Hướng dẫn tự động hóa quản lý công nợ phải trả cho doanh nghiệp nhỏ

Các đội ngũ nhỏ phải đối mặt với nhiều thách thức do nguồn lực hạn chế. Nếu không có các giải pháp tự động hóa thông minh, các tác vụ lặp đi lặp lại có thể tích tụ, chiếm dụng thời gian quý báu và khiến việc quản lý dòng tiền trở nên khó khăn hơn. Các công cụ phù hợp có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn trong việc xử lý các tác vụ tài chính và vận hành bằng cách chuyển đổi các tác vụ thủ công thành các quy trình làm việc được tối ưu hóa, với thời gian hoàn thành nhanh hơn, ít sai sót hơn và hiệu quả tổng thể cao hơn.

Có nhiều cách để tự động hóa các quy trình kinh doanh của bạn. Một phương pháp quan trọng là thông qua tự động hóa quy trình thanh toán (Accounts Payable - AP). Quy trình thanh toán (AP) liên quan đến các khoản nợ ngắn hạn và số tiền bạn phải trả cho nhà cung cấp, khiến nó trở thành một quy trình tài chính và giá trị quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tập trung vào tự động hóa quy trình thanh toán: nó là gì, hoạt động như thế nào và cách nó có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

Tự động hóa quản lý công nợ phải trả là gì và tại sao nó quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ?

Các khoản phải trả (AP) là số tiền mà doanh nghiệp của bạn nợ các nhà cung cấp sau khi mua hàng hoặc nhận dịch vụ. AP về cơ bản là ngược lại với các khoản phải thu (AR), phản ánh số tiền mà khách hàng và đối tác nợ bạn sau khi bạn cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho họ. Cả hai đều là các giá trị quan trọng trên bảng cân đối kế toán, nhưng có thể trở nên phức tạp do quá trình xử lý hóa đơn, phê duyệt và thanh toán đúng hạn.

AP là một khoản nợ phải trả hiện tại của doanh nghiệp, và việc theo dõi, xử lý chính xác và thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn là rất quan trọng. Do đó, việc phụ thuộc vào xử lý thủ công có thể tiềm ẩn rủi ro, khiến công ty dễ gặp phải sai sót tốn kém và hạn chế thời gian dành cho các nhiệm vụ quan trọng khác. Tự động hóa quy trình quản lý khoản phải trả sẽ giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình bằng cách giảm thiểu lao động thủ công trong nhiều lĩnh vực:

Các tác vụ quản lý công nợ phải trả quan trọng mà bạn có thể tự động hóa

Tự động hóa quy trình AP giúp tối ưu hóa các công việc lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót và mang lại quy trình làm việc hiệu quả hơn. Một số lĩnh vực chính mà bạn sẽ thấy lợi ích từ việc tự động hóa:

Khớp hóa đơn. Sử dụng công nghệ OCR (nhận dạng ký tự quang học) và học máy để trích xuất dữ liệu (nhà cung cấp, ngày tháng, số tiền, thuế, v.v.) từ các tài liệu kỹ thuật số, hóa đơn và biên lai giấy đã quét. Hệ thống nhập liệu tự động có thể xử lý thông tin này cho bạn và giúp đẩy nhanh quá trình đối chiếu.
Đối chiếu tự động. Tương tự như việc khớp hóa đơn, việc đối chiếu tự động sẽ tự động phân loại chi phí của bạn để tăng hiệu quả.
Quan hệ với nhà cung cấp. Tự động thông báo cho nhà cung cấp khi hóa đơn được nhận, phê duyệt hoặc lên lịch thanh toán. Thường thì, bạn cũng có thể tự động hóa quy trình chỉnh sửa hóa đơn, nhắc nhở và tạo biểu mẫu và hóa đơn cho nhà cung cấp.
Quy trình phê duyệt. Tự động hóa quy trình phê duyệt có thể giúp bạn lọc các trường hợp phù hợp, làm cho quy trình trở nên dễ dàng hơn. Tự động hóa cũng có thể được sử dụng để theo dõi các quyết định phê duyệt. Điều này rất hữu ích cho việc tạo nhật ký kiểm toán hoặc theo dõi lịch sử phê duyệt nói chung.
Lịch thanh toán. Tự động hóa cho phép bạn lên lịch thanh toán để tối ưu hóa dòng tiền đồng thời đảm bảo không bỏ lỡ các hạn chót thanh toán quan trọng.
Xử lý thanh toán. Đặt các điều kiện và giới hạn số lượng phê duyệt thủ công mà bạn phải thực hiện, giúp công việc của người phê duyệt trở nên dễ dàng hơn.

