Cách hệ thống thanh toán tự động cải thiện dòng tiền và giảm thiểu sai sót
Bạn đang chuẩn bị cho quý bận rộn nhất trong năm: tích trữ hàng hóa, điều phối lịch trình và chuẩn bị cho đội ngũ của mình đối phó với sự gia tăng đột biến về nhu cầu. Mọi thứ dường như đang diễn ra suôn sẻ. Rồi bạn phát hiện ra rằng một khoản thanh toán cho một trong những nhà cung cấp lớn nhất của bạn chưa bao giờ được gửi đi. Sản xuất bị đình trệ, các nhà cung cấp cảm thấy bực bội, và bạn có nguy cơ mất khách hàng trong mùa cao điểm quan trọng nhất của mình.
Những trở ngại như vậy có thể xảy ra khi doanh nghiệp phụ thuộc vào các quy trình thanh toán lỗi thời. Tiền mặt và séc giấy để lại quá nhiều sai sót. Hóa đơn có thể bị thất lạc. Việc phê duyệt có thể bị trì hoãn. Việc báo cáo chi phí và theo dõi chi tiêu thủ công có thể trở nên quá tải khi đội ngũ tài chính của bạn phải mất thời gian điền sổ sách và bảng tính bằng tay.
Những khó khăn này có thể được tránh bằng cách sử dụng hệ thống thanh toán tự động hiện đại. Các doanh nghiệp tiên phong đã từ bỏ công việc thủ công dễ sai sót như phân loại hóa đơn, phê duyệt thanh toán cho nhà cung cấp và gửi séc giấy. Bằng cách nâng cấp hệ thống thanh toán, bạn có thể tự động hóa các tác vụ tốn nhiều thời gian nhất và truy cập vào các công cụ giúp cải thiện khả năng theo dõi dòng tiền, củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp và nâng cao kiểm soát tài chính tổng thể.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích cách hệ thống thanh toán tự động hoạt động và giải thích cách chúng giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và duy trì hoạt động kinh doanh trơn tru. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu các giải pháp thanh toán tiên tiến từ Slash, bao gồm thanh toán tự động cho nhà cung cấp, quản lý dòng tiền theo thời gian thực, truy cập mạng SWIFT cho thanh toán quốc tế, các tùy chọn chuyển khoản linh hoạt qua ACH, chuyển khoản điện tử, RTP và FedNow, và nhiều hơn nữa.¹ Với Slash, bạn có thể truy cập nền tảng quản lý tài chính và ngân hàng doanh nghiệp toàn diện, giúp giảm bớt áp lực trong quản lý tài chính, từ đó có thêm thời gian để phát triển doanh nghiệp của mình.
Tự động hóa thanh toán là gì?
Tự động hóa thanh toán bao gồm một loạt các công cụ và tính năng, nhưng mục đích chính của nó là tự động hóa và tối ưu hóa việc quản lý các khoản phải trả (AP), tức là các khoản nợ ngắn hạn mà doanh nghiệp của bạn phải thanh toán cho nhà cung cấp, nhà cung cấp dịch vụ và các đối tác kinh doanh. Các chức năng chính thường bao gồm xử lý hóa đơn, quy trình phê duyệt, thanh toán điện tử, đối chiếu và phát hiện gian lận.
Theo truyền thống, quản lý AP (Quản lý Tài khoản Phải Trả) bao gồm việc nhập hóa đơn thủ công, phê duyệt chi phí và thực hiện thanh toán. Hệ thống thanh toán tự động thay thế các quy trình thủ công này bằng các công cụ kỹ thuật số, giúp nâng cao độ chính xác, giảm chi phí hành chính và cung cấp cái nhìn thời gian thực về chi tiêu của công ty.
