Cách tạo hóa đơn: Hướng dẫn tạo hóa đơn chuyên nghiệp một cách nhanh chóng và dễ dàng
Bạn đang cố gắng tạo một hóa đơn chuyên nghiệp cho một khách hàng quan trọng, nhưng những vấn đề nhỏ bắt đầu tích tụ. Bạn suýt quên ghi số tài khoản của mình, và định dạng hóa đơn không được đẹp mắt cho lắm. Sau khi hóa đơn được gửi đi, nó được lưu trữ và quên lãng. Vài tuần sau, bạn nhận ra khoản thanh toán chưa được thực hiện, và bạn phải quay lại kiểm tra lại mọi thứ để tìm hiểu nguyên nhân.
Hóa đơn quan trọng hơn bạn nghĩ. Một hóa đơn tốt không chỉ đơn thuần là yêu cầu thanh toán. Nó tạo ra một bản ghi rõ ràng về thỏa thuận của bạn và giúp bạn nhận thanh toán đúng hạn. Đây cũng thường là tài liệu chính thức đầu tiên mà khách hàng của bạn nhìn thấy, điều này có nghĩa là nó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến ấn tượng của họ về doanh nghiệp của bạn.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích hóa đơn là gì, thông tin cần có trong hóa đơn và cách tạo hóa đơn từng bước. Chúng tôi cũng sẽ đề cập đến cách phần mềm hóa đơn tự động có thể đơn giản hóa quy trình tạo, gửi và thu hồi hóa đơn. Trong quá trình đó, chúng tôi sẽ giới thiệu tính năng hóa đơn mới của Slash và cách nó giúp doanh nghiệp tạo hóa đơn nhất quán, theo dõi số dư chưa thanh toán và thu hồi thanh toán trong nền tảng ngân hàng doanh nghiệp toàn diện của chúng tôi.¹
Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là tài liệu được sử dụng để yêu cầu thanh toán từ khách hàng cho hàng hóa hoặc dịch vụ. Ngoài mục đích rõ ràng của mình, hóa đơn còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý công nợ phải thu và duy trì sổ sách tài chính chính xác cho mục đích thuế và báo cáo.
Hóa đơn là tài liệu liệt kê chi tiết các giao dịch dưới dạng danh sách chi tiết. Mỗi mục trong danh sách đại diện cho một sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp, kèm theo số lượng và giá của hàng hóa. Tổng số tiền tạm tính phản ánh tổng giá trị của tất cả các mục trong danh sách. Hóa đơn cũng có thể bao gồm thuế áp dụng, phí bổ sung hoặc các khoản giảm giá, tất cả đều được phản ánh trong số tiền cuối cùng phải thanh toán.
Mỗi hóa đơn phải bao gồm các thông tin nhận dạng chính và hướng dẫn thanh toán. Số hóa đơn duy nhất giúp cả doanh nghiệp và khách hàng tra cứu giao dịch, trong khi các điều khoản thanh toán được quy định rõ ràng giải thích cách thức và thời hạn thanh toán hóa đơn. Hóa đơn cũng có thể liên kết với đơn đặt hàng (POs), là các tài liệu khách hàng gửi khi yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ. Việc khớp các thông tin nhận dạng của hóa đơn và đơn đặt hàng giúp duy trì sự nhất quán trong hệ thống quản lý công nợ phải thu.
Sau khi tạo hóa đơn, nó sẽ được gửi đến khách hàng—thường qua email, phần mềm hóa đơn hoặc cổng thông tin khách hàng—để chính thức khởi động quy trình thanh toán.
Cách tạo hóa đơn: Hướng dẫn từng bước
Tạo hóa đơn không nhất thiết phải phức tạp, nhưng nó đòi hỏi một số thông tin quan trọng phải được thực hiện chính xác. Các bước dưới đây hướng dẫn cách tạo một hóa đơn rõ ràng, chuyên nghiệp, dễ dàng cho khách hàng hiểu và thanh toán:
1. Chọn mẫu hóa đơn và định dạng
Bắt đầu bằng cách chọn một mẫu hóa đơn phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Sử dụng một mẫu duy nhất cho tất cả hóa đơn của bạn có thể giúp đảm bảo tính nhất quán trong hồ sơ và tránh bỏ sót các chi tiết quan trọng. Bạn có thể tạo hóa đơn dưới dạng tài liệu kỹ thuật số bằng phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm kế toán hoặc nền tảng ngân hàng doanh nghiệp như Slash. Nhiều doanh nghiệp lưu trữ và gửi hóa đơn dưới dạng PDF, giúp giữ nguyên định dạng gốc và ngăn chặn việc chỉnh sửa.