Accounting that updates itself

Connect QuickBooks or Xero and stay in sync.

Get Started

Những thách thức hàng đầu về quản lý công nợ phải trả mà các doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt

Đau đầu là vấn đề phổ biến đối với các đội ngũ nhỏ khi quản lý các quy trình làm việc tổ chức liên quan đến hóa đơn, thỏa thuận với nhà cung cấp và nhiều vấn đề khác. Hiểu rõ những thách thức có thể gặp phải khi xử lý công việc thanh toán sẽ giúp bạn cải thiện quy trình thanh toán tự động (AP) một cách hiệu quả hơn:

Nhập liệu thủ công tốn nhiều thời gian. Thêm ngày, số tiền, thuế và các thông tin khác bằng tay là một quy trình phổ biến trong quản lý công nợ phải trả. May mắn thay, công nghệ OCR và các công cụ tự động hóa khác giúp quy trình này trở nên dễ dàng hơn nhiều. Các tính năng dựa trên đám mây và số hóa cũng giúp giảm bớt rắc rối liên quan đến việc lưu trữ và quản lý hóa đơn hoặc tài liệu giấy.
Thanh toán bị trễ hoặc bị hoãn. Việc không thanh toán đúng hạn có thể dẫn đến các khoản phí cao, ảnh hưởng đến điểm tín dụng và mối quan hệ với nhà cung cấp, đồng thời tác động đến quy trình kế toán tổng thể của bạn. Tự động hóa lịch trình giao dịch có thể giúp bạn tránh rủi ro không thanh toán đúng hạn trong tương lai.
Thiếu tích hợp với các công cụ kế toán. Khi kế toán của bạn tách biệt với quy trình xử lý công nợ phải trả, điều này có thể khiến bạn phải đối mặt với nhiều công việc thủ công và sổ sách kế toán lộn xộn. Các nền tảng quản lý tài chính như Slash¹ cung cấp các công cụ tích hợp theo dõi chi phí, xử lý hóa đơn và tích hợp với các công cụ kế toán. Với một bảng điều khiển duy nhất, điều này giúp tối ưu hóa quy trình kế toán và công nợ phải trả, giúp đội ngũ kế toán của bạn làm việc hiệu quả hơn.
Khó khăn trong việc quản lý dòng tiền. Việc hóa đơn được thanh toán không đều, việc phê duyệt bị trì hoãn, các khoản giảm giá bị bỏ lỡ hoặc các khoản thanh toán phút chót gây ra phí là điều khá phổ biến. Tự động hóa giúp tập trung hóa hóa đơn, hiển thị các khoản phải thanh toán và thời hạn, đồng thời tự động lên lịch thanh toán để đảm bảo thanh toán đúng thời hạn. Điều này không chỉ giúp bạn tối ưu hóa dòng tiền mà còn giúp tránh các khoản phí trễ hạn và có thể tận dụng các khoản giảm giá.

Lợi ích chính của việc tự động hóa quy trình thanh toán hóa đơn.

Xử lý và phê duyệt hóa đơn nhanh hơn. Tự động hóa có thể sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) và học máy để đọc các tài liệu giấy kỹ thuật số và đã được quét, nhằm trích xuất và lưu trữ dữ liệu.
Số lỗi ít hơn đã cải thiện độ chính xác. Lỗi là điều khó tránh khỏi. Các công cụ tự động có thể phát hiện các lỗi như nhập liệu trùng lặp, sai sót và gian lận. Ngoài ra, các công cụ tự động hóa AP có thể được sử dụng để ngăn chặn lỗi trước khi chúng xảy ra, cung cấp việc thu thập dữ liệu tiêu chuẩn hóa và so khớp dữ liệu dựa trên OCR hoặc trí tuệ nhân tạo từ hóa đơn, biên lai và đơn đặt hàng.
Cải thiện khả năng theo dõi dòng tiền. Các hệ thống quản lý tài chính như Slash cung cấp các bảng điều khiển cho phép bạn theo dõi các nghĩa vụ hiện tại và sắp tới, hạn chót thanh toán và tình trạng dòng tiền hiện tại, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về tình hình dòng tiền hiện tại và dự kiến trong tương lai.
Mối quan hệ chặt chẽ hơn với nhà cung cấp. Thanh toán đều đặn và đúng hạn cùng với thông báo thanh toán tự động giúp cải thiện giao tiếp và giảm thiểu tranh chấp, từ đó có thể hỗ trợ việc đạt được các điều khoản tốt hơn theo thời gian.
Tích hợp kế toán. Sự đồng bộ hai chiều với sổ cái tổng hợp giúp duy trì sự nhất quán giữa thông tin nhà cung cấp, hóa đơn và thanh toán, đồng thời bảo đảm một chuỗi kiểm toán đầy đủ.
Lợi nhuận thực tế và tiết kiệm lâu dài. Giảm chi phí xử lý, ít phí trễ hạn hơn, cải thiện việc áp dụng chiết khấu và giảm bớt công việc góp phần tiết kiệm chi phí theo thời gian. Kết quả cụ thể của việc tự động hóa quy trình thanh toán (AP) có thể được nhìn thấy theo những cách khác:

