Có nên thuê ngoài dịch vụ quản lý công nợ phải trả? Hướng dẫn thực tiễn để đưa ra quyết định đúng đắn
Nếu đội ngũ tài chính của bạn đang phải đối mặt với tình trạng ngập trong các hóa đơn chưa thanh toán, gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu của nhà cung cấp và chậm trễ trong các tác vụ nhập liệu, bạn có thể xem xét việc thuê ngoài quản lý thanh toán cho nhà cung cấp cho một nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba.
Lợi ích của việc thuê ngoài có thể trông có vẻ rõ ràng ban đầu: giảm bớt công việc cho đội ngũ của bạn, không cần tuyển dụng thêm nhân viên và có thể tiếp cận chuyên môn chuyên sâu về quản lý công nợ phải trả (AP). Tuy nhiên, trước khi quyết định chi trả cho dịch vụ quản lý công nợ phải trả thuê ngoài, bạn nên hiểu rõ những gì mình sẽ phải đối mặt. Việc thuê ngoài quy trình quản lý thanh toán đi kèm với những nhược điểm: giảm khả năng kiểm soát tài chính, có một bên trung gian giữa bạn và nhà cung cấp, và chi phí xử lý cao cho công việc mà thường có thể được xử lý nội bộ với các công cụ phù hợp.
Khám phá các giải pháp thay thế có thể mang lại kết quả lâu dài tốt hơn. Việc triển khai phần mềm tài chính nội bộ như Slash có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình thanh toán nợ phải trả mà không mất kiểm soát tài chính. Với Slash, bạn có thể lên lịch thanh toán định kỳ, theo dõi dòng tiền theo thời gian thực và truy cập vào hệ thống thanh toán toàn cầu hiện đại để tiết kiệm chi phí và đáp ứng sở thích của nhà cung cấp.¹ Hiểu rõ sự khác biệt thực sự giữa dịch vụ thuê ngoài và phần mềm tự động hóa có thể giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn cho nhu cầu kinh doanh của mình và tạo điều kiện cho đội ngũ tài chính đạt được thành công bền vững.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Dịch vụ ủy thác quản lý công nợ phải trả là gì? Định nghĩa và lợi ích chính
Trước khi thảo luận về việc thuê ngoài quản lý công nợ phải trả, việc định nghĩa công nợ phải trả (AP) là điều cần thiết. Công nợ phải trả (AP) đề cập đến các nghĩa vụ ngắn hạn mà doanh nghiệp phải thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ đã nhận. Ví dụ, nếu bạn đặt hàng mua nguyên vật liệu sản xuất trị giá $10,000 từ nhà cung cấp, số tiền $10,000 đó sẽ được ghi nhận vào công nợ phải trả cho đến khi hóa đơn được thanh toán.
Các khoản phải trả (Accounts Payable - AP) là đối ứng của các khoản phải thu (Accounts Receivable - AR). Trong khi AP đại diện cho dòng tiền chảy ra khỏi doanh nghiệp của bạn, AR đại diện cho dòng tiền chảy vào. Các khoản phải thu bao gồm các khoản nợ ngắn hạn mà khách hàng còn nợ công ty của bạn cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp nhưng chưa được thanh toán.
Outsourcing quản lý công nợ phải trả (AP) là việc ký hợp đồng với một nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba để quản lý một phần hoặc toàn bộ các chức năng AP của doanh nghiệp. Các nhà cung cấp này thường xử lý các tác vụ như:
- Xử lý hóa đơn
- Xử lý thanh toán
- Mã hóa hóa đơn và nhập liệu vào hệ thống kế toán
- Quản lý nhà cung cấp thay mặt cho tổ chức của bạn
Khi bạn thuê ngoài các tác vụ này cho một nhà cung cấp dịch vụ AP, họ thực chất trở thành một phần mở rộng của đội ngũ tài chính của bạn, quản lý việc xử lý hóa đơn hàng ngày và thanh toán cho nhà cung cấp theo quy trình phê duyệt và các quy định nội bộ của bạn.
Các quy trình làm việc hiệu quả trong quản lý công nợ phải trả (AP) giúp đảm bảo nhà cung cấp được thanh toán đúng hạn, đơn đặt hàng và hóa đơn được khớp chính xác, và việc theo dõi chi phí luôn chính xác. Mặc dù thuê ngoài là một cách để giải quyết những nhu cầu này, nhiều đội ngũ cũng có thể giảm bớt áp lực trong quản lý công nợ phải trả bằng cách cải thiện quy trình nội bộ hoặc áp dụng các công cụ tự động hóa AP giúp giảm tải công việc cho đội ngũ mà không cần chuyển giao quyền kiểm soát.
