Sự khác biệt giữa quy trình thanh toán và lập hóa đơn, và tại sao điều này quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng các thuật ngữ "billing" và "invoicing" một cách thay thế cho nhau, cho rằng chúng đề cập đến cùng một quy trình yêu cầu thanh toán từ khách hàng. Mặc dù cả hai đều quan trọng trong việc thu tiền và theo dõi số tiền phải trả, nhưng chúng không hoàn toàn giống nhau. Hiểu rõ sự khác biệt giữa hai khái niệm này có thể tạo ra tác động thực sự đối với cách doanh nghiệp của bạn quản lý dòng tiền, mối quan hệ với khách hàng và hồ sơ tài chính.
Thanh toán và lập hóa đơn khác nhau về thời điểm yêu cầu thanh toán, mức độ chi tiết cung cấp và mô hình kinh doanh mà chúng hỗ trợ tốt nhất. Trong khi thanh toán thường liên quan đến doanh thu định kỳ và thu tiền tự động, lập hóa đơn tập trung vào việc ghi chép các giao dịch cụ thể hoặc công việc đã hoàn thành. Sự khác biệt không chỉ dừng lại ở mặt ngữ nghĩa; mỗi quy trình có các yêu cầu thủ tục riêng biệt và không phải lúc nào cũng tương ứng một-một.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ đi sâu vào sự khác biệt giữa thanh toán và lập hóa đơn, giải thích cách mỗi quy trình yêu cầu các công cụ tài chính và quy trình làm việc khác nhau. Chúng tôi cũng sẽ giải thích cách các nền tảng hiện đại như Slash tích hợp khả năng lập hóa đơn với phần mềm ngân hàng và kế toán, loại bỏ phần lớn công việc thủ công thường liên quan đến thu tiền và quản lý hồ sơ tài chính.¹ Tự động hóa có thể giảm thiểu lỗi nhập liệu, tăng tốc xử lý thanh toán và cung cấp tầm nhìn thời gian thực về dòng tiền, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa cách quản lý và tối ưu hóa quy trình thu nợ.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Thu phí là gì?
Thanh toán là quá trình tính phí cho khách hàng về hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn cung cấp. Đây là thuật ngữ rộng hơn, bao gồm toàn bộ quy trình yêu cầu thanh toán, từ giao dịch ban đầu cho đến thu hồi số tiền phải trả. Quy trình thanh toán thường bao gồm việc thiết lập điều khoản thanh toán, tạo yêu cầu thanh toán và theo dõi cho đến khi nhận được khoản tiền.
Trong nhiều trường hợp, việc thanh toán diễn ra theo chu kỳ định kỳ. Hãy nghĩ đến các hóa đơn dịch vụ hàng tháng, dịch vụ đăng ký hoặc phí thành viên. Các chu kỳ thanh toán tự động này gửi các khoản phí định kỳ cho khách hàng mà không yêu cầu chi tiết từng sản phẩm được bán hoặc dịch vụ được cung cấp. Hệ thống thanh toán theo dõi số tiền khách hàng phải trả và xử lý thanh toán theo các điều khoản đã được xác định trước.
Hóa đơn là gì?
Hoá đơn là một phần cụ thể hơn, dựa trên tài liệu của quy trình thanh toán. Hoá đơn là yêu cầu thanh toán chính thức liên quan đến một giao dịch cụ thể hoặc một loạt giao dịch.
Một hóa đơn thông thường bao gồm số hóa đơn, mô tả chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp, số lượng, giá đơn vị, các loại thuế áp dụng, tổng số tiền phải thanh toán và hạn chót thanh toán. Do mức độ chi tiết này, hóa đơn vừa là yêu cầu thanh toán vừa là tài liệu kế toán chính thức.
Khác với thanh toán định kỳ, việc lập hóa đơn thường diễn ra sau khi công việc hoàn thành hoặc hàng hóa được giao. Mỗi hóa đơn tương ứng với một dự án hoặc công việc cụ thể, điều này đặc biệt hữu ích cho các dự án theo dự án hoặc công việc có tính chất biến đổi.