Kết quả cụ thể của việc tự động hóa AP

Bằng cách giảm bớt lao động thủ công và rút ngắn thời gian hoàn thành, tự động hóa quy trình AP mang lại nhiều lợi ích cụ thể cho doanh nghiệp của bạn. Danh sách dưới đây là những cách mà công ty của bạn có thể nhận được lợi ích cụ thể, giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và năng lượng cho các đội ngũ của bạn:

Giảm thời gian xử lý hóa đơn lên đến 80%. Tự động hóa quy trình định tuyến, nhắc nhở, mua sắm và khớp hóa đơn sẽ giúp giảm thời gian xử lý các khoản phải trả ở tất cả các giai đoạn, từ đơn đặt hàng đến hóa đơn, đến biên nhận, đến phê duyệt, đến thanh toán, cho đến khi nhà cung cấp hài lòng.
Tăng quy mô các khoản phải trả mà không cần mở rộng đội ngũ. Tự động hóa AP có thể giúp các đội ngũ có quy mô tương tự xử lý khối lượng công việc lớn hơn, giúp tiết kiệm chi phí lao động.
Thời gian. Với tự động hóa, việc xử lý AP trở nên dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn và hiệu quả hơn. Nói một cách đơn giản, điều này có nghĩa là bạn sẽ có thêm thời gian.

Cách triển khai tự động hóa AP trong doanh nghiệp của bạn

Bước 1: Đánh giá quy trình làm việc hiện tại của bạn với AP

Đầu tiên, hãy có cái nhìn tổng quan về quy trình hiện tại của bạn. Để làm điều này, có thể hữu ích khi phân tích các bước trong quy trình xử lý thanh toán công nợ thông thường:

Tiếp nhận: Hóa đơn có thể được gửi qua email, file PDF, bản cứng hoặc bằng phương thức khác. Xác định nguồn lấy dữ liệu hóa đơn và nơi lưu trữ dữ liệu hóa đơn.
Đánh giá: Kiểm tra thông tin, thêm đơn đặt hàng (PO), thông tin nhà cung cấp, dự án và các thông tin liên quan khác.
Trận đấu: So khớp hóa đơn với phiếu thu hoặc đơn đặt hàng và đánh dấu bất kỳ sự không khớp nào.
Phê duyệt: Xác nhận thanh toán sau khi tất cả thông tin đã được nhập và kiểm tra để đảm bảo chính xác.
Lương: Xác định ngày thanh toán tối ưu và lịch trình thanh toán hoặc thực hiện thanh toán chính xác thông qua các phương thức chuyển khoản được hỗ trợ, thường là ACH, chuyển khoản điện tử, RTP hoặc séc vật lý.
Báo cáo: Lưu trữ dữ liệu để phục vụ cho các cuộc kiểm toán và khai thuế trong tương lai.

Bước 2: Xác định các tác vụ lặp đi lặp lại hoặc dễ xảy ra lỗi.

Nếu đội ngũ của bạn đang gặp vấn đề về việc thanh toán, quản lý không hiệu quả việc khớp thanh toán hoặc gặp khó khăn ở một bước khác trong quy trình, điều quan trọng là phải xác định chính xác vấn đề nằm ở đâu để có thể triển khai tự động hóa phù hợp và tiến hành các bước tiếp theo một cách hiệu quả.

Bước 3: Chọn phần mềm phù hợp với quy mô và tích hợp của bạn.

Có nhiều công cụ quản lý tài chính và tự động hóa sẵn có cho bạn. Slash là một lựa chọn như một nền tảng tài chính tích hợp với các công cụ kế toán, cung cấp theo dõi hóa đơn và chuyển khoản ACH và chuyển khoản điện tử dễ dàng. Ngoài ra, thiết kế bảng điều khiển duy nhất của Slash cho phép bạn dễ dàng quản lý các bước khác nhau trong quy trình AP của mình, giúp bạn xác định các khu vực cần cải thiện và triển khai tự động hóa phù hợp khi cần thiết.