So sánh giữa việc thuê ngoài quản lý công nợ phải trả và tự động hóa quản lý công nợ phải trả
Outsourcing mang lại những lợi ích cho một số tổ chức, đặc biệt là những tổ chức có yêu cầu tuân thủ phức tạp hoặc khối lượng giao dịch cực lớn. Tuy nhiên, nó không phải lúc nào cũng là lựa chọn phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Trước khi quyết định hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ outsourcing, việc hiểu rõ sự khác biệt giữa outsourcing và phần mềm tự động hóa có thể giúp bạn đánh giá xem lựa chọn nào phù hợp nhất với nhu cầu của mình:
So sánh chi phí
Yếu tố quan trọng nhất và cũng là một trong những rào cản lớn nhất là chi phí. Việc thuê ngoài dịch vụ kế toán (AP outsourcing) có thể tốn kém, và bạn đang trả tiền cho các tác vụ mà thường có thể được xử lý nội bộ. Nhiều công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài AP tính phí dịch vụ hàng tháng, dao động từ hàng trăm đến hàng nghìn đô la mỗi tháng. Bạn cũng có thể bị tính phí cố định cho mỗi hóa đơn, có thể vượt quá $10 cho mỗi hóa đơn được xử lý.
So sánh với giải pháp AP tự động như Slash. Trên gói miễn phí, bạn có thể tạo hóa đơn chuyên nghiệp, quản lý hóa đơn chưa thanh toán theo trạng thái và theo dõi thanh toán với tính năng gửi tự động và ghi nhận giao dịch. Trên gói Pro với giá chỉ $25/tháng, doanh nghiệp của bạn có thể gửi và nhận thanh toán ACH trong nước, chuyển khoản hoặc thanh toán thời gian thực không giới hạn mà không phát sinh chi phí thêm.
Kiểm soát và Giám sát
Khi bạn thuê ngoài dịch vụ quản lý công nợ (AP), bạn đang giao phó cho một bên thứ ba việc tuân thủ chính sách công ty và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp mà không có sự kiểm soát trực tiếp đối với quy trình. Mặc dù các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài được đào tạo để đáp ứng nhu cầu AP của bạn, nhưng không có đảm bảo thực sự rằng bạn có thể giải quyết các vấn đề một cách dễ dàng mà không có sự giám sát trực tiếp. Nếu nhà cung cấp có thắc mắc về thời gian thanh toán hoặc tranh chấp hóa đơn, họ sẽ phải thông qua nhà cung cấp dịch vụ của bạn thay vì liên hệ trực tiếp với đội ngũ của bạn. Điều này có thể gây ra sự chậm trễ và làm căng thẳng mối quan hệ với các nhà cung cấp quan trọng.
Khả năng mở rộng
Do chi phí cao liên quan đến việc thuê ngoài các quy trình AP, các dịch vụ này thường dành cho các công ty lớn có nguồn lực tài chính đủ để hỗ trợ một dịch vụ chuyên biệt hoặc các ngành công nghiệp được quản lý chặt chẽ cần sự hỗ trợ mua sắm chuyên nghiệp.
Nói cách khác, việc thuê ngoài dịch vụ AP không phải là giải pháp giúp doanh nghiệp của bạn phát triển từ đầu; thay vào đó, nó phù hợp hơn với các doanh nghiệp đã đạt đến giai đoạn phát triển ổn định. Slash, ngược lại, là giải pháp tự động hóa AP được thiết kế để phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn. Nó phù hợp với các công ty ở bất kỳ giai đoạn phát triển nào, dù bạn đang xử lý 50 hóa đơn mỗi tháng hay 5.000 hóa đơn.
Lịch trình triển khai
Tùy thuộc vào quy mô hoạt động của doanh nghiệp, việc thuê một đơn vị thứ ba để quản lý các khoản phải trả có thể mất từ vài tuần đến vài tháng. Bạn sẽ cần cung cấp tài liệu chi tiết về quy trình hiện tại, đào tạo đội ngũ outsourcing về các quy trình làm việc cụ thể và hệ thống phê duyệt, chuyển đổi dữ liệu nhà cung cấp, thiết lập các quy tắc giao tiếp, và thực hiện các thử nghiệm trước khi chính thức triển khai. Giai đoạn chuyển đổi này có thể làm gián đoạn chu kỳ thanh toán thông thường và yêu cầu sự tham gia đáng kể từ đội ngũ tài chính của bạn.
