Cách cải thiện quy trình onboarding nhà cung cấp: 6 nguyên tắc tốt nhất để thành công

Các thực hành tốt nhất trong quá trình onboarding nhà cung cấp: Xây dựng quy trình làm việc với nhà cung cấp tuân thủ và có khả năng mở rộng.

Nhiều đội ngũ tài chính có thể xác định chính xác thời điểm quá trình onboarding nhà cung cấp trở thành vấn đề: khi mạng lưới nhà cung cấp của bạn phát triển vượt quá khả năng quản lý của bảng tính và chuỗi email. Quá trình ban đầu có thể quản lý được với 5 hoặc 10 nhà cung cấp sẽ trở nên hỗn loạn khi lên đến 50 nhà cung cấp, với các vấn đề tiềm ẩn như thiếu tài liệu tuân thủ, hồ sơ nhà cung cấp không nhất quán và thời gian kích hoạt kéo dài trở nên phổ biến hơn.

Các doanh nghiệp chủ động xây dựng quy trình onboarding có cấu trúc có thể hoàn toàn tránh được những khó khăn ban đầu này. Họ có thể onboarding nhà cung cấp mới một cách nhanh chóng và nhất quán, duy trì hồ sơ tuân thủ được tổ chức tốt và chịu được sự kiểm tra, tạo ra trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận mua sắm, tài chính và pháp lý, và thiết lập quy trình thanh toán hoạt động đáng tin cậy trên quy mô lớn. Sự khác biệt giữa một mạng lưới nhà cung cấp hoạt động hiệu quả và một mạng lưới không hiệu quả thường nằm ở việc onboarding được coi là ưu tiên hàng đầu hay chỉ là việc làm sau cùng.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích quy trình onboarding nhà cung cấp, xác định những thách thức phổ biến mà các công ty thường gặp phải, và cung cấp các phương pháp hay nhất có thể áp dụng để xây dựng quy trình quản lý nhà cung cấp tuân thủ quy định và có khả năng mở rộng. Bạn cũng sẽ khám phá cách nền tảng ngân hàng doanh nghiệp của Slash có thể tối ưu hóa thanh toán cho nhà cung cấp thông qua chuyển khoản quốc tế nhanh chóng, các kênh thanh toán linh hoạt và khả năng theo dõi tài chính công ty tốt hơn—giúp bạn cải thiện quy trình quản lý nhà cung cấp từ onboarding đến các hoạt động thanh toán thường xuyên.¹

Vendor onboarding là gì? Những thông tin quan trọng và tầm quan trọng của nó

Quy trình onboarding nhà cung cấp là quy trình có cấu trúc nhằm tích hợp các nhà cung cấp mới vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ lần tiếp xúc ban đầu cho đến giao dịch đầu tiên. Quy trình onboarding thường bao gồm:

• Thu thập các tài liệu cần thiết
• Xác minh thông tin xác thực
• Nghiên cứu các quy định của ngành
• Thiết lập thông tin thanh toán
• Ký kết hợp đồng và thỏa thuận mức dịch vụ (SLAs)
• Cấu hình quyền truy cập vào các hệ thống hoặc cổng thông tin cần thiết.

Quá trình onboarding nhà cung cấp chỉ là một giai đoạn trong chu kỳ đời sống của nhà cung cấp, bao gồm các giai đoạn khác như lựa chọn, ký kết hợp đồng, quản lý hiệu suất, gia hạn và chấm dứt hợp tác. Mỗi giai đoạn đều dựa trên giai đoạn trước đó, nhưng quá trình onboarding đặt nền móng cho toàn bộ mối quan hệ hợp tác. Một quá trình onboarding suôn sẻ thể hiện sự chuyên nghiệp và sự trưởng thành trong hoạt động của tổ chức, trong khi một quy trình lộn xộn có thể làm suy giảm niềm tin ngay từ khi mối quan hệ hợp tác chưa bắt đầu.

Tầm quan trọng của việc onboarding nhà cung cấp hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc nâng cao hiệu quả. Quy trình onboarding đúng đắn có thể giúp đảm bảo tuân thủ quy định, giảm thiểu rủi ro tài chính, cải thiện độ chính xác của thanh toán và tạo ra sự minh bạch trong trách nhiệm giữa các đội ngũ. Đối với các công ty quản lý hàng chục hoặc hàng trăm nhà cung cấp, một quy trình onboarding tiêu chuẩn hóa có thể tạo nền tảng cho thành công lâu dài.