Bước 4: Đảm bảo quá trình tiếp nhận và đào tạo đội ngũ

Tự động hóa chỉ có thể đưa đội ngũ của bạn đến một mức độ nhất định. Việc tìm kiếm những người phù hợp để giám sát và quản lý các quy trình tài chính như AP và các quy trình khác là vô cùng quan trọng. Sau khi đã xây dựng được đội ngũ, hãy trang bị cho họ các công cụ và quyền truy cập phù hợp để họ có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Những tác động tích cực này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giảm thiểu rủi ro và tránh các khoản thanh toán bị bỏ lỡ.

Bước 5: Theo dõi hiệu suất và tối ưu hóa thường xuyên.

Không nên mong đợi rằng bạn sẽ tìm ra các giải pháp phù hợp cho các quy trình kế toán (AP) và các quy trình tài chính khác ngay lập tức. Giữ bình tĩnh, theo dõi liên tục hiệu suất và áp dụng các giải pháp mới khi cần thiết là những phương pháp hiệu quả để kiểm soát tài chính của bạn và tiếp tục tối ưu hóa quy trình làm việc.

Get started with Slash today

Gain AP automation, accounting tools, real-time expense tracking, and much more

Các công cụ tự động hóa AP tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Phần mềm tự động hóa AP có thể rất hữu ích. May mắn thay, hiện nay có nhiều công cụ tích hợp các tính năng tự động hóa AP, dưới đây là tổng quan về một số lựa chọn tốt nhất hiện có:

1. QuickBooks

Các dịch vụ chính: Hệ thống kế toán tích hợp quản lý hóa đơn và xử lý thanh toán.

Theo dõi hóa đơn, phê duyệt cơ bản, tích hợp với các công cụ quản lý tài khoản phải thu (AP) và tài khoản phải trả (AR) như Quadient. Thường được hỗ trợ bởi các nền tảng ngân hàng của bên thứ ba như Slash, cung cấp tích hợp Quickbooks với phần mềm quản lý tài chính tổng hợp.

2. Xero

Các dịch vụ chính: Hệ thống kế toán với hóa đơn, phê duyệt và nhập liệu tự động.

Bảo vệ chống gian lận (phát hiện trùng lặp, xác minh nhà cung cấp), theo dõi hóa đơn, tích hợp với các công cụ và được hỗ trợ bởi các nền tảng ngân hàng của bên thứ ba như Slash.

3. NetSuite

Các dịch vụ chính: Hệ thống ERP hoàn chỉnh, Quản lý công nợ phải trả, Báo cáo dựa trên đám mây.

Cung cấp một loạt các dịch vụ tài chính, bao gồm phần mềm ERP và phần mềm quản lý thanh toán. Phần mềm quản lý thanh toán cung cấp các tính năng theo dõi đơn đặt hàng và hóa đơn, thanh toán tự động, và quản lý hồ sơ nhà cung cấp.

4. Cắt

Các dịch vụ chính: tích hợp kế toán, thẻ tín dụng doanh nghiệp², theo dõi chi tiêu.

Tích hợp kế toán với QuickBooks và Xero, đồng thời cung cấp phần mềm quản lý tài chính, theo dõi chi phí tự động, công cụ stablecoin³ và hỗ trợ ngân hàng thông qua Column, N.A.

Ngân hàng thông minh, đơn giản hóa: Tại sao nên chọn Slash cho quy trình thanh toán tự động?

Slash là một nền tảng công nghệ tài chính được thiết kế để cung cấp các công cụ tài chính được tùy chỉnh theo ngành nghề của bạn. Các dịch vụ chính của Slash bao gồm tích hợp kế toán, thẻ tín dụng, nhật ký chi tiết về thẻ và theo dõi lịch sử chi tiêu, cùng với tài khoản doanh nghiệp.

