Cách tự động hóa quy trình thanh toán hóa đơn y tế để đảm bảo độ chính xác và tuân thủ quy định.
Các công ty dược phẩm và nhà cung cấp dịch vụ y tế hoạt động trong một môi trường mà quản lý công nợ phải trả (AP) có tầm quan trọng đặc biệt. Chuỗi cung ứng được quản lý chặt chẽ, khiến các cuộc kiểm toán trở thành một phần thường xuyên của hoạt động kinh doanh. Phát triển sản phẩm và sản xuất đòi hỏi vốn đầu tư lớn, tạo thêm áp lực lên việc quản lý dòng tiền một cách có kỷ luật. Quan trọng nhất, độ tin cậy và chất lượng của các sản phẩm y tế cuối cùng ảnh hưởng đến kết quả điều trị của bệnh nhân tại bệnh viện, phòng khám và các cơ sở chăm sóc dài hạn.
Triển khai tự động hóa trong quy trình xử lý hóa đơn phải trả là một trong những cách mà các tổ chức y tế có thể giải quyết những thách thức này. Bằng cách giảm sự phụ thuộc vào các quy trình thủ công và tiêu chuẩn hóa cách hóa đơn và thanh toán di chuyển qua hệ thống kinh doanh, tự động hóa có thể giúp cải thiện độ chính xác, hỗ trợ sẵn sàng cho kiểm toán và cung cấp cho đội ngũ tài chính cái nhìn rõ ràng hơn về các nghĩa vụ chưa thanh toán.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích cách các tổ chức y tế có thể tối ưu hóa quy trình thanh toán bằng cách tự động hóa, thông qua việc đánh giá các lợi ích tiềm năng, thách thức thường gặp trong quá trình triển khai và các tính năng quan trọng nhất khi đánh giá các giải pháp phần mềm khác nhau. Chúng tôi cũng sẽ giải thích cách Slash là một nền tảng ngân hàng doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của các chuyên gia tài chính y tế, với quy trình thanh toán an toàn, khả năng theo dõi chi tiêu theo thời gian thực và thẻ tín dụng doanh nghiệp mang lại lên đến 2% tiền mặt hoàn lại.¹
Tự động hóa trong quản lý thanh toán trong lĩnh vực y tế là gì?
Các khoản phải trả là các nghĩa vụ nợ ngắn hạn mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp cho hàng hóa và dịch vụ được mua trả chậm. Đối với các nhà sản xuất và nhà cung cấp trong lĩnh vực y tế, điều này thường bao gồm các khoản thanh toán cho nguyên vật liệu, sản xuất theo hợp đồng, dịch vụ kiểm tra, logistics và thiết bị chuyên dụng. Các khoản thanh toán này có thể được thực hiện thông qua chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ, hoặc các thỏa thuận tài chính ngắn hạn khác liên quan đến việc mua sắm.
Điều phân biệt các khoản phải trả trong lĩnh vực y tế với các ngành khác là môi trường pháp lý xung quanh các giao dịch này. Một số quy định mà các công ty y tế cần xem xét khi thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ bao gồm:
- Quy định của Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm (FDA): Đặt ra các tiêu chuẩn về an toàn, chất lượng và nhãn mác của thuốc và thiết bị y tế. Phê duyệt và thực hiện các cuộc kiểm toán liên quan đến tính toàn vẹn của chuỗi cung ứng.
- HIPAA (Luật Bảo hiểm Y tế Di động và Trách nhiệm): Yêu cầu các biện pháp bảo vệ nghiêm ngặt đối với thông tin sức khỏe của bệnh nhân có thể xuất hiện trong các hồ sơ thanh toán hoặc ghi chép thanh toán.
- Luật An ninh Chuỗi Cung ứng Dược phẩm (DSCSA): Yêu cầu các hệ thống điện tử theo dõi thuốc kê đơn và ngăn chặn hàng giả.
- ISO 13485: Quản lý hệ thống quản lý chất lượng cho các nhà sản xuất thiết bị y tế.
- Thực hành phân phối tốt (GDP): Cung cấp hướng dẫn về việc duy trì chất lượng dược phẩm trong quá trình bảo quản và vận chuyển.
Tự động hóa quy trình thanh toán hóa đơn không chỉ đơn thuần là tăng tốc độ thanh toán. Nó bao gồm toàn bộ chu trình hóa đơn và thanh toán, bao gồm các giai đoạn tiếp nhận, xác minh, phê duyệt và thanh toán. Thay vì kiểm tra hóa đơn thủ công, các công cụ tự động hóa có thể so khớp hóa đơn với hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, chuyển chúng đến người phê duyệt đúng và lên lịch thanh toán dựa trên điều khoản của nhà cung cấp. Mỗi bước được ghi lại tự động, tạo ra các bản ghi kiểm toán rõ ràng hỗ trợ cả kiểm soát nội bộ và các cuộc kiểm tra tuân thủ quy định từ bên ngoài.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Các tổ chức y tế có thể gặp phải những thách thức nào khi quản lý các khoản phải trả?