Ngược lại, một giải pháp AP như Slash có thể được triển khai nhanh chóng hơn nhiều so với việc thuê ngoài. Slash cung cấp giao diện thân thiện với người dùng cho các đội ngũ tài chính, tích hợp với các hệ thống kế toán phổ biến và cho phép tự động hóa thanh toán mà không cần quá trình triển khai phức tạp.
Tính minh bạch tài chính
Bạn cần biết những hóa đơn nào đang được xử lý trong tuần này hoặc thời điểm thanh toán cho nhà cung cấp cụ thể sẽ được thực hiện? Bạn muốn kiểm tra xem hóa đơn tranh chấp đã được giải quyết chưa? Bạn sẽ phải liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ và chờ phản hồi. Sự thiếu hụt thông tin tức thì này có thể khiến việc lập kế hoạch dòng tiền trở nên khó khăn và khiến bạn phụ thuộc vào các báo cáo định kỳ hoặc các yêu cầu tra cứu thủ công.
Slash cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về mọi khía cạnh của tài chính của bạn. Bạn có thể xem các hóa đơn chưa thanh toán, các khoản thanh toán đã lên lịch, lịch sử giao dịch và dự báo dòng tiền chỉ với một cái nhìn từ bảng điều khiển của mình. Không cần phải liên hệ với ai hoặc chờ đợi cập nhật; tất cả dữ liệu tài chính của bạn luôn sẵn sàng khi bạn cần.
Slash business banking
Works with cards, crypto, plus cards, crypto, accounting, and more.
Ưu điểm và nhược điểm của việc thuê ngoài quản lý công nợ phải trả
Khi đánh giá việc có nên thuê ngoài dịch vụ quản lý công nợ phải trả hay không, bạn nên xem xét tác động của nhà cung cấp dịch vụ quản lý công nợ phải trả thuê ngoài đối với quy trình kinh doanh, mối quan hệ với nhà cung cấp và hoạt động tài chính tổng thể của doanh nghiệp.
Lợi ích của việc thuê ngoài có thể bao gồm giảm tải công việc cho đội ngũ nội bộ, tiếp cận chuyên môn chuyên sâu trong xử lý hóa đơn và quản lý nhà cung cấp, cũng như khả năng xử lý khối lượng giao dịch ngày càng tăng mà không cần tuyển dụng thêm nhân viên. Tuy nhiên, việc thuê ngoài cũng có thể mang lại những thách thức đáng kể liên quan đến kiểm soát, bảo mật dữ liệu, chi phí xử lý và khả năng duy trì sự minh bạch trong dòng tiền:
Lợi ích của việc thuê ngoài quản lý công nợ phải trả
- Tiếp cận chuyên môn chuyên sâu: Các công ty gia công phần mềm sử dụng các chuyên gia kế toán (AP) được đào tạo chuyên nghiệp, những người am hiểu các quy trình tốt nhất, yêu cầu tuân thủ và các quy định đặc thù của ngành mà đội ngũ nội bộ của bạn có thể thiếu.
- Tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi: Việc thuê ngoài các tác vụ AP thường xuyên cho phép đội ngũ hiện tại của bạn tập trung vào các sáng kiến chiến lược như lập kế hoạch tài chính, phân tích và phát triển kinh doanh.
- Giảm nhu cầu về nhân sự nội bộ: Bạn có thể tránh được chi phí và sự phức tạp của việc tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên tài chính bổ sung để xử lý khối lượng hóa đơn ngày càng tăng.
- Mạng lưới nhà cung cấp đã được thiết lập: Một số nhà cung cấp dịch vụ gia công phần mềm đã có mối quan hệ sẵn có với các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán và nhà cung cấp khác, điều này có thể giúp các giao dịch diễn ra suôn sẻ hơn.
Những nhược điểm của việc thuê ngoài quản lý công nợ phải trả
- Phí cao và chi phí xử lý: Phí dịch vụ hàng tháng, phí tính theo hóa đơn và các chi phí phát sinh cho các yêu cầu thanh toán gấp hoặc yêu cầu đặc biệt có thể nhanh chóng vượt quá ước tính ban đầu và gây khó khăn cho việc lập ngân sách.
- Mất kiểm soát trực tiếp: Bạn từ bỏ quyền giám sát các quy trình tài chính quan trọng, khiến việc thực thi chính sách công ty, xử lý các trường hợp ngoại lệ hoặc điều chỉnh quy trình làm việc trở nên khó khăn hơn. Ngoài ra, việc thêm một bên trung gian giữa bạn và nhà cung cấp có thể làm chậm quá trình giao tiếp và gây ra mâu thuẫn với đối tác kinh doanh.
