Hướng dẫn chi phí chung và hành chính cho tài chính doanh nghiệp

Hiểu về chi phí chung và hành chính (G&A;)

Chi phí chung và hành chính (G&A;) là những chi phí hoạt động cần thiết để duy trì hoạt động của công ty, đảm bảo việc trả lương cho nhân viên và các hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Chi phí G&A; không trực tiếp liên quan đến việc sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, nhưng là yếu tố thiết yếu để đảm bảo hoạt động kinh doanh hàng ngày diễn ra trơn tru và đáng tin cậy.

Giống như tất cả các hoạt động kế toán và theo dõi chi phí của bạn, chi phí chung và hành chính là một phần quan trọng của dòng tiền tài chính của bạn, có thể gây ra áp lực không cần thiết lên dòng tiền và lợi nhuận của bạn, đồng thời hạn chế hiệu quả của bạn trong việc tối đa hóa thu nhập kinh doanh.

Doanh nghiệp của bạn có thể đang gặp khó khăn trong việc theo dõi chi phí quản lý và hành chính (G&A) nếu việc tuân thủ quy định luôn là một thách thức liên tục hoặc nếu dòng tiền quá eo hẹp để chi trả các hóa đơn hàng tháng như tiền thuê, lương, dịch vụ công ích và bảo hiểm. May mắn thay, các nền tảng tài chính hiện đại giúp việc này trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Với Slash, bạn có thể tập trung các quy trình hành chính, tự động hóa việc theo dõi chi phí và có cái nhìn rõ ràng ngay lập tức về chi phí gián tiếp và chi phí chung thông qua phân tích kế toán và thanh toán tích hợp. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích các cách thực tế để kiểm soát quản lý G&A và cho bạn thấy cách Slash có thể giúp đơn giản hóa quy trình.

Chi phí chung và hành chính là gì?

G&A là các chi phí gián tiếp mà doanh nghiệp phải chịu để duy trì hoạt động hàng ngày và hỗ trợ quản lý chung. Các chi phí này không trực tiếp liên quan đến việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cụ thể, mà thay vào đó là các chi phí chung cần thiết để vận hành cơ sở hạ tầng của công ty, bất kể doanh thu. Thông thường, các chi phí G&A sẽ được báo cáo dưới mục chi phí hoạt động trên bảng cân đối kế toán.

G&A; khác biệt với chi phí hàng hóa đã bán (COGS) (chi phí sản xuất trực tiếp) và chi phí bán hàng (phần "S" trong SG&A;), những chi phí này hỗ trợ việc tạo ra doanh thu từ hàng hóa, dịch vụ và hoạt động bán hàng. Sự khác biệt này có thể gây nhầm lẫn, nhưng các giải pháp quản lý chi phí và tích hợp kế toán của Slash giúp các đội ngũ tài chính phân loại chính xác và sắp xếp các loại chi phí này, đảm bảo báo cáo tài chính luôn rõ ràng và sẵn sàng cho kiểm toán vào mùa thuế. Dưới đây là một số ví dụ về chi phí G&A; và cách chúng có thể xuất hiện trên báo cáo kết quả kinh doanh của bạn.

Ví dụ về chi phí chung và chi phí hành chính

• Tiền thuê văn phòng và dịch vụ công ích. Bao gồm chi phí để duy trì hệ thống chiếu sáng của bạn, theo nghĩa đen.
• Lương và tiền côngĐối với các vị trí quản lý, chẳng hạn như các vị trí điều hành (ví dụ: CEO, CTO, COO), bộ phận tài chính, nhân sự và pháp lý.
• Phí dịch vụ chuyên nghiệpCác nhà thầu hoặc đối tác bên ngoài liên quan đến kế toán, pháp lý và tư vấn.
• Văn phòng phẩmThiết bị văn phòng và phần mềm quản lý hành chính
• Bảo hiểm và giấy phép. Các chi phí liên quan đến bảo hiểm định kỳ, giấy phép và các khoản thanh toán, phí liên quan đến giấy phép.
• Khấu hao tài sản hành chính. Sự suy giảm giá trị của các vật tư và thiết bị cũ (ví dụ: đồ nội thất văn phòng, máy tính).

Các ví dụ này phản ánh các nhóm chi phí phổ biến nhất mà các công ty phân bổ vào nhóm chi phí G&A.