Một khía cạnh quan trọng khác là quản lý mối quan hệ nhà cung cấp (SRM), tập trung vào việc duy trì và đàm phán các mối quan hệ kinh doanh mạnh mẽ. Hệ thống thanh toán tự động có thể củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp bằng cách đẩy nhanh chu kỳ thanh toán, đảm bảo thanh toán đúng hạn và cung cấp các phân tích dựa trên dữ liệu về chi tiêu. Những phân tích này có thể giúp đẩy nhanh chuỗi cung ứng của bạn và mang lại cho doanh nghiệp của bạn lợi thế lớn hơn trong các cuộc đàm phán.
Hệ thống thanh toán tự động như Slash tích hợp tất cả các quy trình này vào một bảng điều khiển thống nhất. Bạn có thể chuyển khoản tự động cho nhà cung cấp qua ACH, chuyển khoản ngân hàng hoặc thanh toán thời gian thực; tối ưu hóa báo cáo chi phí thông qua phân loại tự động; quản lý kế toán bằng cách tích hợp dữ liệu tài chính với QuickBooks và Xero; và bảo vệ khỏi gian lận hoặc lạm dụng bằng các kiểm soát chi tiêu tùy chỉnh và giám sát dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) phát hiện các giao dịch bất thường.
Hệ thống thanh toán tự động hoạt động như thế nào?
Thay vì giải thích cách thức hoạt động của thanh toán tự động từ trên xuống, hãy cùng tìm hiểu chi tiết từng quy trình liên quan đến thanh toán và mua sắm. Bằng cách phân tích các hệ thống nội bộ này, chúng ta có thể hiểu rõ hơn cách mỗi hệ thống đóng góp vào quy trình tài chính tổng thể:
Quét hóa đơn
Khi hóa đơn được gửi hoặc nhận, hệ thống thanh toán tự động có thể hỗ trợ xử lý hóa đơn bằng cách trích xuất và số hóa dữ liệu từ mỗi tài liệu, dù đó là file PDF, tệp đính kèm email hay bản scan. Các tính năng kế toán tích hợp của Slash, được hỗ trợ bởi QuickBooks và Xero, sử dụng công nghệ AI và OCR để khớp hóa đơn với đơn đặt hàng tương ứng, tự động phát hiện sai sót và loại bỏ việc nhập liệu thủ công.
Quy trình phê duyệt tự động
Điều quan trọng là các yêu cầu phê duyệt và hóa đơn phải được xem xét bởi những người có thẩm quyền. Quy trình phê duyệt tự động có thể đảm bảo quy trình diễn ra nhanh chóng và nhất quán. Ví dụ, hệ thống thanh toán của bạn có thể tự động chuyển tiếp bất kỳ hóa đơn nào có giá trị trên $5,000 để phê duyệt; trong khi đó, các giao dịch định kỳ từ nhà cung cấp đáng tin cậy có thể được phê duyệt trước trong giới hạn chi tiêu đã đặt ra. Mức độ kiểm soát này giúp loại bỏ các điểm nghẽn, hỗ trợ tuân thủ quy định và đảm bảo dòng tiền luôn lưu thông.
Thực hiện thanh toán
Thanh toán điện tử có thể được lên lịch qua nhiều kênh khác nhau, bao gồm chuyển khoản qua Hệ thống Thanh toán Tự động (ACH), chuyển khoản điện tử và các mạng thanh toán thời gian thực như RTP và FedNow. Tùy thuộc vào sở thích của từng nhà cung cấp, bạn có thể tự động hóa thanh toán cho nhà cung cấp bằng phương thức phù hợp nhất với nhu cầu của họ. Đối với các giao dịch quốc tế, các doanh nghiệp thường sử dụng mạng lưới SWIFT để thực hiện chuyển khoản xuyên biên giới. Slash hỗ trợ tất cả các phương thức chuyển khoản này cùng với khả năng thanh toán bằng các loại tiền điện tử ổn định neo giá USD như USDC, USDT và USDSL, không chịu các khoản phí giao dịch quốc tế truyền thống.⁴
Hòa giải
Khi giao dịch diễn ra, phần mềm kế toán của bạn có thể tự động nhập dữ liệu từ các tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng và hệ thống thanh toán được kết nối. Slash tích hợp với QuickBooks và Xero, sử dụng trí tuệ nhân tạo và logic dựa trên quy tắc để khớp các khoản thanh toán với hóa đơn hoặc phiếu thu tương ứng, so sánh các chi tiết như số tiền giao dịch, nhà cung cấp và ngày tháng. Hệ thống sau đó tự động phân loại từng giao dịch vào tài khoản chi phí hoặc thu nhập tương ứng và cập nhật báo cáo tài chính của bạn theo thời gian thực. Bằng cách loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công và duy trì đồng bộ liên tục dữ liệu tài chính, các tích hợp này giúp đội ngũ tài chính đóng sổ nhanh hơn và đảm bảo tất cả các khoản phải trả và phải thu đều chính xác, tuân thủ và được cập nhật kịp thời.
