Hướng dẫn toàn diện về báo cáo chi phí cho doanh nghiệp
Quản lý báo cáo chi phí có thể là một phần tốn thời gian và không mấy thú vị trong hoạt động kinh doanh của bạn (hãy hỏi kế toán của bạn). Từ việc theo dõi hóa đơn giấy, bảng tính, thanh toán bồi thường và nhiều công việc khác, đội ngũ tài chính của bạn có thể bị quá tải bởi quy trình báo cáo chi phí phức tạp, dễ sai sót và thường xuyên lộn xộn.
May mắn thay, các công cụ báo cáo chi phí và quản lý chi phí của Slash có thể giúp bạn giảm bớt gánh nặng này, cung cấp các giải pháp tự động hóa để giảm bớt khó khăn trong việc thu thập tài liệu từ hóa đơn giấy, bảng tính và các khoản hoàn trả bị thiếu. Slash đang tái định nghĩa cách bạn quản lý chi phí kinh doanh, thay thế việc theo dõi thủ công bằng các hệ thống tự động thông minh hơn, giúp báo cáo chi phí trở nên đơn giản, chính xác và (gần như) không tốn công sức - chỉ cần nhấp vào một vài nút trên bảng điều khiển Slash của bạn.
Báo cáo chi phí là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mục đích của báo cáo chi phí đối với doanh nghiệp và tại sao các công cụ hiện đại như Slash có thể mang lại sự khác biệt cho đội ngũ tài chính của bạn.
Báo cáo chi phí là gì?
Báo cáo chi phí là tài liệu được sử dụng để ghi chép các chi phí mà nhân viên phát sinh trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ hoặc hoạt động liên quan đến công việc (như đi công tác, thăm khách hàng và các hoạt động khác). Đây là cách mà công ty theo dõi số tiền đã chi, mục đích chi tiêu và lý do chi tiêu.
Theo truyền thống, nhân viên thường điền các báo cáo này bằng tay hoặc trên bảng tính, kèm theo các hóa đơn giấy cho chi phí đi lại, vật tư văn phòng hoặc các cuộc họp với khách hàng. Các báo cáo này sau đó sẽ được chuyển qua quy trình phê duyệt trước khi nhân viên được thanh toán.
Hệ thống báo cáo chi phí hiện đại thực hiện điều này tự động hoặc với ít bước hơn nhiều. Nhân viên chỉ cần tải lên hình ảnh hóa đơn, phần mềm sẽ tự động trích xuất các thông tin như tên nhà cung cấp, ngày tháng và số tiền. Chi phí sẽ được phân loại tự động và thêm vào báo cáo chi tiết để kiểm tra.
Các nhóm chi phí thông thường bao gồm:
- Du lịch và vận tải
- Bữa ăn và giải trí
- Văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng
- Mua sắm liên quan đến khách hàng hoặc dự án
- Phần mềm và gói đăng ký
Với Slash, việc báo cáo chi phí diễn ra theo thời gian thực. Các giao dịch mua hàng bằng thẻ tín dụng công ty được tự động nhập vào hệ thống có thể đồng bộ hóa với QuickBooks.1 Mỗi giao dịch được phân loại tự động, và hóa đơn có thể được khớp ngay lập tức thông qua tải lên trên thiết bị di động hoặc quét.
Báo cáo chi phí được sử dụng để làm gì?
Báo cáo chi phí có một số mục đích quan trọng giúp doanh nghiệp của bạn duy trì tính minh bạch và tổ chức:
- Hoàn trả chi phí cho nhân viên: Báo cáo chi phí đảm bảo nhân viên được hoàn trả nhanh chóng và chính xác cho các chi phí kinh doanh tự chi trả.
- Theo dõi ngân sách: Bằng cách theo dõi chi tiêu, bạn có được cái nhìn minh bạch và theo thời gian thực, đồng thời ngăn chặn việc chi tiêu quá mức trước khi nó xảy ra.
- Giảm trừ thuế: Các báo cáo chi phí được ghi chép đầy đủ giúp các công ty yêu cầu các khoản giảm trừ hợp pháp trong mùa khai thuế.
- Tuân thủ và sẵn sàng cho kiểm toán: Báo cáo chi phí có thể cung cấp một hồ sơ rõ ràng hơn, giúp đảm bảo tuân thủ và giúp bạn chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán và đối chiếu thuế.
- Tính minh bạch tài chính: Khi dữ liệu chi phí được cập nhật kịp thời, các đội ngũ tài chính có thể đưa ra quyết định tốt hơn về lập ngân sách, chi tiêu và quan hệ với nhà cung cấp.
Slash biến các báo cáo tài chính truyền thống thành những thông tin tài chính thời gian thực. Thay vì các bảng tính tĩnh, các công cụ quản lý chi phí của Slash kết nối trực tiếp với phần mềm ngân hàng và kế toán, giúp mỗi báo cáo trở thành cái nhìn thời gian thực về chi tiêu của công ty bạn.
