Phòng ngừa gian lận trong kinh doanh: Các biện pháp kiểm soát cần thiết mà mọi doanh nghiệp cần có vào năm 2025
Gian lận không phải là rủi ro chỉ giới hạn ở các doanh nghiệp lớn hoặc các ngành có rủi ro cao. Đó là một mối đe dọa dai dẳng, khó phát hiện có thể ảnh hưởng đến mọi quy mô doanh nghiệp. Kẻ gian lận thường tìm kiếm những điểm yếu trong hoạt động tài chính, chẳng hạn như hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém, thiếu minh bạch trong giao dịch và các biện pháp bảo vệ lỗi thời. Các doanh nghiệp nhỏ có thể trở thành mục tiêu hấp dẫn đặc biệt vì họ có thể thiếu nguồn lực chuyên trách phòng chống gian lận hoặc các cơ chế kiểm soát và cân bằng chính thức.
Tác động tài chính của gian lận thường vượt xa mức thiệt hại ban đầu. Hoạt động gian lận có thể làm gián đoạn hoạt động hàng ngày, gây căng thẳng trong mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng, và tạo ra rủi ro pháp lý hoặc tuân thủ cho chủ doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, gian lận chỉ được phát hiện sau vài tuần hoặc vài tháng kể từ khi xảy ra, đặc biệt khi các quy trình đối chiếu chậm chạp hoặc phụ thuộc nhiều vào thủ công.
Thường xuyên, những rủi ro lớn nhất có thể xuất phát từ việc tiếp tục phụ thuộc vào các quy trình làm việc lỗi thời. Các quy trình phê duyệt qua email, séc giấy, bảng tính và tài khoản ngân hàng không kết nối có thể khiến việc phát hiện hoạt động đáng ngờ trở nên khó khăn hơn khi nó xảy ra. Hơn nữa, sự chậm trễ trong việc phát hiện có thể cho phép kẻ gian có thêm thời gian để chuyển tiền hoặc che giấu những gì họ đã làm.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các phương pháp thực tiễn để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi gian lận. Chúng tôi sẽ giải thích các khái niệm pháp lý quan trọng như KYC, KYB và AML, phân tích các thủ đoạn gian lận phổ biến và đề xuất các biện pháp bảo vệ mà bạn có thể áp dụng một cách thực tế. Chúng tôi cũng sẽ trình bày cách hệ thống ngân hàng hiện đại như Slash có thể giúp giảm sự phụ thuộc vào các quy trình thủ công bằng cách cung cấp khả năng theo dõi giao dịch thời gian thực, phát hiện gian lận hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, kiểm soát thẻ chi tiết và xác minh danh tính tuân thủ quy định — mà không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng các hệ thống phức tạp, chỉ dành cho doanh nghiệp lớn.¹
Phòng ngừa gian lận là gì? Các khái niệm chính và tầm quan trọng
Phòng ngừa gian lận là các chiến lược, biện pháp kiểm soát và quy trình mà các doanh nghiệp áp dụng để giảm thiểu cả khả năng xảy ra và tác động của các hoạt động gian lận. Điều này có thể bao gồm các biện pháp kiểm soát nội bộ, xác minh danh tính, giám sát giao dịch, đào tạo nhân viên, quy trình rõ ràng để xử lý các hoạt động đáng ngờ và nhiều biện pháp khác.
Thay vì cố gắng loại bỏ hoàn toàn gian lận - điều này hiếm khi thực tế - phòng ngừa gian lận tập trung vào việc giảm thiểu cơ hội, nâng cao khả năng phát hiện và phản ứng nhanh chóng khi có sự cố xảy ra. Trên thực tế, điều này có nghĩa là kết hợp các biện pháp kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và các quy trình phản ứng. Các biện pháp kiểm soát phòng ngừa được thiết kế để giảm thiểu cơ hội gian lận; các biện pháp kiểm soát phát hiện giúp xác định hoạt động đáng ngờ; và các quy trình phản ứng nêu rõ các bước cần thực hiện khi gian lận được nghi ngờ hoặc xác nhận.
