Cách phân loại chi phí để ghi sổ kế toán doanh nghiệp chính xác
Phân loại chi phí kinh doanh không chỉ giúp kiểm soát ngân sách của bạn mà còn cho phép bạn khai báo và khấu trừ thuế chính xác cho các chi phí kinh doanh trên tờ khai thuế hàng năm của IRS. Các chi phí kinh doanh được khấu trừ được xác định thông qua quá trình phân loại này, giúp giảm bớt gánh nặng thuế và giải phóng vốn để tăng tính linh hoạt. Để tận dụng các khoản khấu trừ này và theo dõi chi tiêu trong công ty, việc thiết lập một quy trình phân loại chi phí chính xác là rất hữu ích.
Phân loại chi phí giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về nơi, thời điểm và lý do các khoản thanh toán được thực hiện, từ đó tạo ra các báo cáo tài chính chính xác hơn và giải quyết các vấn đề trước khi chúng phát sinh. Nếu không có khả năng theo dõi chi phí theo từng danh mục, các tổ chức đang phát triển có thể nhanh chóng bị quá tải bởi các khoản chi phí từ các nguồn không mong đợi. Các tổ chức hiện đại sử dụng phần mềm quản lý chi phí để tự động hóa việc nhập liệu, tăng cường khả năng theo dõi và kiểm soát chi phí kinh doanh. Tuy nhiên, câu hỏi vẫn còn đó: phần mềm nào là phù hợp nhất?
Slash tự động ghi nhận giao dịch và phân loại chi phí trên tất cả thẻ tín dụng doanh nghiệp và thanh toán của công ty bạn trên một nền tảng duy nhất.¹ Với khả năng phân loại chi phí ngay lập tức và đồng bộ hóa với các công cụ như Quickbooks và Xero, bạn sẽ có quyền kiểm soát mở rộng đối với dòng tiền của tổ chức và một lộ trình rõ ràng hơn để khấu trừ chi phí kinh doanh. Hãy cùng phân tích một số chi phí điển hình mà các công ty thường gặp, cách tổ chức chúng và thời điểm có thể áp dụng khấu trừ thuế kinh doanh.
Hiểu về các loại chi phí kinh doanh
Phân loại chi phí kinh doanh là quá trình xác định và phân loại các loại chi phí khác nhau nhằm mục đích tăng tính minh bạch, duy trì sự gọn gàng và tận dụng các khoản khấu trừ thuế. Ví dụ, chi phí bảo hiểm y tế cho nhân viên nên được ghi chép riêng biệt trên bảng cân đối kế toán so với tiền lương của nhân viên.
Để rõ ràng, việc phân loại chi phí không nên bị nhầm lẫn với lập ngân sách – lập ngân sách nhằm cắt giảm chi tiêu, trong khi phân loại giúp làm rõ và báo cáo chi tiêu.
Sắp xếp chi phí kinh doanh một cách hiệu quả mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp đang phát triển và đội ngũ tài chính mong muốn duy trì hồ sơ chính xác và tối ưu hóa hiệu quả chi tiêu.
Các loại chi phí kinh doanh phổ biến
Các danh mục chi phí kinh doanh thường rất chi tiết; công ty của bạn có thể có hàng chục loại chi phí khác nhau trên bảng cân đối kế toán. Một số là cố định, một số là biến đổi, một số là thường xuyên và một số là bất ngờ. Một số chi phí kinh doanh có thể được khấu trừ thuế, nhưng chỉ trong một số trường hợp cụ thể. Tin vui là chúng tôi đã phát triển phần mềm theo dõi chi phí Slash để giải quyết những rắc rối liên quan đến việc phân loại thủ công các chi phí này.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Cách phân loại chi phí: 15 nhóm chi phí kinh doanh tiêu chuẩn
Hãy cùng tìm hiểu 15 loại chi phí phổ biến nhất. Nhiều trong số này có thể được chia thành các phân loại con riêng biệt, giúp bạn nắm bắt được những thông tin cụ thể và có thể áp dụng để hiểu rõ hơn về thói quen chi tiêu của doanh nghiệp.