Những gì được bao gồm trong báo cáo chi phí?
Báo cáo chi phí hữu ích nhất khi chúng chi tiết nhưng dễ theo dõi. Mỗi phần trong báo cáo kể một phần của câu chuyện chi tiêu:
Ngày phát sinh chi phí
Các mục chi phí bắt đầu bằng ngày tháng. Điều này giúp phân loại giao dịch, theo dõi và đối chiếu thời gian, đồng thời đảm bảo rằng các khoản khấu trừ được ghi nhận vào kỳ báo cáo đúng.
Loại chi phí
Mỗi mục chi tiêu nên được ghi nhãn vào danh mục chi phí phù hợp: chi phí đi lại, chi phí ăn uống hoặc vật tư văn phòng. Việc phân loại chi tiêu một cách nhất quán, hoặc trước khi chi tiêu diễn ra với các nhóm thẻ được phân loại, sẽ giúp dễ dàng phân tích xu hướng và xác định các khoản chi tiêu được khấu trừ thuế.
Số lượng và Tiền tệ
Tổng cộng, thuế và tổng số tiền sau đó được liệt kê. Số tiền này rất quan trọng để đảm bảo việc hoàn trả chính xác và báo cáo chính xác.
Thông tin về nhà cung cấp hoặc nhà bán lẻ
Việc ghi chép thông tin nhà cung cấp đảm bảo tính truy xuất nguồn gốc và giúp việc kiểm toán trở nên dễ dàng hơn. Trong các hệ thống như Slash, dữ liệu nhà cung cấp được tự động lấy từ các giao dịch thẻ.
Mục đích kinh doanh hoặc Lý do chính đáng
Trường này giải thích lý do tại sao chi phí phát sinh, chẳng hạn như bữa trưa với khách hàng, chi phí đi lại cho chuyến công tác, hoặc gia hạn phần mềm.
Phiếu thu hoặc Tài liệu đính kèm
Dù được tải lên dưới dạng kỹ thuật số hay quét từ hóa đơn giấy, hóa đơn đều là bằng chứng mua hàng.
Trong một bảng tính truyền thống, bạn phải nhập từng trường thông tin này thủ công. Trong Slash, các trường thông tin này được điền tự động thông qua tính năng theo dõi chi tiêu và tích hợp thẻ, giúp bạn tiết kiệm hàng giờ nhập liệu và đảm bảo mọi chi tiêu đều được ghi lại.
Cách điền báo cáo chi phí (Bước bằng bước)
1. Thu thập hóa đơn và chi tiết chi phí
Thu thập tất cả hóa đơn, chứng từ và các tài liệu liên quan khác cho các chi phí kinh doanh gần đây. Điều này có thể bao gồm chi phí đi lại, bữa trưa với khách hàng hoặc các khoản thanh toán định kỳ cho phần mềm.
2. Ghi chép từng khoản chi tiêu vào đúng danh mục tương ứng.
Nhập từng mục vào mẫu báo cáo chi phí của bạn, chọn danh mục chi phí phù hợp. Việc phân loại các mục này một cách nhất quán sẽ giúp bạn tối ưu hóa khấu trừ thuế và lập ngân sách chính xác.
3. Thêm Mục đích kinh doanh
Mỗi mục nhập nên bao gồm một mô tả ngắn gọn về mục đích kinh doanh — lý do đằng sau việc mua hàng.
4. Gửi kèm hóa đơn hoặc tài liệu liên quan.
Gửi hóa đơn của bạn dưới dạng kỹ thuật số. Nếu bạn vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy, đây là lúc cần quét hoặc tải lên. Các công cụ như FreshBooks hoặc QuickBooks thông qua Slash giúp quá trình này diễn ra một cách trơn tru.
5. Nộp để được phê duyệt bởi Quản lý hoặc Bộ phận Tài chính.
Khi báo cáo của bạn hoàn tất, hãy nộp để được xem xét. Các quy trình tự động hóa giúp đẩy nhanh quá trình này bằng cách thông báo trực tiếp cho người phê duyệt và đảm bảo tuân thủ chính sách của công ty.
6. Theo dõi trạng thái hoàn trả
Sau khi được phê duyệt, theo dõi thời gian chi phí được thanh toán. Trong Slash, nhân viên sẽ thấy khoản thanh toán được chuyển khoản tự động, giúp đội ngũ tài chính và nhân viên luôn đồng bộ.
Ví dụ về Báo cáo chi phí
Mẫu báo cáo chi phí truyền thống thường có dạng bảng tính với các cột cho ngày, nhà cung cấp, loại chi phí, tổng cộng, thuế và tổng số. Mỗi dòng được liệt kê chi tiết theo các danh mục chi phí tương ứng kèm theo hóa đơn.