- Rủi ro về an ninh dữ liệu và quyền riêng tư: Việc chia sẻ thông tin tài chính nhạy cảm, chi tiết tài khoản ngân hàng và dữ liệu nhà cung cấp với một nhà cung cấp bên ngoài sẽ làm tăng nguy cơ bị rò rỉ dữ liệu, gian lận hoặc lạm dụng.
- Khả năng hiển thị thời gian thực hạn chế: Bạn sẽ không có cái nhìn tổng quan ngay lập tức về tình trạng thanh toán, hóa đơn chưa thanh toán và dòng tiền, buộc bạn phải yêu cầu cập nhật từ nhà cung cấp dịch vụ thay vì truy cập thông tin theo yêu cầu.
- Quy trình triển khai kéo dài: Việc triển khai dịch vụ gia công có thể mất vài tuần hoặc vài tháng, đòi hỏi phải có tài liệu chi tiết, đào tạo và lập bản đồ quy trình trước khi đưa vào hoạt động.
- Giảm thiểu kiến thức tổ chức: Khi các chức năng của AP được chuyển ra ngoài công ty, đội ngũ của bạn sẽ mất đi sự am hiểu về các mô hình thanh toán, sở thích của nhà cung cấp và các chi tiết nhỏ trong quy trình, những yếu tố này giúp đưa ra các quyết định tài chính tốt hơn.
- Nghĩa vụ và chi phí chuyển đổi: Các thỏa thuận dịch vụ dài hạn có thể khiến bạn bị ràng buộc vào các điều khoản không còn phù hợp với nhu cầu của bạn, và việc chuyển sang nhà cung cấp mới hoặc đưa các chức năng trở lại nội bộ là tốn thời gian và tốn kém.
Thuê ngoài quản lý công nợ phải trả: Làm thế nào để quyết định xem nó có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không
Việc thuê ngoài quản lý công nợ phải trả là lựa chọn hợp lý nhất cho một nhóm doanh nghiệp cụ thể:
- Các doanh nghiệp lớn xử lý hàng chục nghìn hóa đơn mỗi tháng trên nhiều quốc gia và loại tiền tệ có thể hưởng lợi từ cơ sở hạ tầng chuyên biệt và phạm vi toàn cầu mà các nhà cung cấp dịch vụ gia công phần mềm đã được thiết lập cung cấp.
- Các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành được quản lý chặt chẽ như y tế hoặc hợp đồng chính phủ có thể cần đến chuyên môn tuân thủ mà các nhà cung cấp dịch vụ AP chuyên biệt mang lại.
- Các doanh nghiệp đang trải qua những thay đổi lớn (sáp nhập, mua lại hoặc cải tổ hệ thống) cũng có thể thấy việc thuê ngoài tạm thời là hữu ích để duy trì hoạt động trong giai đoạn thay đổi đáng kể.
Đối với phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc thuê ngoài đơn giản không phải là lựa chọn phù hợp khi đã có các công cụ tự động hóa hiện đại. Nếu những mối quan tâm chính của bạn là giảm thiểu nhập liệu thủ công, nâng cao độ chính xác trong thanh toán, duy trì sự minh bạch trong dòng tiền, hoặc mở rộng quy trình quản lý công nợ phải trả (AP) khi doanh nghiệp phát triển, việc tự động hóa quy trình quản lý công nợ phải trả có thể mang lại những lợi ích này mà không gặp phải nhược điểm của việc thuê ngoài.
Các giải pháp như Slash mang lại cải thiện hiệu quả mà không làm ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát tài chính, mối quan hệ với nhà cung cấp hoặc tính minh bạch về giá cả của bạn khi doanh nghiệp phát triển.
Tối ưu hóa quy trình thanh toán hóa đơn của bạn với Slash
Dù bạn là một startup đang xử lý các khoản thanh toán cho nhà cung cấp lần đầu tiên hay một doanh nghiệp đã establec đang quản lý hàng trăm hóa đơn mỗi tháng, Slash được thiết kế để phù hợp với mọi giai đoạn trong hành trình phát triển của bạn.