Các tổ chức y tế thường quản lý các khoản phải trả (AP) trong các chuỗi cung ứng phức tạp, khung pháp lý nghiêm ngặt và áp lực về dòng tiền chặt chẽ. Dưới đây là một số thông tin bổ sung về các yếu tố có thể khiến các quy trình AP thủ công trở nên đặc biệt kém hiệu quả đối với các công ty y tế:
Các mẫu hóa đơn không nhất quán
Các nhà cung cấp dịch vụ y tế có thể phụ thuộc vào nhiều hệ thống không kết nối để quản lý thanh toán liên quan đến hóa đơn và đơn đặt hàng. Một số nhà cung cấp vật tư có thể yêu cầu truy cập qua cổng thông tin nhà cung cấp, các phòng thí nghiệm có thể dựa vào hóa đơn được gửi qua email, và các phòng khám nhỏ có thể vẫn gửi hóa đơn giấy qua bưu điện. Nếu không có cách tự động quét và tổ chức các tài liệu này, các đội ngũ kế toán phải chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn thủ công trước khi nhập vào hệ thống kế toán, điều này có thể tăng nguy cơ sai sót nhập liệu, bỏ sót phê duyệt, thanh toán trùng lặp hoặc hóa đơn được xử lý mà không được xác minh đúng cách.
Yêu cầu tuân thủ
Các nhà sản xuất trong lĩnh vực y tế phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về chuỗi cung ứng và tài chính, yêu cầu có tài liệu đầy đủ và chuỗi kiểm tra. Các luật về chuỗi cung ứng như Đạo luật An ninh Chuỗi Cung ứng Thuốc (DSCSA) có thể dẫn đến các cuộc kiểm tra định kỳ do Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA) thực hiện. Trong quá trình kiểm tra này, các tổ chức có thể phải chứng minh rằng các khoản thanh toán cho nhà cung cấp đã tuân thủ quy trình phê duyệt đã định, được thực hiện cho các nhà cung cấp được phê duyệt và được hỗ trợ bởi tài liệu đầy đủ và chính xác.
Tiếp xúc với rủi ro hoạt động
Vì việc phát triển, sản xuất và phân phối vật tư y tế có thể đòi hỏi vốn đầu tư lớn, các bất cập hoặc thất thoát doanh thu trong quy trình AP có thể dẫn đến hậu quả tài chính nghiêm trọng. Các vấn đề thanh toán cũng có thể làm chậm tiến độ sản xuất, gián đoạn thời hạn tuân thủ quy định hoặc hạn chế khả năng tiếp cận nguyên vật liệu cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Theo thời gian, những rủi ro này có thể ảnh hưởng đến cả tính liên tục hoạt động của doanh nghiệp và tính bền vững tài chính lâu dài.
Các phương thức thanh toán không hiệu quả
Một nghiên cứu năm 2025 cho thấy chỉ có 7% chuyên gia tài chính y tế tại Hoa Kỳ đang tích cực sử dụng các giải pháp thanh toán sáng tạo, cho thấy rằng một phần đáng kể các giao dịch thanh toán y tế vẫn có thể được xử lý thông qua các phương thức lỗi thời. Mặc dù séc giấy vẫn là một trong những phương thức thanh toán kém tối ưu nhất hiện nay, việc chỉ dựa vào hệ thống ngân hàng truyền thống cho các giao dịch chuyển khoản điện tử (EFT) cũng có thể hạn chế khả năng của bạn trong việc thực hiện chuyển khoản nhanh chóng hoặc hiệu quả về chi phí. Các phương thức thanh toán này có thể làm chậm thời gian thanh toán trong chuỗi cung ứng và gây ra các bất cập về hiệu quả ở các giai đoạn sau.
Quản lý các mối quan hệ phức tạp với nhà cung cấp và khách hàng
Các nhà cung cấp dịch vụ y tế thường hoạt động giữa hai nhóm tài chính phức tạp. Các nhà cung cấp dịch vụ y tế có thể gặp phải khoảng trống dòng tiền do chu kỳ thanh toán hoặc chậm trễ trong việc xử lý yêu cầu thanh toán. Khi hợp tác với các nhà cung cấp chuyên biệt, việc thanh toán có thể cần phải chuyển qua biên giới để hỗ trợ sản xuất với chi phí thấp hơn hoặc các dịch vụ kiểm tra chuyên biệt. Do tính phức tạp của việc gửi và nhận thanh toán trong ngành y tế, việc tiếp cận với đa dạng các phương thức thanh toán và công cụ dự báo tài chính có thể giúp cải thiện mối quan hệ với đối tác kinh doanh và hỗ trợ tốt hơn cho kế hoạch hoạt động.