Ví dụ 1: Báo cáo chi phí hàng tháng có thể bao gồm các mặt hàng văn phòng được mua trong quý, chi phí đi lại được thanh toán, và chi phí cho các cuộc họp với khách hàng. Mỗi khoản chi phí sẽ liệt kê nhà cung cấp, ngày, mục đích kinh doanh và hóa đơn chứng từ, tất cả dẫn đến tổng số tiền cuối cùng.
Ví dụ 2: Báo cáo chi phí đi công tác có thể bao gồm vé máy bay, khách sạn, bữa ăn và phương tiện di chuyển địa phương. Báo cáo sẽ liệt kê từng khoản chi phí được hoàn trả, phân loại theo loại và gắn thẻ để dễ dàng kiểm tra trong quá trình kiểm toán.
Thay vì quản lý thủ công các khoản chi phí này trong Excel, Slash with QuickBooks tự động tạo báo cáo chi phí, kết nối các giao dịch, hóa đơn và dữ liệu phê duyệt vào một bảng điều khiển duy nhất.
Báo cáo chi phí tự động với Slash
Hệ thống báo cáo chi phí tự động đang thay đổi cách thức làm việc của chủ doanh nghiệp và đội ngũ tài chính. Bằng cách loại bỏ việc nhập liệu thủ công, hệ thống này nâng cao độ chính xác, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ quy định, đồng thời luôn sẵn sàng cho mùa khai thuế.
Với Slash, tự động hóa diễn ra theo thời gian thực. Mọi giao dịch mua hàng bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp hoặc qua tài khoản ngân hàng liên kết đều được cập nhật vào hệ thống. Các giao dịch được phân loại đồng bộ với hóa đơn và báo cáo tự động trên QuickBooks chỉ trong vài giây.
Một số điểm nổi bật chính của Slash bao gồm:
- Tích hợp trực tiếp với QuickBooks, Xero và các nền tảng kế toán khác
- Hỗ trợ nhiều thực thể cho các hoạt động tài chính phức tạp
- Phân tích thời gian thực cho thấy chi tiêu của bạn được phân bổ như thế nào giữa các dự án và danh mục.
- Thẻ doanh nghiệp với tính năng theo dõi chi tiêu theo thời gian thực, nhóm thẻ và thông báo tùy chỉnh để bạn luôn cập nhật thông tin.
Với Slash, việc báo cáo chi phí không chỉ dừng lại ở việc ghi chép, mà còn trở thành một cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của công ty bạn.
Tìm hiểu thêm về cách Slash có thể hỗ trợ nhu cầu báo cáo chi phí của bạn tại slash.com.
Câu hỏi thường gặp
Những nội dung nào cần được bao gồm trong báo cáo chi phí?
Một báo cáo chi phí đầy đủ nên bao gồm: ngày của từng khoản chi phí, loại chi phí (du lịch, bữa ăn, vật tư, v.v.), số tiền và loại tiền tệ, thông tin về nhà cung cấp hoặc người bán, mục đích kinh doanh hoặc lý do giải thích tại sao khoản chi phí đó là cần thiết, và hóa đơn hoặc tài liệu chứng minh. Việc phân loại rõ ràng và cung cấp tài liệu đầy đủ sẽ giúp quá trình phê duyệt và thanh toán được thực hiện nhanh chóng hơn.
Làm thế nào để điền báo cáo chi phí một cách chính xác?
Bắt đầu bằng cách thu thập tất cả hóa đơn và chi tiết chi phí. Ghi chép từng khoản chi phí vào danh mục tương ứng, thêm mục đích kinh doanh ngắn gọn giải thích cho khoản chi phí, đính kèm hóa đơn hoặc tài liệu liên quan, và nộp để được phê duyệt bởi quản lý hoặc bộ phận tài chính. Sau khi nộp, theo dõi trạng thái hoàn trả của bạn. Sử dụng phần mềm quản lý chi phí có thể tự động hóa phần lớn quy trình này.
Các loại chi phí thường gặp trong báo cáo chi phí là gì?
Các danh mục phổ biến bao gồm: chi phí đi lại (vé máy bay, khách sạn, thuê xe), ăn uống và giải trí, văn phòng phẩm, phần mềm và dịch vụ đăng ký, phát triển chuyên môn và đào tạo, bồi thường chi phí đi lại, và chi phí liên quan đến khách hàng. Sử dụng các danh mục nhất quán trên toàn tổ chức sẽ giúp dễ dàng theo dõi xu hướng chi tiêu và lập ngân sách chính xác.
Làm thế nào để tự động hóa việc báo cáo chi phí?
Báo cáo chi phí tự động sử dụng phần mềm để quét hóa đơn, phân loại chi phí và đồng bộ hóa giao dịch trực tiếp từ thẻ công ty vào hệ thống kế toán. Các tính năng như quét hóa đơn tự động, theo dõi giao dịch thời gian thực và quy trình phê duyệt tích hợp giúp loại bỏ việc nhập liệu thủ công và giảm thời gian xử lý. Các nền tảng như Slash kết nối giao dịch thẻ trực tiếp với phần mềm kế toán để theo dõi chi phí một cách liền mạch.