Vật liệu
Việc mua nguyên vật liệu là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến biên lợi nhuận của bất kỳ nhà sản xuất hay công ty xây dựng nào. Nắm rõ chi phí hàng hóa, số tiền chi cho nguyên vật liệu và tần suất giao dịch là cách hiệu quả để duy trì hoạt động kinh doanh một cách có tổ chức. Nguyên vật liệu cũng là một trong nhiều hạng mục chi phí kinh doanh có thể được khấu trừ thuế.
Vật dụng văn phòng
Ngoài bút và giấy thông thường, vật dụng văn phòng còn bao gồm máy tính, internet, Wi-Fi, máy in, mực in, vật dụng nhà vệ sinh, điện thoại và nhiều mặt hàng khác phục vụ mục đích kinh doanh. Giống như đối với các công ty và doanh nghiệp nhỏ, Cục Thuế Liên bang (IRS) cũng cho phép nhân viên có văn phòng tại nhà được khấu trừ các chi phí này trên tờ khai thuế của họ.
Dịch vụ công ích và bảo trì
Có một số chi phí định kỳ liên quan đến việc duy trì nơi làm việc, bao gồm tiền thuê, dịch vụ công cộng, nâng cấp cơ sở hạ tầng, sửa chữa và vệ sinh. Việc bảo trì định kỳ càng quan trọng hơn đối với các kho hàng và nhà máy.
Tiếp thị & Quảng cáo
Một số doanh nghiệp coi tiếp thị và quảng cáo là việc làm phụ, trong khi những doanh nghiệp khác lại tập trung mạnh vào các chiến dịch dài hạn. Dù là trường hợp nào, quảng cáo cũng nên được xem là một hạng mục chi phí, từ những hoạt động đơn giản như đăng bài trên mạng xã hội cho đến những hoạt động phức tạp như gian hàng triển lãm thương mại.
Nghiên cứu và Phát triển
R&D (Nghiên cứu và Phát triển) đề cập đến các hoạt động mà các công ty thực hiện để đổi mới sản phẩm hiện có, phát triển sản phẩm mới và duy trì vị thế dẫn đầu trong lĩnh vực của mình. Đây là một quá trình có thể khác nhau đối với từng tổ chức, nhưng thường đi kèm với các chi phí kinh doanh riêng biệt.
Tuyển dụng và Đào tạo Nhân viên
Chi phí kinh doanh phát sinh từ việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên có thể khiến các tổ chức bất ngờ; việc mất nhân viên, thay thế và đào tạo lại vị trí đó có thể tốn khoảng một nửa mức lương của vị trí đó. Tỷ lệ luân chuyển nhân viên là tốn kém, vì vậy việc giữ cho đội ngũ nhân viên hài lòng là điều khôn ngoan – nhưng đó là chủ đề cho một cuộc thảo luận khác.
Danh mục chi phí này cũng bao gồm các chi phí đào tạo và giáo dục định kỳ khi nhân viên phát triển trong công ty của bạn, điều này khá phổ biến trong các lĩnh vực như khoa học/y tế cũng như liên quan đến các hướng dẫn của OSHA.
Lương và Phúc lợi của Nhân viên
Ngày nay, lương là một phần trong tổng thu nhập và thu nhập chịu thuế của nhân viên. Ngoài các phúc lợi truyền thống như bảo hiểm y tế và kế hoạch 401k, các phúc lợi khác có thể bao gồm quyền chọn cổ phiếu, kế hoạch hưu trí, chương trình chăm sóc sức khỏe, bữa ăn, dịch vụ trông trẻ và nhiều hơn nữa.
Thanh toán cho nhà thầu
Ngược lại, tiền lương trả cho các cơ quan và nhà thầu tự do thường chiếm toàn bộ thu nhập của họ. Điều này áp dụng cho các dịch vụ kế toán (CPA), các công ty tuyển dụng, phí luật sư, freelancer hoặc bất kỳ ai khác mà doanh nghiệp của bạn trả tiền để thực hiện công việc tạm thời.