5 Lợi ích của việc tự động hóa thanh toán đối với doanh nghiệp
Từ việc quản lý các khoản phải trả đến hoàn tất các giao dịch, mỗi bước trong quản lý thanh toán đều mang lại cơ hội cải thiện. Dưới đây là một số lợi ích mà tự động hóa thanh toán có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn:
Giảm chi phí vận hành và tiết kiệm thời gian
Các phương pháp lỗi thời trong việc theo dõi hóa đơn, phê duyệt thanh toán và quản lý tài khoản có thể khiến doanh nghiệp của bạn mất đi thời gian và nguồn lực quý giá. Việc nhập liệu thủ công và kiểm tra bảng tính liên tục làm chậm quá trình hoạt động và thường đòi hỏi phải thuê thêm nhân viên kế toán. Một nền tảng thanh toán như Slash tự động hóa việc phân loại chi phí, đẩy nhanh quá trình chuyển khoản và đơn giản hóa quản lý hóa đơn, giúp đội ngũ của bạn dành ít thời gian hơn cho công việc hành chính và tập trung nhiều hơn vào việc phát triển.
Giảm thiểu rủi ro gian lận và lạm dụng.
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc theo dõi thủ công từng giao dịch trở nên ngày càng khó khăn và rủi ro lạm dụng cũng tăng cao. Slash đơn giản hóa việc giám sát và phát hiện gian lận bằng cách cho phép bạn phát hành các phương thức thanh toán với các quy tắc và giới hạn chi tiêu được cài đặt sẵn. Các tùy chọn thanh toán điện tử, như thẻ ảo, cũng có thể nâng cao bảo mật thông qua mã hóa dữ liệu và tokenization, bảo vệ thông tin tài chính của bạn khỏi bị đánh cắp trong quá trình giao dịch. Ngoài ra, các thông tin chi tiêu theo thời gian thực và giám sát được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) giúp phát hiện hoạt động bất thường ngay khi xảy ra, cho phép bạn xử lý các trường hợp gian lận tiềm ẩn trước khi chúng gây ra thiệt hại nghiêm trọng.
Cải thiện khả năng theo dõi dòng tiền và ngân sách
Hiểu rõ cách tiền di chuyển trong doanh nghiệp của bạn là yếu tố quan trọng để đưa ra các quyết định tài chính có căn cứ. Với Slash, bạn có thể phân tích dòng tiền và ngân sách thông qua bảng điều khiển phân tích toàn diện, phân tích chi tiêu theo nhà cung cấp, phương thức thanh toán và đội ngũ. Chỉ trong nháy mắt, bạn có thể kiểm tra hiệu quả của dòng tiền và nơi nguồn vốn được phân bổ nhiều nhất. Những thông tin này biến dữ liệu tài chính thành hướng dẫn hành động, giúp bạn nhận diện xu hướng chi tiêu, điều chỉnh ngân sách một cách chủ động và củng cố chiến lược tài chính dài hạn.