Các doanh nghiệp cũng dựa vào khung pháp lý để định hình các nỗ lực phòng chống gian lận của mình, bao gồm:
- Hiểu rõ khách hàng (KYC): Các quy trình được sử dụng để xác minh danh tính của khách hàng trước khi thiết lập mối quan hệ tài chính.
- Hiểu rõ về doanh nghiệp của bạn (KYB): Các kiểm tra tương tự được áp dụng đối với doanh nghiệp, nhà cung cấp và các bên liên quan để xác minh tính hợp pháp và quyền sở hữu.
- Chống rửa tiền (AML): Các yêu cầu giám sát và báo cáo liên tục nhằm phát hiện và ngăn chặn các hoạt động tài chính bất hợp pháp.
Ngoài việc tuân thủ, phòng chống gian lận còn hỗ trợ các mục tiêu hoạt động rộng lớn hơn. Nó có thể giúp bảo vệ doanh thu, duy trì niềm tin với nhà cung cấp và khách hàng, hạn chế tổn thất do trộm cắp hoặc lạm dụng, và nâng cao kỷ luật tài chính tổng thể.
Cách hoạt động của việc phòng ngừa gian lận: Tất cả những gì bạn cần biết
Các biện pháp phòng ngừa gian lận hoạt động khác nhau tùy thuộc vào vị trí mà rủi ro xâm nhập vào doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại gian lận phổ biến nhất ảnh hưởng đến các công ty hiện nay, cùng với lý do tại sao mỗi loại yêu cầu một cách tiếp cận hơi khác nhau:
Lừa đảo ngân hàng
Lừa đảo ngân hàng có thể bao gồm các giao dịch ACH không được ủy quyền, lừa đảo chuyển khoản hoặc chiếm quyền kiểm soát tài khoản. Các vụ việc này thường xảy ra sau khi thông tin đăng nhập bị lộ do các cuộc tấn công lừa đảo (phishing) hoặc các biện pháp xác thực yếu kém. Một khi tiền đã rời khỏi tài khoản ngân hàng, việc thu hồi có thể gặp khó khăn và đòi hỏi thời gian xử lý nhanh chóng, đặc biệt đối với các giao dịch chuyển khoản.
Gian lận kế toán
Gian lận kế toán có thể liên quan đến việc làm giả báo cáo tài chính, che giấu các khoản nợ phải trả hoặc phân loại sai chi phí. Loại gian lận này thường xảy ra bên trong tổ chức; nó có thể liên quan đến việc giám sát hạn chế, kiểm toán không thường xuyên hoặc thiếu sự phân chia trách nhiệm trong các đội ngũ tài chính.
Lừa đảo thẻ tín dụng
Các doanh nghiệp có thể gặp phải gian lận thẻ tín dụng thông qua việc sử dụng thẻ trái phép, khiếu nại gian lận hoặc lạm dụng thẻ của nhân viên. Việc sao chép thông tin thẻ tại điểm bán hàng cũng có thể làm lộ thông tin tài chính nhạy cảm. Nếu không có các biện pháp kiểm soát giao dịch và mã hóa token, cả hai đều là tính năng tiêu chuẩn trên thẻ tín dụng của Slash, các vấn đề này có thể tiếp tục tồn tại mà không được phát hiện.
Lừa đảo đầu tư
Lừa đảo đầu tư có thể xảy ra khi các doanh nghiệp bị nhắm mục tiêu bởi các cơ hội giả mạo hoặc gây nhầm lẫn, chẳng hạn như các kế hoạch Ponzi, kế hoạch kim tự tháp hoặc các đợt chào bán chứng khoán chưa đăng ký. Một số kế hoạch dựa vào các mối quan hệ xã hội, trong khi những kế hoạch khác liên quan đến việc giả mạo các cơ quan quản lý hoặc các tổ chức tài chính.
