6 Giải pháp quản lý vốn lưu động cho sự phát triển kinh doanh

6 Các giải pháp quản lý vốn lưu động mà mọi doanh nghiệp nên biết để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, nhu cầu về vốn lưu động cũng tăng lên. Việc tăng lượng hàng tồn kho, các khoản thanh toán cho nhà cung cấp lớn hơn và chi phí hoạt động ngày càng tăng đều tạo áp lực lên vốn lưu động – nguồn vốn mà doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào để duy trì hoạt động.

Sự tăng trưởng cũng có thể khiến việc theo dõi dòng tiền trở nên khó khăn hơn. Khi dữ liệu tài chính được phân tán khắp các ngân hàng, hệ thống xử lý và hệ thống kế toán, việc xác định nơi dòng tiền bị tắc nghẽn hoặc khi áp lực tài chính bắt đầu xuất hiện trở nên phức tạp. Ngay cả những công ty mạnh và đang phát triển nhanh cũng có thể đột ngột đối mặt với tình trạng thiếu hụt thanh khoản. Kết quả là một tình huống phổ biến: doanh số tăng, nhu cầu mạnh mẽ, nhưng dòng tiền lại eo hẹp.

Vốn lưu động không chỉ đơn thuần là để thanh toán các khoản chi phí; nó còn là về việc có sự linh hoạt để hỗ trợ sự phát triển mà không làm ảnh hưởng đến tính thanh khoản của công ty. Sự linh hoạt đó thường phụ thuộc vào cả việc có cái nhìn rõ ràng hơn và tiếp cận được các công cụ tài chính phù hợp.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ xác định các lĩnh vực có thể ảnh hưởng tiêu cực đến vốn lưu động của doanh nghiệp và giới thiệu các chiến lược cải thiện thông qua tự động hóa và ra quyết định hiệu quả hơn. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu các tính năng của Slash trong việc hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tài chính và trình bày Giảm vốn lưu độngMột giải pháp tài chính dễ dàng tiếp cận, cung cấp các kỳ hạn thanh toán thực sự 30, 60 và 90 ngày. ⁵ Tiếp tục đọc để biết thêm chi tiết.

Tại sao việc quản lý vốn lưu động một cách hợp lý lại quan trọng?

Vốn lưu động là số tiền mà một công ty có sẵn để thanh toán các nghĩa vụ ngắn hạn và duy trì hoạt động hàng ngày. Trên thực tế, đây là số tiền mặt mà bạn sử dụng để trả lương cho nhân viên, quản lý các khoản phải trả, mua hàng tồn kho, thanh toán hóa đơn từ nhà cung cấp và nhiều hoạt động khác. Nó được tính toán bằng một công thức đơn giản:

Vốn lưu động = Tài sản ngắn hạn – Nợ ngắn hạn

Mỗi thành phần của công thức đại diện cho các loại dòng tiền vào và ra ngắn hạn khác nhau. "Hiện tại" đơn giản có nghĩa là trong vòng một năm tới. Tài sản hiện tại thường bao gồm tiền mặt, khoản phải thu và hàng tồn kho, trong khi nợ phải trả hiện tại bao gồm khoản phải trả, tài trợ ngắn hạn và các khoản nợ sắp tới khác.

Có một số lợi ích lâu dài từ việc quản lý vốn lưu động một cách hợp lý, bao gồm:

• Thực hiện các nghĩa vụ tài chính: Khi vốn lưu động của bạn được quản lý hiệu quả, bạn có thể thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp, tận dụng các điều khoản thanh toán thuận lợi và tránh các khoản phí trễ hạn hoặc gián đoạn nguồn cung. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng mối quan hệ vững chắc hơn với nhà cung cấp và cải thiện tính ổn định của dòng tiền tổng thể.
• Tăng trưởng và tái đầu tư: Bằng cách rút ngắn chu kỳ chuyển đổi tiền mặt, bạn sẽ giải phóng vốn có thể được tái đầu tư vào các dự án phát triển thay vì bị mắc kẹt trong các hoạt động hàng ngày.
• Tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn: Đảm bảo cân đối hợp lý giữa các khoản phải thu, phải trả và hàng tồn kho giúp bạn tránh tình trạng tồn kho quá mức hoặc phải chờ đợi quá lâu để nhận thanh toán.

Quản lý vốn lưu động hiệu quả đảm bảo doanh nghiệp của bạn có đủ thanh khoản cho các hoạt động hàng ngày đồng thời vẫn duy trì tính linh hoạt tài chính. Ngược lại, việc quản lý kém có thể đẩy doanh nghiệp vào tình trạng vốn lưu động âm, dẫn đến việc chậm trễ từ nhà cung cấp, nguồn vốn hạn chế cho phát triển, chi phí tồn kho dư thừa và các áp lực khác.