Sự khác biệt chính giữa thanh toán và lập hóa đơn
Bỏ qua các định nghĩa của hai khái niệm, sự khác biệt thực sự giữa thanh toán và lập hóa đơn trở nên rõ ràng hơn trong cách mỗi khái niệm được áp dụng trong hoạt động thực tế. Mặc dù hai thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau, chúng đóng vai trò khác nhau trong chu kỳ thanh toán và được áp dụng trong các bối cảnh kinh doanh khác nhau. Dưới đây là so sánh trực tiếp giữa hai khái niệm:
Mục đích
Mặc dù cả thanh toán và lập hóa đơn đều nhằm mục đích thu tiền, nhưng mục đích cụ thể của chúng có sự khác biệt nhỏ. Thanh toán bao gồm toàn bộ quy trình mà doanh nghiệp của bạn sử dụng để yêu cầu thanh toán và quản lý công nợ phải thu. Đây là hệ thống đảm bảo dòng tiền chảy vào doanh nghiệp của bạn.
Việc lập hóa đơn, mặt khác, tạo ra một bản ghi rõ ràng về số tiền mà khách hàng phải thanh toán cho các hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể. Vai trò chính của nó là cung cấp tài liệu hỗ trợ cho kế toán, khai thuế và giải quyết tranh chấp.
Thời gian
Thanh toán thường diễn ra theo các khoảng thời gian cố định và có thể xảy ra trước khi dịch vụ được cung cấp đầy đủ. Ví dụ, một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ theo hình thức đăng ký có thể thanh toán cho khách hàng vào đầu mỗi tháng cho quyền truy cập mà họ sẽ nhận được trong suốt khoảng thời gian đó.
Việc lập hóa đơn thường diễn ra sau khi giao hàng hoặc hoàn thành công việc. Sau khi công việc hoàn tất, bạn gửi hóa đơn nêu rõ chi tiết về những gì đã cung cấp và thời hạn thanh toán.
Mức độ chi tiết
Hóa đơn chi tiết hơn nhiều so với các hóa đơn thông thường. Khi tạo hóa đơn, bạn cần bao gồm các mục chi tiết với thông tin cụ thể về từng sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, giá đơn vị, các khoản thuế áp dụng (nếu có) và tổng số tiền phải thanh toán. Mức độ chi tiết này giúp cả bạn và khách hàng hiểu rõ chính xác những gì đang được tính phí và lý do tại sao.
Hóa đơn, đặc biệt là cho các dịch vụ định kỳ, thường không chính xác lắm. Một hóa đơn hàng tháng có thể chỉ hiển thị một khoản phí duy nhất mà không liệt kê chi tiết từng tính năng được bao gồm, điều này giúp việc kiểm tra trở nên đơn giản hơn nhưng lại cung cấp ít thông tin chi tiết hơn.
Bối cảnh sử dụng
Thanh toán theo hóa đơn là hình thức phổ biến nhất trong các mối quan hệ lâu dài, nơi các khoản phí duy trì ở mức tương đối ổn định theo thời gian. Các doanh nghiệp theo mô hình đăng ký, tổ chức thành viên và nhà cung cấp dịch vụ theo hình thức hợp đồng cố định thường dựa vào hệ thống thanh toán tự động và chuyển khoản ACH để thu tiền một cách đều đặn.
Việc lập hóa đơn thường phổ biến hơn đối với các dự án đơn lẻ hoặc công việc có sự thay đổi giữa các hợp đồng. Các freelancer, chuyên gia tư vấn và doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo yêu cầu sử dụng hóa đơn để phản ánh sự thay đổi về phạm vi công việc, sản phẩm/dịch vụ giao nhận và giá cả. Điều này thường đòi hỏi các phương thức chuyển khoản và thu tiền linh hoạt, chuyên biệt hơn so với việc chỉ dựa vào các giao dịch ACH (Automatic Clearing House) thông thường.