Lợi ích của việc xử lý thanh toán tự động trong lĩnh vực y tế là gì?
Tự động hóa quản lý công nợ phải trả có thể cải thiện đáng kể cách các tổ chức y tế quản lý hoạt động tài chính. Các lợi ích được nêu dưới đây cho thấy cách tự động hóa hỗ trợ độ chính xác, tính minh bạch và tuân thủ:
Độ chính xác được cải thiện và chi phí xử lý được giảm thiểu.
Phần mềm tự động hóa AP có thể sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) và trích xuất dữ liệu thông minh để tự động thu thập thông tin hóa đơn, loại bỏ hầu hết các lỗi nhập liệu. Hệ thống cũng có thể đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và hợp đồng để phát hiện sự không khớp trước khi xử lý thanh toán. Quy trình đối chiếu ba bên này có thể giúp ngăn chặn cả sai sót vô ý và gian lận.
Quản lý dòng tiền hiệu quả hơn
Các giải pháp tự động hóa có thể thu thập và ghi lại hóa đơn theo thời gian thực khi chúng được gửi đến, giúp đội ngũ tài chính có cái nhìn tổng quan ngay lập tức về các khoản phải trả chưa thanh toán. Sự minh bạch này hỗ trợ dự báo dòng tiền chính xác hơn và quản lý vốn lưu động hiệu quả hơn, với các khoản phải trả được phân tích chi tiết theo nhà cung cấp, bộ phận hoặc trung tâm chi phí. Đối với nhu cầu dòng tiền rộng hơn, dịch vụ tài chính vốn của Slash cung cấp truy cập vào nguồn vốn ngắn hạn linh hoạt trực tiếp qua bảng điều khiển, giúp tổ chức quản lý thanh khoản khi xảy ra khoảng trống thời gian.⁵
Các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân được tăng cường
Các nền tảng tự động hóa AP hiện đại được thiết kế cho ngành y tế tích hợp các tính năng bảo mật tuân thủ các yêu cầu của HIPAA. Điều này bao gồm mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và khi truyền tải, kiểm soát truy cập dựa trên vai trò để đảm bảo nhân viên chỉ xem được các hóa đơn liên quan đến trách nhiệm của họ, ghi nhật ký kiểm toán an toàn cho tất cả các hoạt động truy cập dữ liệu, và tuân thủ các tiêu chuẩn SOC 1 và SOC 2.
Tích hợp hệ thống liền mạch
Các giải pháp tự động hóa hiệu quả nhất không hoạt động độc lập—chúng tích hợp mượt mà với hạ tầng công nghệ hiện có của bạn. Đối với các tổ chức y tế, điều này thường có nghĩa là kết nối với hệ thống ERP (như Sage Intacct, Oracle, SAP hoặc các hệ thống khác), hệ thống hồ sơ y tế điện tử, nền tảng mua sắm và hệ thống ngân hàng. Slash tích hợp với QuickBooks và Xero, và API của nó có thể hỗ trợ chia sẻ dữ liệu tự động giữa các hệ thống tài chính.
Các tính năng nào được tích hợp trong phần mềm quản lý thanh toán tự động tốt nhất?
Khi đánh giá các giải pháp tự động hóa AP, các tổ chức y tế nên ưu tiên các tính năng hỗ trợ tuân thủ, kiểm soát và linh hoạt mà không làm tăng độ phức tạp trong hoạt động:
- Tuân thủ SOC 1 / SOC 2: Nền tảng tài chính của bạn cần tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và kiểm toán tương tự như trong chuỗi cung ứng y tế. Slash là nền tảng ngân hàng doanh nghiệp tuân thủ SOC 2 Type II, có nghĩa là các biện pháp bảo mật dữ liệu khách hàng được kiểm toán định kỳ để đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về tin cậy và tuân thủ.
- Thẻ tín dụng doanh nghiệp cao cấp: Tập trung thu thập hóa đơn từ các bộ phận khác nhau đồng thời nhận được lên đến 2% tiền mặt hoàn lại khi chi tiêu bằng thẻ Slash Visa Platinum. Điều này giúp các tổ chức y tế giảm bớt chi phí hoạt động và chuyển hướng tiết kiệm vào các nhu cầu đòi hỏi vốn đầu tư cao.