Thách thức và các yếu tố dẫn đến vốn lưu động âm

Trước khi tìm hiểu các chiến lược để củng cố quản lý vốn lưu động của công ty, điều quan trọng là phải xác định các vấn đề phổ biến có thể dẫn đến sự suy giảm của nó. Điều này bắt đầu bằng việc hiểu công thức vốn lưu động và cách tăng tài sản và dòng tiền vào trong khi duy trì nợ phải trả ở mức thấp. Dưới đây là một số yếu tố có thể góp phần gây ra vốn lưu động âm:

Sự không ổn định của dòng tiền

Khi doanh thu của bạn biến động hàng tháng do nhu cầu theo mùa, chu kỳ bán hàng không đều hoặc hành vi khách hàng khó lường, việc duy trì dòng tiền ổn định có thể trở nên khó khăn hơn. Nếu chi phí vẫn giữ nguyên trong khi doanh thu giảm, doanh nghiệp của bạn có thể gặp phải tình trạng thiếu hụt tiền mặt tạm thời, khiến việc thanh toán lương, thanh toán cho nhà cung cấp hoặc mua hàng tồn kho trở nên khó khăn.

Quản lý không nhất quán các khoản phải thu và phải trả

Vốn lưu động có thể giảm khi các khoản thu và chi không được sắp xếp hợp lý, do đó việc theo dõi chặt chẽ các khoản phải trả và phải thu là rất quan trọng. Các khoản thanh toán chậm từ khách hàng, quy trình lập hóa đơn không rõ ràng hoặc thanh toán cho nhà cung cấp quá sớm đều có thể gây ra khoảng cách thời gian. Khi tài sản hiện tại rời khỏi doanh nghiệp trước khi nguồn vốn mới đến, biên lợi nhuận sẽ thu hẹp, khiến doanh nghiệp dễ bị ảnh hưởng bởi rủi ro bên ngoài và khó quản lý các chi phí ngắn hạn hơn.

Sự phụ thuộc cao vào nhà cung cấp hoặc khách hàng

Sự phụ thuộc quá mức vào một số lượng hạn chế các khách hàng hoặc nhà cung cấp có thể làm tăng rủi ro tài chính và khiến việc dự báo trở nên khó khăn hơn. Nếu một khách hàng lớn thanh toán trễ hoặc nhà cung cấp thay đổi điều kiện thanh toán, doanh nghiệp của bạn có thể chịu ảnh hưởng ngay lập tức. Nếu không có đủ thanh khoản, một đối tác có giá trị cao duy nhất có thể làm gián đoạn dòng tiền và gây ra sự bất ổn rộng hơn.

Sự kém hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho

Giữ lượng hàng tồn kho nhiều hơn mức cần thiết sẽ làm tắc nghẽn vốn lưu động quý giá. Tỷ lệ luân chuyển chậm, dự báo nhu cầu không chính xác hoặc yêu cầu của nhà cung cấp buộc phải đặt đơn hàng tối thiểu lớn đều có thể dẫn đến tình trạng tồn kho dư thừa. Theo thời gian, điều này có thể làm giảm tính thanh khoản và khiến doanh nghiệp của bạn có ít không gian hơn để thích ứng hoặc đầu tư.

Nợ ngắn hạn quá cao và chi phí hoạt động

Giá cả từ nhà cung cấp tăng cao, chi phí lao động gia tăng hoặc nợ ngắn hạn ngày càng tăng có thể khiến vốn lưu động sẵn có của bạn nhanh chóng giảm sút. Các doanh nghiệp có biên lợi nhuận mỏng có thể cảm nhận áp lực này một cách rõ rệt hơn, do không có đủ dư địa để hấp thụ biến động chi phí hoặc chậm trễ trong thu nhập.

Truy cập hạn chế vào công nghệ và các công cụ tài chính

Sử dụng các quy trình thủ công cho việc lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và dự báo chi phí không chỉ tốn thời gian mà còn có thể khiến việc phát hiện sớm các vấn đề về vốn lưu động trở nên khó khăn hơn. Tự động hóa các quy trình này với Slash có thể giúp tiết kiệm thời gian và công sức đồng thời cung cấp cho bạn cái nhìn rõ ràng hơn về dòng tiền, giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng và có căn cứ hơn trong việc quản lý vốn lưu động.