Nền tảng Slash có thể tự động hóa quy trình thanh toán hóa đơn với các tính năng như thanh toán theo lịch trình, đảm bảo nhà cung cấp luôn được thanh toán đúng hạn, mọi lúc. Các công cụ quản lý hóa đơn toàn diện giúp sắp xếp các hóa đơn chưa thanh toán theo trạng thái, giúp bạn luôn nắm bắt được tình trạng thanh toán của từng hóa đơn. Với khả năng thanh toán toàn cầu hỗ trợ nhiều loại tiền tệ và kênh thanh toán, bao gồm hỗ trợ tiền điện tử gốc, Slash giúp rút ngắn thời gian xử lý đồng thời giảm chi phí giao dịch.⁴ Với Slash, bạn có thể tận dụng hiệu quả của việc thuê ngoài quy trình thanh toán hóa đơn mà không phải từ bỏ quyền kiểm soát tài chính của mình.
Ngoài việc tối ưu hóa quy trình thanh toán, Slash cung cấp một bộ công cụ quản lý tài chính toàn diện để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn:
- Các phương thức thanh toán đa dạng: Gửi và nhận thanh toán theo cách phù hợp nhất với bạn và các nhà cung cấp của bạn, cả trong nước và quốc tế. Slash hỗ trợ chuyển khoản ACH và chuyển khoản điện tử qua mạng SWIFT đến hơn 180 quốc gia, các hệ thống thanh toán thời gian thực như RTP và FedNow, cũng như thanh toán bằng tiền điện tử sử dụng các đồng stablecoin được neo giá với USD trên tám blockchain được hỗ trợ.
- Các công cụ ngân hàng doanh nghiệp hiện đại: Lập lịch thanh toán định kỳ, quản lý chi tiêu của công ty với các tính năng kiểm soát thẻ chi tiết, và truy cập vốn lưu động để cải thiện thanh khoản khi cần thiết.⁵ Tạo các tài khoản ngân hàng ảo riêng biệt cho doanh nghiệp để tách biệt dòng tiền và nâng cao khả năng theo dõi trong các lĩnh vực khác nhau của hoạt động kinh doanh, với phân tích thời gian thực về hoạt động thanh toán và dòng tiền trên tất cả các giao dịch và tài khoản.
- Trái phiếu kho bạc có lãi suất cao: Hãy tận dụng tiền nhàn rỗi của bạn với các tài khoản kho bạc được bảo đảm bởi các quỹ thị trường tiền tệ của Morgan Stanley và BlackRock, mang lại lợi suất hàng năm lên đến 3,86%.⁶
- Thẻ Visa Platinum Slash: Nhận hoàn tiền lên đến 2% cho tất cả chi tiêu bằng thẻ công ty; thiết lập quy tắc chi tiêu theo danh mục, nhà cung cấp hoặc nhóm; và phát hành thẻ ảo không giới hạn cho các khoản thanh toán định kỳ cho nhà cung cấp hoặc kiểm soát quyền truy cập của nhân viên.
- Tích hợp kế toán: Đồng bộ hóa giao dịch trực tiếp với QuickBooks để tự động cập nhật sổ sách kế toán của bạn. Slash cũng kết nối qua Plaid và hỗ trợ nhập dữ liệu từ các công cụ như Xero, giúp việc tích hợp với các quy trình kế toán hiện có trở nên dễ dàng.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
Các công cụ tự động hóa AP tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác như thế nào?
Các công cụ tự động hóa quy trình thanh toán (AP) tích hợp bằng cách đồng bộ hóa dữ liệu thanh toán, hóa đơn và nhà cung cấp trực tiếp với hệ thống tài chính hiện có của bạn, giúp giảm thiểu công việc nhập liệu thủ công và đối chiếu dữ liệu. Slash cung cấp tính năng đồng bộ hai chiều với QuickBooks và hỗ trợ nhập dữ liệu từ Xero, cho phép doanh nghiệp tích hợp quy trình tự động hóa AP vào các quy trình kế toán và ngân hàng đã được thiết lập sẵn.
Các nhà cung cấp đảm bảo tuân thủ và báo cáo trong các hoạt động thanh toán như thế nào?
Nhà cung cấp dịch vụ quản lý công nợ phải trả hỗ trợ tuân thủ và báo cáo bằng cách áp dụng quy trình phê duyệt, duy trì nhật ký kiểm toán và tiêu chuẩn hóa quy trình xử lý hóa đơn và thanh toán. Slash tích hợp trực tiếp các cơ chế kiểm soát này vào nền tảng của chúng tôi, cung cấp cho các đội ngũ công cụ cần thiết để duy trì báo cáo nhất quán và hồ sơ tập trung cần thiết cho các quy trình tuân thủ và kiểm toán.