Bảo hiểm
Có nhiều loại bảo hiểm khác nhau mà một công ty có thể mua cho chính mình, chẳng hạn như bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm và bồi thường cho người lao động, thậm chí cả bảo hiểm mạng. Đừng bao gồm bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên vào nhóm này - đó là một trong những sai lầm phổ biến trong phân loại chi phí mà chúng ta sẽ xem xét sau.
Phương tiện giao thông/Khấu hao
Một loại bảo hiểm khác là bảo hiểm ô tô, đây là yếu tố quan trọng đối với các doanh nghiệp sở hữu đội xe tải hoặc xe van. Một chi phí liên quan đến việc sở hữu phương tiện giao thông mà ít được chú ý hơn so với việc mua sắm, bảo hiểm và nhiên liệu là khấu hao.
Thường người ta nói rằng giá trị của chiếc xe của bạn bắt đầu giảm ngay khi nó rời khỏi bãi đậu xe của đại lý, và điều này cũng áp dụng cho các phương tiện của doanh nghiệp. Theo dõi sự suy giảm dần dần của xe tải và xe van là chìa khóa để nhận ra giá trị thực sự của đội xe của bạn – và khi nào bạn có thể cần bổ sung. Phương pháp này không chỉ áp dụng cho phương tiện giao thông, mà còn cho máy móc, máy tính và các loại vật tư văn phòng khác, vì chúng cũng suy giảm giá trị theo cách tương tự.
Cục Thuế Liên bang (IRS) cũng cho phép bạn khấu trừ chi phí sở hữu phương tiện và chi phí xăng dầu, miễn là phương tiện đó được sử dụng hoàn toàn cho mục đích kinh doanh.
Gói đăng ký & Giấy phép
Các khoản thanh toán định kỳ như thuế tài sản, giấy phép và giấy phép kinh doanh không bao giờ biến mất, nhưng có thể dễ dàng bị bỏ qua khi phân loại chi phí. Các gói đăng ký phần mềm cũng quan trọng không kém để theo dõi, vì nhiều công ty phụ thuộc vào các nền tảng quản lý nhân sự, thiết kế và quản lý dự án.
Lãi suất
Lãi suất có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm thế chấp bất động sản, vay vốn kinh doanh, hạn mức tín dụng, thẻ tín dụng kinh doanh hoặc nợ chưa thanh toán. Các khoản thanh toán lãi suất có thể nhanh chóng trở nên mất kiểm soát, do đó việc nắm rõ tình hình và thời điểm các khoản thanh toán sắp tới là vô cùng quan trọng.
An ninh
Một số tổ chức được trang bị các hợp đồng an ninh mạng quy mô lớn, trong khi những tổ chức khác sử dụng các hệ thống công nghệ cao tại cơ sở. Dù bạn đang bảo vệ chống lại các cuộc tấn công mạng và vi phạm an ninh hay bảo vệ công nghệ độc quyền, an ninh là một hạng mục chi phí có thể quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn.
Du lịch công tác & Lưu trú
Nhiều tổ chức thường xuyên tham dự các hội nghị kinh doanh quốc gia, điều này có nghĩa là phải đặt vé máy bay và khách sạn cho từng nhân viên tham gia. Chi phí ăn uống, chi phí đi lại bằng dịch vụ chia sẻ xe và các buổi hội thảo thường góp phần vào tổng chi phí đi lại của chuyến công tác. Điều thú vị là, theo Cục Thuế Liên bang Hoa Kỳ (IRS), chi phí ăn uống cho mục đích kinh doanh chỉ được khấu trừ 50% thuế, không phải 100%.