Tăng cường tuân thủ và sẵn sàng cho kiểm toán
Chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán và duy trì tuân thủ có thể gây áp lực khi dữ liệu tài chính được phân tán trên nhiều nguồn khác nhau. Các tính năng kế toán tích hợp của Slash có thể tổ chức và ghi chép giao dịch chỉ trong vài giây, giúp sổ sách của bạn luôn chính xác và cập nhật. Tính năng đối chiếu tự động và phân tích chi tiêu giúp việc xác minh thông tin tài chính trở nên dễ dàng hơn, củng cố các biện pháp kiểm soát nội bộ và đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn sẵn sàng cho các cuộc kiểm tra.
Cách tự động hóa thanh toán một cách hiệu quả
Hệ thống thanh toán tự động có thể xử lý nhiều tác vụ tài chính phức tạp, nhưng việc sử dụng nó không nên phức tạp. Dưới đây là một số lời khuyên để triển khai thành công hệ thống thanh toán tự động vào doanh nghiệp của bạn.
- Lập bản đồ các quy trình thanh toán hiện có của bạn: Đầu tiên, xác định mức cơ sở để cải thiện và xác định các lĩnh vực cần tối ưu hóa. Kiểm tra từng giai đoạn của quy trình mua sắm, từ việc soạn thảo lệnh thanh toán, lập hóa đơn đến việc thực hiện thanh toán. Tại mỗi giai đoạn, ghi chú những gì đang diễn ra và các phương thức thanh toán được sử dụng. Ngoài ra, kiểm tra xem có sự chậm trễ, dữ liệu trùng lặp hoặc chi phí không cần thiết nào có thể gây ra vấn đề hay không.
- Chọn phần mềm tích hợp với các công cụ hiện có của bạn: Để tận dụng tối đa hệ thống thanh toán của bạn, hãy đảm bảo rằng nó tích hợp với các nền tảng kế toán, ngân hàng và ERP của bạn. Để tăng tính linh hoạt, hãy tìm kiếm các giải pháp thanh toán như Slash có kết nối API, cho phép chia sẻ dữ liệu thời gian thực giữa các hệ thống.
- Xây dựng các chính sách phê duyệt rõ ràng: Xác định các chính sách tuân thủ của công ty về hóa đơn, mua sắm và chi tiêu của công ty. Sau khi đã thiết lập đầy đủ các quy tắc, bạn có thể sử dụng nền tảng Slash để đặt giới hạn chi tiêu, tạo nhóm thẻ và phân quyền phê duyệt theo cấp độ. Khi hệ thống đã hoạt động, quy trình phê duyệt tự động sẽ xử lý phần còn lại.
- Thực hiện các quy trình bảo mật: Sử dụng cảnh báo thời gian thực để theo dõi các giao dịch thanh toán; kích hoạt quyền truy cập dựa trên vai trò để chỉ những người quản lý được ủy quyền mới có thể phê duyệt hoặc thực hiện các giao dịch thanh toán; áp dụng các giới hạn chi tiêu để kiểm soát chi tiêu của nhân viên và bộ phận; và sử dụng các phương thức thanh toán như thẻ ảo để bảo vệ thông tin tài khoản nhạy cảm hoặc tách biệt chi tiêu theo nhà cung cấp.
- Tự động đối chiếu và kiểm toán định kỳ: Với Slash, bạn có thể kết nối nền tảng thanh toán của mình với phần mềm kế toán để tự động khớp các giao dịch với hóa đơn hoặc phiếu thu. Tối ưu hóa quản lý chi phí và kế toán khuyến khích bạn đưa ra các quyết định tài chính thông minh hơn, như thực hiện các cuộc kiểm toán nội bộ định kỳ, phân tích chi tiêu hoặc đối chiếu.
- Tiếp tục hoàn thiện hệ thống của bạn: Khi tự động hóa ngày càng được tích hợp sâu vào quy trình làm việc của công ty, bạn nên dành thời gian đào tạo nhân viên về cách tận dụng tối đa các tính năng này. Thường xuyên kiểm tra lại các nền tảng quản lý thanh toán, thực hiện phân tích mua sắm và thu thập phản hồi từ đội ngũ tài chính để liên tục cải thiện hệ thống của bạn. Slash có thể đơn giản hóa quá trình cải thiện của bạn với các cảnh báo thời gian thực và phân tích chi tiết.