Ví dụ thực tế: Thanh toán và lập hóa đơn cho doanh nghiệp nhỏ
Hiểu cách thức hoạt động của việc thanh toán và lập hóa đơn trong thực tế có thể giúp bạn dễ dàng nắm bắt sự khác biệt. Dưới đây là một số tình huống phổ biến trong doanh nghiệp nhỏ:
Một nhà thiết kế tự do lập hóa đơn cho khách hàng.
Sau khi hoàn thành dự án thiết kế logo, một nhà thiết kế đồ họa tự do gửi hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn liệt kê các dịch vụ đã cung cấp (như phác thảo, chỉnh sửa và file cuối cùng) cùng với tổng chi phí, điều khoản thanh toán và hạn thanh toán.
Nhà thiết kế có thể sử dụng mẫu hóa đơn để đảm bảo tính nhất quán. Sau khi nhận được thanh toán, hóa đơn sẽ trở thành một phần của sổ sách kế toán của nhà thiết kế, giúp theo dõi thu nhập và quản lý dòng tiền theo thời gian.
Một gói đăng ký SaaS tính phí hàng tháng.
Một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ phần mềm (Software-as-a-Service - SaaS) thường sử dụng hệ thống thanh toán tự động để tính phí cho khách hàng theo các gói đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm. Các khoản thanh toán được xử lý tự động vào ngày đã được lên lịch, và khách hàng sẽ nhận được xác nhận hoặc hóa đơn.
Vì chu kỳ thanh toán là định kỳ, không cần phải tạo hóa đơn mới thủ công cho mỗi kỳ. Nếu thanh toán bị thất bại, do thẻ hết hạn hoặc số dư không đủ, hệ thống thanh toán có thể gửi thông báo nhắc nhở và yêu cầu khách hàng cập nhật thông tin thanh toán của họ.
Thanh toán định kỳ cho thành viên so với công việc dự án theo hóa đơn
Xem xét một công ty tư vấn kinh doanh cung cấp cả dịch vụ theo hợp đồng dài hạn và công việc theo dự án. Đối với khách hàng theo hợp đồng dài hạn, công ty áp dụng hình thức thanh toán định kỳ, tự động tính phí cùng một số tiền mỗi tháng cho các dịch vụ tư vấn liên tục. Quy trình thanh toán này có tính dự đoán cao và được tự động hóa, chỉ yêu cầu can thiệp thủ công tối thiểu.
Đối với khách hàng theo dự án, công ty sẽ gửi hóa đơn sau khi hoàn thành từng dự án. Các hóa đơn này cung cấp chi tiết về số giờ làm việc, chi phí phát sinh và các sản phẩm/dịch vụ đã cung cấp. Mỗi hóa đơn bao gồm các điều khoản riêng biệt dựa trên phạm vi dự án và có thể có các điều khoản thanh toán khác với thỏa thuận giữ chỗ tiêu chuẩn. Sự linh hoạt này cho phép công ty điều chỉnh quy trình lập hóa đơn để phù hợp với nhu cầu đa dạng của khách hàng đồng thời duy trì hồ sơ chính xác về tất cả các giao dịch tài chính.
5 Các phương pháp tốt nhất cho việc lập hóa đơn và thanh toán
Các quy trình thanh toán và lập hóa đơn rõ ràng, nhất quán có thể giúp bạn nhận thanh toán nhanh hơn và giảm bớt sự nhầm lẫn cho cả bạn và khách hàng. Bằng cách áp dụng một số thay đổi nhỏ trong quy trình, bạn có thể cải thiện đáng kể việc kiểm soát dòng tiền và tối ưu hóa việc lưu trữ hồ sơ. Dưới đây là năm nguyên tắc tốt nhất:
1. Sử dụng thuật ngữ và tài liệu nhất quán.
Xác lập các tiêu chuẩn rõ ràng về cách mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ trên tất cả các tài liệu thanh toán và hóa đơn. Sử dụng ngôn ngữ nhất quán từ hóa đơn này sang hóa đơn khác giúp khách hàng dễ dàng hiểu rõ những gì họ đang bị tính phí và giảm thiểu các câu hỏi qua lại.
