Đối chiếu ngân hàng: Hướng dẫn toàn diện cho quản lý tài chính chính xác
Quản lý tài chính đôi khi có thể giống như một trò chơi thám tử. Phát hiện và khắc phục sai sót, giải quyết các bí ẩn tài chính, và tìm ra những mảnh ghép còn thiếu trong hồ sơ ngân hàng. Đối chiếu ngân hàng giúp tối ưu hóa việc ghi chép bằng cách cho phép so sánh và giải quyết sự chênh lệch trong số dư tiền mặt. Hiểu rõ các sai sót phổ biến hoặc cách đối chiếu ảnh hưởng đến các quyết định về dòng tiền và hoạt động kinh doanh có thể giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
Slash đơn giản hóa quy trình đối chiếu chi tiết, giúp việc duy trì sự đồng bộ giữa số dư trên sao kê, bảng cân đối kế toán và số dư sổ sách trở nên dễ dàng hơn. Bằng cách kết nối nền tảng ngân hàng của Slash với phần mềm kế toán hiện đại như QuickBooks hoặc Xero, quá trình theo dõi phí ngân hàng và các giao dịch khác trở nên trơn tru hơn.¹ Việc theo dõi dễ dàng hơn có thể giúp các đội ngũ nâng cao độ chính xác và giảm thiểu nguy cơ vi phạm quy định hoặc sai sót tuân thủ.
Ngân hàng doanh nghiệp không nhất thiết phải phức tạp. Việc phát hiện lỗi trong giao dịch có thể giống như một trò chơi thám tử, nhưng dòng tiền không nên là một bí ẩn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ chính xác khái niệm đối chiếu ngân hàng là gì, và cách áp dụng nó vào nhu cầu của bạn để bạn có thể tiến hành một cách rõ ràng.
Thế nào là đối chiếu ngân hàng: Định nghĩa và tầm quan trọng
Đối chiếu ngân hàng là quá trình so sánh các giao dịch và số dư tiền mặt để đảm bảo chúng khớp với sổ sách kế toán nội bộ. Mục đích cuối cùng của quá trình này là giảm thiểu nguy cơ gian lận hoặc sai sót trong các tài khoản tài chính. Các lỗi thường gặp trong sổ sách kế toán nội bộ bao gồm tiền gửi đang chuyển, séc chưa thanh toán và các giao dịch không được ủy quyền. Nếu không được xử lý kịp thời, những lỗi này có thể gây ra sự chậm trễ không cần thiết trong các hoạt động kế toán.
Có một số lợi ích khi đối chiếu số dư sổ sách với sao kê ngân hàng, bao gồm:
- Nâng cao quản lý dòng tiền. Các phương pháp đối chiếu có thể làm sạch dữ liệu lịch sử, chẳng hạn như dòng tiền vào hoặc ra. Điều này có thể cung cấp một bức tranh chính xác về dòng tiền trong quá khứ và làm cơ sở dự báo hiệu quả tài chính trong tương lai.
- Xác định và phòng ngừa lỗi. So sánh nhiều nguồn dữ liệu, chẳng hạn như sổ kế toán nội bộ và sao kê ngân hàng, có thể phát hiện ra sự không khớp dữ liệu hoặc các mục trùng lặp. Điều này giúp phát hiện các sai sót nhỏ trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn.
- Phát hiện hoạt động gian lận. Các giao dịch đáng ngờ có thể được phát hiện thông qua việc đối chiếu sổ sách ngân hàng. Bằng cách xác minh rằng các ghi chép khớp nhau, các đội ngũ kế toán có thể phát hiện các bất thường và tăng cường bảo vệ nguồn vốn của công ty.
- Hoạt động tài chính nhanh hơn. Hệ thống đối chiếu hiện đại có thể tự động khớp các giao dịch, giúp giảm bớt nhu cầu kiểm tra chéo tốn thời gian.
- Nâng cao tuân thủ và các phê duyệt quy định. Hoà giải có thể nâng cao độ chính xác của báo cáo tài chính, chuẩn bị thuế và sẵn sàng cho kiểm toán bằng cách xác nhận số dư tiền mặt và hồ sơ ngân hàng. Điều này tạo ra một hệ thống có trách nhiệm hơn, tuân thủ các yêu cầu pháp lý.