Phí ngân hàng & Xử lý thanh toán
Cuối cùng, bất kỳ công ty nào có nhiều tài khoản tài chính và dòng tiền ổn định đều có thể dự kiến sẽ phải chịu nhiều loại phí ngân hàng và phí giao dịch khác nhau. Phí chuyển khoản, phí giao dịch quốc tế, phí dịch vụ thương mại và phí ngân hàng là một số ví dụ về các khoản phí nhỏ gắn liền với các loại thanh toán khác nhau. Đối với các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí tài khoản hàng tháng và phí chuyển khoản, Slash Pro Kế hoạch có thể là câu trả lời của bạn.
Những lỗi thường gặp trong báo cáo cần lưu ý
Việc sắp xếp các danh mục chi phí có thể dễ dàng dẫn đến sai sót, điều này thường gây ra những rắc rối sau này. Một số sai sót phổ biến bao gồm:
- Gộp bảo hiểm y tế cho nhân viên vào bảo hiểm của công ty.
- Bỏ qua các khoản mua sắm văn phòng phẩm nhỏ lẻ để tập trung vào các khoản mua sắm có giá trị lớn hơn.
- Bỏ lỡ các cơ hội khấu trừ thuế và/hoặc xác định sai các chi phí thực tế không được khấu trừ.
- Bỏ qua yếu tố khấu hao.
- Kết hợp thanh toán cho lao động hợp đồng với lương của nhân viên.
- Quên theo dõi Chi phí tuyển dụng (khoảng một nửa lương của một nhân viên).
Quy trình phê duyệt chi phí là gì?
Việc sắp xếp từng khoản chi tiêu chỉ là một nửa công việc. Nhiều khoản chi tiêu này cần phải trải qua quy trình phê duyệt, liên quan đến nhiều người và hóa đơn có thể xác minh. Những khoản chi tiêu này chủ yếu là chi phí đi lại và công tác do nhân viên đề xuất, tuy nhiên cũng có thể mở rộng sang các lĩnh vực khác như văn phòng phẩm và phương tiện giao thông. Dù trong trường hợp nào, quy trình phê duyệt này đã tốn thời gian vào những ngày bình thường, và càng trở nên khó khăn hơn khi hóa đơn bị thiếu hoặc các thành viên trong nhóm không đáng tin cậy.
Các chi phí này được nộp kèm theo bối cảnh, được xem xét về sự phù hợp với chính sách và ngân sách, được phê duyệt hoặc từ chối, và được ghi chép lại để báo cáo. Bên cạnh việc phân loại, việc xây dựng một quy trình phê duyệt có cấu trúc là điều khôn ngoan.
Quy trình này trở nên dễ dàng hơn với công cụ quản lý chi phí Slash, cho phép bạn tự động phê duyệt chi phí dựa trên phân loại. Mỗi giao dịch được đồng bộ hóa với hệ thống kế toán hiện có của bạn, đảm bảo truy cập tập trung trên một bảng điều khiển duy nhất.
Các quy trình phê duyệt lộn xộn, thanh toán định kỳ, các khoản phí bất ngờ và báo cáo không nhất quán khiến tổ chức không thể theo dõi thanh toán và chuẩn bị cho việc nộp thuế. Đó là lý do tại sao Slash đã can thiệp.
Phân loại chi phí thông minh hơn cho doanh nghiệp đang phát triển với Slash
Phần mềm theo dõi chi tiêu của bạn không chỉ đơn thuần là theo dõi các khoản chi tiêu. Nền tảng của chúng tôi được thiết kế để quản lý cả các giao dịch của bạn và các hệ thống hoạt động phía sau chúng.
Slash giúp bạn phân loại chi phí; sau khi thiết lập các danh mục, tất cả các giao dịch mua sắm và phí sẽ được hiển thị đúng vị trí theo thời gian thực, giúp báo cáo của bạn đơn giản, kế toán được tổ chức gọn gàng và chi phí tuân thủ thuế. Mỗi giao dịch sẽ xuất hiện ngay lập tức trên bảng điều khiển, từ các khoản thanh toán vào và ra đến các giao dịch mua sắm của nhân viên sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp của Slash.