Lừa đảo danh tính
Kẻ lừa đảo có thể sử dụng danh tính bị đánh cắp hoặc giả mạo để mở tài khoản, thực hiện giao dịch hoặc chuyển hướng thanh toán. Tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình KYC (Nhận biết khách hàng), KYB (Nhận biết doanh nghiệp) và thẩm định khách hàng là yếu tố quan trọng để giảm thiểu rủi ro này. Các doanh nghiệp nên xác minh tài liệu chứng minh nhân thân, đối chiếu thông tin với cơ sở dữ liệu đáng tin cậy và theo dõi các bất thường trong chi tiết đơn đăng ký. Quy trình xác minh nhiều lớp sẽ khiến kẻ lừa đảo khó thành công hơn khi sử dụng danh tính tổng hợp hoặc bị đánh cắp.
Lừa đảo séc
Tội phạm liên quan đến séc đã gia tăng trong những năm gần đây, ngay cả khi việc sử dụng séc nói chung đã giảm sút. Các thủ đoạn phổ biến bao gồm séc giả mạo, chữ ký giả mạo và "check kiting" – nơi các đối tượng lừa đảo lợi dụng khoảng thời gian trôi nổi giữa việc gửi séc và thanh toán. Các doanh nghiệp tiếp tục sử dụng séc mà không có các biện pháp bảo vệ như "positive pay" có thể đối mặt với rủi ro cao hơn, đó là lý do tại sao nhiều công ty đang chuyển sang các phương thức thanh toán kỹ thuật số có các giao thức bảo mật mạnh mẽ hơn.
Mặc dù có nhiều hình thức lừa đảo khác nhau, một số biện pháp bảo vệ thường giúp nâng cao mức độ an toàn chung:
- Các quy trình kiểm soát nội bộ rõ ràng và quy trình phê duyệt
- Xác minh danh tính thông qua KYC và KYB
- Theo dõi giao dịch liên tục và cảnh báo
- Quyền truy cập hệ thống bị hạn chế và quyền truy cập dựa trên vai trò
- Các quy trình được quy định để xử lý các hoạt động đáng ngờ
Làm thế nào để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi gian lận: 6 Các cách để giảm thiểu rủi ro
Bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi gian lận không đòi hỏi ngân sách doanh nghiệp lớn hay đội ngũ an ninh chuyên trách. Phương pháp hiệu quả nhất kết hợp các biện pháp kiểm soát chủ động, giám sát liên tục và công cụ phù hợp để phát hiện sớm các vấn đề. Dưới đây là sáu cách thực tiễn để củng cố chiến lược phòng chống gian lận của bạn:
1. Tăng cường các biện pháp kiểm soát nội bộ và giảm thiểu các quy trình thủ công.
Các biện pháp kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả nhất khi được áp dụng một cách nhất quán. Khi các quy trình phê duyệt, thanh toán và đối chiếu được thực hiện trên các hệ thống không kết nối, nguy cơ gian lận sẽ dễ dàng lọt qua. Việc tập trung các hoạt động tài chính giúp phát hiện các bất thường dễ dàng hơn.
Một nền tảng như Slash cung cấp cho chủ doanh nghiệp khả năng theo dõi thời gian thực về dòng tiền qua các tài khoản ngân hàng, thẻ và phương thức thanh toán. Quyền truy cập chi tiết đảm bảo nhân viên chỉ có quyền truy cập vào những thông tin cần thiết, trong khi các quy tắc chi tiêu có thể tùy chỉnh giúp ngăn chặn các giao dịch không được ủy quyền. Việc thu thập dữ liệu giao dịch dưới dạng kỹ thuật số cũng giảm thiểu nguy cơ thông tin bị ẩn giấu hoặc sửa đổi, đặc biệt khi đồng bộ hóa với các công cụ kế toán như QuickBooks.
2. Xác minh thông tin về nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp.
Nếu không có các quy trình xác minh danh tính khách hàng (KYC) và xác minh danh tính doanh nghiệp (KYB) mạnh mẽ, các doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro bị đánh cắp danh tính, giao dịch với các nhà cung cấp gian lận hoặc gian lận chuyển khoản và séc. Việc xác minh danh tính của bên kia trong giao dịch đặc biệt quan trọng khi các khoản thanh toán có giá trị lớn, khẩn cấp hoặc không theo mô hình thông thường.