- Các kênh thanh toán đa dạng: Slash hỗ trợ chuyển khoản ACH trong nước và quốc tế, chuyển khoản điện tử đến hơn 180 quốc gia, và thanh toán thời gian thực qua các mạng như RTP và FedNow. Nền tảng này cũng hỗ trợ các giao dịch chuyển đổi giữa USD và các đồng stablecoin như USDC và USDT, cho phép các tổ chức lưu trữ, gửi và nhận tiền kỹ thuật số trên nhiều blockchain được hỗ trợ.⁴
- Tài chính dễ tiếp cận: Chi tiêu y tế có thể không ổn định. Các khoản thanh toán từ Medicare, Medicaid và các công ty bảo hiểm tư nhân cho khách hàng của bạn có thể bị trì hoãn, cuối cùng gây áp lực lên dòng tiền của công ty bạn. Slash cung cấp tài chính vốn lưu động với các điều khoản thanh toán linh hoạt 30, 60 hoặc 90 ngày để hỗ trợ nhu cầu thanh khoản ngắn hạn.
- Kiểm soát chi phí tự động: Giao dịch thẻ, chuyển khoản ngân hàng và thanh toán hóa đơn có thể được xuất trực tiếp vào QuickBooks để tự động hóa quá trình đối chiếu và giảm bớt công việc thủ công. Tính năng tích hợp này giúp báo cáo chi phí chính xác hơn và đơn giản hóa các quy trình sau đó như kiểm toán và chuẩn bị thuế.
- Tích hợp kế toán: Xuất tất cả các giao dịch thẻ, chuyển khoản ngân hàng, thanh toán hóa đơn và nhiều hơn nữa vào QuickBooks để tự động hóa việc đối chiếu, báo cáo chi phí, chuẩn bị thuế và nhiều hơn nữa.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Hỗ trợ quy trình thanh toán tự động với Slash
Trong lĩnh vực y tế, quản lý công nợ phải trả (AP) không chỉ là một chức năng hậu cần. Khi các quy trình AP chậm chạp, không nhất quán hoặc dễ xảy ra sai sót, tác động có thể lan rộng ra chuỗi cung ứng, lịch trình sản xuất và cuối cùng là chất lượng chăm sóc bệnh nhân. Tự động hóa quản lý công nợ phải trả giúp các tổ chức y tế giảm thiểu rủi ro hoạt động, duy trì sự sẵn sàng cho kiểm toán và tạo ra dòng tiền dự đoán được trong môi trường mà thời gian và tuân thủ là yếu tố quan trọng.
Bằng cách mang lại cấu trúc và tính minh bạch cho quy trình phê duyệt hóa đơn và thanh toán, tự động hóa quy trình mua hàng (AP) giúp tăng cường khả năng chống chịu tài chính. Các đội ngũ tài chính có được cái nhìn rõ ràng hơn về các nghĩa vụ, kiểm soát chặt chẽ hơn đối với chi tiêu và sự tự tin rằng các quy trình có thể mở rộng khi quy định thay đổi và hoạt động kinh doanh phát triển. Sự nhất quán này hỗ trợ mối quan hệ vững chắc hơn với nhà cung cấp và đảm bảo các nguồn cung cấp và dịch vụ quan trọng luôn sẵn có khi cần thiết nhất.
Slash giúp các tổ chức y tế hiện đại hóa quy trình thanh toán bằng cách kết hợp các quy trình thanh toán an toàn, khả năng theo dõi thời gian thực và các tính năng kiểm soát tích hợp sẵn, hỗ trợ tuân thủ mà không làm phức tạp thêm quy trình. Với cơ sở hạ tầng tài chính phù hợp, các đội ngũ y tế có thể tập trung ít hơn vào việc quản lý rủi ro tài chính và nhiều hơn vào việc cung cấp dịch vụ chăm sóc y tế đáng tin cậy và chất lượng cao.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
Loại tổ chức y tế nào có thể hưởng lợi từ tự động hóa quy trình làm việc (AP)?
Các nhà sản xuất thiết bị y tế, công ty dược phẩm, nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ có mạng lưới nhà cung cấp phức tạp và yêu cầu tuân thủ quy định thường hưởng lợi nhiều nhất từ giải pháp tự động hóa quy trình thanh toán (AP) như Slash.
Tự động hóa AP có thay thế phần mềm kế toán không?
Các công cụ tự động hóa AP (Accounts Payable) thường tích hợp với hệ thống kế toán (ví dụ: tích hợp của Slash với QuickBooks và Xero) để tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn và thanh toán, chứ không thay thế các chức năng kế toán cốt lõi.
AP tự động hóa hỗ trợ tuân thủ như thế nào?
Các quy trình làm việc tự động hóa giúp tạo ra các quy trình phê duyệt nhất quán và nhật ký kiểm tra, giúp dễ dàng chứng minh tuân thủ trong các cuộc kiểm tra nội bộ hoặc kiểm toán bên ngoài. Ngoài ra, các nhà cung cấp dịch vụ tài chính tuân thủ SOC 2 Type II như Slash ưu tiên bảo mật dữ liệu cho tài khoản và thông tin thanh toán, điều này có thể giúp bảo vệ dữ liệu y tế nhạy cảm.
Đọc thêm từ chúng tôi