Cách chọn phần mềm tự động hóa thanh toán
Việc lựa chọn giải pháp thanh toán phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn, khối lượng và quy mô giao dịch, số lượng nhân viên có thể quản lý hệ thống thanh toán tự động phức tạp, và nhiều yếu tố khác. Dù doanh nghiệp của bạn đang ở giai đoạn phát triển nào, dưới đây là một số tính năng chung mà bạn nên xem xét để hỗ trợ quá trình ra quyết định:
Tích hợp với phần mềm ngân hàng và kế toán
Tự động hóa thanh toán hoạt động hiệu quả nhất khi hệ thống của bạn kết nối trực tiếp với các nền tảng ngân hàng và kế toán. Bằng cách tích hợp với các công cụ như QuickBooks hoặc Xero, Slash đồng bộ hóa giao dịch, hóa đơn và chi phí, giảm thiểu việc nhập liệu thủ công và sai sót trong quá trình đối chiếu. Chia sẻ dữ liệu thời gian thực giúp duy trì tính chính xác của hồ sơ tài chính và theo dõi dòng tiền một cách minh bạch trên các hệ thống.
Các tính năng bảo mật mạnh mẽ
Vì các hệ thống thanh toán xử lý dữ liệu tài chính nhạy cảm, tốt nhất là nên chọn một nền tảng có các tính năng như mã hóa đầu cuối, tokenization hoặc xác thực đa yếu tố. Tuân thủ các tiêu chuẩn PCI DSS đảm bảo bảo vệ dữ liệu đúng cách trong cả quá trình lưu trữ và truyền tải, đồng thời áp dụng các quy trình quản lý rủi ro liên tục. Slash tích hợp các biện pháp bảo vệ này cùng với các tính năng bảo mật bổ sung, như giám sát dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) và đội ngũ hỗ trợ 24/7, giúp bạn nhanh chóng phát hiện các hoạt động bất thường trước khi chúng gây ra thiệt hại nghiêm trọng.
Nhiều phương thức thanh toán được hỗ trợ
Hệ thống thanh toán nên hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán khác nhau để đáp ứng nhu cầu của nhà cung cấp và doanh nghiệp. Chuyển khoản ACH là phương thức đáng tin cậy cho các giao dịch định kỳ, chuyển khoản điện tử phù hợp cho các giao dịch lớn hoặc khẩn cấp, và thẻ ảo hoặc thẻ vật lý giúp kiểm soát và theo dõi chi tiêu hàng ngày. Các tùy chọn mới như RTP và FedNow cho phép thanh toán gần như tức thì, cải thiện dòng tiền và quản lý quan hệ khách hàng (SRM).
Khả năng mở rộng và tính linh hoạt
Một hệ thống thanh toán mạnh mẽ cần có khả năng đáp ứng sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Khi hoạt động kinh doanh mở rộng, bạn có thể gặp phải những thách thức mới: xử lý các loại tiền tệ mới, thực hiện thanh toán xuyên biên giới hoặc chấp nhận thanh toán từ nhiều chi nhánh và đơn vị thành viên. Với Slash, bạn có thể thực hiện và nhận thanh toán trên toàn cầu với các giao dịch nhanh chóng và dễ dàng quản lý nhiều nguồn thanh toán nhờ tính năng hỗ trợ đa đơn vị của chúng tôi.
Giá cả và phí minh bạch
Có nhiều giải pháp thanh toán với các mức giá khác nhau. Tuy nhiên, việc chi trả nhiều hơn cho nền tảng của bạn không nhất thiết đồng nghĩa với việc bạn sẽ có được nhiều tính năng hơn. Slash cung cấp các gói giá linh hoạt cho doanh nghiệp mọi quy mô, bao gồm gói miễn phí với các công cụ tự động hóa cơ bản và gói Platinum với phí thấp hơn và phần thưởng cao hơn.