Cuối cùng, nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp phải tình trạng vốn lưu động âm, bước đầu tiên quan trọng là rà soát các hệ thống và quy trình hỗ trợ hoạt động tài chính hàng ngày. Hãy bắt đầu bằng việc xem xét:

• Dự báo dòng tiền Các công cụ không cung cấp dự báo chính xác hoặc kịp thời.
• Quy trình làm việc thủ công những quy trình gây ra lỗi và có thể được hưởng lợi từ việc tự động hóa
• Hạn chế Khả năng theo dõi các khoản phải thu
• Báo cáo không hiệu quả điều này khiến việc theo dõi tài sản ngắn hạn, nợ ngắn hạn hoặc thanh khoản tổng thể trở nên khó khăn.

Các chiến lược nào có thể được áp dụng để cải thiện vốn lưu động?

Kết hợp các chiến lược quản lý vốn lưu động truyền thống với công nghệ phù hợp có thể giúp toàn bộ quy trình trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Từ các quy trình làm việc tự động đến dự báo dòng tiền kỹ thuật số, các nền tảng tài chính như Slash có thể hỗ trợ trong việc mua sắm, thanh toán, thu nợ và kế toán thông qua các tích hợp mạnh mẽ. Dưới đây, chúng tôi đã liệt kê một số cách mà doanh nghiệp của bạn có thể tận dụng tốt hơn các nguồn lực và sử dụng hiệu quả hơn số tiền mặt hiện có:

1. Sử dụng nguồn tài chính bên ngoài một cách chiến lược

Các khoản vay và hạn mức tín dụng cung cấp cho doanh nghiệp nguồn vốn lưu động ngắn hạn cần thiết để chi trả các chi phí lớn mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Với Slash Working Capital, bạn có thể rút vốn từ hạn mức tín dụng bất cứ khi nào doanh nghiệp cần và lựa chọn các kỳ hạn thanh toán linh hoạt 30, 60 hoặc 90 ngày. Điều này có thể giúp cải thiện khả năng xoay vòng vốn, duy trì dòng tiền ổn định và cung cấp một phương thức quản lý các khoản mua sắm lớn hoặc thanh toán cho nhà cung cấp một cách dự đoán được hơn.

2. Dự báo dòng tiền

Khả năng theo dõi dòng tiền một cách rõ ràng là yếu tố quan trọng để dự đoán trước tình trạng thiếu hụt và quản lý thời điểm thanh toán một cách hiệu quả. Các công cụ dự báo giúp bạn dự đoán thời điểm dòng tiền vào và ra, từ đó đưa ra các quyết định vận hành thông minh hơn. Bảng điều khiển Slash cung cấp thông tin chi tiêu theo thời gian thực và phân tích dòng tiền, giúp bạn hiểu rõ hơn về cách chi tiêu ảnh hưởng đến thanh khoản hàng ngày.

3. Số hóa hóa đơn

Hóa đơn điện tử có thể đơn giản hóa quy trình thanh toán, giảm thiểu sai sót và đẩy nhanh quá trình thu hồi thanh toán. Nhiều hệ thống có thể tự động tạo hóa đơn, khớp chúng với đơn đặt hàng và duy trì mọi thứ được tổ chức gọn gàng tại một nơi. Thông qua tích hợp với QuickBooks, Slash hỗ trợ các quy trình tự động hóa này bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tổng hợp, phân loại và theo dõi hóa đơn.

4. Tận dụng chính sách giảm giá linh hoạt

Giảm giá động cho phép doanh nghiệp giảm chi phí bằng cách thanh toán hóa đơn của nhà cung cấp sớm để đổi lấy tổng số tiền thanh toán thấp hơn. Thay vì các điều khoản thanh toán sớm cố định, mức giảm giá được điều chỉnh dựa trên thời điểm thanh toán, giúp bạn linh hoạt áp dụng chiến lược này chỉ khi tình hình tài chính của doanh nghiệp ổn định. Khi được quản lý tốt, giảm giá động giúp giảm chi phí mua hàng, củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp và hỗ trợ bạn sử dụng vốn lưu động dư thừa một cách chiến lược hơn.

5. Tối ưu hóa quản lý kho hàng

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả bắt đầu từ việc đồng bộ với nhu cầu thị trường, giúp tránh tình trạng vốn bị ứ đọng trong các sản phẩm không bán được. Theo dõi tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho sẽ giúp bạn đánh giá rõ hơn tốc độ tiêu thụ sản phẩm và liệu chiến lược quản lý hàng tồn kho hiện tại có hỗ trợ vốn lưu động lành mạnh hay không. Tỷ lệ luân chuyển cao hơn thường cho thấy vốn lưu động quay trở lại hoạt động kinh doanh nhanh hơn, thể hiện khả năng thanh khoản tổng thể mạnh mẽ hơn.

