẫu CP 575, thư xác nhận EIN của bạn, trong đó bao gồm mã số EIN của bạn. Mẫu này có thể ở dạng kỹ thuật số tùy thuộc vào cách bạn đã đăng ký.
  • Tờ khai thuế. Bạn sẽ cần mã số thuế doanh nghiệp (EIN) để nộp thuế, vì vậy mã số này sẽ xuất hiện trên tất cả các tài liệu liên quan đến tờ khai thuế doanh nghiệp của bạn. Thông thường, mã số EIN nên được liệt kê ở phần trên cùng của các tài liệu này.
  • Phiếu lương. Trên các biểu mẫu lương, chẳng hạn như W-2 hoặc 1099, mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của bạn là bắt buộc và do đó phải được ghi rõ.
  • Bản sao kê tài khoản ngân hàng. Nếu bạn đã mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của bạn rất có thể là bắt buộc. Nó sẽ được ghi trên các tài liệu và thường được tìm thấy trên trang web ngân hàng của bạn.
  • Đơn xin vay hoặc cấp phép. Các hồ sơ vay vốn kinh doanh, đơn xin tín dụng và giấy tờ xin giấy phép đều yêu cầu mã số thuế doanh nghiệp (EIN). Các giấy phép và khoản vay khác cũng có thể được liệt kê - hãy kiểm tra các tài liệu gần đây để xem có liệt kê mã số thuế doanh nghiệp (EIN) hay không.

Nếu bạn không thể tìm thấy số EIN của mình trên tài liệu kinh doanh, bạn có thể liên hệ trực tiếp với Cục Thuế Liên bang (IRS). Nếu bạn chọn cách này, hãy chuẩn bị cung cấp tên pháp lý, địa chỉ kinh doanh và thông tin về quyền sở hữu kinh doanh của bạn.

Slash giúp bạn dễ dàng tìm kiếm số EIN của mình. Nếu bạn là người dùng Slash, hãy đăng nhập vào nền tảng của bạn và điều hướng đến Cài đặt thực thể Ở góc dưới bên trái. Nhấp chuột. Cài đặt Entity → Tab Chung → Thông tin doanh nghiệp.

Được liệt kê dưới Thông tin doanh nghiệpBạn sẽ tìm thấy mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của mình cùng với tên pháp nhân và mã NAICS.

Cách tìm mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của một công ty (nếu không phải của bạn)

Có thể bạn cần tìm kiếm số nhận dạng người sử dụng lao động (Employer Identification Number) của một công ty khác trong các trường hợp sau:

  • Nộp mẫu 1099-NEC để báo cáo các khoản thanh toán cho nhà thầu vượt quá $600.
  • Hoàn thành mẫu W-9 khi làm việc với nhà cung cấp hoặc freelancer.
  • Xác minh tính hợp pháp của doanh nghiệp trước khi tiến hành các giao dịch kinh doanh hoặc các giao dịch tài chính lớn.
  • (Nếu bạn là cá nhân) Nộp đơn xin trợ cấp thất nghiệp, trong trường hợp này, mã số thuế của người sử dụng lao động (EIN) có thể được yêu cầu.
  • Tuân thủ quy định trong các ngành như bảo hiểm, cho vay hoặc y tế.

Có thể có nhiều lý do khiến bạn cần số EIN của một công ty, nhưng việc tìm kiếm số này đôi khi có thể gặp khó khăn. Mặc dù số EIN phổ biến hơn số SSN, Cục Thuế Liên bang (IRS) không cho phép tìm kiếm số EIN một cách đơn giản cho tất cả các công ty. May mắn thay, vẫn có nhiều cách để tìm kiếm số EIN của một công ty khác:

  • Hãy liên hệ trực tiếp với công ty. Các công ty thường chia sẻ thông tin EIN thông qua các tài liệu như W-9. Tùy thuộc vào mối quan hệ B2B của bạn, bạn có thể liên hệ trực tiếp với công ty.
  • Các hồ sơ nộp cho Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch (SEC). Các công ty niêm yết công khai liệt kê mã số thuế doanh nghiệp (EIN) trong các tài liệu nộp cho Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch (SEC), bao gồm các biểu mẫu 10-K hoặc 20-F.
  • Cơ sở dữ liệu tổ chức phi lợi nhuận của Cục Thuế Liên bang (IRS). Công cụ Tìm kiếm Tổ chức Miễn Thuế của IRS có thể giúp bạn tìm mã số thuế (EIN) cho các tổ chức phi lợi nhuận.
  • Báo cáo tín dụng doanh nghiệpMột số báo cáo có sẵn từ các cơ quan tín dụng có thể bao gồm mã số thuế doanh nghiệp (EIN).
  • Các nền tảng tìm kiếm mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của bên thứ ba. Các dịch vụ như Middesk cung cấp tra cứu mã số thuế doanh nghiệp (EIN), tuy nhiên các trang web này không được xác minh.

Vẫn gặp khó khăn? Hãy liên hệ trực tiếp với công ty; email và thông báo có thể bị bỏ qua, và cách đáng tin cậy nhất để xác nhận mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của một tổ chức là trực tiếp từ chính công ty đó.

Tôi có thể thay đổi hoặc hủy bỏ mã số thuế doanh nghiệp (EIN) không?

Sau khi được cấp, mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của bạn là vĩnh viễn. Bạn không thể xóa nó, nhưng có thể đóng tài khoản IRS liên kết với nó nếu doanh nghiệp của bạn không còn hoạt động.

Nếu bạn muốn ngừng sử dụng mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của mình.

  • Gửi yêu cầu đóng tài khoản (thường là một lá thư) đến Cục Thuế Liên bang (IRS).
  • Vui lòng cung cấp tên pháp lý, mã số thuế doanh nghiệp (EIN), địa chỉ kinh doanh và lý do đóng cửa.
  • Gửi kèm tờ khai thuế cuối cùng của bạn được đánh dấu là tờ khai cuối cùng.

Nếu bạn muốn thay đổi hoạt động kinh doanh mà không cần thay đổi hoặc tạo lại mã số thuế doanh nghiệp (EIN), bạn sẽ phải đối mặt với một số hạn chế. Ví dụ, một số thay đổi trong hoạt động kinh doanh sẽ yêu cầu bạn phải tạo một mã số thuế doanh nghiệp (EIN) mới. Dưới đây là chi tiết:

Bạn sẽ cần đăng ký mã số thuế doanh nghiệp (EIN) mới nếu:

  • Bạn thay đổi cấu trúc kinh doanh của mình (ví dụ: từ doanh nghiệp cá thể sang công ty cổ phần).
  • Những thay đổi đáng kể về quyền sở hữu.
  • Bạn thành lập một công ty mới hoặc hợp tác kinh doanh.

Bạn có thể giữ mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của mình nếu:

  • Bạn thay đổi tên công ty của mình.
  • Bạn thay đổi địa chỉ kinh doanh của mình.

Ngay cả khi thực hiện những thay đổi nhỏ không ảnh hưởng đến mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của bạn, bạn vẫn phải thông báo cho Cục Thuế Liên bang (IRS). Nếu bạn có nhiều hơn một doanh nghiệp, việc sử dụng các công cụ quản lý nhiều thực thể của Slash có thể giúp bạn quản lý nhiều mã số thuế doanh nghiệp (EIN) cho từng thực thể.

Cách đăng ký mã số thuế doanh nghiệp (EIN)

Nếu bạn chưa có mã số thuế doanh nghiệp (EIN), việc đăng ký sẽ rất đơn giản nếu bạn là công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) hoặc công ty cổ phần đã đăng ký. Dưới đây là các bước đơn giản:

  1. Đăng ký trực tuyến qua trang web của Cục Thuế Liên bang (IRS). Đơn đăng ký mã số thuế doanh nghiệp (EIN) trực tuyến của Cục Thuế Liên bang (IRS) là phương án đơn giản và nhanh chóng nhất, và bạn sẽ nhận được thư xác nhận EIN ngay lập tức sau khi đơn được phê duyệt.
  2. Gửi mẫu đơn SS-4 qua fax hoặc bưu điện. Điền vào và gửi mẫu SS-4. Vì phương pháp này phụ thuộc vào bưu điện, nên có thể mất thời gian hơn.
  3. Liên hệ với Cục Thuế Liên bang (IRS) (đối với ứng viên quốc tế). Nếu bạn không có Số An sinh Xã hội Hoa Kỳ (U.S. Social Security Number) hoặc Số Nhận dạng Người nộp thuế Cá nhân (ITIN), bạn có thể nộp đơn bằng cách gọi trực tiếp cho Cục Thuế Liên bang Hoa Kỳ (IRS). Kiểm tra các số điện thoại địa phương trên trang web của IRS.