4 Những thách thức phổ biến trong quy trình onboarding nhà cung cấp

Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp

Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp một cách hiệu quả đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ qua nhiều điểm tiếp xúc trong suốt vòng đời của nhà cung cấp. Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp mạnh mẽ bao gồm đàm phán các điều khoản hợp đồng có lợi, thiết lập kỳ vọng rõ ràng về hiệu suất, duy trì các kênh giao tiếp mở trong quá trình onboarding và nuôi dưỡng mối quan hệ hợp tác theo thời gian. Khi quy trình onboarding không rõ ràng, điều này có thể làm tổn hại mối quan hệ với nhà cung cấp ngay từ đầu; các nhà cung cấp có thể cảm thấy bực bội vì các yêu cầu thông tin lặp đi lặp lại, phản hồi chậm trễ hoặc các bước tiếp theo không rõ ràng, điều này có thể dẫn đến mối quan hệ căng thẳng hoặc thậm chí mất cơ hội hợp tác với các nhà cung cấp chất lượng cao.

Xác minh chứng chỉ của nhà cung cấp

Tùy thuộc vào ngành nghề của bạn, các nhà cung cấp có thể cần các chứng chỉ hoặc giấy tờ cụ thể trước khi có thể hợp tác kinh doanh với bạn. Các tiêu chuẩn ISO như ISO 9001 về quản lý chất lượng hoặc ISO 27001 về an ninh thông tin là những yêu cầu phổ biến trong nhiều ngành. Các chứng chỉ chuyên ngành có thể bao gồm tuân thủ SOC 2 cho nhà cung cấp công nghệ, chứng chỉ OSHA cho nhà cung cấp vật liệu xây dựng, đăng ký FDA cho nhà cung cấp thực phẩm và dược phẩm, hoặc tuân thủ ITAR cho nhà thầu quốc phòng. Ngoài ra, việc theo dõi ngày hết hạn hoặc yêu cầu gia hạn có thể thêm một lớp phức tạp khác.

Đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm hạ tầng thanh toán tuân thủ cao để đáp ứng tiêu chuẩn của nhà cung cấp, Slash tuân thủ các quy định như KYC, KYB, AML và duy trì chứng nhận SOC 2 Type II để bảo vệ quỹ của khách hàng và đảm bảo giao dịch an toàn.

Quản lý nhà cung cấp nước ngoài

Mua hàng từ nước ngoài có thể giúp bạn tiếp cận được giá cả tốt hơn hoặc các nguyên liệu chuyên dụng không có sẵn trong khu vực của bạn. Tuy nhiên, đi kèm với điều này là những yêu cầu phức tạp hơn về tuân thủ quy định, chuyển khoản ngoại tệ và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, tất cả đều phải phù hợp với quy định, ngôn ngữ và văn hóa của cả hai quốc gia. Các nhà cung cấp quốc tế có thể yêu cầu các tài liệu thuế khác nhau, tuân thủ các luật bảo vệ dữ liệu cá nhân khác nhau, hoạt động trong các múi giờ khác nhau và mong đợi thanh toán bằng đồng tiền địa phương của họ.

Slash có thể đơn giản hóa các giao dịch xuyên biên giới với sự hỗ trợ cho nhiều phương thức thanh toán khác nhau, bao gồm chuyển khoản qua mạng SWIFT đến hơn 180 quốc gia hoặc hỗ trợ tích hợp sẵn cho các giao dịch stablecoin USD nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.⁴

Mua sắm

Mua sắm thường là bước khởi đầu của chu kỳ đời sống nhà cung cấp. Mua sắm đề cập đến quy trình chiến lược từ đầu đến cuối trong việc tìm kiếm và mua sắm hàng hóa và vật liệu cho doanh nghiệp của bạn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc mua sắm hàng hóa từ nhà cung cấp có thể đơn giản như gọi điện đến một kho hàng trong thành phố. Ngược lại, các doanh nghiệp lớn thường dựa vào hệ thống ERP để hỗ trợ việc tìm kiếm vật liệu từ khắp nơi trên thế giới một cách tuân thủ, hiệu quả và đáng tin cậy.

Các thách thức trong quá trình mua sắm khi triển khai có thể bao gồm việc phối hợp giữa các bên liên quan có ưu tiên khác nhau, tích hợp nhà cung cấp mới vào hệ thống mua sắm hiện có mà không làm gián đoạn quy trình làm việc, quản lý hệ thống phê duyệt có thể làm chậm quá trình kích hoạt nhà cung cấp, hoặc duy trì dữ liệu nhà cung cấp chính xác trên các nền tảng không kết nối.