2. Thêm thông tin doanh nghiệp của bạn
Ở phần đầu của hóa đơn, hãy liệt kê rõ ràng thông tin doanh nghiệp của bạn, bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, email và số điện thoại. Điều này giúp khách hàng dễ dàng nhận diện người gửi và biết cách liên hệ với bạn để giải đáp thắc mắc. Phần dưới của hóa đơn, hãy cung cấp hướng dẫn thanh toán rõ ràng cho khách hàng, bao gồm thông tin tài khoản ngân hàng để chuyển khoản và bất kỳ ghi chú nào về các phương thức thanh toán được chấp nhận.
3. Bao gồm thông tin của khách hàng của bạn
Tiếp theo, thêm tên khách hàng, tên công ty và địa chỉ thanh toán vào phần đầu của hóa đơn. Việc cung cấp thông tin khách hàng chính xác đảm bảo hóa đơn được gửi đến đúng người hoặc bộ phận, đồng thời giúp tránh các trễ hẹn trong quá trình xử lý hoặc thanh toán.
4. Danh sách các hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp
Tạo danh sách chi tiết các hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn đã cung cấp. Mỗi mục trong danh sách nên mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng hoặc số giờ tính phí, và giá cả.
5. Tính tổng, thuế và các điều chỉnh.
Sau khi liệt kê tất cả các mục, tính tổng phụ, sau đó áp dụng các khoản thuế, phí hoặc chiết khấu (nếu có). Hiển thị rõ ràng cách mỗi điều chỉnh ảnh hưởng đến tổng cuối cùng để khách hàng có thể dễ dàng hiểu cách tính toán số tiền phải thanh toán.
6. Kiểm tra, lưu và gửi hóa đơn.
Trước khi gửi, hãy kiểm tra hóa đơn để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Sau khi hoàn tất, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email, phần mềm hóa đơn hoặc cổng thông tin khách hàng để bắt đầu quá trình thanh toán.
Cách tạo hóa đơn bằng Slash
Trình tạo hóa đơn tích hợp sẵn của Slash cho phép bạn tạo, theo dõi và gửi hóa đơn trực tiếp từ bảng điều khiển của mình. Thông tin khách hàng, số tiền hóa đơn và ngày đến hạn được lưu trữ tại một nơi duy nhất, giúp việc lập hóa đơn trở nên đơn giản hơn và giảm thiểu việc nhập liệu thủ công hoặc theo dõi sau đó. Hóa đơn có thể được tạo và gửi chỉ trong vài bước, với tính năng ghi chép tự động cho sổ sách kế toán của bạn. Dưới đây là cách sử dụng nó:
- Truy cập vào trang Thanh toán trong bảng điều khiển Slash, nơi bạn có thể xem tất cả các hóa đơn chưa thanh toán và đã thanh toán, cùng với số tiền và ngày đến hạn.
- Để tạo hóa đơn, hãy nhấp vào "Tạo hóa đơn mới" ở góc trên bên phải. Bạn sẽ được yêu cầu chọn người nhận trước tiên. Bạn có thể chọn người nhận bằng cách sử dụng thông tin liên hệ và thông tin tài khoản ngân hàng đã lưu của họ, hoặc nhập thủ công thông tin của khách hàng mới.
- Bạn sẽ được yêu cầu thêm các mục chi tiết vào hóa đơn, bao gồm số lượng và giá cả. Slash tự động gán một số hóa đơn duy nhất để giúp bạn quản lý hồ sơ một cách có tổ chức. Trong bước này, bạn cũng có thể áp dụng thuế bán hàng hoặc giảm giá theo nhu cầu.
- Tiếp theo, chọn ngày đến hạn và tài khoản gửi tiền. Tùy chọn, bạn có thể nhập ghi chú mô tả hóa đơn hoặc bất kỳ hướng dẫn thanh toán bổ sung nào.
- Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn có thể xem trước mẫu hóa đơn của mình trước khi tạo và gửi. Sau khi nhấp vào "Tạo hóa đơn", bản sao của hóa đơn sẽ được lưu trữ trong bảng điều khiển Slash của bạn và tự động gửi đến địa chỉ email của người nhận.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Hóa đơn thủ công so với phần mềm hóa đơn: Ưu điểm, nhược điểm và sự đánh đổi
Các phần dưới đây giải thích cách phần mềm lập hóa đơn xử lý định dạng, giao hàng, thanh toán và theo dõi theo cách mà các phương pháp thủ công không thể làm được:
Hóa đơn điện tử có thể tối ưu hóa quy trình thanh toán.