Trong bảng điều khiển Slash của bạn, bạn có thể dễ dàng tạo và gửi hóa đơn chuyên nghiệp bằng cách sử dụng thông tin khách hàng và tài khoản ngân hàng đã lưu. Chỉ cần chọn khách hàng, thêm các mục chi tiết, chọn tài khoản gửi tiền và bao gồm bất kỳ ghi chú hoặc hướng dẫn thanh toán nào. Sau khi gửi, hóa đơn sẽ được lưu trữ an toàn trong tài khoản của bạn và tự động gửi đến khách hàng qua email kèm theo thông tin thanh toán tích hợp sẵn.
2. Điều khoản thanh toán rõ ràng và kỳ vọng
Luôn nêu rõ điều kiện thanh toán ngay từ đầu, với ngày đến hạn được hiển thị rõ ràng trên mỗi hóa đơn. Hãy nêu rõ các phương thức thanh toán mà bạn chấp nhận để tránh sự mơ hồ về cách khách hàng có thể thanh toán. Nếu bạn cung cấp ưu đãi thanh toán sớm hoặc tính phí trễ hạn, hãy nêu rõ những điều này. Và khi sử dụng điều kiện thanh toán net-30 hoặc net-60, hãy đảm bảo khách hàng hiểu rằng thời gian thanh toán bắt đầu từ khi hóa đơn được gửi, không phải từ khi nó được mở hoặc phê duyệt nội bộ.
3. Hệ thống nhắc nhở tự động và chính sách phí trễ hạn
Sử dụng các hệ thống tự động như Slash để theo dõi trạng thái hóa đơn và xác định thời điểm thanh toán quá hạn. Gửi các lời nhắc nhở nhất quán và thân thiện khi ngày đến hạn thanh toán sắp đến giúp duy trì sự chú ý đến hóa đơn mà không cần phải theo dõi thủ công. Kết hợp các lời nhắc nhở với chính sách phí trễ thanh toán được quy định rõ ràng, được bao gồm trong điều khoản thanh toán của bạn.
4. Ghi chép chính xác cho mục đích kế toán và thuế.
Mọi hóa đơn và phiếu thu bạn gửi đi đều phải được ghi chép đầy đủ trong hệ thống kế toán của bạn. Việc ghi chép này là cần thiết để theo dõi thu nhập, quản lý công nợ phải thu và chuẩn bị các báo cáo thuế chính xác.
Khi các công cụ như QuickBooks đồng bộ với Slash, các bản ghi tài chính của bạn sẽ được cập nhật tự động khi hóa đơn được tạo và thanh toán được nhận. Việc chia sẻ dữ liệu giữa hệ thống ngân hàng và kế toán của bạn giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công và cung cấp cho bạn cái nhìn thời gian thực về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
5. Đối chiếu kịp thời
Thường xuyên đối chiếu các hồ sơ thanh toán và hóa đơn với các khoản thanh toán đã nhận. So sánh từng biên lai hoặc đơn đặt hàng với hóa đơn tương ứng để xác nhận rằng tất cả các khoản phải thu đã được thu hồi và áp dụng chính xác.
Theo dõi các chỉ số như thời gian trung bình để nhận thanh toán, tỷ lệ thanh toán đúng hạn và số dư phải thu giúp bạn nhận diện sớm các mô hình dòng tiền. Những thông tin này có thể giúp bạn điều chỉnh điều khoản thanh toán, theo dõi sớm hơn hoặc gửi hóa đơn kịp thời sau khi công việc hoàn thành.