Tầm quan trọng của chi phí chung và hành chính trong quản lý tài chính

Sự minh bạch về chi phí quản lý và hành chính (G&A) là yếu tố quan trọng để lập ngân sách, dự báo và báo cáo chính xác cho ban lãnh đạo và nhà đầu tư. Vì những chi phí cố định này thường là chi phí gián tiếp, chúng có thể tăng lên một cách âm thầm khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, đặc biệt là khi có thêm nhân viên, văn phòng mới, các gói đăng ký bổ sung và phí bảo hiểm cao hơn. Việc kiểm soát chặt chẽ chi phí quản lý và hành chính (G&A) giúp bảo vệ lợi nhuận và duy trì dòng tiền mạnh mẽ, đảm bảo doanh nghiệp có thể chi trả lương, tiền thuê văn phòng và các chi phí vận hành định kỳ khác ngay cả khi doanh thu biến động.

Slash hỗ trợ quản lý G&A theo ba cách chính:

1. Chuyển khoản thời gian thực (RTP/FedNow)Chuyển tiền ngay lập tức để thanh toán các dịch vụ công ích hoặc lương thưởng có tính thời gian, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý thanh khoản.
2. Tài khoản lãi suất cao. Hiện tại, bạn có thể nhận được lãi suất lên đến 4,04% trên số tiền mặt hoạt động nhàn rỗi giữa các kỳ thanh toán, giúp bù đắp chi phí hoạt động và tiết kiệm tiền mặt một cách thông minh.⁶
3. Bảng điều khiển trực tiếpSử dụng công cụ phân tích của Slash hoặc các công cụ kế toán tích hợp để theo dõi chi phí theo các danh mục chi tiêu và phát hiện sớm các bất thường.

Quản lý chi phí chung và hành chính (G&A) một cách toàn diện với Slash có thể giúp cải thiện báo cáo kết quả kinh doanh, ổn định dòng tiền và cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định tài chính chiến lược.

G&A; so với SG&A;: Sự khác biệt là gì?

Bạn thường thấy SG&A; trên báo cáo tài chính, điều này có thể gây nhầm lẫn nếu bạn không biết sự khác biệt giữa chi phí SG&A; và chi phí G&A;. SG&A; là viết tắt của Bán hàng, Quản lý chung và Hành chính. Dưới đây là cách phân biệt chúng:

• G&A; (Chi phí chung và hành chính)Hỗ trợ toàn công ty gián tiếp (hoặc không trực tiếp liên quan đến việc sản xuất hàng hóa và dịch vụ), bao gồm lương của ban lãnh đạo, kế toán, nhân sự, pháp lý, vật tư văn phòng, bảo hiểm, khấu hao tài sản hành chính, tiền thuê và các chi phí tiện ích.
• Bán (chữ "S" trong SG&A). Chi phí bán hàng, hoặc chi phí để thu hút và phục vụ khách hàng, bao gồm quảng cáo, lương và hoa hồng của đội ngũ bán hàng, chi phí đi lại, chi phí tiếp đãi khách hàng và các công cụ tiếp thị.
• Giá vốn hàng bán (Giá vốn hàng bán). Các chi phí trực tiếp liên quan đến sản xuất hoặc cung cấp hàng hóa và dịch vụ, bao gồm nguyên vật liệu, lao động trực tiếp và các chi phí biến đổi liên quan đến hàng hóa được sản xuất.

Nếu công ty của bạn hoạt động với nhiều đơn vị hoặc bộ phận kinh doanh, việc phân chia chi phí theo từng đơn vị là rất hữu ích để quản lý tài chính chính xác. Tính năng hỗ trợ nhiều đơn vị của Slash giúp bạn phân bổ chi phí hành chính và chi phí bán hàng theo từng đơn vị, từ đó có thể phân tích các loại chi phí phù hợp cho từng bộ phận và tính toán các chỉ số chi phí và doanh thu chính xác hơn.

Cách ghi nhận chi phí chung và chi phí hành chính

Trong hầu hết các hệ thống kế toán, chi phí quản lý và hành chính (G&A) được ghi nhận và báo cáo là chi phí hoạt động trên bảng cân đối kế toán. Việc phân loại chi phí một cách chính xác và nhất quán là điều cần thiết, giúp bạn theo dõi cả chi phí cố định và biến đổi theo thời gian và chuẩn bị các báo cáo thuế chính xác. Dưới đây là quy trình đơn giản để xác định chi phí quản lý và hành chính nhằm báo cáo chính xác:

Xác định chi phí

Theo dõi thời điểm phát sinh các chi phí chung và hành chính. Điều này bao gồm các khoản thanh toán như tiền thuê nhà, lương, bảo hiểm, dịch vụ công ích, văn phòng phẩm, phí đăng ký và các khoản phí kế toán hoặc pháp lý chuyên nghiệp. Sử dụng tích hợp kế toán của Slash để gắn nhãn nhà cung cấp và thêm các phê duyệt hoặc báo cáo chi phí cần thiết.