6. Nâng cao hiệu quả thu hồi công nợ

Quản lý công nợ phải thu (AR) hiệu quả giúp rút ngắn chu kỳ chuyển đổi tiền mặt và đảm bảo dòng tiền vào ổn định, hỗ trợ hoạt động hàng ngày. Một số cách để cải thiện quản lý AR bao gồm áp dụng các quy trình thanh toán rõ ràng, xuất hóa đơn kịp thời, nhắc nhở tự động và cung cấp các tùy chọn thanh toán linh hoạt. Bạn có thể theo dõi hiệu quả hoạt động bằng cách tính toán tỷ lệ thu hồi công nợ, đo lường tốc độ chuyển đổi hóa đơn thành tiền mặt của doanh nghiệp. Đối với các công ty hoạt động trên nhiều thương hiệu hoặc đơn vị, tính năng hỗ trợ đa đơn vị của Slash có thể đơn giản hóa quản lý AR bằng cách tập trung các báo cáo và hợp nhất dữ liệu từ các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán khác nhau vào một bảng điều khiển duy nhất.

Tự động hóa cải thiện quản lý vốn lưu động như thế nào?

Ngày nay, các doanh nghiệp có thể tiếp cận với nhiều công cụ sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hóa và tích hợp nền tảng để tối ưu hóa quản lý vốn lưu động. Những giải pháp này giúp đơn giản hóa các quy trình tài chính và hỗ trợ các đội ngũ làm việc hiệu quả hơn. Dưới đây là bốn ví dụ về cách các công cụ thông minh có thể tích hợp và cải thiện các quy trình làm việc hiện có của bạn:

Khả năng theo dõi dòng tiền

Một bảng điều khiển tài chính như Slash, tự động theo dõi các khoản thanh toán, chi phí và khoản phải thu, giúp bạn dễ dàng hiểu cách doanh nghiệp của mình chi tiêu, nguồn vốn đang được sử dụng như thế nào và cách cải thiện vốn lưu động. Slash cung cấp thông tin chi tiêu theo thời gian thực và tự động tổng hợp dữ liệu tài chính từ nhiều đơn vị, thanh toán cho nhà cung cấp, giao dịch của nhân viên và nhiều nguồn khác. Bảng điều khiển phân tích của chúng tôi chuyển đổi dữ liệu này thành các biểu đồ trực quan rõ ràng, được phân loại theo phương thức thanh toán, nhà cung cấp, nhóm thẻ và nhiều tiêu chí khác, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về dòng tiền của mình.

Độ chính xác của dự báo

Các doanh nghiệp theo dõi các chỉ số như vốn lưu động, tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho và tỷ lệ thu hồi nợ để đưa ra quyết định sáng suốt về tương lai. Tuy nhiên, việc thu thập dữ liệu cần thiết để tính toán các chỉ số này có thể tốn thời gian, dễ xảy ra sai sót và khó khăn nếu thông tin được phân tán trên các hệ thống khác nhau. Một bảng điều khiển tài chính thống nhất như Slash cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về xu hướng chi tiêu, giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên hiệu suất quá khứ chính xác. Khi kết hợp với QuickBooks, Slash có thể giúp bạn dễ dàng truy cập các chỉ số cần thiết để cải thiện hiệu suất và lập kế hoạch cho tương lai.

Quản lý công nợ phải thu

Quản lý công nợ phải thu (AR) hiệu quả giúp ổn định dòng tiền và giảm thiểu rủi ro chậm thanh toán. Tuy nhiên, việc theo dõi hóa đơn, hành vi thanh toán của khách hàng và số dư chưa thanh toán có thể gặp nhiều thách thức. Slash đơn giản hóa việc giám sát công nợ phải thu với tính năng hỗ trợ đa thực thể, cho phép tổng hợp hoạt động thanh toán từ tất cả các chi nhánh và nhà cung cấp dịch vụ thanh toán của doanh nghiệp vào một bảng điều khiển thống nhất.