Lựa chọn công cụ thanh toán và lập hóa đơn phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ của bạn
Các công cụ thanh toán và lập hóa đơn phù hợp không chỉ đơn thuần gửi yêu cầu thanh toán. Chúng ảnh hưởng đến mức độ dễ dàng thu hồi tiền, khả năng theo dõi dòng tiền một cách rõ ràng và khả năng mở rộng hệ thống của bạn khi doanh nghiệp phát triển. Đối với doanh nghiệp nhỏ, các giải pháp tốt nhất tích hợp quy trình lập hóa đơn, thanh toán và kế toán thành một quy trình làm việc duy nhất, đáng tin cậy. Dưới đây là một số tính năng quan trọng cần lưu ý:
- Giao diện trực quan: Tìm kiếm phần mềm giúp bạn dễ dàng tạo và gửi hóa đơn mà không cần phải mất nhiều thời gian để làm quen. Bảng điều khiển của Slash giúp bạn quản lý thông tin tài khoản ngân hàng của khách hàng, tạo hóa đơn chuyên nghiệp và nhanh chóng xem các hóa đơn chưa thanh toán, quá hạn hoặc đã thanh toán tất cả trong một nơi.
- Tích hợp với phần mềm kế toán: Dữ liệu hóa đơn và thanh toán của bạn nên được tự động đồng bộ hóa trực tiếp vào hệ thống kế toán để tối ưu hóa báo cáo tài chính và chuẩn bị thuế. Slash kết nối trực tiếp với QuickBooks để đảm bảo sổ sách kế toán chính xác mà không cần nhập liệu trùng lặp, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về cách hoạt động thanh toán ảnh hưởng đến dòng tiền tổng thể.
- Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán: Khách hàng khác nhau có sở thích thanh toán khác nhau, và việc đáp ứng nhu cầu của họ có thể giúp giảm đáng kể thời gian thu hồi nợ. Slash cho phép khách hàng thanh toán trực tiếp từ chính hóa đơn và hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, bao gồm thanh toán bằng thẻ, chuyển khoản ACH và chuyển khoản ngân hàng, hoặc thanh toán bằng tiền điện tử sử dụng các đồng stablecoin USDC và USDT.⁴
- Khả năng thanh toán quốc tế: Các doanh nghiệp hợp tác với khách hàng hoặc nhà cung cấp quốc tế cần các công cụ xử lý thanh toán xuyên biên giới mà không gây phức tạp thêm hoặc phát sinh phí cao. Slash cho phép bạn gửi và nhận chuyển khoản ACH hoặc chuyển khoản điện tử đến hơn 180 quốc gia, giúp việc thu tiền và thanh toán cho nhà cung cấp trên toàn cầu trở nên dễ dàng hơn mà không cần quản lý nhiều mối quan hệ ngân hàng.
- Khả năng mở rộng cho các đội ngũ đang phát triển: Khi hoạt động kinh doanh của bạn mở rộng, hệ thống thanh toán của bạn cần hỗ trợ thêm người dùng, khối lượng giao dịch lớn hơn và quyền truy cập chi tiết hơn. Slash cung cấp kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, giúp bạn quản lý ai có thể tạo hóa đơn, xử lý thanh toán và xem dữ liệu tài chính nhạy cảm khi đội ngũ của bạn phát triển.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Cách Slash có thể tối ưu hóa quy trình thanh toán và lập hóa đơn cho doanh nghiệp của bạn
Slash tích hợp các hoạt động lập hóa đơn và thanh toán trên một nền tảng duy nhất, loại bỏ nhiều rào cản gây chậm trễ trong quá trình thu hồi nợ. Bạn có thể tạo, gửi và theo dõi hóa đơn trực tiếp từ bảng điều khiển của mình, với tính năng xử lý thanh toán tích hợp cho phép khách hàng thanh toán ngay lập tức mà không cần truy cập các cổng thanh toán riêng biệt.