Tối ưu hóa thanh toán và dòng tiền với Slash
Các quy trình thanh toán lỗi thời có thể làm chậm hoạt động kinh doanh của bạn, gây ra chi phí không cần thiết và khiến việc duy trì sự minh bạch tài chính trở nên khó khăn. Slash có thể giải quyết những vấn đề đó bằng cách tự động hóa quy trình thanh toán, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn và tự tin hơn trong việc quản lý tài chính của công ty.
Với Slash, bạn có thể theo dõi chi tiêu theo thời gian thực và duy trì sổ sách chính xác thông qua các tích hợp kế toán tích hợp sẵn. Theo dõi chi phí tự động giúp giảm thiểu nhập liệu thủ công, trong khi các tính năng kiểm soát thẻ tùy chỉnh và chuyển khoản theo lịch trình giúp đơn giản hóa việc thanh toán cho nhà cung cấp. Ngoài ra, với hỗ trợ đa thực thể, bảng điều khiển của chúng tôi có thể quản lý dòng tiền từ nhiều thực thể hoặc chi nhánh trên một bảng điều khiển thống nhất, cung cấp khả năng xử lý thanh toán giúp doanh nghiệp của bạn phát triển.
Dưới đây là một số cách khác mà Slash có thể giúp cải thiện dịch vụ ngân hàng doanh nghiệp và tự động hóa thanh toán của bạn:
- Với Thẻ Visa® PlatinumBạn có thể cung cấp cho nhân viên quyền chi tiêu linh hoạt thông qua thẻ tín dụng cho phép nhận hoàn tiền lên đến 2% trên các khoản chi tiêu của công ty.
- Dù bạn đang quản lý thanh toán ACH, chuyển khoản điện tử hay thanh toán thời gian thực, tất cả đều được hiển thị trên một bảng điều khiển kết nối duy nhất, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hoạt động tài chính của công ty.
- Thực hiện thanh toán đến hơn 160 quốc gia trên toàn thế giới với khả năng chuyển tiền qua hệ thống. Mạng lưới SWIFTvà tránh các khoản phí giao dịch quốc tế truyền thống với Stablecoin được neo giá với USD như USDC, UDST và USDSL.
Khám phá cách Slash có thể giúp doanh nghiệp của bạn tự động hóa, tổ chức và mở rộng quy mô các hoạt động tài chính của mình tại slash.com.
Câu hỏi thường gặp
Ví dụ về thanh toán tự động là gì?
Một ví dụ về thanh toán tự động là lên lịch chuyển khoản điện tử. Sử dụng hệ thống thanh toán của bạn, bạn có thể chọn kênh thanh toán mà giao dịch sẽ được xử lý qua và thời điểm giao dịch sẽ được chuyển đến nhà cung cấp. Khi giao dịch được lên lịch, nó có thể được tự động phê duyệt và thực hiện bởi hệ thống thanh toán của bạn.
Các doanh nghiệp nhỏ có thể hưởng lợi từ việc tự động hóa thanh toán không?
Đúng vậy. Thường thì chủ doanh nghiệp nhỏ phải tự mình đảm nhận các nhiệm vụ quản lý tài chính, điều này khiến họ không thể tập trung vào việc ưu tiên các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Và, khi không có đội ngũ tài chính hỗ trợ, các quy trình như đối chiếu và kiểm toán có thể trở nên phức tạp hơn. Hệ thống tự động hóa thanh toán có thể giúp giảm đáng kể thời gian và chuyên môn cần thiết để xây dựng thói quen tài chính lành mạnh và duy trì dòng tiền ổn định.
Những thách thức trong việc triển khai các nền tảng tự động hóa thanh toán là gì?
Nếu không có kế hoạch phù hợp, việc triển khai thanh toán tự động có thể dẫn đến các thách thức như gián đoạn dòng tiền, tắc nghẽn hoặc lỗi trong quy tắc tự động hóa. Việc lựa chọn phần mềm tích hợp với các công cụ quản lý tài chính của bạn, chẳng hạn như dịch vụ kế toán hoặc ngân hàng của bên thứ ba, cũng rất quan trọng.