Phân loại vào G&A; (không phải COGS hoặc chi phí bán hàng)

Các chi phí mà bạn đang báo cáo có trực tiếp tạo ra sản phẩm hoặc ảnh hưởng đến doanh số bán hàng không? Nếu không, rất có thể đó là chi phí chung và hành chính. Việc phân loại nhất quán và chính xác giúp cải thiện báo cáo tài chính, hỗ trợ ra quyết định và giúp bạn trong quá trình kiểm toán và nộp thuế.

Nhập vào hệ thống kế toán

Ghi chép giao dịch vào các danh mục chi phí phù hợp (ví dụ: Bảo hiểm, Vật tư văn phòng, Dịch vụ công ích, Khấu hao). Các tích hợp kế toán của Slash (QuickBooks, Xero) có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa quy trình.

Ghi nhận vào bảng cân đối kế toán dưới dạng chi phí hoạt động.

Đảm bảo chi phí G&A được báo cáo trong phần chi phí hoạt động (dưới chi phí hàng hóa đã bán và lợi nhuận gộp), giúp bạn theo dõi xu hướng chi phí chung và phân bổ ngân sách chính xác theo từng bộ phận.

Đối chiếu hàng tháng

Khớp các giao dịch ngân hàng với các mục trên bảng sao kê và giải quyết bất kỳ sự chênh lệch nào. Việc đối chiếu định kỳ đảm bảo rằng các báo cáo thu nhập của bạn chính xác và tuân thủ quy định.

Các chiến lược để quản lý và giảm chi phí hành chính

Các chiến lược này giúp bạn cắt giảm chi tiêu lãng phí mà không ảnh hưởng đến các chi phí hoạt động thiết yếu:

Kiểm toán chi phí định kỳ

Thường xuyên (hàng tháng hoặc hàng quý) kiểm tra các gói đăng ký, dịch vụ phần mềm và hóa đơn định kỳ. Hủy bỏ các gói đăng ký trùng lặp và hủy bỏ các gói đăng ký hoặc dịch vụ không sử dụng dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.

Tự động hóa các quy trình thủ công

Sử dụng các công cụ như Slash để tự động hóa việc tính lương, quản lý chi phí và nhiều tác vụ khác, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Slash giảm bớt công việc thủ công nhờ tính năng phân loại tự động và đồng bộ hóa kế toán tích hợp.

Đàm phán hợp đồng

Hợp tác với nhà cung cấp và chủ nhà để xem xét lại các điều khoản; điều này có thể giúp giảm đáng kể chi phí hoạt động bằng cách giảm tiền thuê hàng tháng và giảm giá phần mềm.

Thuê ngoài một cách có chọn lọc

Đối với các vị trí hành chính như Nhân sự (HR), Công nghệ thông tin (IT) hoặc Kế toán, việc hợp tác với các đối tác bên ngoài có thể mang lại chất lượng cao hơn với chi phí cố định thấp hơn so với việc tuyển dụng nhân viên nội bộ.

Tập trung quản lý nhiều thực thể

Nếu bạn quản lý nhiều chi nhánh hoặc công ty con, hãy hợp nhất việc theo dõi chi phí và quản lý tài chính để dễ dàng giám sát hơn. Slash cung cấp tầm nhìn tổng quan về nhiều thực thể trên một bảng điều khiển duy nhất, giúp bạn nắm bắt toàn bộ nguồn chi phí và tái phân bổ nhanh chóng.

Theo dõi ngân sách theo thời gian thực

Các bảng điều khiển theo dõi chi tiêu hàng ngày về quản lý chung và hành chính có thể cung cấp cảnh báo thời gian thực về sự thay đổi trong chi tiêu (ví dụ: chi phí văn phòng phẩm tăng cao hoặc chi phí dịch vụ công cộng hàng tháng tăng), giúp bạn can thiệp và điều chỉnh quản lý tiền mặt sớm hơn thay vì muộn, từ đó tiết kiệm chi phí.