Slash business banking

Works with cards, crypto, plus cards, crypto, accounting, and more.

Open Account

Cách cải thiện quy trình onboarding nhà cung cấp: 6 các phương pháp tốt nhất

Xây dựng quy trình onboarding nhà cung cấp tuân thủ và có khả năng mở rộng đòi hỏi sự kết hợp giữa các quy trình rõ ràng, công nghệ hiện đại và hợp tác linh hoạt. Các nguyên tắc tốt nhất sau đây có thể giúp bạn tạo ra một hệ thống phù hợp với mọi loại nhà cung cấp và nhà cung ứng đồng thời duy trì sự kiểm soát và giám sát mà doanh nghiệp của bạn cần:

1. Tạo danh sách kiểm tra quy trình onboarding tiêu chuẩn

Một danh sách kiểm tra toàn diện cho quá trình onboarding đảm bảo tính nhất quán trong tất cả các mối quan hệ với nhà cung cấp và giảm thiểu rủi ro bỏ sót các bước quan trọng. Danh sách kiểm tra của bạn nên bao gồm:

• Thông tin cơ bản về nhà cung cấp: Tên doanh nghiệp hợp pháp, mã số thuế, địa chỉ kinh doanh, thông tin liên hệ cho việc thanh toán hóa đơn và bất kỳ thông tin liên quan nào khác đến hợp tác xã.
• Tài liệu pháp lý và tuân thủ: Các biểu mẫu 1099, W-9 hoặc W-8 cho mục đích thuế, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy phép kinh doanh, chứng chỉ chuyên ngành và bằng chứng tuân thủ các quy định liên quan.
• Cài đặt tài chính và thanh toán: Thông tin tài khoản ngân hàng cho các phương thức chuyển khoản ACH, chuyển khoản điện tử hoặc các phương thức chuyển khoản khác, điều khoản và phương thức thanh toán ưa tiên, cũng như sở thích về tiền tệ đối với các nhà cung cấp quốc tế. Nếu sử dụng Slash cho thanh toán, hãy xem xét việc triển khai stablecoin cho thanh toán ở giai đoạn này, đặc biệt khi làm việc với các nhà cung cấp ở nước ngoài.
• Các thỏa thuận hợp đồng: Bản nháp các mẫu đơn đặt hàng, thỏa thuận bảo mật thông tin và thỏa thuận mức dịch vụ.
• Quyền truy cập hệ thống và tích hợp: Quản lý thông tin đăng nhập portal, cài đặt hệ thống ERP hoặc hệ thống mua sắm, tùy chọn liên lạc và danh sách liên hệ khẩn cấp.

2. Đảm bảo tuân thủ các quy định ngành liên quan.

Yêu cầu tuân thủ pháp lý thay đổi đáng kể tùy theo ngành nghề, nhưng mọi doanh nghiệp đều phải xác minh rằng các nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý áp dụng trước khi bắt đầu hợp tác. Các tổ chức tài chính phải xác nhận nhà cung cấp tuân thủ các quy định ngân hàng và yêu cầu chống rửa tiền; ví dụ, Slash là nền tảng tuân thủ Soc 2 Type II, tuân thủ tất cả các quy định cần thiết về KYC, KYB và AML cho các giao dịch thanh toán trong nước và quốc tế. Các công ty y tế nên xác minh tuân thủ HIPAA đối với bất kỳ nhà cung cấp nào xử lý thông tin y tế được bảo vệ. Các nhà thầu chính phủ có thể đảm bảo nhà cung cấp đáp ứng các quy định mua sắm liên bang và yêu cầu cấp phép an ninh khi áp dụng.

3. Thiết lập hệ thống quản lý nhà cung cấp

Hệ thống quản lý nhà cung cấp tập trung có thể biến quy trình onboarding từ một quy trình thủ công, dễ xảy ra sai sót thành một quy trình làm việc hiệu quả, có thể mở rộng theo quy mô kinh doanh của bạn. Một số hệ thống quản lý nhà cung cấp hiện đại cung cấp các tính năng như cổng thông tin nhà cung cấp đa ngôn ngữ để hỗ trợ các nhà cung cấp quốc tế, thực thi tuân thủ tự động với các kiểm tra tích hợp, hỗ trợ mua sắm thông qua các công cụ yêu cầu và phê duyệt tích hợp, và nhiều tính năng khác.