Nền tảng tài chính được thiết kế để giúp quản lý tài chính và các tác vụ kế toán của bạn, như AP, trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tự động hóa hơn. Dưới đây là một số tính năng chính của Slash giúp bạn làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn với các công cụ tự động hóa:

Quản lý chi phí. Trên bảng điều khiển của Slash, bạn có thể phát hành thẻ vật lý và thẻ ảo, thiết lập giới hạn chi tiêu và kiểm soát giao dịch với các nhà cung cấp dịch vụ, đồng thời theo dõi giao dịch theo thời gian thực với các công cụ thanh toán tự động và phát hiện gian lận.
Các phương thức thanh toán. Các công cụ thanh toán tự động và dựa trên đám mây cho phép bạn ủy quyền chuyển khoản qua ACH, chuyển khoản điện tử, RTP và stablecoin trên bảng điều khiển của Slash.
Kế toán. Slash tự động hóa quy trình quản lý chi phí (AP) của bạn với các quy trình làm việc tối ưu và công cụ tích hợp kế toán. Trên cùng một bảng điều khiển, người dùng có thể tự động hóa quy trình phê duyệt, lên lịch thanh toán, theo dõi chi phí và sao chép dữ liệu vào trang kế toán của bạn, tích hợp với QuickBooks. Cùng với phần mềm kế toán của Slash, việc sử dụng trở nên dễ dàng và hiệu quả.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, doanh nhân, kế toán tự làm hoặc thậm chí là các kế toán viên công chứng (CPA), Slash có thể giúp bạn theo dõi sổ sách và hoàn thành các tác vụ một cách dễ dàng hơn và ít lo lắng về sai sót.

Apply in less than 10 minutes today

Join the 3,000+ businesses already using Slash.

¹ Slash Financial, Inc. là một công ty công nghệ tài chính và không phải là ngân hàng. Dịch vụ ngân hàng được cung cấp bởi Column N.A., thành viên của FDIC.

² Thẻ Slash Platinum là thẻ tín dụng Visa® do Column N.A. phát hành theo giấy phép của Visa U.S.A. Việc chấp thuận thẻ phụ thuộc vào điều kiện đủ điều kiện. Số dư tài khoản phải được thanh toán đầy đủ hàng ngày. Phí thành viên hàng tháng có thể áp dụng. Các giao dịch mua hàng bằng thẻ có thể được hưởng hoàn tiền, vui lòng truy cập https://www.joinslash.com/legal/cashback-terms để biết thêm thông tin.

Dịch vụ chuyển đổi, chuyển nhượng và lưu ký tiền điện tử được cung cấp bởi Bridge, không phải bởi Column, N.A. hoặc Slash. Tiền điện tử không được lưu ký bởi bất kỳ ngân hàng nào, không được bảo hiểm bởi FDIC, có thể biến động về giá trị và có thể bị mất mát. Các điều khoản và điều kiện áp dụng.

Câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt giữa tài khoản phải trả và tài khoản phải thu là gì?

Các khoản phải trả (AP) là số tiền mà doanh nghiệp của bạn nợ các nhà cung cấp và nhà cung ứng cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã nhận. Nó được ghi nhận là một khoản nợ ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán. Các khoản phải thu (AR) là ngược lại – số tiền mà khách hàng và đối tác nợ bạn cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn đã cung cấp. AR được ghi nhận là một tài sản ngắn hạn.

Những tác vụ AP nào có thể được tự động hóa?

Các tác vụ chính của AP có thể được tự động hóa bao gồm: thu thập và khớp dữ liệu hóa đơn, khớp ba bên (đơn đặt hàng, biên nhận, hóa đơn), quy trình phê duyệt, lịch trình và xử lý thanh toán, thông báo thanh toán cho nhà cung cấp, và khớp tự động với hệ thống kế toán. Tự động hóa giúp giảm sai sót trong nhập liệu thủ công và tăng tốc thời gian xử lý.

AP tự động hóa có thể giảm thời gian xử lý hóa đơn bao nhiêu?

Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn (AP) có thể giảm thời gian xử lý hóa đơn xuống tới 80% so với phương pháp xử lý thủ công. Bằng cách loại bỏ việc nhập liệu thủ công, tự động hóa quy trình phê duyệt và lên lịch thanh toán, các doanh nghiệp có thể xử lý hóa đơn trong vài ngày thay vì vài tuần. Sự cải thiện về tốc độ này cũng giúp doanh nghiệp tận dụng các ưu đãi thanh toán sớm và tránh các khoản phạt do thanh toán trễ.

Những lợi ích chính của tự động hóa AP đối với doanh nghiệp nhỏ là gì?

Các lợi ích chính bao gồm: xử lý và phê duyệt hóa đơn nhanh hơn, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, theo dõi dòng tiền và các khoản nợ phải trả một cách rõ ràng hơn, củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp thông qua việc thanh toán kịp thời, tích hợp mượt mà với phần mềm kế toán như QuickBooks và Xero, và khả năng mở rộng khối lượng thanh toán mà không cần tăng nhân sự.