Cách Slash hỗ trợ triển khai các tính năng trên: theo dõi chi phí tự động (giảm thiểu sai sót), tổng hợp chi phí hoạt động của nhiều đơn vị, bảng điều khiển thời gian thực để phát hiện nhanh các bất thường, và thẻ tín dụng doanh nghiệp có chương trình hoàn tiền để thưởng cho các chi phí hành chính định kỳ.¹

Quản lý G&A thông minh hơn với Slash

Với các công cụ thông minh, bạn có thể cải thiện việc quản lý chi phí hành chính và quản lý chung. Dưới đây là cách Slash có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí và vận hành với sự kiểm soát chặt chẽ hơn:

• Tài khoản lãi suất cao Tối ưu hóa dòng tiền hoạt động nhàn rỗi và giảm chi phí quản lý chung.
• Thẻ tín dụng doanh nghiệp có chương trình hoàn tiền Chương trình này sẽ thưởng cho bạn lên đến 2% trên tổng chi phí thuê nhà, dịch vụ tiện ích, văn phòng phẩm và chi tiêu cho các gói đăng ký.
• Chuyển khoản thời gian thực (RTP/FedNow) Để thực hiện các giao dịch thanh toán nhanh chóng và an toàn cho nhà cung cấp, dịch vụ đăng ký, chủ nhà và nhiều đối tượng khác.
• Tích hợp kế toán (QuickBooks, Xero) để lập báo cáo thu nhập chính xác và tự động, đồng thời giúp chuẩn bị dễ dàng hơn cho mùa khai thuế.

Slash giúp bạn kiểm soát chi phí hoạt động, củng cố báo cáo tài chính và giải phóng nguồn lực cho sự phát triển. Tất cả từ một bảng điều khiển duy nhất. Tìm hiểu thêm về cách Slash có thể giúp bạn tối ưu hóa quản lý chi phí hành chính và quản lý (G&A) tại slash.com.

1 Slash Financial, Inc. là một công ty công nghệ tài chính và không phải là ngân hàng. Các tài khoản tiền gửi do Piermont Bank, Thành viên FDIC và Column National Association, Thành viên FDIC cung cấp. Số tiền của bạn được bảo hiểm bởi FDIC lên đến $250,000 thông qua Piermont Bank; Thành viên FDIC. Thẻ ghi nợ Mastercard® của Slash Financial, Inc. được phát hành bởi Piermont Bank, Thành viên FDIC, theo giấy phép của Mastercard và có thể sử dụng ở bất kỳ nơi nào chấp nhận thẻ ghi nợ Mastercard. Thẻ Slash Platinum là thẻ tín dụng Visa® được phát hành bởi Column National Association, theo giấy phép của Visa U.S.A. Việc chấp thuận phụ thuộc vào điều kiện đủ điều kiện. Số dư tài khoản phải được thanh toán đầy đủ hàng ngày. Phí thành viên hàng tháng có thể áp dụng. Các giao dịch mua hàng bằng thẻ có thể được hưởng tiền mặt hoàn lại, xem Điều khoản hoàn tiền Để biết thêm thông tin.

6 Thể hiện mức lợi suất ròng cao nhất có sẵn tính đến ngày làm việc gần nhất trong Slash Treasury, do Atomic Invest LLC ("Atomic"), một công ty tư vấn đầu tư được đăng ký với Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch Hoa Kỳ (SEC), cung cấp. Các số liệu về lợi suất ròng tính đến ngày làm việc gần nhất, và giả định tổng số tiền gửi vào Slash Treasury là $500.000 trở lên. Xem trang Treasury để xem chi tiết về các tùy chọn đầu tư, lợi suất thị trường và giá cả liên quan đến tài khoản Slash Treasury.