Hóa đơn điện tử giúp đơn giản hóa quy trình lập hóa đơn bằng cách giảm bớt rào cản giữa việc gửi hóa đơn và nhận thanh toán. Một số công cụ như Slash cho phép người nhận khởi tạo thanh toán trực tiếp từ chính hóa đơn, với tùy chọn thanh toán rõ ràng ở cuối tài liệu. Việc theo dõi tất cả hóa đơn tại một nơi duy nhất cũng giúp dễ dàng xác định các khoản thanh toán còn chưa được thanh toán, hỗ trợ các đội ngũ quản lý công nợ phải thu hiệu quả hơn.
Mẫu hóa đơn có thể được tạo tự động.
Khi bạn tạo hóa đơn trong trình soạn thảo văn bản hoặc bảng tính, việc định dạng có thể bị lỗi. Logo có thể làm lệch bảng, khoảng cách có thể không đồng nhất và tổng số có thể không được tính toán chính xác. Slash loại bỏ bước này bằng cách thu thập các thông tin cần thiết của hóa đơn ngay từ đầu và tự động nhập chúng vào một hóa đơn chuyên nghiệp với định dạng nhất quán và email kèm theo.
Tích hợp với phần mềm quản lý tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và phần mềm quản lý công nợ phải thu của bạn.
Nếu quy trình lập hóa đơn của bạn không được kết nối với nền tảng ngân hàng, bạn có thể đang kiểm tra tài khoản ngân hàng của mình một cách thủ công để xác nhận các khoản thanh toán và sau đó ghi chép hoạt động trong các hệ thống riêng biệt. Với Slash, tất cả các tài liệu hóa đơn đều được liệt kê trên bảng điều khiển, và các khoản thanh toán đến sẽ được tự động bao gồm trong phân tích của bạn để có cái nhìn thời gian thực về dòng tiền.
Số hóa đơn và đơn đặt hàng có thể được khớp tự động.
Một số phần mềm kế toán và hóa đơn có thể tự động khớp số hóa đơn với đơn đặt hàng tương ứng thông qua khớp hai chiều (hóa đơn với đơn đặt hàng) hoặc khớp ba chiều (hóa đơn, đơn đặt hàng và thanh toán hoặc biên lai). Khi hóa đơn và thanh toán được đồng bộ hóa từ một công cụ như Slash vào QuickBooks, hệ thống kế toán của bạn có thể duy trì sự liên kết giữa các bản ghi đơn đặt hàng, hóa đơn và thanh toán, giảm bớt nhu cầu đối chiếu thủ công.
Nâng cao độ chính xác bằng cách sử dụng thông tin người nhận đã lưu.
Việc lập hóa đơn thủ công thường đòi hỏi phải lục tìm trong email hoặc hồ sơ cũ để tìm thông tin khách hàng chính xác. Phần mềm lập hóa đơn như Slash lưu trữ thông tin liên hệ và thanh toán của người nhận, do đó mỗi hóa đơn mới sẽ lấy dữ liệu từ nguồn đã được xác minh. Điều này có thể giảm thiểu sai sót khi nhập liệu, đảm bảo hóa đơn được gửi đến đúng địa chỉ và giúp duy trì quy trình lập hóa đơn nhất quán khi danh sách khách hàng của bạn ngày càng mở rộng.
Phần mềm tạo hóa đơn miễn phí nào là tốt nhất?
Các công cụ tạo hóa đơn miễn phí có sự khác biệt đáng kể về phạm vi và tính năng. Dưới đây, chúng tôi so sánh các tùy chọn miễn phí hàng đầu và liệt kê các công cụ cung cấp khả năng tạo hóa đơn đầy đủ nhất:
Tổng thể tốt nhất: Slash
Slash cung cấp một nền tảng tài chính tích hợp, kết hợp các tính năng lập hóa đơn, ngân hàng doanh nghiệp và quản lý chi tiêu trong một hệ thống duy nhất. Gói miễn phí của Slash bao gồm truy cập vào các tính năng cơ bản như thẻ tín dụng doanh nghiệp, hệ thống thanh toán toàn cầu, theo dõi chi tiêu, phân tích tài chính và tích hợp kế toán trực tiếp—những tính năng thường bị giới hạn truy cập với các nhà cung cấp khác.