Nhận mã số thuế doanh nghiệp (EIN) nhanh chóng với Slash

Đối với nhiều doanh nghiệp, việc đăng ký mã số thuế doanh nghiệp (EIN) qua Cục Thuế Liên bang (IRS) có thể cảm thấy phức tạp. Slash giúp đơn giản hóa quy trình này.

  • Hỗ trợ đăng ký mã số thuế doanh nghiệp (EIN)Slash giúp bạn nhanh chóng có được mã số thuế doanh nghiệp (EIN), ngay cả khi bạn không có số an sinh xã hội (SSN) của Hoa Kỳ. Chúng tôi cũng hợp tác với các nền tảng như Doola, cung cấp hỗ trợ cho việc thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) và các dịch vụ kinh doanh khác. Tìm hiểu thêm tại SlashX hoặc Liên hệ với bộ phận bán hàng của chúng tôi Đội ngũ hỗ trợ thông tin và tư vấn.
  • Hỗ trợ nhiều thực thểSlash giúp bạn quản lý nhiều thực thể kinh doanh và mã số thuế doanh nghiệp (EIN) từ một bảng điều khiển duy nhất. Chỉ cần chuyển đổi giữa các thực thể, bạn có thể thực hiện các giao dịch ngân hàng riêng biệt mà vẫn ở cùng một nơi.
  • Tích hợp ngân hàngSau khi mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của bạn được thiết lập, Slash sẽ tích hợp nó vào tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, theo dõi chi phí và báo cáo của bạn. Bạn cũng có thể truy cập thẻ ảo không giới hạn với mức hoàn tiền lên đến 2% thông qua Slash.¹
  • Tích hợp kế toán. Mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của bạn sẽ đặc biệt hữu ích trong mùa khai thuế. May mắn thay, Slash cũng vậy. Slash tích hợp với phần mềm kế toán để tối ưu hóa, tự động hóa và giảm thiểu rủi ro sai sót thủ công trong kế toán và khai thuế.

Dù bạn đang đăng ký mã số thuế doanh nghiệp (EIN) lần đầu tiên hay quản lý nhiều thực thể, Slash cung cấp các công cụ giúp đơn giản hóa việc thiết lập tài chính và tuân thủ liên tục.

Tìm hiểu thêm về cách Slash có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn trong việc đăng ký mã số thuế (EIN), nộp thuế, quản lý tài chính và nhiều dịch vụ khác tại slash.com

Câu hỏi thường gặp

Các chủ doanh nghiệp cá nhân có cần mã số thuế doanh nghiệp (EIN) không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Chủ doanh nghiệp cá thể có thể sử dụng số An sinh xã hội của mình, nhưng mã số thuế doanh nghiệp (EIN) thường được yêu cầu khi mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp hoặc đăng ký vay vốn kinh doanh. Bạn sẽ cần tạo mã số thuế doanh nghiệp (EIN) nếu chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần hoặc đăng ký thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC).

Bạn có cần một mã số thuế doanh nghiệp (EIN) khác nếu bạn có nhiều công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) không?

Đúng vậy. Mỗi thực thể kinh doanh cần có mã số thuế riêng (EIN). Slash cung cấp hỗ trợ quản lý nhiều thực thể, giúp chủ doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý nhiều doanh nghiệp trên một bảng điều khiển duy nhất.

Bạn có thể làm cho số EIN của doanh nghiệp mình trở thành thông tin riêng tư không?

Số EIN được liệt kê trong nhiều tài liệu công khai, đặc biệt là đối với các công ty và tổ chức phi lợi nhuận. Chúng không được coi là thông tin nhạy cảm như số an sinh xã hội (SSN).


Đọc thêm từ chúng tôi