Quy trình đối chiếu ngân hàng, từng bước một
Hãy xem xét các bước sau đây trước khi bắt đầu quá trình đối chiếu ngân hàng để hiểu rõ quy trình sẽ diễn ra như thế nào và nâng cao hiệu quả hoạt động vượt ra ngoài phạm vi kế toán:
Bước 1. Thu thập hồ sơ tài chính
Thu thập sao kê ngân hàng, hoạt động thẻ và dữ liệu sổ cái tổng hợp từ các ngân hàng, phần mềm kế toán, hệ thống ERP và các nền tảng như Slash để tạo ra một nguồn dữ liệu duy nhất và chính xác. Các nguồn dữ liệu ngân hàng tự động và tích hợp hệ thống loại bỏ việc thu thập dữ liệu thủ công và tải lên tệp tin.
Bước 2. So sánh số dư
So sánh số dư sổ sách với số dư ngân hàng trên tất cả các tài khoản và loại tiền tệ để xác nhận rằng vị trí tiền mặt khớp nhau. Hệ thống tự động phát hiện sự chênh lệch số dư ngay lập tức, loại bỏ nhu cầu so sánh thủ công.
Bước 3. Điều tra các sai lệch
Xác định và phân tích các giao dịch không khớp, chênh lệch thời gian, biến động tỷ giá hối đoái hoặc lỗi dữ liệu để hiểu tại sao số dư có sự chênh lệch. Hệ thống phát hiện ngoại lệ và logic đa tiền tệ chỉ đánh dấu các mục cần kiểm tra, giúp giảm thiểu thông tin không cần thiết và nỗ lực thủ công.
Bước 4. Giải quyết mâu thuẫn
Thực hiện các điều chỉnh, ghi chú giải thích và ghi nhận các thay đổi để cân đối các khoản mục. Các quy trình tự động hóa hỗ trợ việc phê duyệt, lập hồ sơ và tạo các bút toán sổ cái, giúp đẩy nhanh quá trình giải quyết.
Bước 5. Kiểm tra cuối cùng và Báo cáo
Kiểm tra và phê duyệt các bản đối chiếu đã hoàn thành, sau đó báo cáo kết quả cho mục đích đóng sổ và kiểm toán. Các bảng điều khiển, nhật ký kiểm toán và trạng thái đối chiếu theo thời gian thực cung cấp khả năng theo dõi, kiểm soát và sẵn sàng cho kiểm toán.
5 thách thức mà việc đối chiếu ngân hàng mang lại
Quá trình đối chiếu có thể gặp phải những thách thức. Hiểu rõ tác động của chúng giúp các đội ngũ chuẩn bị hiệu quả. Dưới đây là một số thách thức thường gặp khi đối chiếu:
Séc chưa thanh toán và tiền gửi đang chuyển
Các khoản séc hoặc tiền gửi chưa được thanh toán có thể gây ra sự chênh lệch về thời gian. Có thể có trường hợp séc chưa được ngân hàng thanh toán, khiến dữ liệu ngân hàng hiện tại không còn cập nhật với các khoản thanh toán mới nhất. Cho đến khi séc hoặc tiền gửi được thanh toán, chúng có thể bị bỏ qua hoặc ghi nhận sai. Hệ thống đối chiếu ngân hàng tự động có thể nhanh chóng xử lý các khoản này ngay khi chúng được ngân hàng chấp nhận, giúp tiết kiệm thời gian mà công ty phải dành để xác minh bảng sao kê ngân hàng.
Phí ngân hàng và điều chỉnh lãi suất
Các ngân hàng tự đặt ra các khoản phí và lãi suất của mình, và những mức phí và lãi suất này có thể thay đổi theo thời gian. Các điều chỉnh do ngân hàng thực hiện không phải lúc nào cũng được ghi nhận ngay lập tức. Điều này có nghĩa là các sổ sách kế toán có thể không chính xác 100% do những biến động liên tục trong chi phí ngân hàng.
Điều này đặc biệt áp dụng nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản ngân hàng ở các quốc gia khác nhau. Slash hỗ trợ kế toán đa thực thể và tích hợp hỗ trợ khớp sổ cái đa tiền tệ, so sánh các mục sổ cái tổng hợp theo tiền tệ, số tiền và thời gian. Sử dụng dịch vụ đối chiếu như Slash có thể giúp giải quyết các sai lệch giữa các tài khoản ngân hàng và đảm bảo các ghi chép luôn được cập nhật.