4. Nhấn mạnh sự phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bên liên quan.

Quá trình tiếp nhận nhà cung cấp mới có thể liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau: mua sắm, tài chính, pháp lý, an ninh, công nghệ thông tin, vận hành. Việc xác định rõ mối quan hệ của từng bộ phận với nhà cung cấp mới thông qua việc thiết lập quy trình phê duyệt và tập trung hóa giao tiếp là rất quan trọng, nhằm giúp các bộ phận có thể quản lý nhà cung cấp mà không gây trùng lặp công việc.

5. Soạn thảo thỏa thuận mức dịch vụ toàn diện

Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) xác định các kỳ vọng về hiệu suất, thời gian hoạt động, thời hạn giao hàng và trách nhiệm. Một SLA được soạn thảo kỹ lưỡng bảo vệ cả hai bên bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn đo lường được để điều chỉnh mối quan hệ hợp tác và cung cấp khung khổ giải quyết tranh chấp. Các yếu tố chính của một SLA hiệu quả có thể bao gồm:

• Các chỉ số hiệu suất cụ thể và mục tiêu
• Lịch giao hàng và thời gian giao hàng
• Tiêu chuẩn chất lượng và tiêu chí chấp nhận
• Thời gian phản hồi cho các yêu cầu hỗ trợ hoặc giải quyết vấn đề
• Hậu quả của việc không tuân thủ các tiêu chuẩn đã thỏa thuận.
• Quy trình báo cáo, nâng cấp và xem xét.

6. Tự động hóa các quy trình làm việc thủ công

Sau khi các nhà cung cấp đã được tích hợp vào hệ thống, việc phụ thuộc vào các quy trình thủ công để thực hiện thanh toán, ghi chép giao dịch và lập hóa đơn có thể làm tăng nguy cơ sai sót trong chuỗi quản lý nhà cung cấp và làm chậm các quy trình có thể được tối ưu hóa.

Slash giúp doanh nghiệp triển khai nhiều tính năng tự động hóa trong quản lý thanh toán nhà cung cấp, đồng thời cung cấp các công cụ để nâng cao độ chính xác của hồ sơ giao dịch và tăng cường khả năng theo dõi toàn diện các hoạt động tài chính. Một số tính năng do Slash cung cấp có thể giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhà cung cấp bao gồm:

• Tự động hóa thanh toán theo lịch trình: Đối với các khoản thanh toán định kỳ cho nhà cung cấp, bạn có thể lên lịch chuyển khoản trên bất kỳ kênh thanh toán nào của Slash để loại bỏ việc xử lý thủ công và đảm bảo thanh toán đúng hạn trong mỗi chu kỳ.
• Tài khoản ảo: Tách biệt các kênh dòng tiền khác nhau giữa các đội ngũ và đơn vị khác nhau bằng cách sử dụng nhiều tài khoản ảo, giúp tách biệt các quỹ tiền mặt để nâng cao khả năng theo dõi và kiểm soát chi tiêu liên quan đến nhà cung cấp.
• Theo dõi thanh toán theo thời gian thực: Theo dõi tất cả các khoản thanh toán cho nhà cung cấp trong thời gian thực, theo dõi trạng thái thanh toán và duy trì sự minh bạch hoàn toàn về dòng tiền để tránh những bất ngờ và cải thiện dự báo.
• Quản lý hóa đơn: Hiện tại, Slash đang được triển khai, cho phép người dùng tạo hóa đơn từ thông tin liên hệ đã lưu trữ và quản lý các khoản thanh toán hóa đơn chưa thanh toán trực tiếp từ bảng điều khiển Slash.

Khám phá các giải pháp quản lý nhà cung cấp thông minh hơn với Slash

Mặc dù Slash không phải là một công cụ độc lập cho việc onboarding nhà cung cấp hoặc mua sắm, nó là một nền tảng ngân hàng doanh nghiệp toàn diện có thể cải thiện đáng kể khía cạnh thanh toán trong quản lý nhà cung cấp. Sau khi nhà cung cấp được onboarding, Slash giúp việc thanh toán cho họ trở nên dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn, tiết kiệm chi phí hơn và có cái nhìn rõ ràng hơn về dòng tiền ra của công ty.