Slash Financial, Inc. đã hợp tác với Atomic Invest LLC ("Atomic"), một công ty tư vấn đầu tư được đăng ký với Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch Hoa Kỳ (SEC), để mang đến cho bạn cơ hội mở tài khoản tư vấn đầu tư với Atomic. Các công ty được Atomic thuê sẽ nhận được khoản thù lao từ 0% đến 0,85% trên tổng tài sản được quản lý (annualized), thanh toán hàng tháng, cho mỗi khách hàng được giới thiệu mở tài khoản Atomic và có thể nhận được một phần trăm lợi nhuận từ margin và lãi suất tiền mặt tự do do khách hàng kiếm được, điều này tạo ra xung đột lợi ích. Dịch vụ môi giới cho Atomic được cung cấp bởi Atomic Brokerage LLC, một công ty môi giới chứng khoán được đăng ký và là thành viên của FINRA và SIPC, và là công ty con của Atomic, điều này tạo ra xung đột lợi ích. Để biết thêm chi tiết về Atomic, vui lòng tham khảo Mẫu CRS, Mẫu ADV Phần 2A và Chính sách Bảo mật. Để biết thêm chi tiết về Atomic Brokerage, vui lòng tham khảo Mẫu CRS và Thông báo Chung. Bạn có thể kiểm tra thông tin về Atomic Brokerage trên BrokerCheck của FINRA. Cả Atomic Invest, Atomic Brokerage và các công ty liên kết của họ đều không phải là ngân hàng. Đầu tư vào chứng khoán: Không được FDIC bảo hiểm, không được ngân hàng bảo lãnh, có thể mất giá trị. Đầu tư liên quan đến rủi ro, bao gồm khả năng mất vốn. Trước khi đầu tư, hãy xem xét mục tiêu đầu tư của bạn và các khoản phí và chi phí được tính. Dịch vụ tư vấn thông qua Atomic không được hiểu là tư vấn thuế hoặc lập kế hoạch tài chính và không xem xét các khoản đầu tư mà khách hàng có thể nắm giữ bên ngoài Atomic.

Lợi suất SEC của quỹ thị trường tiền tệ được tính bằng cách tính trung bình hàng năm các khoản phân phối thu nhập hàng ngày trong 7 ngày trước đó. Bạn nên xem xét kỹ lưỡng các mục tiêu đầu tư, rủi ro, phí và chi phí của quỹ thị trường tiền tệ trước khi đầu tư. Thông tin này và các thông tin khác được nêu trong bản cáo bạch của quỹ. Vui lòng đọc bản cáo bạch trước khi đầu tư. Đầu tư vào quỹ thị trường tiền tệ không được bảo hiểm hoặc đảm bảo bởi Cơ quan Bảo hiểm Tiền gửi Liên bang (FDIC) hoặc bất kỳ cơ quan chính phủ nào khác. Mặc dù quỹ thị trường tiền tệ cố gắng duy trì giá trị đầu tư của bạn ở mức $1.00 mỗi cổ phiếu, nhưng vẫn có khả năng mất tiền khi đầu tư vào quỹ này. Lợi suất có thể biến động và kết quả trong quá khứ không đảm bảo kết quả trong tương lai.

Câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt giữa chi phí G&A và chi phí SG&A là gì?

Chi phí G&A (Chi phí chung và hành chính) là các chi phí gián tiếp cần thiết để vận hành hoạt động kinh doanh của bạn, bao gồm tiền thuê, lương, bảo hiểm và các dịch vụ công cộng. Chi phí SG&A (Chi phí bán hàng, chung và hành chính) bao gồm chi phí G&A cộng với các chi phí bán hàng như hoa hồng bán hàng, tiếp thị và quảng cáo. Chi phí G&A là một phần của danh mục SG&A rộng hơn xuất hiện trên báo cáo kết quả kinh doanh.

Chi phí quản lý và hành chính (G&A) xuất hiện ở đâu trên báo cáo tài chính?

Chi phí G&A được ghi nhận trong mục chi phí hoạt động trên bảng báo cáo kết quả kinh doanh, thường nằm dưới chi phí hàng bán (COGS) và lợi nhuận gộp. Chúng được phân loại là chi phí gián tiếp vì không trực tiếp liên quan đến việc sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, nhưng là cần thiết cho các hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Những ví dụ phổ biến về chi phí G&A là gì?

Các chi phí chung và hành chính (G&A) bao gồm: tiền thuê văn phòng và các dịch vụ tiện ích, lương và phụ cấp cho nhân viên hành chính, phí dịch vụ chuyên nghiệp (pháp lý, kế toán), vật tư văn phòng, bảo hiểm kinh doanh và giấy phép, đăng ký phần mềm, và khấu hao tài sản hành chính như thiết bị văn phòng và nội thất.

Làm thế nào để các doanh nghiệp có thể giảm chi phí quản lý và hành chính (G&A)?

Các chiến lược chính bao gồm: kiểm tra định kỳ các chi phí định kỳ và hủy các gói đăng ký không sử dụng, tự động hóa các quy trình thủ công để giảm chi phí lao động và sai sót, đàm phán điều kiện tốt hơn với nhà cung cấp và chủ nhà, thuê ngoài có chọn lọc các chức năng như nhân sự hoặc kế toán, tập trung theo dõi chi phí cho nhiều đơn vị để tăng tính minh bạch, và sử dụng bảng điều khiển thời gian thực để theo dõi chi tiêu và phát hiện sớm các bất thường.