Phát hiện lỗi và nhập sai
Khi đối chiếu số dư sổ sách hoặc báo cáo, đôi khi sai sót không phải lúc nào cũng rõ ràng. Chúng có thể trông giống như bất kỳ giao dịch ngân hàng hợp lệ nào khác, khiến việc phân biệt với các giao dịch thông thường trở nên khó khăn. Các công thức trong bảng tính hoặc lỗi sao chép-dán cũng có thể đặt sai vị trí của một giao dịch, điều này có thể ảnh hưởng đến dòng tiền và dự báo trong tương lai. Tự động hóa dữ liệu này trong quá trình đối chiếu cho phép so sánh các nguồn dữ liệu độc lập và phát hiện sớm các sai sót.
Giao dịch bị thiếu
Các giao dịch bị thiếu có thể gây ra sự chênh lệch giữa sổ sách ngân hàng và sổ sách kế toán. Điều này có nghĩa là các đội ngũ cần xác định xem các hoạt động trên bảng cân đối kế toán có bị bỏ sót, trì hoãn hoặc ghi chép sai hay không. Điều này gây ra sự không chắc chắn về hoạt động tiền mặt, do đó cần có quy trình thủ công để điều tra nơi và lý do tại sao các khoảng trống này tồn tại. Các giải pháp đối chiếu trong phần mềm có thể xác định các vấn đề này một cách nhanh chóng, dẫn đến việc giải quyết vấn đề nhanh hơn.
Lừa đảo hoặc giao dịch không được ủy quyền
Gian lận có thể khó phát hiện trong quá trình đối chiếu vì các giao dịch không được ủy quyền thường trông giống như hoạt động hợp pháp. Nếu không có sự kiểm tra và kiểm soát thường xuyên, các giao dịch này có thể không được phát hiện trong thời gian dài. Các công cụ đối chiếu giúp bằng cách làm nổi bật các sai lệch, các mục nhập bất thường hoặc các giao dịch không khớp, cho phép các đội ngũ điều tra gian lận tiềm ẩn sớm hơn và giảm thiểu rủi ro mất mát tiếp diễn.
5 nguyên tắc tốt nhất để thực hiện đối chiếu ngân hàng thành công
Sau khi bạn đã bắt đầu đối chiếu dữ liệu kế toán, việc theo dõi và tối ưu hóa quy trình đó theo thời gian là rất hữu ích. Để đạt được kết quả tốt nhất, dưới đây là một số gợi ý giúp bạn tổ chức tài chính doanh nghiệp:
Bảo đảm tài liệu được ghi chép rõ ràng.
Xác định rõ ràng thông tin cần ghi chép để hóa đơn và các giao dịch ngân hàng khác dễ dàng tìm kiếm. Slash tự động ghi nhận và lưu trữ thông tin hóa đơn và thanh toán cho các giao dịch như thẻ tín dụng và chuyển khoản ngân hàng. Việc có mức độ kiểm soát nội bộ và tổ chức này giúp các bản ghi sao kê đơn giản và nhất quán, thuận tiện cho đội ngũ tài chính theo dõi.
Tiêu chuẩn hóa quy trình đối chiếu
Các quy trình rõ ràng là tối ưu để giảm thiểu sự nhầm lẫn giữa các thành viên trong nhóm. Slash có thể giúp thực thi chính sách chi tiêu của công ty thông qua Thẻ Slash Platinum: thiết lập các quy tắc chi tiêu tùy chỉnh cho từng thẻ hoặc toàn bộ nhóm, cấu hình giới hạn chi tiêu, và hệ thống giám sát được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) có thể phát hiện các hoạt động đáng ngờ.
Thường xuyên đối chiếu
Việc đối chiếu và kiểm tra kế toán liên tục giúp phát hiện các lỗi hệ thống trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng hơn. Bằng cách đồng bộ hóa tự động dữ liệu giao dịch của bạn với nền tảng kế toán như QuickBooks, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách giảm bớt việc đối chiếu và đối chiếu thủ công.