Phân tích kịch bản

Phân tích kịch bản cho phép doanh nghiệp mô phỏng cách các quyết định tài chính khác nhau—chẳng hạn như thay đổi điều kiện thanh toán, tăng đơn đặt hàng hàng tồn kho hoặc điều chỉnh chi tiêu—sẽ ảnh hưởng đến dòng tiền và vốn lưu động. Bảng điều khiển phân tích của Slash tổng hợp các giao dịch, thanh toán cho nhà cung cấp, dữ liệu cấp thực thể và chi tiêu của nhân viên, cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để thực hiện các kịch bản “what-if” chính xác. Dữ liệu dễ tiếp cận và chính xác có thể giúp doanh nghiệp kiểm tra các giả định, dự đoán tình trạng thiếu hụt dòng tiền và đưa ra quyết định tự tin hơn về ngân sách, tăng trưởng và phân bổ vốn.

Khám phá các giải pháp quản lý vốn thông minh hơn với Slash

Để biến hoạt động kinh doanh mạnh mẽ thành sự tăng trưởng bền vững, bạn cần các công cụ vốn lưu động có thể theo kịp tốc độ phát triển của doanh nghiệp.

Giảm vốn lưu động Cho phép doanh nghiệp tiếp cận một hạn mức tín dụng có thể sử dụng bất cứ khi nào dòng tiền gặp khó khăn. Slash cho phép bạn lựa chọn các kỳ hạn thanh toán thực sự là 30, 60 hoặc 90 ngày cho mỗi lần rút vốn. Điều này giúp bạn điều chỉnh nguồn vốn phù hợp với nhu cầu chi tiêu, thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn và giữ lại nhiều tiền mặt hơn cho hoạt động kinh doanh hoặc mở rộng. Vì tiền sẽ được chuyển vào tài khoản Slash của bạn trong vòng một ngày làm việc, đây là cách hiệu quả để quản lý các hóa đơn lớn, mua hàng tồn kho hoặc khoảng trống mùa vụ mà không làm cạn kiệt nguồn dự trữ.

Đối với các giao dịch hàng ngày, thẻ Slash Visa Platinum mang lại sự linh hoạt của một thẻ tín dụng doanh nghiệp, kèm theo các tính năng kiểm soát chi tiêu của nhân viên mạnh mẽ, thông tin chi tiêu theo thời gian thực và theo dõi chi phí tự động đồng bộ trực tiếp với bảng điều khiển Slash.¹ Các doanh nghiệp có thể nhận được lên đến 2% tiền mặt hoàn lại trên các giao dịch mua sắm, tạo ra giá trị thêm từ chi tiêu của công ty.

Giải phóng vốn lưu động cần thiết để thúc đẩy sự phát triển kinh doanh của bạn. Khám phá cách các giải pháp ngân hàng doanh nghiệp của Slash có thể củng cố nền tảng tài chính của bạn ngay hôm nay.

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để phát hiện các lỗ hổng trong vốn lưu động?

Nhiều doanh nghiệp xác định các khoảng trống trong vốn lưu động bằng cách theo dõi một số chỉ số chính đo lường hiệu quả hoạt động. Các chỉ số liên quan bao gồm tỷ lệ vốn lưu động (hoặc tỷ lệ hiện tại), tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho và tỷ lệ thu hồi nợ:

Tỷ lệ vốn lưu động = Tài sản ngắn hạn ÷ Nợ ngắn hạn

Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán ÷ Hàng tồn kho trung bình

Tỷ lệ thu hồi nợ = (Doanh thu tín dụng ròng ÷ Số dư nợ phải thu trung bình) × Số ngày

Những yếu tố nào ảnh hưởng đến quản lý vốn lưu động?

Vốn lưu động bị ảnh hưởng bởi tốc độ thanh toán của khách hàng, hiệu quả quản lý hàng tồn kho và thời điểm thanh toán cho nhà cung cấp. Các mô hình bán hàng theo mùa, chi phí hoạt động tăng cao và các chi phí bất ngờ cũng có thể ảnh hưởng đến lượng vốn lưu động mà doanh nghiệp của bạn có sẵn.

Vốn lưu động ròng là gì?

Vốn lưu động ròng là một chỉ số chính xác hơn một chút về số tiền mặt thực tế hiện có. Nó vẫn là sự chênh lệch giữa tài sản ngắn hạn và nợ ngắn hạn, nhưng loại trừ các yếu tố như nợ ngắn hạn khỏi nợ phải trả.

Vốn lưu động được coi là tốt là gì?

Vốn lưu động tốt có nghĩa là có đủ tài sản ngắn hạn để dễ dàng thanh toán các hóa đơn sắp tới, đồng thời vẫn giữ được sự linh hoạt. Nhiều doanh nghiệp hướng tới mục tiêu có số dư vốn lưu động ròng dương và tỷ lệ hiện tại trên 1.