Nền tảng này tích hợp trực tiếp với QuickBooks và Xero, do đó mọi hóa đơn bạn gửi và mọi khoản thanh toán bạn nhận được sẽ tự động cập nhật sổ sách kế toán của bạn. Điều này loại bỏ việc nhập liệu thủ công khỏi quy trình và giúp sổ sách của bạn luôn chính xác và cập nhật. Ngoài ra, khả năng theo dõi số dư theo thời gian thực và tự động ghi nhận giao dịch trên tất cả các phương thức thanh toán giúp bạn có cái nhìn chính xác về dòng tiền khi tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn.
Ngoài việc lập hóa đơn, Slash còn hỗ trợ các hoạt động tài chính tổng thể liên quan đến cách doanh nghiệp của bạn thu thập, chuyển đổi và quản lý tiền, với các tính năng như:
- Thẻ Visa® Platinum: Phát hành thẻ ảo không giới hạn và nhận hoàn tiền lên đến 2%. Quản lý chi tiêu với giới hạn chi tiêu theo từng thẻ và hạn chế theo từng nhà cung cấp dịch vụ. Đăng ký ngay hôm nay mà không cần kiểm tra tín dụng truyền thống.
- Các phương thức thanh toán đa dạng: Gửi chuyển khoản ACH hoặc chuyển khoản điện tử đến hơn 180 quốc gia thông qua mạng lưới SWIFT. Thanh toán trong nước không giới hạn và không tính phí cho mỗi giao dịch đối với người dùng Pro. Sử dụng hệ thống thanh toán thời gian thực RTP và FedNow.
- Tài khoản kho bạc có lãi suất cao: Nhận lãi suất hàng năm lên đến 3,86% bằng cách đầu tư vào các sản phẩm tiền tệ của BlackRock và Morgan Stanley, tất cả đều được quản lý trực tiếp từ tài khoản Slash của bạn.⁶
- Ngân hàng doanh nghiệp hiện đại: Tự động ghi nhận giao dịch trên tất cả các phương thức thanh toán của bạn, theo dõi số dư theo thời gian thực và tài khoản ảo giúp dễ dàng hiểu và quản lý các dòng tiền khác nhau trong doanh nghiệp của bạn.
- Hỗ trợ tiền điện tử gốc: Giữ, gửi và nhận các loại stablecoin được neo giá với USD như USDC và USDT, với các cổng chuyển đổi tích hợp để chuyển đổi tài sản giữa tài khoản Slash của bạn và tiền điện tử. Thanh toán bằng tiền điện tử loại bỏ nhiều khoản phí và thời gian xử lý của hệ thống ngân hàng truyền thống, cho phép chuyển khoản gần như tức thì và chi phí thấp trên toàn thế giới.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý không?
Đúng. Tại Hoa Kỳ, hóa đơn điện tử được công nhận là hợp pháp theo Đạo luật E-Sign. Chúng phải bao gồm các thông tin bắt buộc như thông tin của người bán, mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, số tiền phải thanh toán và các khoản thuế áp dụng.
Những sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp nhỏ nên tránh khi lập hóa đơn hoặc thanh toán là gì?
Những sai lầm phổ biến bao gồm điều khoản thanh toán không rõ ràng, định dạng hóa đơn không nhất quán, gửi hóa đơn trễ hạn và không theo dõi các khoản thanh toán quá hạn. Việc phụ thuộc vào các quy trình thủ công thay vì tự động hóa cũng có thể dẫn đến sai sót và bỏ lỡ các khoản thu.
Tôi nên gửi hóa đơn và phiếu thu với tần suất như thế nào?
Hóa đơn nên được gửi sau khi hoàn thành công việc hoặc giao hàng, đặc biệt đối với các dịch vụ theo dự án hoặc dịch vụ có tính chất biến đổi. Phiếu thu phù hợp hơn cho các khoản phí định kỳ, nơi dịch vụ hoặc quyền truy cập được cung cấp liên tục, chẳng hạn như các gói đăng ký hoặc hợp đồng bảo trì.
Đọc thêm từ chúng tôi