Kiểm tra lý lịch nhân viên nên được thực hiện trước khi cấp quyền truy cập vào hệ thống tài chính hoặc thông tin nhạy cảm. Khi tiếp nhận nhân viên mới, hãy dành thời gian để xác minh tính hợp pháp thông qua nhiều kênh khác nhau: gọi điện thoại đến số điện thoại đã biết, xác minh địa chỉ kinh doanh và xem xét các tài liệu đăng ký kinh doanh đều có thể giúp xây dựng niềm tin trước khi tiền được chuyển giao.
3. Bảo mật tài khoản ngân hàng và quyền truy cập vào dịch vụ ngân hàng trực tuyến.
Tài khoản ngân hàng thường là mục tiêu của các đối tượng lừa đảo. Hạn chế người có thể thực hiện giao dịch, áp dụng xác thực hai yếu tố và thường xuyên kiểm tra quyền truy cập có thể giúp giảm thiểu rủi ro.
Slash cho phép doanh nghiệp quản lý quyền truy cập dựa trên vai trò, thu hồi quyền truy cập ngay lập tức và thiết lập giới hạn giao dịch ở cấp tài khoản. Thẻ ảo có thể cung cấp thêm một lớp bảo vệ bằng cách mã hóa thông tin tại điểm bán hàng, giảm thiểu rủi ro bị đánh cắp thông tin thẻ trong quá trình giao dịch. Hỗ trợ stablecoin gốc của Slash có thể cung cấp thêm lớp bảo vệ trong quá trình chuyển khoản so với chuyển khoản ngân hàng truyền thống, vì các giao dịch trên chuỗi khối khó bị làm giả hoặc thay đổi sau khi đã được xác nhận.³
4. Theo dõi các giao dịch và phát hiện sớm các hoạt động đáng ngờ.
Phát hiện sớm là một trong những cách hiệu quả nhất để hạn chế tổn thất do gian lận. Theo dõi giao dịch theo thời gian thực cho phép doanh nghiệp phát hiện các bất thường—chẳng hạn như số tiền thanh toán bất thường, nhà cung cấp mới hoặc thời gian giao dịch bất thường—trước khi tiền hoàn toàn rời khỏi tài khoản.
Slash sử dụng công nghệ giám sát giao dịch dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) để phát hiện các hoạt động có thể nghi ngờ và cho phép xem xét nhanh chóng. Các quy trình phê duyệt có thể tùy chỉnh và cảnh báo tức thì giúp doanh nghiệp tạm dừng các giao dịch đáng ngờ trước khi chúng được hoàn tất, thay vì phát hiện vấn đề sau này.
5. Phòng ngừa các cuộc tấn công lừa đảo qua email doanh nghiệp và lừa đảo qua email (phishing)
Nhiều kẻ lừa đảo nhắm mục tiêu vào nhân viên bằng cách giả mạo lãnh đạo công ty; một kẻ lừa đảo thông minh và thuyết phục có thể dễ dàng đánh lừa nhân viên để họ tiết lộ thông tin kinh doanh quan trọng. Việc tổ chức các buổi đào tạo định kỳ cho nhân viên về nguy cơ của các vụ lừa đảo qua email (phishing) và cách nhận biết chúng là rất quan trọng. Đối với nhân viên mới, hãy đảm bảo đề cập đến vấn đề này ngay từ đầu, vì họ có nguy cơ cao nhất cả về việc bị nhắm mục tiêu và sập bẫy. Đối với các doanh nghiệp lớn, hãy xem xét việc triển khai các email thử nghiệm lừa đảo để đánh giá cách nhân viên phản ứng trước một vụ lừa đảo tiềm ẩn.