Hóa đơn được tạo trong Slash hỗ trợ xử lý thanh toán tích hợp, cho phép người nhận thanh toán trực tiếp từ hóa đơn trong khi các giao dịch thanh toán được ghi nhận tự động trên bảng điều khiển của bạn. Các doanh nghiệp có thể theo dõi các khoản phải thu chưa thanh toán và theo dõi trạng thái hóa đơn cùng với các giao dịch khác của công ty. Với tính năng hỗ trợ thanh toán bằng tiền điện tử trực tiếp từ hóa đơn vào tài khoản Slash trong tương lai, mở rộng các tùy chọn thanh toán mà không cần thay đổi cách tạo hoặc quản lý hóa đơn.
Microsoft Word
Microsoft Word là một trình soạn thảo tài liệu, không phải là phần mềm lập hóa đơn, điều này có nghĩa là hóa đơn phải được tạo và quản lý thủ công. Ưu điểm chính của nó là tính linh hoạt trong thiết kế, đặc biệt đối với người dùng đã quen thuộc với Microsoft Office và muốn có toàn quyền kiểm soát bố cục và định dạng. Tuy nhiên, nó không có tính năng tự động hóa, theo dõi thanh toán, nhắc nhở, tính toán hoặc tích hợp với các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán—điều này có thể khiến nó kém hiệu quả và dễ xảy ra lỗi hơn trong việc lập hóa đơn thường xuyên.
Sóng
Wave kết hợp chức năng lập hóa đơn với các công cụ kế toán cơ bản, rất hữu ích cho các freelancer và doanh nghiệp nhỏ quản lý tài chính đơn giản. Tuy nhiên, Wave kiếm tiền thông qua phí xử lý thanh toán cao: 2,9% + 60¢ cho giao dịch thẻ và 1% cho chuyển khoản ACH. Ngoài ra, tính năng quét hóa đơn của Wave là một tiện ích bổ sung có phí với giá $8/tháng. Hỗ trợ khách hàng cho người dùng miễn phí chỉ giới hạn ở các bài viết hướng dẫn và chatbot, điều này có thể gây hạn chế khi gặp vấn đề.
Hóa đơn PayPal
Hệ thống hóa đơn PayPal chủ yếu được thiết kế như một công cụ thu tiền thanh toán thay vì một hệ thống hóa đơn toàn diện. Khách hàng có thể thanh toán bằng số dư PayPal, thẻ tín dụng, Venmo hoặc các tùy chọn thanh toán sau, nhưng doanh nghiệp bị ràng buộc vào hệ sinh thái thanh toán và cấu trúc phí của PayPal. Phí xử lý tương đối cao ở mức 3,49% + 49¢ cho hầu hết các giao dịch thương mại, với các khoản thanh toán quốc tế có phí 4,49% cộng thêm các khoản phí cố định bổ sung, điều này có thể làm tăng chi phí đáng kể theo thời gian.
Hóa đơn Zoho
Zoho Invoice cung cấp một loạt tính năng đa dạng cho một sản phẩm miễn phí, bao gồm theo dõi chi phí và xử lý thanh toán. Tuy nhiên, gói miễn phí này cũng có một số hạn chế đáng kể: mỗi tài khoản Zoho Invoice chỉ có thể có tối đa ba người dùng, bạn bị giới hạn ở 1.000 hóa đơn mỗi năm, và phiên bản miễn phí cũng thiếu các tính năng nâng cao như quy trình phê duyệt và tùy chỉnh hóa đơn mở rộng.
Hóa đơn vuông
Square Invoices tích hợp trực tiếp với hệ thống POS của Square, mang lại sự tiện lợi cho các doanh nghiệp đã hoạt động trong hệ sinh thái Square. Gói miễn phí bao gồm xử lý thanh toán tích hợp và quản lý dự án cơ bản, nhưng phí xử lý có thể cao: 1% cho chuyển khoản ngân hàng ACH và 3,5% + 15¢ cho nhập liệu thủ công hoặc thẻ lưu trữ. Hỗ trợ khách hàng cũng bị hạn chế, vì hỗ trợ qua điện thoại không có sẵn trừ khi bạn nâng cấp lên Square Premium ($149/tháng).