Xử lý lỗi kịp thời
Khi đào tạo đội ngũ tài chính về việc đối chiếu, lợi ích tốt nhất của công ty là giải quyết các sai sót, chẳng hạn như các giao dịch gian lận bị bỏ sót, ngay khi chúng phát sinh. Điều này có thể ngăn chặn các sai sót tích tụ và gây quá tải cho hoạt động của công ty sau này, đồng thời ngăn chặn các báo cáo sai lệch này được chuyển tiếp mà không được giải quyết.
Tiếp tục đánh giá và cải thiện quy trình.
Kiểm tra, hoàn thiện và cải thiện. Các cuộc kiểm tra định kỳ có thể là một điểm tiếp xúc quan trọng để đánh giá các mô hình không mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Các điểm yếu có thể được xác định, và các công cụ có thể được tích hợp vào quy trình làm việc của bạn để giải quyết và hoàn thiện chúng. Theo thời gian, các đội ngũ tài chính có thể theo dõi xem những thay đổi này có cải thiện quy trình đối chiếu ngân hàng hay không.
Tối ưu hóa quy trình đối chiếu với Slash
Sử dụng các nền tảng tích hợp dữ liệu ngân hàng, hệ thống kế toán và theo dõi giao dịch, như Slash, có thể biến quá trình đối chiếu từ một nhiệm vụ tốn thời gian vào cuối tháng thành một lợi thế vận hành liên tục. Khi các đội ngũ kết hợp quy trình đối chiếu có cấu trúc với các công cụ kế toán hiện đại và tự động hóa, họ có thể giảm đáng kể công sức thủ công, giảm thiểu sai sót và hỗ trợ ra quyết định tài chính thông minh hơn trên nhiều tài khoản và tiền tệ.
Slash giúp tối ưu hóa quy trình đối chiếu ngân hàng bằng cách tự động hóa việc khớp giao dịch và tập trung dữ liệu tài chính trên các tài khoản, nâng cao độ chính xác khi thông tin được nhập vào hệ thống kế toán. Với quy trình làm việc tự động, hỗ trợ bảo hiểm FDIC và tích hợp với QuickBooks và Xero, Slash cung cấp một nền tảng linh hoạt, minh bạch và hiệu quả cho các hoạt động tài chính hàng ngày.
Ngoài những tính năng cơ bản, Slash còn cung cấp thêm:
- Nhận hoàn tiền lên đến 2% cho tất cả các khoản chi tiêu hợp lệ.
- Dịch vụ quản lý tài chính với lãi suất lên đến 3,9% được hỗ trợ bởi BlackRock và Morgan Stanley.⁶
- Tài trợ vốn lưu động với các khoản vay có kỳ hạn linh hoạt 30, 60 và 90 ngày.⁵
- Một nền tảng tất cả trong một hỗ trợ thanh toán bằng stablecoin, dịch vụ ngân hàng, theo dõi chi tiêu và nhiều tính năng khác.⁴
Bắt đầu ngay hôm nay và xem cách Slash có thể tối ưu hóa quy trình đối chiếu của bạn.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
"Banked" có nghĩa là gì trong kế toán?
"Banked" có nghĩa là số tiền đã được gửi vào ngân hàng, ngay cả khi chúng chưa được thanh toán hoàn toàn. Ngay cả khi số tiền đã có trong tài khoản ngân hàng, điều đó không có nghĩa là nó đã được ghi nhận đầy đủ trong sổ sách kế toán.
Một công ty nên thực hiện đối chiếu ngân hàng bao lâu một lần?
Tần suất đối chiếu ngân hàng phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có hoạt động ít có thể chỉ cần đối chiếu hàng quý, trong khi các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn cần phát hiện gian lận nhanh chóng nên đối chiếu hàng ngày.
Các giao dịch nội bộ giữa các công ty ảnh hưởng như thế nào đến việc đối chiếu ngân hàng?
Các giao dịch nội bộ giữa các công ty làm phức tạp quá trình đối chiếu ngân hàng vì chúng liên quan đến nhiều thực thể, tài khoản và loại tiền tệ khác nhau. Với tự động hóa, các giao dịch này có thể được đối chiếu chính xác và hiệu quả, đảm bảo hoạt động ngân hàng khớp với hồ sơ của công ty.
Đọc thêm từ chúng tôi