6. Thực hiện các cuộc kiểm toán và đối chiếu định kỳ.
Kiểm toán và đối chiếu hiệu quả nhất khi được thực hiện định kỳ. Chờ đến khi có điều gì đó không ổn có thể khiến gian lận tiếp diễn lâu hơn cần thiết. Với hệ thống ngân hàng và kế toán tích hợp — như Slash kết hợp với QuickBooks — việc kiểm tra giao dịch, đối chiếu tài khoản và lập báo cáo tài chính có thể trở thành một phần tiêu chuẩn của hoạt động kinh doanh thay vì là một rắc rối định kỳ hàng quý.
Nếu doanh nghiệp của bạn là nạn nhân của hành vi lừa đảo, bạn nên làm gì?
Nếu có nghi ngờ hoặc xác nhận về hành vi gian lận, việc hợp tác nhanh chóng với nhà cung cấp dịch vụ ngân hàng của bạn là vô cùng quan trọng. Thời gian có thể ảnh hưởng đáng kể đến việc liệu số tiền có thể bị phong tỏa hoặc thu hồi hay không. Dưới đây là những việc cần làm:
- Liên hệ ngay với ngân hàng của bạn: Hãy báo cáo ngay lập tức các hoạt động đáng ngờ cho nhà cung cấp dịch vụ tài chính của bạn. Nhà cung cấp có thể thực hiện các biện pháp như tạm ngưng giao dịch, khóa tài khoản bị ảnh hưởng hoặc khởi động quy trình khôi phục. Các ngân hàng có thể thu hồi các giao dịch chuyển khoản hoặc ACH nếu được thông báo trong vòng vài giờ sau khi giao dịch diễn ra, trước khi tiền được chuyển khoản hoàn tất.
- Bảo mật tất cả các điểm truy cập: Đặt lại tất cả thông tin đăng nhập liên quan, thu hồi quyền truy cập của người dùng, kích hoạt phương thức xác thực mạnh hơn và kiểm tra các thay đổi gần đây đối với thông tin tài khoản. Nhà cung cấp dịch vụ ngân hàng của bạn cũng có thể hỗ trợ kiểm tra hoạt động đăng nhập gần đây và lịch sử giao dịch.
- Ghi chép mọi thứ: Giữ lại hồ sơ về các giao dịch gian lận, thông tin liên lạc, dấu thời gian và kết quả điều tra nội bộ. Các ngân hàng và mạng lưới thanh toán thường yêu cầu tài liệu chi tiết để điều tra các khiếu nại gian lận.
- Điều chỉnh các thiết lập cho tương lai: Sau sự cố, hãy rà soát và tăng cường các biện pháp phòng ngừa gian lận. Cập nhật quy trình phê duyệt, điều chỉnh giới hạn chi tiêu và triển khai các biện pháp giám sát bổ sung khi cần thiết để giảm thiểu rủi ro trong tương lai.
Thay vì lãng phí thời gian gọi điện cho chi nhánh ngân hàng, các nền tảng như Slash cho phép doanh nghiệp thực hiện hành động ngay lập tức ngay khi phát hiện dấu hiệu gian lận từ bảng điều khiển. Vì Slash lưu trữ chi tiết các bản ghi giao dịch và nhật ký truy cập, doanh nghiệp có thể nhanh chóng ghi chép hoạt động gian lận và hợp tác với các mạng thanh toán hoặc cơ quan chức năng khi cần thiết.
Được tầm nhìn toàn diện về các khoản thanh toán và giao dịch với Slash
Khi gian lận xảy ra, mỗi phút đều quý giá. Với bảng điều khiển Slash, những gì trước đây mất hàng giờ nay chỉ mất vài phút. Ngay khi phát hiện dấu hiệu bất thường, bạn sẽ nhận được cảnh báo tức thì. Bạn mở ứng dụng và khóa tài khoản chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn truy cập bảng điều khiển phân tích để xem tổng quan toàn công ty về tất cả giao dịch, phân loại theo đội ngũ, người nhận, loại thanh toán và nhiều tiêu chí khác. Tất cả chi tiết giao dịch được ghi lại tự động và sẵn sàng truy cập. Sau khi xác định vấn đề, bạn có thể thu hồi quyền truy cập của người dùng và đóng các tài khoản bị xâm phạm ngay lập tức — không cần gọi điện thoại.