Slash cung cấp nhiều phương thức thanh toán và công cụ tài chính đa dạng, được thiết kế để đơn giản hóa quy trình thanh toán cho nhà cung cấp:

• Các phương thức thanh toán đa dạng: Truy cập chuyển khoản ACH toàn cầu, chuyển khoản quốc tế cho nhà cung cấp tại hơn 180 quốc gia và thanh toán thời gian thực qua RTP hoặc FedNow. Sử dụng thẻ Slash Visa Platinum để kiểm soát chi tiêu hàng ngày, với khả năng nhận hoàn tiền lên đến 2% trên tổng chi tiêu. Chọn phương thức vận chuyển hiệu quả nhất cho từng nhà cung cấp dựa trên vị trí, tính cấp bách và chi phí.
• Hỗ trợ tiền điện tử gốc: Sử dụng các giao dịch bằng stablecoin được neo giá với USD như USDC hoặc USDT để thực hiện các giao dịch hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Điều này đặc biệt hữu ích cho các công ty quản lý mạng lưới nhà cung cấp toàn cầu với các yêu cầu thanh toán đa dạng. Hỗ trợ tiền điện tử gốc giúp loại bỏ các khoản phí xử lý truyền thống và phí ngoại hối đồng thời mang lại thời gian thanh toán nhanh hơn.
• Phân tích thời gian thực: Thông tin thanh toán đồng bộ hóa có thể giúp các đội ngũ tài chính theo dõi chi tiêu qua các nhà cung cấp, theo dõi trạng thái thanh toán và duy trì kiểm soát chặt chẽ hơn đối với tài chính công ty thông qua bảng điều khiển phân tích toàn diện của chúng tôi.
• Kế toán tích hợp: Kết nối mượt mà với QuickBooks, giảm thiểu công việc đối chiếu thủ công và đảm bảo tính chính xác của các ghi chép tài chính trong tất cả các giao dịch với nhà cung cấp.
• Tài khoản kho bạc có lãi suất cao: Sử dụng tiền nhàn rỗi để sinh lời thông qua các quỹ thị trường tiền tệ tích hợp của BlackRock và Morgan Stanley, mang lại lợi suất hàng năm lên đến 4,1% đồng thời vẫn có thể truy cập để thanh toán cho nhà cung cấp khi cần thiết.⁶

Bằng cách tối ưu hóa quy trình thanh toán và nâng cao tính minh bạch tài chính, Slash giúp các doanh nghiệp cải thiện hoạt động quản lý nhà cung cấp. Tìm hiểu thêm bằng cách truy cập slash.com Hôm nay.

Apply in less than 10 minutes today

Join the 5,000+ businesses already using Slash.

Thư điện tử

Get Started

Câu hỏi thường gặp

Các công cụ hỗ trợ quá trình onboarding nhà cung cấp giúp đơn giản hóa quy trình onboarding như thế nào?

Các công cụ hỗ trợ quá trình onboarding nhà cung cấp thường cung cấp các công cụ để tập trung tài liệu, tự động hóa việc kiểm tra tuân thủ và cung cấp tầm nhìn toàn diện cho các bên liên quan. Chúng có thể giảm bớt công việc thủ công và tạo sự nhất quán giữa các đội ngũ khác nhau trong công ty.

Thông thường, việc onboarding các nhà cung cấp mới mất bao lâu?

Thời gian triển khai quy trình onboarding thay đổi tùy thuộc vào mức độ phức tạp và yêu cầu tuân thủ, dao động từ vài ngày đối với các mối quan hệ đơn giản đến vài tuần đối với các nhà cung cấp phức tạp.

Phương thức thanh toán nào phù hợp nhất cho việc thanh toán cho nhà cung cấp quốc tế?

Thanh toán cho nhà cung cấp quốc tế hoạt động hiệu quả nhất khi bạn có nhiều lựa chọn kênh thanh toán để lựa chọn. Chuyển khoản SWIFT cung cấp phạm vi toàn cầu rộng lớn, trong khi các loại tiền điện tử ổn định bằng USD như USDC hoặc USDT có thể cung cấp các giải pháp nhanh hơn và tiết kiệm chi phí hơn, loại bỏ các khoản phí ngân hàng truyền thống và chênh lệch tỷ giá hối đoái. Các nền tảng như Slash hỗ trợ cả hai phương thức này, cho phép bạn linh hoạt lựa chọn kênh thanh toán tối ưu cho từng nhà cung cấp dựa trên vị trí địa lý, loại tiền tệ ưa thích và yêu cầu về thời gian của họ.