Tối ưu hóa quy trình lập hóa đơn của bạn với Slash
Hầu hết các công cụ lập hóa đơn miễn phí chỉ giới hạn ở việc tạo tài liệu. Một số cho phép khách hàng thanh toán qua cổng thanh toán trực tuyến, nhưng với chi phí xử lý cao. Những công cụ khác tập trung vào tùy chỉnh mà bỏ qua các công cụ cần thiết để quản lý hóa đơn theo thời gian.
Slash áp dụng một phương pháp tiếp cận khác biệt bằng cách liên kết việc lập hóa đơn trực tiếp với cách doanh nghiệp của bạn quản lý tài chính. Miễn phí, bạn có thể tạo ra số lượng hóa đơn không giới hạn trong Slash và quản lý chúng cùng với thẻ tín dụng doanh nghiệp, tài khoản ngân hàng, thanh toán và nhiều hơn nữa. Với tất cả tài chính của bạn được tập trung tại một nơi, việc theo dõi những gì đã được lập hóa đơn, những gì đã được thanh toán và những gì vẫn còn chưa thanh toán sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Ngoài việc lập hóa đơn, Slash cung cấp một bộ công cụ đầy đủ được thiết kế để hỗ trợ quản lý tài chính hàng ngày và thúc đẩy sự phát triển:
- Dịch vụ ngân hàng doanh nghiệp được thiết kế cho sự linh hoạt: Mở nhiều tài khoản ảo để tách biệt quỹ hoạt động, quỹ dự trữ hoặc ngân sách dự án, giúp các đội ngũ có cái nhìn rõ ràng hơn về dòng tiền. Quản lý nhiều thực thể kinh doanh, địa điểm hoặc chi nhánh từ một bảng điều khiển duy nhất, với báo cáo tổng hợp và cái nhìn rõ ràng xuyên suốt các tài khoản.
- Thẻ Visa® Platinum: Thẻ tín dụng doanh nghiệp cho phép nhận hoàn tiền lên đến 2% trên chi tiêu của công ty, kèm theo các quy tắc chi tiêu có thể tùy chỉnh, kiểm soát thẻ, giám sát bằng trí tuệ nhân tạo (AI) và bảo vệ chống gian lận đạt tiêu chuẩn mã hóa.
- Các phương thức thanh toán linh hoạt: Slash hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán đa dạng, bao gồm thanh toán bằng thẻ, chuyển khoản ACH toàn cầu, chuyển khoản quốc tế đến hơn 180 quốc gia thông qua SWIFT, và thanh toán trong nước theo thời gian thực thông qua RTP và FedNow.
- Tích hợp kế toán: Đồng bộ hóa giao dịch trực tiếp với QuickBooks để cập nhật sổ sách kế toán tự động. Slash cũng kết nối qua Plaid và hỗ trợ nhập dữ liệu từ các công cụ như Xero, giúp dễ dàng tích hợp vào quy trình kế toán hiện có.
- Hỗ trợ tiền điện tử gốc: Chuyển đổi quỹ thành các loại stablecoin được neo giá với USD như USDT hoặc USDC để thực hiện chuyển khoản trên blockchain, cung cấp một phương thức thanh toán thay thế có thể giảm chi phí và thời gian thanh toán.⁴
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
Google có công cụ tạo hóa đơn không?
Google không cung cấp công cụ tạo hóa đơn chuyên dụng, nhưng bạn có thể tạo hóa đơn bằng cách sử dụng các mẫu trong Google Docs hoặc Google Sheets. Các mẫu này yêu cầu thiết lập thủ công và không bao gồm tính năng theo dõi thanh toán tích hợp hoặc quy trình xử lý hóa đơn.
ChatGPT có thể tạo hóa đơn không?
ChatGPT có thể giúp soạn thảo mẫu hóa đơn hoặc tạo nội dung hóa đơn, nhưng nó không thể gửi hóa đơn, chấp nhận thanh toán hoặc theo dõi trạng thái hóa đơn. Hơn nữa, việc dựa vào ChatGPT để nhập các mục chi tiết hoặc thông tin thanh toán có thể không đáng tin cậy.
Tôi có cần thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) để lập hóa đơn không?
Không, bạn không cần phải thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) để tạo hoặc gửi hóa đơn. Các cá nhân kinh doanh độc lập, freelancer và nhà thầu độc lập có thể phát hành hóa đơn miễn là chúng bao gồm thông tin kinh doanh và thuế chính xác. Cá nhân cũng có thể gửi hóa đơn để tạo hồ sơ giao dịch cho các thanh toán ngang hàng như tiền thuê nhà hoặc hóa đơn tiện ích.