Slash cũng cung cấp một bộ công cụ tài chính toàn diện được thiết kế để giúp doanh nghiệp có được sự kiểm soát, tầm nhìn và bảo mật tốt hơn:
- Thẻ Visa Platinum Slash: Thẻ tín dụng hoàn tiền 2% cho phép kiểm soát chi tiêu chi tiết, nhóm thẻ tùy chỉnh và thông tin giao dịch theo thời gian thực. Lưu trữ toàn bộ dữ liệu giao dịch của các đội nhóm để tăng cường khả năng theo dõi, và dễ dàng điều chỉnh quyền truy cập cho nhân viên lạm dụng thẻ công ty.
- Hỗ trợ tiền điện tử gốc: Thanh toán bằng tiền điện tử được hưởng lợi từ công nghệ blockchain, giúp các giao dịch trở nên cực kỳ khó khăn để làm giả, sao chép hoặc thay đổi. Điều này là do chúng hoạt động trên một mạng lưới phi tập trung sử dụng các khóa mã hóa để bảo vệ thông tin thanh toán. Slash cho phép người dùng lưu trữ, gửi và nhận các loại tiền ổn định như USDC và USDT trên 8 mạng blockchain khác nhau.
- Tài khoản tiết kiệm lãi suất cao: Tập trung quản lý tài khoản công ty của bạn với các tài khoản có lãi suất cao tích hợp trực tiếp vào bảng điều khiển Slash. Nhận lãi suất hàng năm lên đến 4,1% từ các tài khoản thị trường tiền tệ của Morgan Stanley hoặc BlackRock liên kết với trái phiếu Kho bạc Hoa Kỳ.⁶
- Tài khoản ảo: Tách biệt các tài khoản thanh toán theo nhà cung cấp, danh mục và nhiều tiêu chí khác tùy theo nhu cầu của bạn bằng các tài khoản ngân hàng ảo dễ dàng cấu hình.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
Quy tắc 10-80-10 trong phòng chống gian lận là gì?
Quy tắc 10-80-10 áp dụng cho nhiều bối cảnh khác nhau, nhưng khi đề cập đến gian lận trong kinh doanh, nó có nghĩa là: 10% người có khả năng sẽ không bao giờ gian lận, 10% người sẽ luôn gian lận nếu có cơ hội, và 80% còn lại nằm ở giữa. Phòng ngừa gian lận thường tập trung vào việc hạn chế cơ hội cho 80% còn lại thực hiện gian lận, vì các biện pháp bảo vệ thích hợp có thể hiệu quả trong việc ngăn chặn những người tốt bụng khỏi thực hiện các hành vi không trung thực.
4 yếu tố "P" của gian lận là gì?
4 "P" là cách thức phổ biến mà kẻ lừa đảo sử dụng để thao túng nạn nhân. 4 "P" bao gồm: giả mạo, vấn đề, áp lực và thanh toán; kẻ lừa đảo sẽ giả mạo danh tính của ai đó, đưa ra một vấn đề mà bạn có thể giải quyết bằng cách thanh toán tiền, tạo áp lực bằng cách giả vờ khẩn cấp hoặc lừa gạt bạn bằng những lời hứa giả dối, và cuối cùng, bạn có thể thanh toán cho họ, lúc này giao dịch đã được xác nhận không thể hủy bỏ.
Tôi có thể đặt cảnh báo gian lận cho số EIN của mình không?
Không có hệ thống cảnh báo gian lận tập trung cho mã số thuế doanh nghiệp (EIN). Theo dõi chặt chẽ tài khoản ngân hàng và áp dụng các biện pháp xác minh danh tính mạnh mẽ là những biện pháp bảo vệ hiệu quả nhất. Nếu bạn nghi ngờ mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của mình đã bị lợi dụng cho mục đích gian lận, hãy nộp Mẫu 14039-B của Cục Thuế Liên bang (IRS) và liên hệ với các cơ quan tín dụng lớn để đặt cảnh báo trên hồ sơ và thông tin nhận dạng của bạn.