Hầu hết các doanh nghiệp khi triển khai phần mềm theo dõi chi phí đều phải thêm nó vào danh sách các công cụ hiện có, điều này dẫn đến các vấn đề phát sinh sau này. Việc sử dụng nhiều ứng dụng và tài khoản khác nhau gây ra sự thiếu nhất quán và sai sót, khiến việc tạo ra các báo cáo tài chính nhất quán và chính xác trở nên khó khăn. Đó là lý do tại sao Slash tập trung quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp, tài khoản ngân hàng, giao dịch đa thực thể và phân loại chi phí tự động trên một nền tảng tài chính duy nhất.
Bạn cũng sẽ có cái nhìn rõ ràng về những khoản chi phí được khấu trừ theo quy định của Cục Thuế Liên bang (IRS). Các khoản chi phí kinh doanh được khấu trừ và các khoản khấu trừ thuế là một trong những lợi ích lớn nhất của việc xác định các danh mục chi phí kinh doanh.
Ngoài các giải pháp về chi phí và khấu trừ, Slash còn cung cấp:
- Tài khoản thanh toán doanh nghiệp miễn phí không yêu cầu số dư tối thiểu.
- Thẻ tín dụng ảo không giới hạn, nhận hoàn tiền lên đến 2%.
- Hàng triệu đô la bảo hiểm FDIC thông qua mạng lưới quét Column N.A.²
- Tài khoản Kho bạc có lãi suất lên đến 3,93% hàng năm.⁶
- Miễn phí, chuyển khoản ACH không giới hạn, chuyển khoản trong nước và thanh toán thời gian thực FedNow/RTP cho thành viên Pro.
Các doanh nghiệp hàng đầu đang hoàn toàn từ bỏ việc nhập liệu thủ công lỗi thời và báo cáo không hệ thống, tìm kiếm các giải pháp cho việc phân loại chi phí kinh doanh tự động và dòng tiền minh bạch. Với Slash, bạn có thể kết nối các tính năng này với tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, phân tích tài chính và các công cụ kế toán khác.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
Slash có thể tích hợp với các giải pháp kế toán hiện tại của tôi không?
Tất nhiên. Các doanh nghiệp sử dụng các nền tảng như Intuit Quickbooks và Xero không cần lo lắng về sự xung đột về tính năng, vì Slash được thiết kế để tích hợp và bổ sung cho các công cụ này. Slash tự động thu thập dữ liệu giao dịch thẻ của thương nhân và đồng bộ hóa các danh mục chi tiêu trực tiếp vào phần mềm hiện tại của bạn, giúp giảm bớt công việc xử lý thủ công. Các tính năng ngân hàng doanh nghiệp, thẻ tín dụng doanh nghiệp, quản lý chi tiêu và xử lý thanh toán của chúng tôi cũng được tích hợp vào các công cụ kế toán của bạn.
Phân loại chi phí trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với tính năng quét hóa đơn của Quickbooks, cho phép nhân viên tải lên ngay lập tức các giao dịch mua hàng được thực hiện bằng thẻ khác ngoài thẻ công ty Slash. (Nhưng thực sự, tại sao bạn lại sử dụng bất kỳ thẻ nào khác?)
Những khoản chi phí nào được khấu trừ thuế?
Nhiều trong số 15 danh mục được liệt kê ở trên có thể được khấu trừ thuế, bao gồm quảng cáo, phúc lợi cho nhân viên, tiền thuê nhà, dịch vụ công ích, an ninh mạng, chi phí đi lại và thậm chí cả vật tư văn phòng. Nhân viên làm việc từ xa có thể tận dụng khấu trừ chi phí văn phòng tại nhà để nhận được nhiều lợi ích tương tự cho thu nhập chịu thuế của mình. Với Cục Thuế Liên bang (IRS), các trường hợp liên quan đến khấu trừ thuế có thể khác nhau, do đó luôn nên tham khảo ý kiến của chuyên gia thuế trước khi đưa ra quyết định về tờ khai thuế dựa trên các chi phí kinh doanh có thể khấu trừ.
